人事檔案管理作業(yè)指引

人事檔案管理作業(yè)指引第一章總則第一條目的意義人事檔案是公司組織人事工作的重要組成部分，也是公司檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行公司戰(zhàn)略、方針、政策服務(wù)的，是全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。為規(guī)范人事檔案管理動(dòng)作，落實(shí)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，特制定本指引。第二條適用范圍本指引適用于XX集團(tuán)總部、地產(chǎn)開發(fā)事業(yè)部、商業(yè)管理事業(yè)部及各多元化分子公司。第三條職責(zé)分工一、集團(tuán)總部組織與人力發(fā)展中心（一）統(tǒng)籌編制、修訂人事檔案管理作業(yè)指引。（二）統(tǒng)籌設(shè)計(jì)、優(yōu)化人事檔案保管體系，如電子檔案系統(tǒng)迭代，紙質(zhì)檔案保管倉庫管理。（三）統(tǒng)籌集團(tuán)人事檔案及開發(fā)大區(qū)/商管區(qū)域M4/P8以上人員檔案管理工作。（四）監(jiān)督、稽核開發(fā)大區(qū)/商管區(qū)域檔案管理工作。二、開發(fā)大區(qū)人力行政部/商管區(qū)域行政人事部（一）協(xié)助編制、修訂人事檔案管理作業(yè)指引。（二）依照集團(tuán)總部檔案管理規(guī)范性要求，統(tǒng)籌所轄大區(qū)/區(qū)域人事檔案管理工作。（三）定期對大區(qū)/區(qū)域人事檔案自查及維護(hù)。（四）配合集團(tuán)總部檔案稽核工作。第四條術(shù)語與定義一、電子檔案：通過信息化云存儲(chǔ)作為記錄載體的檔案。多為線上已有的、不需要員工簽字的，或員工簽字后掃描為電子素材存檔的檔案。二、紙質(zhì)檔案：以紙張為信息記錄載體的檔案。多為線上未存檔的、需要員工簽字的檔案原件，需建立紙質(zhì)檔案。三、員工入職材料檔案：由員工加入公司時(shí)所需材料組成，材料內(nèi)容包含但不限于一寸免冠照片（電子版）、個(gè)人簡歷、面試評價(jià)表、背調(diào)/無犯罪證明、身份證、畢業(yè)證書、學(xué)位證書、上家離職證明、體檢報(bào)告、員工承諾書/職務(wù)行為準(zhǔn)則、員工信息登記表、勞動(dòng)合同/聘用協(xié)議、派駐協(xié)議、廉潔從業(yè)承諾書、安全責(zé)任書等。四、員工在職材料檔案：由員工加入公司后，在工作過程中生成的材料組成，材料內(nèi)容包含但不限于績效面談表、薪酬調(diào)整通知單、辭職申請（主動(dòng)離職）、勞動(dòng)合同解除協(xié)議、XX離職證明、工作移交單、各類證明文件等。第二章人事檔案的建立和補(bǔ)充第五條電子人事檔案的建立和補(bǔ)充一、電子人事檔案的建立（一）新員工入職后，錄用審批內(nèi)材料（個(gè)人簡歷、應(yīng)聘登記表、身份證、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱證書/技術(shù)職稱證書、背景調(diào)查、錄用通知書等自動(dòng)落位電子檔案內(nèi)，形成員工電子檔案。（二）上家離職證明、體檢報(bào)告、員工承諾書/職務(wù)行為準(zhǔn)則、勞動(dòng)合同/聘用協(xié)議、派駐協(xié)議、廉潔從業(yè)承諾書、安全責(zé)任書等材料，在入職辦理過程中，由入職辦理人員協(xié)助員工本人完成原件或簽字材料掃描后，上傳至電子檔案。二、電子人事檔案的補(bǔ)充（一）如員工在司內(nèi)產(chǎn)生職業(yè)生涯過程材料（如績效面談表、薪酬調(diào)整單等），需由組織人力整理收集后掃描，在材料產(chǎn)生一周內(nèi)完成電子檔案上傳。（二）可通過線上流程內(nèi)附件形式落位至員工電子人事檔案（如離職申請表，工作移交清單等）。（三）所有檔案都須上傳至電子檔案，尤其是有員工簽名的資料。缺少對應(yīng)的“電子檔案名稱”時(shí)，可聯(lián)系集團(tuán)組織與人力發(fā)展中心添加“電子檔案名稱”。三、電子人事檔案上傳材料規(guī)范文件名正式員工/退休返聘實(shí)習(xí)生F級文件初始來源規(guī)范備注個(gè)人簡歷√√√招聘錄用申請流程附件含本?基本信息、教育經(jīng)歷、?作經(jīng)歷等面試評價(jià)表√√√由?試官完整填寫并簽字；須確保2018.11之后入職人員資料完整性背調(diào)/無犯罪證明√×√背調(diào)結(jié)果??險(xiǎn)、報(bào)告完整清晰1、新睿除外2、地產(chǎn)：M1/P5及以上要求提供（2018.11前不補(bǔ)充）3、商管F級：背調(diào)與無犯罪證明二選一4、地產(chǎn)F級：無要求身份證√√√入職管理平臺(tái)，員工掃描二維碼上傳本?真實(shí)有效?份證?像?、國徽?畢業(yè)證書√×√1、地產(chǎn)：不含保潔司機(jī)等服務(wù)2、商管F級若無，可不上傳學(xué)位證書√××若?學(xué)位證書，可不提供上家離職證明√×√離職?期早于合同開始?期單位蓋章與?作經(jīng)歷單位?致1、地產(chǎn)：2022年1月及之后入職員工要求補(bǔ)充2、商管F級：離職證明或個(gè)人聲明二選一3、地產(chǎn)F級：2022年1月及之后入職員工要求補(bǔ)充體檢報(bào)告√√√近六個(gè)?區(qū)/縣級以上?甲醫(yī)院常規(guī)?職體檢報(bào)告1、地產(chǎn)：2022年1月及之后入職員工要求補(bǔ)充個(gè)人照片√√√本?彩?證件近照員工承諾書/職務(wù)行為準(zhǔn)則√√√簽名?整、清晰員工信息登記表√√√簽名?整、清晰1、地產(chǎn)：2019年4月及之后入職員工要求補(bǔ)充勞動(dòng)合同/聘用協(xié)議√退休返聘須聘用協(xié)議√實(shí)習(xí)生簽訂聘用協(xié)議√簽名?整、清晰派駐協(xié)議簽署總公司勞動(dòng)合同，派駐至區(qū)域/項(xiàng)目員工簽名?整、清晰廉潔從業(yè)承諾書√×√簽名?整、清晰1、地產(chǎn)：M4/P8級及以上員工簽署2、地產(chǎn)F級：無要求安全責(zé)任書√僅商管項(xiàng)目公司√僅商管項(xiàng)目公司簽名?整、清晰員工行為與崗位操作指引××√僅商管項(xiàng)F級簽名?整、清晰員工獎(jiǎng)勵(lì)等級獎(jiǎng)勵(lì)指引××√僅商管項(xiàng)F級簽名?整、清晰工作移交單√（若有）四、電子人事檔案上傳質(zhì)量規(guī)范（一）檔案內(nèi)容與標(biāo)題?致，不得上傳無內(nèi)容文檔和材料。（二）電子檔案信息與員工信息?致。（三）材料關(guān)鍵頁面均須上傳，不得缺頁、漏頁。（四）圖片像素清晰，不得有所遮蓋或隱藏。第六條紙質(zhì)人事檔案的建立和補(bǔ)充一、紙質(zhì)人事檔案的建立員工入職當(dāng)天需本人簽字后的材料，如員工承諾書/職務(wù)行為準(zhǔn)則、勞動(dòng)合同/聘用協(xié)議、派駐協(xié)議、廉潔從業(yè)承諾書、安全責(zé)任書等，由組織人力完成紙質(zhì)檔案收集后建檔。二、紙質(zhì)人事檔案的補(bǔ)充產(chǎn)生員工新簽字材料（如續(xù)簽合同、辭職申請?jiān)?、工作移交清單原件等）后一周?nèi)，需完成紙質(zhì)人事檔案歸檔。第三章人事檔案的保管第七條電子人事檔案的保管一、電子人事檔案保管地址：eHR系統(tǒng)-組織人事-人員管理-員工電子檔案。二、禁止隨意刪除已存在的電子檔案。?經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴(yán)肅追究刪除人責(zé)任。第八條紙質(zhì)人事檔案的保管一、對檔案庫房配備必要的防護(hù)設(shè)備，合理調(diào)節(jié)和控制溫度、濕度，做好防火、防盜、防塵、防霉等項(xiàng)工作，保持整潔、有序，保證檔案安全無損。二、所有紙質(zhì)人事檔案必須專人負(fù)責(zé)。依據(jù)檔案內(nèi)容建立檔案清冊，各類文檔需同步建立檔案索引清單。三、紙質(zhì)檔案需及時(shí)核查、更新，保證檔案實(shí)物與清冊記錄一致。四、公司職級P7/M3以上員工檔案在集團(tuán)總部組織與人力發(fā)展中心保管。第四章人事檔案的借閱第九條司外單位查閱司外單位來司查閱檔案時(shí)，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管部門負(fù)責(zé)人及人力部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。第十條司內(nèi)單位查閱一、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時(shí)，應(yīng)由部門出具證明，由人力部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。二、借閱期間不得對檔案進(jìn)行涂改、圈劃、批注、增刪、抽頁、裁剪、拆卷等。借閱過程中如發(fā)生檔案損壞或遺失的現(xiàn)象，須及時(shí)匯報(bào)，并根據(jù)檔案損壞或遺失情況作出處理意見。三、檔案使用后立即歸還，借閱期間發(fā)生一切問題,由借閱人負(fù)責(zé)。借閱期間借閱人離職或調(diào)崗的，須在離職或調(diào)崗前完成檔案歸還。四、人事檔案管理人員對外借檔案有定期催還的職責(zé)。接收歸還的檔案時(shí)，即時(shí)清點(diǎn)、檢查，確認(rèn)無誤后，注銷外借手續(xù)，檔案及時(shí)入庫保管。第五章人事檔案的交接第十一條人事檔案的交接一、人事檔案管理員發(fā)生崗位異動(dòng)（調(diào)換、離職）前，交接雙方應(yīng)辦理人事檔案交接手續(xù)。二、公司員工發(fā)生跨組織調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)交接員工人事檔案，職級為P7/M3及以上員工紙質(zhì)檔案仍保存在總部組織與人力發(fā)展中心處。三、公司員工晉升為P7/M3及以上時(shí)，檔案及時(shí)移交給總部組織與人力發(fā)展中