檔案管理制度及流程

檔案管理制度及流程公司文件檔案管理制度及流程一、目的加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。術(shù)語和定義檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。職責(zé)行政人事部：負責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；負責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；負責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。其他各部門相關(guān)人員：1）負責(zé)在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；3）負責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔；4）財務(wù)部負責(zé)按規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；各部門檔案主管人員1）負責(zé)部門檔案的管理。各部門負責(zé)人1）負責(zé)對部門檔案管理監(jiān)督檢查。工作程序檔案資料的收集1）各部門相關(guān)人員負責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。歸檔范圍及移交時間：每季度結(jié)束后次月25日前。檔案資料的標(biāo)識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。檔案資料的日常管理：電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時存放于指定電腦硬盤內(nèi)。文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排放在文件／檔案柜中。檔案借閱(1)借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；⑵檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級；⑶借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；⑷借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；檔案銷毀⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷毀。并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補之用。檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。9、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負責(zé)解釋。相關(guān)記錄《文件（合同）管理記錄目錄》《文件檔案移交目錄》《檔案移交清單表》《檔案借閱審批單》《檔案分類編號表》《檔案管理流程》文件（合同）管理記錄目錄記錄編號:日期：序號文件（合同）編號標(biāo)題需抄送的相關(guān)部門接收部門原/復(fù)接收人備注移交目錄記錄編號:日期：序號文件（合同）編號標(biāo)題名稱頁數(shù)原/復(fù)備注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案移交清單表記錄編號:日期：移交性質(zhì)

□離職□調(diào)崗□歸檔檔案所屬年度

檔案類別保管期限數(shù)量永久長期短期

合計

移交說明移交人：接收意見

接收人：移交人（部門）

經(jīng)辦人：移交日期：年月日接收人（部門）

經(jīng)辦人：接收日期：年月日見證人：日期：年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案借閱審批單記錄編號:日期：借閱部門借閱人借閱部門經(jīng)理總經(jīng)理副總行政人事部部門經(jīng)理使用目的序號借閱內(nèi)容復(fù)印借閱歸還日期備注檔案目錄卷宗號： 目錄號： 部門：日期：案卷順序號立卷類目號案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注檔案分類編號表TYYK+部門+類別+年份+編號文件部門類別行政中心XZ財務(wù)采購部CW市場運營中心SC客服部KF質(zhì)管部ZG食品技術(shù)部SP環(huán)境技術(shù)部HJ放射衛(wèi)生技術(shù)部FW職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)部ZW檢測中心外發(fā)公文WFXZWF——————————————————收到公文SDXZSD——————————————————會議資料HYXZHYCWHYSCHYKFHYZGHYSPHYHJHYFWHYZWHYJCHY發(fā)展計劃JHXZJHCWJHSCJHKFJHZGJHSPJHHJJHFWJHZWJHJCJH制度文件ZDXZZDCWZDSCZDKFZDZGZDSPZDHJZDFWZDZWZDJCZD合同協(xié)議HTXZHTCWHTSCHTKFHTZGHTSPHTHJHTFWHTZWHTJCHT月度文件YDXZYDCWYDSCYDKFYDZGYDSPYDHJYDFWYDZWYDJCYD財務(wù)檔案CW+賬目名稱前兩個字手寫字母編寫：例如成本——CWCB檔案管理流程：相關(guān)部門/部門負責(zé)人行政人事部分管總監(jiān)/總經(jīng)理配合完成監(jiān)督檢查工作對不符合項進行整改立卷歸檔整