企業(yè)管理-采購訂單合同執(zhí)行制度

會計(jì)實(shí)操文庫1/8企業(yè)管理-采購訂單合同執(zhí)行制度第1章總則第1條目的為了確保采購合同的順利執(zhí)行，降低采購合同執(zhí)行過程中發(fā)生的違約事件提升采購工作的管理水平，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于采購合同的執(zhí)行控制工作。第3條管理職責(zé)1.采購部全面負(fù)責(zé)采購合同的執(zhí)行。2.法務(wù)部協(xié)助采購部進(jìn)行索賠、糾紛的處理。

第2章采購訂單編制管理

第4條采購訂單編制程序1.采購合同簽訂后，采購部應(yīng)根據(jù)本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需求和各部門的申請編制采購訂單，經(jīng)采購總監(jiān)審批后交送供應(yīng)商。2.訂單發(fā)送到供應(yīng)商處后，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商代表進(jìn)行溝通，確認(rèn)其收到采購訂單。第5條采購訂單內(nèi)容規(guī)范采購訂單應(yīng)包括以下四項(xiàng)內(nèi)容。1.采購物資的名稱、品種、型號、規(guī)格。2.訂貨總數(shù)量、分期交貨數(shù)和訂單號。3.包裝運(yùn)輸說明、到貨地點(diǎn)、隨貨文件和驗(yàn)收方法。4.訂單生效條件和糾紛處理辦法等。

第3章訂單執(zhí)行跟蹤管理

第6條執(zhí)行訂單跟蹤供應(yīng)商確認(rèn)采購訂單后，采購人員應(yīng)進(jìn)行跟蹤，實(shí)施訂單執(zhí)行過程中的管理監(jiān)控。第7條訂單跟蹤內(nèi)容具體跟蹤事項(xiàng)主要包括以下四個(gè)方面。1.跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)及備貨過程，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋，出現(xiàn)變更時(shí)應(yīng)立即解決并保證準(zhǔn)時(shí)到貨。2.隨時(shí)關(guān)注生產(chǎn)需求變化，如生產(chǎn)急需則應(yīng)立即與供應(yīng)商協(xié)調(diào)，協(xié)助供應(yīng)商完成緊急供貨；如生產(chǎn)活動出現(xiàn)延緩，經(jīng)采購總監(jiān)批準(zhǔn)延緩或取消訂單時(shí)，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確認(rèn)其可承受的延緩時(shí)間或中止訂單操作，并協(xié)商相關(guān)賠償事宜。3.跟蹤庫存狀況，保證庫存水平。出現(xiàn)庫存過高或過低時(shí)，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，制定相應(yīng)采購方案，保證庫存控制在合理水平。4.跟蹤物資的備貨、裝運(yùn)過程，確保供應(yīng)商發(fā)貨物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量符合要求。

第4章采購物資驗(yàn)收管理

第8條物資驗(yàn)收步驟1.采購人員在接收貨物前應(yīng)與供應(yīng)商確認(rèn)交貨與驗(yàn)收時(shí)間，并保證相關(guān)事宜符合合同約定條款。2.交貨驗(yàn)收的地點(diǎn)應(yīng)依照采購合同制定地點(diǎn)為主，若預(yù)定地點(diǎn)因故無法進(jìn)行校驗(yàn)，采購人員應(yīng)提前通知供應(yīng)商并立即實(shí)施轉(zhuǎn)移辦理，確保在約定時(shí)間實(shí)施驗(yàn)收。第9條物資驗(yàn)收內(nèi)容采購物資的驗(yàn)收工作主要有以下三個(gè)方面的內(nèi)容。1.驗(yàn)收數(shù)量，查驗(yàn)交貨數(shù)量是否與采購合同、訂單及運(yùn)送憑單相符，采購人員應(yīng)進(jìn)行兩次數(shù)量清點(diǎn)，確保驗(yàn)收工作準(zhǔn)確無誤。2.檢驗(yàn)質(zhì)量，確認(rèn)接收物資與訂購物資一致，并檢驗(yàn)其質(zhì)量是否符合采購合同約定的質(zhì)量要求，3.檢驗(yàn)單證，即對供應(yīng)商的供貨清單與承運(yùn)單位的貨運(yùn)清單進(jìn)行檢驗(yàn)。第10條物資驗(yàn)收結(jié)果處理采購人員應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果對物資進(jìn)行處理，具體處理辦法如下表所示。物資驗(yàn)收結(jié)果處理說明表處理辦法適用條件具體說明入庫驗(yàn)收合格的物資對物資進(jìn)行“合格”標(biāo)識，并交送倉儲部辦理入庫手續(xù)拒收驗(yàn)收結(jié)果不符合合同條款規(guī)定的物資1、

通知供應(yīng)商在限期內(nèi)收回物資2、

若合同約定準(zhǔn)許換貨，則應(yīng)在供應(yīng)商交妥合格品后再發(fā)還補(bǔ)齊物資短損通知供應(yīng)商在限期內(nèi)補(bǔ)齊短損物資索賠物資出現(xiàn)損壞向供應(yīng)商或運(yùn)輸單位索賠

第5章采購結(jié)算管理

第11條通知結(jié)算采購部確認(rèn)物資已驗(yàn)收入庫后，應(yīng)通知財(cái)務(wù)部按照采購合同約定的方式進(jìn)行付款。第12條確認(rèn)到賬情況財(cái)務(wù)部完成付款后，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確認(rèn)款項(xiàng)到賬情況，執(zhí)行采購合同。

第6章合同執(zhí)行變更

第13條合同變更條件合同執(zhí)行中出現(xiàn)下列情況之一的，采購人員應(yīng)及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并按照國家法律法規(guī)、本企業(yè)有關(guān)規(guī)定及合同約定與供應(yīng)商代表協(xié)商變更或解除合同。1.由于不可抗力致使合同不能執(zhí)行的。2.對方在合同約定的期限內(nèi)沒有執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)的。3.由于情況變更，致使本企業(yè)無法按約定執(zhí)行合同或雖能執(zhí)行但會導(dǎo)致重大損失的。4.其他合同約定的或法律規(guī)定的情形。第14條合同變更處理程序采購合同需要變更時(shí)，采購部相關(guān)人員應(yīng)會同法律顧問與合同雙方協(xié)商解決。協(xié)商不成需進(jìn)行仲裁或訴訟的，采購部相關(guān)人員協(xié)助法律顧問辦理有關(guān)事宜。

第7章合同執(zhí)行紀(jì)律規(guī)范

第15條合同法律約束采購合同簽訂后即生效，具有法律約束力。采購合同執(zhí)行的相關(guān)人員必須按合同約定全面履行規(guī)定的義務(wù)，遵守誠實(shí)信用原則，根據(jù)合同性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助和保密等義務(wù)。第16條執(zhí)行記錄管理在采購合同執(zhí)行過程中，采購部應(yīng)對合同的執(zhí)行情況以臺賬形式作詳細(xì)全面的書面記錄，并保留相關(guān)能夠證明合同執(zhí)行情況的原始憑證。第17條違紀(jì)行為采購合同執(zhí)行與管理的相關(guān)人員不得有下列行為，否則將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處分。1.泄露合同內(nèi)容或私自更改合同內(nèi)容。2.丟失合同。3.參與合同工作時(shí)發(fā)生的嚴(yán)重的不負(fù)責(zé)任、不合規(guī)定的其他行為等。第18條合同執(zhí)行違紀(jì)處理1.合同執(zhí)行過程中，相關(guān)人員違反國家和本企業(yè)相關(guān)規(guī)定，造成經(jīng)濟(jì)損失或其他損失的，本企業(yè)將視其性質(zhì)和情節(jié)輕重，