信息系統(tǒng)與軟件采購管理制度

信息系統(tǒng)與軟件采購管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為規(guī)范公司內(nèi)部信息系統(tǒng)與軟件采購活動，提高采購效率和管理水平，保護公司利益，訂立本制度。本制度依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)、公司內(nèi)部管理制度及其他有關(guān)規(guī)定。第二條適用范圍本制度適用于我公司全部信息系統(tǒng)與軟件的采購活動。第三條定義信息系統(tǒng)：指由計算機硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)等構(gòu)成的支持和服務(wù)于企業(yè)管理的系統(tǒng)。軟件：指計算機程序、文檔以及與其有關(guān)的數(shù)據(jù)和其他與之配套的料子。第二章采購流程第四條采購需求確認各部門提出信息系統(tǒng)或軟件采購需求，包含系統(tǒng)功能、規(guī)模、用戶數(shù)量等基本要求。項目管理部門對采購需求進行初步評估，并與相關(guān)部門溝通確認采購需求。第五條供應(yīng)商選擇和評估項目管理部門組織采購人員對符合需求的供應(yīng)商進行調(diào)研和評估，綜合考慮其信譽、技術(shù)本領(lǐng)、服務(wù)水平和價格等因素。評估結(jié)果經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審核，確定供應(yīng)商名單。第六條招標或談判依據(jù)采購金額和采購策略確定招標還是談判方式。假如采用招標方式，項目管理部門起草招標文件，征求相關(guān)部門看法后發(fā)布招標公告。假如采用談判方式，項目管理部門與供應(yīng)商進行談判，以達成合作意向。第七條技術(shù)評審和商務(wù)談判技術(shù)評審小組對符合要求的供應(yīng)商進行技術(shù)方案評審，評估其技術(shù)可行性和適用性。商務(wù)談判小組與供應(yīng)商進行商務(wù)談判，就報價、合同條款等進行商酌和調(diào)整。第八條合同簽訂項目管理部門起草采購合同，征求法務(wù)部門審查看法后，與供應(yīng)商簽訂正式合同。簽訂合同前，應(yīng)及時向上級主管部門報備，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后方可簽訂。第九條項目實施和驗收項目管理部門負責組織供應(yīng)商依照合同要求進行項目實施，并組織驗收。項目實施過程中，需及時記錄項目進展情況、遇到的問題和解決方案，并向上級主管部門進行匯報。第十條付款管理項目管理部門按合同商定的付款條件和付款比例進行付款管理。付款前，需要對供應(yīng)商提交的發(fā)票、產(chǎn)品質(zhì)量等進行核對和審核。第三章采購管理第十一條供應(yīng)商管理項目管理部門負責供應(yīng)商的日常管理工作，建立供應(yīng)商檔案，包含供應(yīng)商資質(zhì)、信用情況、服務(wù)反饋等信息。定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包含供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量、技術(shù)支持、投訴情況等。第十二條監(jiān)督檢查內(nèi)部審計部門負責對信息系統(tǒng)與軟件采購活動的監(jiān)督檢查工作，包含采購過程的合規(guī)性、合同履約情況等。針對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，項目管理部門要及時整改，并向內(nèi)部審計部門進行反饋。第十三條保密與安全各部門要加強對系統(tǒng)和軟件的保密工作，嚴禁將機密信息外泄。配置合理的安全措施，保護信息系統(tǒng)和軟件免受惡意攻擊和病毒侵害。第十四條更改管理任何有關(guān)信息系統(tǒng)與軟件的更改需經(jīng)過更改管理流程，包含更改申請、評審、批準、實施和驗證等環(huán)節(jié)。更改管理要確保更改的合理性和對系統(tǒng)穩(wěn)定性的影響可控。第十五條采購備案項目管理部門要及時將全部采購活動的相關(guān)文件歸檔并備案，包含需求確認、招標文件、合同等。各部門要依照規(guī)定的時間定期向項目管理部門供應(yīng)采購活動的備案料子進行審查。第四章法律責任第十六條違規(guī)處理對違反本制度的行為，視情節(jié)輕重，可予以警告、記過、降職、辭退等處分，并追究法律責任。第十七條違約處理對供應(yīng)商未按合同商定履行職責的，可采取追償、解除合同等方式進行處理，并保存起訴的權(quán)利。第十八條法律責任對于因信息系統(tǒng)與軟件采購活動而造成的損失，相關(guān)責任人應(yīng)承當相應(yīng)的法律責任，公司保存追究其責任的權(quán)利。第五章附則第十九條本制度的解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)屬于公司管理層，公司管理層有權(quán)對本制度進行修改和增補。第二十條本制度的執(zhí)行日期本制度自公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過之日起執(zhí)行，廢止以前的相關(guān)制度。第二十一條本制度的備案本制度的備