基于內(nèi)部控制智能化的醫(yī)院內(nèi)控建設(shè)研究

衛(wèi)生健康行業(yè)有鮮明的行業(yè)特色，特別是公立醫(yī)院作為非營(yíng)利性事業(yè)單位，具有業(yè)務(wù)活動(dòng)復(fù)雜、收支渠道多元、資金規(guī)模龐大、資金監(jiān)管困難等特征，兼?zhèn)錁I(yè)務(wù)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的管理難度；同時(shí)，近年來(lái)，隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的深化落實(shí)，建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度、考核三級(jí)公立醫(yī)院績(jī)效、取消藥品耗材加成、構(gòu)建新的運(yùn)行補(bǔ)償機(jī)制等，都對(duì)公立醫(yī)院規(guī)范化、精細(xì)化管理提出了更高要求。因此，亟需深入推進(jìn)內(nèi)部控制建設(shè)工作，增強(qiáng)內(nèi)部控制意識(shí)，規(guī)范內(nèi)部經(jīng)濟(jì)和業(yè)務(wù)活動(dòng)，強(qiáng)化內(nèi)部權(quán)力運(yùn)行制約。信息技術(shù)為醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè)指明方向，通過(guò)構(gòu)建內(nèi)部控制智能化平臺(tái)，可以提升內(nèi)控效率與質(zhì)量，為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理有序開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。基于此，研究基于內(nèi)部控制智能化的醫(yī)院內(nèi)控建設(shè)具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。一、基于內(nèi)部控制智能化的醫(yī)院內(nèi)控建設(shè)意義(一)有利于拓展醫(yī)院內(nèi)控深度及廣度隨著內(nèi)部控制智能化的深入，醫(yī)院內(nèi)控智能化平臺(tái)逐步完善，貫穿預(yù)算管理、支出管理、采購(gòu)管理、資產(chǎn)管理、合同管理、物資管理等；同時(shí)，可以做好資金對(duì)賬、會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)報(bào)表、電子檔案等工作，使得整個(gè)體系全面智能化，有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)調(diào)整。傳統(tǒng)醫(yī)院內(nèi)控，側(cè)重控制內(nèi)部審核、資產(chǎn)管理、職責(zé)分工等方面，相關(guān)信息傳輸不夠及時(shí)、透明程度不足，容易出現(xiàn)隱患；內(nèi)部控制智能化，以智能化平臺(tái)為支撐點(diǎn)全面監(jiān)控所有風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，尤其在防范重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)方面發(fā)揮著巨大的作用，因此，其內(nèi)控深度及廣度會(huì)有明顯拓展。(二)有利于提升醫(yī)院內(nèi)控成效傳統(tǒng)醫(yī)院內(nèi)控模式更注重事后監(jiān)控，很多措施都在事后開(kāi)展，不僅難以防范，而且可能會(huì)造成重大問(wèn)題，甚至難以挽救。醫(yī)院實(shí)施內(nèi)部控制智能化，可實(shí)現(xiàn)事前、事中、事后全面控制，以藥品驗(yàn)收為例，倘若驗(yàn)收記錄相關(guān)信息不完善，那么就無(wú)法錄入平臺(tái)系統(tǒng)，也就意味著從源頭上規(guī)范了驗(yàn)收環(huán)節(jié)，可以明顯降低人為因素導(dǎo)致的問(wèn)題，可充分提升內(nèi)控成效。(三)有利于及時(shí)溯源醫(yī)院內(nèi)控問(wèn)題傳統(tǒng)醫(yī)院內(nèi)控模式下，雖然職責(zé)分工較為明確，例如，出納與會(huì)計(jì)由不同人員負(fù)責(zé)，但是人員之間互相勾結(jié)的可能性始終存在，也就可能控制財(cái)務(wù)審計(jì)、資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)等，不僅會(huì)引發(fā)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，而且也會(huì)導(dǎo)致內(nèi)控失效?；趦?nèi)部控制智能化平臺(tái)，所有業(yè)務(wù)基于相應(yīng)授權(quán)進(jìn)行審批、處理，主要由平臺(tái)系統(tǒng)控制醫(yī)院預(yù)算、收支等環(huán)節(jié)，可謂環(huán)環(huán)相扣，即使出現(xiàn)問(wèn)題，可以通過(guò)平臺(tái)系統(tǒng)快速追溯線索，找到問(wèn)題所在，并快速解決問(wèn)題，防止問(wèn)題變大。二、基于內(nèi)部控制智能化的醫(yī)院內(nèi)控建設(shè)策略(一)醫(yī)院層面基于內(nèi)部控制智能化的醫(yī)院內(nèi)控建設(shè)，在實(shí)施之前需要打下相關(guān)基礎(chǔ)，具體可以從以下幾個(gè)方面入手：1.內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)小組是決策機(jī)構(gòu)，對(duì)醫(yī)院內(nèi)控智能化平臺(tái)建設(shè)與實(shí)施全面負(fù)責(zé)，安排各項(xiàng)實(shí)務(wù)，包括構(gòu)建組織制度、審議制度及制定工作計(jì)劃、實(shí)施方案、管理工作報(bào)告，以及做好醫(yī)院內(nèi)控智能化培訓(xùn)與宣傳，讓醫(yī)院內(nèi)部形成良好的內(nèi)控氛圍，為內(nèi)控智能化建設(shè)以及常態(tài)化實(shí)施奠定基礎(chǔ)。2.內(nèi)控建設(shè)辦公室對(duì)領(lǐng)導(dǎo)小組的決策機(jī)制進(jìn)行研究，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，對(duì)內(nèi)控管理制度進(jìn)行優(yōu)化與完善，設(shè)置關(guān)鍵崗位以及制定相應(yīng)辦法，確保醫(yī)院內(nèi)部控制智能化建設(shè)能夠有序推進(jìn)。3.內(nèi)控落實(shí)部門(mén)負(fù)責(zé)落實(shí)內(nèi)部控制智能化建設(shè)與管理工作，需要定期召開(kāi)相關(guān)會(huì)議，對(duì)內(nèi)控智能化建設(shè)、實(shí)施存在的問(wèn)題進(jìn)行研討并找到解決辦法；同時(shí)，制定詳細(xì)、完整的醫(yī)院內(nèi)部控制智能化手冊(cè)，不僅可以規(guī)范相關(guān)人員的工作，降低人為因素影響，而且可以推進(jìn)智能化建設(shè)。4.內(nèi)控評(píng)價(jià)工作組對(duì)醫(yī)院內(nèi)部控制智能化實(shí)施效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，重點(diǎn)做好風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，能夠提出針對(duì)性風(fēng)險(xiǎn)防范方案，為內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組做出決策提供有價(jià)值的參考依據(jù)。(二)業(yè)務(wù)層面醫(yī)院在進(jìn)行內(nèi)部控制智能化建設(shè)中，考慮到需要涉及預(yù)算管理、收支管理、資金對(duì)賬、會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)報(bào)表、電子檔案等眾多方面，可以嘗試構(gòu)建“以全面預(yù)算管理為主線”的內(nèi)部控制智能化平臺(tái)思路，然后細(xì)化到預(yù)算管理、收入與支出管理、采購(gòu)管理、資產(chǎn)管理、合同管理、物資管理等系統(tǒng)，加強(qiáng)醫(yī)院各業(yè)務(wù)整合與協(xié)同運(yùn)作力度，可以及時(shí)同步與共享醫(yī)院的“數(shù)據(jù)流、物資流、資金流、控制流”，將內(nèi)控貫穿事前、事中、事后。1.預(yù)算管理系統(tǒng)“以全面預(yù)算管理為主線”的內(nèi)部控制智能化平臺(tái)思路(如圖1所示)。圖1公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)管理體系建設(shè)思路(圖片源于網(wǎng)絡(luò))預(yù)算管理系統(tǒng)包括編制、執(zhí)行、核銷、分析等流程；同時(shí)，預(yù)算應(yīng)與績(jī)效考核掛鉤，使其成為指標(biāo)考核的重要依據(jù)，也就可以形成一個(gè)完整的閉環(huán)管理機(jī)制。在該系統(tǒng)的支持下，預(yù)算三級(jí)編審機(jī)制可以實(shí)現(xiàn)，即：“業(yè)務(wù)部門(mén)→歸口部門(mén)→預(yù)算委員會(huì)”，全科室可以全過(guò)程參與預(yù)算編制，讓預(yù)算與業(yè)務(wù)充分結(jié)合，避免傳統(tǒng)模式下業(yè)務(wù)部門(mén)未能參與預(yù)算而出現(xiàn)的預(yù)算不精準(zhǔn)、不合理的問(wèn)題。預(yù)算管理系統(tǒng)能夠充分實(shí)現(xiàn)“無(wú)預(yù)算不支出、超預(yù)算不支出”的管控目標(biāo)。在內(nèi)部控制智能化平臺(tái)中，預(yù)算管理系統(tǒng)是核心，平臺(tái)控制預(yù)算流程全面、有效執(zhí)行，讓預(yù)算所有數(shù)據(jù)可溯源，確保編制、審核、分解、下達(dá)、執(zhí)行、調(diào)整等各個(gè)環(huán)節(jié)能夠規(guī)范化進(jìn)行。此外，預(yù)算管理系統(tǒng)會(huì)對(duì)資金流動(dòng)與預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行動(dòng)態(tài)追蹤與管控，可以及時(shí)掌握預(yù)算項(xiàng)目執(zhí)行的實(shí)際情況，進(jìn)而有效避免出現(xiàn)沒(méi)有按照預(yù)算指標(biāo)執(zhí)行的情況，能夠從源頭預(yù)防重大預(yù)算偏差。最后，將預(yù)算系統(tǒng)與會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)等進(jìn)行業(yè)務(wù)打通，實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制報(bào)銷、報(bào)銷直聯(lián)支付、支付自動(dòng)核算等。2.收入與支出管理系統(tǒng)(1)收入管理系統(tǒng)收入管理系統(tǒng)需要結(jié)合醫(yī)院實(shí)際收入信息、運(yùn)營(yíng)情況進(jìn)行構(gòu)建與完善，包括收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、住院患者預(yù)交金、醫(yī)療收費(fèi)票據(jù)、退費(fèi)環(huán)節(jié)信息管理、收費(fèi)系統(tǒng)的校驗(yàn)與核對(duì)、醫(yī)療收入結(jié)算中的報(bào)告控制與管理等，確保醫(yī)療收入資金能夠及時(shí)的入賬，并通過(guò)核算得出醫(yī)院的凈收益。(2)支出管理系統(tǒng)支出管理系統(tǒng)圍繞預(yù)算管理系統(tǒng)運(yùn)行，任何開(kāi)支與預(yù)算指標(biāo)密切相關(guān)，也就是醫(yī)院每一筆支出的前提都會(huì)有相應(yīng)的預(yù)算指標(biāo)作為保障，當(dāng)某一筆經(jīng)費(fèi)額度超出預(yù)算可用額度，就必須嚴(yán)格按照內(nèi)部控制智能化平臺(tái)規(guī)定程序以及結(jié)合預(yù)算指標(biāo)限定支出，又或者是基于特殊情況調(diào)整預(yù)算指標(biāo)適度增加額度，總之需要確保支出在可控狀態(tài)之中，避免出現(xiàn)超預(yù)算支出或者是不合理預(yù)算支出的情況。此外，考慮到醫(yī)院實(shí)際業(yè)務(wù)的需求，支出管理系統(tǒng)內(nèi)需要設(shè)置多套支出標(biāo)準(zhǔn)，與費(fèi)用報(bào)銷環(huán)節(jié)密切結(jié)合，目的是強(qiáng)制控制某些經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)以及支出；同時(shí)，提升經(jīng)費(fèi)使用的事前申請(qǐng)、審核、審批等控制力度，讓費(fèi)用控制的關(guān)口實(shí)現(xiàn)前移，有利于提升資源資金管控效果以及資金使用率。支出管理系統(tǒng)會(huì)將支出事項(xiàng)審批流程全面固化與規(guī)范，所以整個(gè)審批流程的關(guān)鍵信息會(huì)做到留痕，可以有效解決經(jīng)費(fèi)支出管控力度不足、虛構(gòu)支出等問(wèn)題。結(jié)合不同費(fèi)用管控要求，系統(tǒng)設(shè)置相應(yīng)的業(yè)務(wù)表單，并有著明確的開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)以及開(kāi)支范圍，不僅能夠保障支出審核的準(zhǔn)確性以及效率，而且可以幫助工作人員降低人工審核工作量。最后，系統(tǒng)會(huì)對(duì)每一筆支出信息進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤、分析以及處理，可以快速完成會(huì)計(jì)核算，生成財(cái)務(wù)報(bào)表以及完善電子檔案，從而為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層制定決策提供有價(jià)值的參考依據(jù)。3.采購(gòu)管理系統(tǒng)內(nèi)部控制智能化平臺(tái)中設(shè)置采購(gòu)系統(tǒng)，可以分類管控醫(yī)院不同采購(gòu)業(yè)務(wù)，包括采購(gòu)計(jì)劃、申請(qǐng)、實(shí)施、支付、驗(yàn)收以及供應(yīng)商管理，有利于醫(yī)院采購(gòu)業(yè)務(wù)管理效率與質(zhì)量。具體來(lái)講：首先，采購(gòu)系統(tǒng)以采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)計(jì)劃控制為基本依據(jù)生成采購(gòu)管理體系，系統(tǒng)會(huì)嚴(yán)格按照“采購(gòu)預(yù)算→采購(gòu)計(jì)劃→采購(gòu)實(shí)施”的基本原則，確保醫(yī)院所有采購(gòu)活動(dòng)與業(yè)務(wù)密切相關(guān)，從而實(shí)現(xiàn)“誰(shuí)的經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)采購(gòu)就由誰(shuí)的指標(biāo)支付”的目標(biāo)，能夠?qū)ｍ?xiàng)資金在采購(gòu)方面資金管控難度較大的問(wèn)題進(jìn)行有效解決，一定程度上能夠避免資金出現(xiàn)閑置或者是浪費(fèi)的情況。其次，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)集中管理與規(guī)范管理。在采購(gòu)系統(tǒng)的限制下，醫(yī)院所有采購(gòu)必須按照系統(tǒng)程序進(jìn)行申請(qǐng)，讓傳統(tǒng)內(nèi)控模式下的線下申請(qǐng)轉(zhuǎn)化成為線上申請(qǐng)，統(tǒng)一由醫(yī)院物資管理部門(mén)按照申請(qǐng)需求生成相應(yīng)的采購(gòu)訂單、采購(gòu)項(xiàng)目；同時(shí)，采購(gòu)目錄口徑必須統(tǒng)一，便于后續(xù)規(guī)范采購(gòu)與管理，可為查詢與管理各類采購(gòu)數(shù)據(jù)提供巨大的便捷性，不會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)、格式、目錄等不統(tǒng)一而影響業(yè)務(wù)開(kāi)展的情況。第三，集中管理供應(yīng)商。采購(gòu)系統(tǒng)將供應(yīng)商信息全部錄入，可以動(dòng)態(tài)查詢、掌握以及管理供應(yīng)商實(shí)際情況、證照、資質(zhì)，進(jìn)而保障相應(yīng)信息的有效性。同時(shí)，實(shí)施采購(gòu)時(shí)，按照采購(gòu)訂單、供應(yīng)商信息等，系統(tǒng)還可以評(píng)價(jià)管理供應(yīng)商，可以快速做出最佳選擇，保障采購(gòu)質(zhì)量。最后，采購(gòu)系統(tǒng)會(huì)結(jié)合實(shí)際情況自動(dòng)生產(chǎn)相應(yīng)的項(xiàng)目臺(tái)賬，并支持按照采購(gòu)項(xiàng)目、部門(mén)、單號(hào)等，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行追溯、管理，對(duì)于監(jiān)督采購(gòu)業(yè)務(wù)非常有利。4.資產(chǎn)管理系統(tǒng)醫(yī)院內(nèi)部控制智能化平臺(tái)中，資產(chǎn)管理系統(tǒng)可以全生命周期管理資產(chǎn)采購(gòu)入庫(kù)、卡片登記、變動(dòng)、折舊、盤(pán)點(diǎn)等相關(guān)內(nèi)容。系統(tǒng)借助資產(chǎn)卡片檔案，可以全過(guò)程跟蹤管理與醫(yī)院有關(guān)的資產(chǎn)購(gòu)入、合同、審批、付款、維修、調(diào)入調(diào)出、報(bào)廢、采購(gòu)驗(yàn)收轉(zhuǎn)固、提取折舊等，整個(gè)過(guò)程會(huì)形成相應(yīng)的電子檔案，包括與資產(chǎn)有關(guān)的發(fā)票、說(shuō)明書(shū)、資料、文檔等。資產(chǎn)管理系統(tǒng)能夠?qū)︶t(yī)院各項(xiàng)資產(chǎn)的基本信息、管理信息進(jìn)行完整記錄。與資產(chǎn)有關(guān)的活動(dòng)，例如，資產(chǎn)調(diào)撥、處置、維修維保、原值變動(dòng)等，均需要通過(guò)系統(tǒng)在線申請(qǐng)與審批，整個(gè)審批流程會(huì)有痕跡保留，可以按照資產(chǎn)變動(dòng)、盤(pán)點(diǎn)等各種情況快速生成相應(yīng)的管理臺(tái)賬，能夠充分做到賬實(shí)相符，從而有效規(guī)避資產(chǎn)管控不當(dāng)、使用不當(dāng)、維護(hù)不當(dāng)?shù)葐?wèn)題，讓資產(chǎn)能夠充分發(fā)揮價(jià)值。此外，資產(chǎn)管理系統(tǒng)可以全過(guò)程管理資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)，例如，資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃制定、執(zhí)行、復(fù)查等均可以在線實(shí)施與記錄，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)盤(pán)點(diǎn)，可提升盤(pán)點(diǎn)成效。5.合同管理系統(tǒng)該系統(tǒng)能夠全生命周期管控合同，從簽訂前到合同支付、變更、歸檔等，具體包括工程合同、科研合同、一般合同等，可以對(duì)不同類型的合同進(jìn)行統(tǒng)一備案以及管理。系統(tǒng)會(huì)依據(jù)合同類型實(shí)施歸口管理，對(duì)合同審批程序進(jìn)行規(guī)范，對(duì)權(quán)責(zé)分配進(jìn)行優(yōu)化，最大限度保障合同是經(jīng)過(guò)醫(yī)院相關(guān)部門(mén)與負(fù)責(zé)人審批或者是審核過(guò)的，可以避免超權(quán)限簽訂合同、合同管理混亂等現(xiàn)象。其中，合同智能監(jiān)管模塊可以全過(guò)程跟蹤合同執(zhí)行進(jìn)度，對(duì)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的逾期等風(fēng)險(xiǎn)自動(dòng)預(yù)警，從而保障合同付款的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，讓合同盡量“不違約”“不冒進(jìn)”。此外，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)合同數(shù)據(jù)形成合同電子檔案，會(huì)記錄、展示、統(tǒng)一管理合同流轉(zhuǎn)的全過(guò)程信息，為相關(guān)工作人員溯源提供便捷，可有效規(guī)避因?yàn)閬G失資料影響合同繼續(xù)履行、造成合同糾紛等情況的出現(xiàn)。6.物資管理系統(tǒng)該系統(tǒng)涵蓋醫(yī)院各種各樣的醫(yī)療耗材、辦公用品、網(wǎng)絡(luò)耗材等，需要實(shí)現(xiàn)采購(gòu)、庫(kù)存、領(lǐng)用、配送、結(jié)算全過(guò)程管理的目標(biāo)，達(dá)到“以最經(jīng)濟(jì)的資金占用率，充分保障物料充分供應(yīng)”的目標(biāo)。系統(tǒng)可以對(duì)同一種物資構(gòu)建唯一編碼，例如，某一種物資，其需求、采購(gòu)、庫(kù)存等均用同一個(gè)編碼，目的是讓物資需求與庫(kù)存達(dá)到匹配，這樣呆滯庫(kù)存的情況會(huì)得到改善?；谙到y(tǒng)的支持，醫(yī)院統(tǒng)一管理物資，也就是醫(yī)院的所有科室會(huì)共用該系統(tǒng)，目的是統(tǒng)一物資信息歸集口徑，可以避免混亂管理出現(xiàn)浪費(fèi)成本與資源的現(xiàn)象。此外，系統(tǒng)可以設(shè)置最低、最高庫(kù)存限額以及安全庫(kù)存限額，當(dāng)超過(guò)限額，系統(tǒng)會(huì)提醒相關(guān)人員進(jìn)行管理，可以避免物資短缺、物資過(guò)多占用成本等現(xiàn)象。同時(shí)，系統(tǒng)會(huì)結(jié)合不同科室的實(shí)際情況設(shè)置合理的領(lǐng)用金額，目的是規(guī)范物資領(lǐng)用，強(qiáng)化醫(yī)護(hù)人員成本意識(shí)，特別是對(duì)于部分高值計(jì)價(jià)耗材，