財務(wù)報銷“云服務(wù)”的研究與應(yīng)用

近年來信息技術(shù)已然成為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步的主導(dǎo)力量。信息技術(shù)提供的巨大能量推動了財務(wù)事業(yè)的快速發(fā)展，高校財務(wù)領(lǐng)域在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下發(fā)生了深刻的變革，研究網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校財務(wù)信息化具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。目前，高校財務(wù)管理存在資源配置效率不高、信息不對稱等較明顯的短板，導(dǎo)致財務(wù)管理在學(xué)校綜合治理中未能發(fā)揮積極的作用。特別是各類報銷業(yè)務(wù)量飛速增長與傳統(tǒng)財務(wù)處理方式之間的矛盾日益突出，先后試圖通過延長工時、預(yù)約叫號、分類別差異化報銷等手段解決矛盾，但效果很不理想。為此，S高校通過走訪調(diào)查并深入探究，決定以解決“報銷難”為切入口，從解決師生報銷難出發(fā)，全面梳理、簡化辦事流程，構(gòu)建財務(wù)報銷“云服務(wù)”場景。一、背景描述（一）改革背景S高校設(shè)有25個部門，15個二級學(xué)院?，F(xiàn)有全日制在校學(xué)生1.6萬余人，教職工1900余人。隨著學(xué)校經(jīng)費(fèi)收支總量日益增長，排隊報賬人數(shù)劇增，傳統(tǒng)的財務(wù)處理方式已無法滿足師生的需求。通過全面梳理、簡化辦事流程，S高校進(jìn)一步提升財務(wù)服務(wù)水平、優(yōu)化服務(wù)措施，提升服務(wù)效率，落實(shí)“最多跑一次”，借助推進(jìn)數(shù)字化改革的契機(jī)，以“數(shù)字賦能、服務(wù)提升”為理念，建設(shè)新一代財務(wù)信息化系統(tǒng)，啟動了財務(wù)報銷“云服務(wù)”。（二）需求分析1.信息化系統(tǒng)互通性不足。隨著部門預(yù)算、國庫集中支付、政府采購、預(yù)算外資金收支兩條線管理等財政體制改革的先后推行，再加上近幾年會計制度的接連變革，雖然財務(wù)部門每年都對軟件進(jìn)行升級，也開發(fā)了若干獨(dú)立的應(yīng)用系統(tǒng)，但是“信息孤島”仍然存在，技術(shù)壁壘無法徹底打破，系統(tǒng)之間沒有預(yù)留接口，互聯(lián)互通性不足。2.信息化服務(wù)能力不強(qiáng)。近年來，財務(wù)報銷均通過線下操作，較多地依賴人工審核，流程相對冗長。同時，預(yù)算控制以紙質(zhì)經(jīng)費(fèi)本管理為主，預(yù)算控制精細(xì)化程度相對較低，無法對現(xiàn)有數(shù)據(jù)做更深層次的剖析。大多數(shù)財務(wù)人員具備扎實(shí)的財務(wù)工作能力，但信息化知識和相關(guān)技能培養(yǎng)欠缺，在系統(tǒng)開發(fā)及使用、維護(hù)過程中容易出現(xiàn)偏差，降低了信息化系統(tǒng)應(yīng)用的準(zhǔn)確性。3.財務(wù)部門亟需優(yōu)化報銷流程。根據(jù)學(xué)校經(jīng)費(fèi)使用特點(diǎn)，下半年進(jìn)入經(jīng)費(fèi)報銷高峰期，師生在報銷過程中經(jīng)常會遇到“排隊長”“等候久”“簽字煩”等問題，亟需財務(wù)部門優(yōu)化報銷流程，推行信息化改革，提高辦事效率。二、總體設(shè)計（一）總體思路——財務(wù)信息化建設(shè)總體目標(biāo)1.積極響應(yīng)學(xué)?！白疃嗯芤淮巍备母锏膶?shí)施。通過進(jìn)一步推進(jìn)財務(wù)信息化建設(shè)，解決師生在財務(wù)報銷過程中普遍反映的多次跑、等候時間長等問題。2.努力滿足師生對提升財務(wù)服務(wù)能力和水平的需求。深入謀劃財務(wù)管理信息化應(yīng)用的優(yōu)化，再造信息化背景下的報銷流程；主動運(yùn)用信息技術(shù)促進(jìn)高校財務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，減少因不同服務(wù)人員對政策把握、報銷口徑不統(tǒng)一導(dǎo)致的混亂。3.充分利用互聯(lián)網(wǎng)平臺的優(yōu)勢。加大學(xué)校各部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之間、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)度，提高數(shù)據(jù)流應(yīng)用的深度和廣度；充分利用財務(wù)信息化、數(shù)智化建設(shè)，提高為學(xué)院（部處）服務(wù)廣大師生的能力和效率。綜上所述，建成具有網(wǎng)上自助報賬、自助投遞機(jī)、網(wǎng)上經(jīng)費(fèi)查詢、“一門式”服務(wù)平臺等功能較為完整的財務(wù)管理信息化系統(tǒng)迫在眉睫。（二）財務(wù)信息系統(tǒng)的應(yīng)用S高校財務(wù)信息系統(tǒng)的總體建設(shè)目標(biāo)是搭建一個完整統(tǒng)一、技術(shù)先進(jìn)、高效穩(wěn)定、安全可靠的財務(wù)管理集成平臺系統(tǒng)。通過建立財務(wù)信息系統(tǒng)加強(qiáng)與學(xué)校其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通與信息共享，提高資源合理配置與優(yōu)化，提升財務(wù)管理的效率和決策水平，更好地為廣大師生員工服務(wù)。1.信息流的規(guī)范與集中隨著信息技術(shù)在學(xué)校內(nèi)部使用的日益深化，信息在學(xué)校管理決策中發(fā)揮著越來越重要的作用。建立管理信息系統(tǒng)首先需要定義學(xué)校基礎(chǔ)信息的標(biāo)準(zhǔn)，以支持各業(yè)務(wù)部門實(shí)現(xiàn)信息共享，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持。2.支持管理變革日新月異的管理思潮、激烈的高校競爭導(dǎo)致學(xué)校管理理念和管理模式不斷變化和創(chuàng)新，所以對系統(tǒng)必須有柔性的設(shè)置與剛性的控制。也就是在學(xué)校管理模式變化時能以較低的成本快速轉(zhuǎn)變，一旦確定了管理方式就能保證堅決地執(zhí)行。3.滿足新的需求在信息技術(shù)和管理模式的快速變革中，信息化在學(xué)校日常管理運(yùn)作中體現(xiàn)的作用也在不斷深化。軟件升級迭代，對財務(wù)管理提出了新的需求：（1）加快前臺報賬速度、提升準(zhǔn)確率；（2）項(xiàng)目嚴(yán)格按下達(dá)的預(yù)算（使用預(yù)算模板）執(zhí)行；（3）按照財政部門的要求執(zhí)行國庫集中支付，做到學(xué)校項(xiàng)目與國庫項(xiàng)目的關(guān)聯(lián)；（4）實(shí)現(xiàn)無現(xiàn)金報賬，減少現(xiàn)金流量；（5）實(shí)現(xiàn)財務(wù)系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的無縫連接等。4.技術(shù)平臺先進(jìn)性每一次高校改革必然對學(xué)校管理模式產(chǎn)生巨大的影響。信息化的高速發(fā)展促進(jìn)了管理模式的變革，新的管理模式也需要信息技術(shù)的支持，兩者相輔相成，密不可分。為此，學(xué)校應(yīng)當(dāng)考慮如何充分運(yùn)用最新的信息技術(shù)，搭建發(fā)展前景良好的技術(shù)支撐平臺。三、應(yīng)用過程（一）開展調(diào)研，明確需求在網(wǎng)報系統(tǒng)實(shí)施前期，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)帶隊分批次考察調(diào)研了兄弟高校，汲取財務(wù)信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)；針對師生報銷體驗(yàn)感差的問題，協(xié)同相關(guān)職能部門共同研究財務(wù)信息化系統(tǒng)的可行方案；多次召開財務(wù)部門專題會議，研究討論財務(wù)信息化工作；與財政相關(guān)部門溝通討論系統(tǒng)對接，聚焦重點(diǎn)難點(diǎn)問題，靶向發(fā)力，集中精力抓應(yīng)用場景工作進(jìn)度。（二）重塑流程，推進(jìn)實(shí)施1.整合財務(wù)系統(tǒng)，簡化報銷流程。將薪酬管理、銀行對賬等系統(tǒng)與網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)整合，避免報銷人員登錄多個系統(tǒng)操作；完成日常報銷、差旅費(fèi)報銷、借款等模塊系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置，以更清晰、直觀的文字呈現(xiàn)需要報銷的內(nèi)容，避免非財務(wù)人員對報銷項(xiàng)目產(chǎn)生理解偏差，提高報銷速度。2.梳理審批程序，設(shè)計線上審核流程。對各部門審批額度內(nèi)的經(jīng)費(fèi)采取線上審批程序。對于超額度部分的經(jīng)費(fèi)實(shí)行財務(wù)一支筆（線下線上雙簽）和分管校領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)上審批。同時，完善手機(jī)端網(wǎng)上查詢與審批流程。3.打造“云服務(wù)”平臺，上線網(wǎng)上報銷系統(tǒng)。面向全校師生推出財務(wù)報銷“云服務(wù)”。該應(yīng)用已實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報銷、審批、投遞、實(shí)時物流監(jiān)控等全流程網(wǎng)上報銷，有效地解決了“排隊長”“等候久”“簽字煩”等問題。（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，指導(dǎo)服務(wù)1.開展系列培訓(xùn)。完成了對財務(wù)人員的網(wǎng)報平臺使用培訓(xùn)、各功能模塊使用培訓(xùn)及信息管理員培訓(xùn)。由財務(wù)人員分批次對各學(xué)院開展財務(wù)信息化的專題宣講培訓(xùn)，并為各學(xué)院提供點(diǎn)對點(diǎn)的指導(dǎo)服務(wù)，盡量減少退單的情況，改善財務(wù)網(wǎng)報體驗(yàn)感。2.搭建知識庫，精準(zhǔn)解決問題。編寫網(wǎng)上預(yù)約報銷流程圖、網(wǎng)上預(yù)約報銷程序、登錄系統(tǒng)操作指南。對網(wǎng)上預(yù)約報銷中常見的系統(tǒng)登錄、電子發(fā)票認(rèn)證、校外人員酬金信息維護(hù)、查詢等問題以及常用的表單，如銀行聯(lián)行號等公共信息分類歸集后發(fā)布在網(wǎng)報系統(tǒng)、部門網(wǎng)站、公眾號等平臺，并及時對其中的內(nèi)容作更新補(bǔ)充，為師生解決問題提供更為高效便捷的方法。（四）不斷提高財務(wù)管理水平1.報銷無等候。經(jīng)辦人員可通過校園網(wǎng)數(shù)據(jù)服務(wù)大廳或者財務(wù)處網(wǎng)頁登陸網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)，根據(jù)報銷內(nèi)容選擇業(yè)務(wù)大類，按規(guī)范要求分別填寫預(yù)約單。審批流程完成后，打印預(yù)約單。上線電子發(fā)票認(rèn)證功能，與稅務(wù)系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)即可實(shí)時驗(yàn)證發(fā)票真?zhèn)?，同時避免重復(fù)報賬，以最簡化的方式解決電子發(fā)票報銷管理難題。2.審批無紙化。各級審批負(fù)責(zé)人通過審批系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)隨時隨地審批，從而解決了“簽字煩”的問題。審批負(fù)責(zé)人收到財務(wù)綜合系統(tǒng)發(fā)送的“待審批”消息提示后，審閱經(jīng)辦人提交的單據(jù)，查看完整的報銷材料，包括基本信息、電子發(fā)票認(rèn)證、附件明細(xì)等內(nèi)容，點(diǎn)擊同意審核完成。經(jīng)辦人員可通過電腦端點(diǎn)擊“審批日志”，實(shí)時查看“審批進(jìn)度”。3.投遞無聚集。S高校設(shè)置了多個投遞點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)7×24小時接單。報銷人員將報銷單整理好后裝入對應(yīng)投遞袋，掃描預(yù)約單上方的條形碼，掃碼完成后，將投遞袋投入自助柜，整個投遞流程就完成了。財務(wù)處工作人員通過物流系統(tǒng)即時掌握投單情況，即時取單。經(jīng)過掃碼、核對后，再將預(yù)約單分配到各財務(wù)人員。4.查詢實(shí)時化。查詢流程實(shí)現(xiàn)了經(jīng)費(fèi)查詢實(shí)時化、預(yù)算控制精細(xì)化的目標(biāo)。財務(wù)管理系統(tǒng)要依托互聯(lián)網(wǎng)在保證安全的前提下運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)各校區(qū)師生均能在移動互聯(lián)網(wǎng)上開展財務(wù)報銷、申報酬金和項(xiàng)目管理、數(shù)據(jù)查詢等功能。使用移動客戶端（如：手機(jī)、平板電腦等移動設(shè)備），更加實(shí)時高效、方便快捷。5.管理精細(xì)化。結(jié)合學(xué)校工作實(shí)際，在軟件功能上逐步實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，即“一套管理系統(tǒng)，分戶核算管理”。強(qiáng)化決策分析功能，加強(qiáng)資金統(tǒng)籌使用管理，建立年度經(jīng)費(fèi)核對確認(rèn)工作機(jī)制，不斷提高財務(wù)管理水平。四、取得的成效上線網(wǎng)上審批功能后減少了反復(fù)跑腿的現(xiàn)象，縮短了審批時間，提高了報銷效率。S高校在此過程中解析重構(gòu)原有報銷業(yè)務(wù)流程，并結(jié)合網(wǎng)上報銷系統(tǒng)重新規(guī)劃權(quán)限分配，制定不同類別的審批流程，各項(xiàng)單據(jù)的填寫和審批流轉(zhuǎn)都能夠在網(wǎng)上完成操作。（一）高效服務(wù)網(wǎng)上審批最顯著的優(yōu)點(diǎn)就是高效。特別是對于高校而言，審批層級多，常常需要經(jīng)手多個部門，因此審批時間較久。特別是在審批人出差時，審批事項(xiàng)就會被拖延。線上審批可以實(shí)現(xiàn)隨時隨地審批，同時通知多級審批人和報銷人，大大縮短了審批時間，充分發(fā)揮了網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的價值。（二）安全機(jī)制每名報銷人員或簽批人員都需經(jīng)過學(xué)校的統(tǒng)一身份認(rèn)證進(jìn)入系統(tǒng)。每個審批步驟只能由具有相應(yīng)角色權(quán)限的用戶處理。監(jiān)督人員在監(jiān)督項(xiàng)目范圍內(nèi)具有瀏覽權(quán)限，把制度與制衡的因素嵌入到流程中，在一定程度上規(guī)避了經(jīng)費(fèi)被冒簽帶來的風(fēng)險，為審批工作提供了安全保障。五、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)經(jīng)過實(shí)施財務(wù)信息化建設(shè)，學(xué)校財務(wù)管理信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上自助報賬、自助投遞、網(wǎng)上經(jīng)費(fèi)查詢、一站式服務(wù)等功能。網(wǎng)上預(yù)約報賬模式優(yōu)勢明顯，可以有效緩解當(dāng)前高校報銷壓力大、報銷流程復(fù)雜、報銷周期長的問題。但是受各種主客觀因素的影響，同時隨著國家會計檔案電子化政策的出臺及各類財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計的需求日益增多，目前財務(wù)管理還有以下問題需要進(jìn)一步解決：一是升級財務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)財務(wù)報銷智能化。智能財務(wù)報賬系統(tǒng)以業(yè)務(wù)為驅(qū)動，教職工可在手機(jī)或PC端隨時隨地提交和審核業(yè)務(wù)申請，快速創(chuàng)建準(zhǔn)確、合規(guī)的預(yù)約單。通過手機(jī)掃描票據(jù)，自動識別票據(jù)信息，智能填寫報銷內(nèi)容。在業(yè)務(wù)申請過程中可進(jìn)行智能提醒提示教職工需要提供的附件資料，避免事后退回補(bǔ)充，最終實(shí)現(xiàn)一次投遞或零投遞。填報的信息提交前經(jīng)過內(nèi)控檢查，符合內(nèi)控管理要求。智能審核，審核重點(diǎn)突出，提升會計核算工作的質(zhì)量，提高財務(wù)報銷的工作效率。二是通過模塊優(yōu)化實(shí)現(xiàn)會計檔案管理電子化。結(jié)合憑證檔案工作電子化的要求及學(xué)校實(shí)際業(yè)務(wù)需要，財務(wù)報銷面臨亟需解決的電子發(fā)票（票據(jù)）報銷問題，優(yōu)化電子發(fā)票（票據(jù)）報銷、入賬、歸檔全過程報銷體驗(yàn)，支持采集電子發(fā)票PDF版式文件電子原件直接進(jìn)行報銷、入賬、歸檔，無需打印。電子會計憑證的傳輸、存儲安全、可靠，對電子會計憑證的任何篡改能夠及時被發(fā)現(xiàn)；使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計憑證及其元數(shù)據(jù)。能夠按照國家統(tǒng)一的會計制度完成會計核算業(yè)務(wù)。能夠按照國家檔案行政管理部門規(guī)定的格式輸出電子會計憑證及其元數(shù)據(jù)，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的