4.2.3-Z02 文件資料管理程序

深圳市萬(wàn)科物業(yè)管理有限公司程序文件編號(hào)VKWY4.2.3-Z02名稱文件資料管理程序版本C/0第1頁(yè)共5頁(yè)編制蔣俊更改李寅峰審核張躍敏批準(zhǔn)吳耀平生效期文件處理流程發(fā)文/收文部門部門負(fù)責(zé)人分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理總經(jīng)理辦公室文件經(jīng)辦部門YY擬定需發(fā)布的文件/制度審批紅頭文件YN發(fā)布文件/制度文件/制度存檔Y審核NYNN發(fā)布文件/制度文件/制度存檔接收外來(lái)公文提出處理意見提出處理意見辦理文件規(guī)定的相關(guān)事項(xiàng)文件及相關(guān)資料存檔審批審批深圳市萬(wàn)科物業(yè)管理有限公司程序文件編號(hào)VKWY4.2.3-Z02名稱文件資料管理程序版本C/1第2頁(yè)共5頁(yè)編制蔣俊更改李寅峰審核張躍敏批準(zhǔn)馮霞生效期1.目的規(guī)范公司和各部門文件資料的管理。2.范圍適用于公司各部門。3.職責(zé)部門/崗位工作內(nèi)容頻次/時(shí)間總經(jīng)理審批公司紅頭文件，必要時(shí)對(duì)各部門收到的外來(lái)公文提出處理意見。1個(gè)工作日分管領(lǐng)導(dǎo)必要時(shí)對(duì)分管部門收到的外來(lái)公文/外來(lái)文件提出處理意見。審批以片區(qū)名義發(fā)布的文件。1個(gè)工作日及時(shí)部門負(fù)責(zé)人審批以本部門名義發(fā)布的文件。對(duì)本部門收到的外來(lái)公文提出處理意見。1個(gè)工作日及時(shí)經(jīng)辦人員編制需發(fā)布的文件、辦理文件規(guī)定的相關(guān)事項(xiàng)及時(shí)資料管理員文件的管理、控制及時(shí)4.方法和過程控制4.1文件的分類4.1.1行政文件：公司級(jí)人事任免、獎(jiǎng)懲決定、對(duì)內(nèi)外發(fā)文等以紅頭文件形式發(fā)布；公司日常往來(lái)函、公司級(jí)會(huì)議紀(jì)要、片區(qū)級(jí)行政文件、部門級(jí)行政文件以非紅頭文件形式發(fā)布。4.1.2業(yè)務(wù)文件：包括各類管理制度、組織架構(gòu)、職務(wù)說(shuō)明書等。4.1.3其他文件：包括新聞稿件、宣傳海報(bào)等（不需編號(hào)）。4.1.4外來(lái)文件：包括外來(lái)公文和外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)/法規(guī)。外來(lái)公文指政府部門、上級(jí)公司下發(fā)的公文。外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)/法規(guī)指政府部門制定的與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的各種行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、管理/技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)；上級(jí)公司下發(fā)的各種管理制度等。深圳市萬(wàn)科物業(yè)管理有限公司程序文件編號(hào)VKWY4.2.3-Z02名稱文件資料管理程序版本C/1第3頁(yè)共5頁(yè)編制蔣俊更改李寅峰審核張躍敏批準(zhǔn)馮霞生效期4.2文件的編碼及格式4.2.1公司級(jí)行政文件編號(hào)方法為：深萬(wàn)物[年度]序號(hào)，序號(hào)為三位數(shù)。須經(jīng)總經(jīng)理辦公室審批、統(tǒng)一管理。紅頭文件格式如下：紅色文件頭編號(hào)（五號(hào)黑體）文件名稱（小三號(hào)黑體）文件內(nèi)容（小四號(hào)宋體）深圳市萬(wàn)科物業(yè)管理有限公司（小四號(hào)宋體）簽署：（小四號(hào)宋體，對(duì)外發(fā)文無(wú)須簽署）二○○四年一月八日（小四號(hào)宋體，中文數(shù)字）4.2.2部門級(jí)行政文件編號(hào)方法為：VKWY（部門/片區(qū)簡(jiǎn)稱）[年度]序號(hào)，序號(hào)為三位數(shù)。（部門簡(jiǎn)稱如：總辦、人力、品質(zhì)、財(cái)務(wù)、房管、天景、威登、荔景、萬(wàn)景、桂苑、城花、福景、俊園、彩園、花城、金色、溫馨、總服、工程、綠化、租售、藍(lán)灣、東海岸、設(shè)備、顧問、會(huì)所公司、萬(wàn)科大廈、萬(wàn)科公寓、老干中心、交警局、監(jiān)控中心、青年學(xué)院、證監(jiān)局、英達(dá)利、桃源村、清湖、規(guī)劃大廈、17英里、大甲島、萬(wàn)科城、第五園、福田片區(qū)、羅湖鹽田片區(qū)、坂田南山片區(qū)、經(jīng)營(yíng)本部等，如增加新部門，由品質(zhì)管理部確定部門簡(jiǎn)稱。）格式為：文件名稱（小三號(hào)黑體）文件編號(hào)（五號(hào)黑體）文件內(nèi)容（小四號(hào)宋體）深圳市萬(wàn)科物業(yè)管理有限公司（小四號(hào)宋體）部門/片區(qū)名稱（小四號(hào)宋體）簽名：（小四號(hào)宋體，對(duì)外發(fā)文時(shí)特殊情況可不簽名）二○○四年一月八日（小四號(hào)宋體，中文數(shù)字）注：業(yè)務(wù)部門文件的字體須符合以上要求，字號(hào)可根據(jù)具體情況確定，但須保持文件各部分字號(hào)大小的協(xié)調(diào)性。深圳市萬(wàn)科物業(yè)管理有限公司程序文件編號(hào)VKWY4.2.3-Z02名稱文件資料管理程序版本C/1第4頁(yè)共5頁(yè)編制蔣俊更改李寅峰審核張躍敏批準(zhǔn)馮霞生效期4.2.3業(yè)務(wù)文件格式4.2.3.1組織架構(gòu)和職務(wù)說(shuō)明書XXXXX組織架構(gòu)/職務(wù)說(shuō)明書（三號(hào)黑體）部門簡(jiǎn)稱—年度—編號(hào)（每年從01開始）（小四黑體）文件內(nèi)容（宋體）編制：審核：審批：（宋體）年月日年月日年月日（宋體）4.2.3.2各類管理制度文件表頭樣式XXX（公司/部門名稱）管理制度編號(hào)VKWY（部門簡(jiǎn)稱）-GXX名稱版本A/0第頁(yè)共頁(yè)編制更改審核批準(zhǔn)生效期B.部門可根據(jù)需要將管理制度分為“客服”、“內(nèi)部”、“經(jīng)營(yíng)”、“安全”等類別，并通過文件編號(hào)予以區(qū)分，如：金色家園“客服”類文件編號(hào)為“VKWY（金色）-G/KF01”。C.版本控制：按體系文件版本控制方法執(zhí)行。4.3文件的發(fā)布4.3.1所有文件均需經(jīng)過審批后方可發(fā)布。通過電子顯示屏向顧客公布的信息須保存審批記錄。4.3.2重要文件送達(dá)承建商、業(yè)主/業(yè)主委員會(huì)及相關(guān)業(yè)務(wù)單位時(shí)，須請(qǐng)對(duì)方在《文件發(fā)放簽收表》簽收，簽收記錄與所發(fā)文件一起長(zhǎng)期保存。4.4文件的更改文件如需更改，須按文件原審批程序重新報(bào)批。4.5外來(lái)文件的處理4.5.1當(dāng)收到外來(lái)公文需處理時(shí)，填寫《文件處理表》，由部門負(fù)責(zé)人提出處理意見，必要時(shí)報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出處理意見后處理，處理完后由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)存檔。4.5.2收到外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)/法規(guī)時(shí)，按《記錄及文檔管理程序》處理。4.6文件的存檔按照《記錄及文檔管理程序》執(zhí)行。4.7電子文檔的管理按照《記錄及文檔管理程序》執(zhí)行。4.8文件的保密4.8.1公司需嚴(yán)格保密的文件包括：總經(jīng)理辦公會(huì)議紀(jì)要、公司經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略性會(huì)議紀(jì)要、管理評(píng)審報(bào)告、重大事故分析報(bào)告、薪金福利制度、獎(jiǎng)金分配數(shù)額及其它重要文件等。深圳市萬(wàn)科物業(yè)管理有限公司程序文件編號(hào)VKWY4.2.3-Z02名稱文件資料管理程序版本C/1第5頁(yè)共5頁(yè)編制蔣俊更改李寅峰審核張躍敏批準(zhǔn)馮霞生效期4.8.2保密文件以電子文檔形式傳送時(shí)，須加密碼。4.8.3有權(quán)閱讀保密文件的公司員工對(duì)保密文件負(fù)有保密責(zé)任。5.相關(guān)