行政管理制度規(guī)范樣本

行政管理制度第一章辦公室管理一、辦公室環(huán)境

維護(hù)公共辦公區(qū)域良好環(huán)境是每位職員職責(zé)和義務(wù)。管理部將遵照以下三點(diǎn)對(duì)此工作做全方面監(jiān)督和管理：

·每位職員均應(yīng)將本人工作場(chǎng)所任何物品區(qū)分為有必需和沒有必需，除了有必需留下來，其它全部清除掉。

·把留下來必需用物品依要求位置擺放，并放置整齊，加以標(biāo)示。

·將各人工作場(chǎng)所內(nèi)各個(gè)地方清理潔凈，保持整齊、亮麗環(huán)境。二、工作紀(jì)律

·上班時(shí)間不準(zhǔn)大聲喧嘩、不準(zhǔn)打瞌睡，吸煙需到室外。

·工作時(shí)應(yīng)注意提升工作效率，盡可能降低私人電話及聊天。

·工作時(shí)間嚴(yán)禁看和工作內(nèi)容無關(guān)書報(bào)雜志、收發(fā)私人郵件、玩電子游戲、查閱和工作內(nèi)容無關(guān)Internet站點(diǎn)等。

·未經(jīng)同意不得私自將和工作內(nèi)容無關(guān)軟盤、光盤、VCD等帶入企業(yè)并利用企業(yè)電腦使用，以預(yù)防企業(yè)網(wǎng)絡(luò)感染病毒。

·職員應(yīng)注意環(huán)境保護(hù)和節(jié)省，盡可能不使用一次性茶具。

·下班前每位職員均須關(guān)閉電腦后方可離開，最終離開企業(yè)職員應(yīng)確保門、窗、燈均關(guān)閉。三、休息室

為營(yíng)造一個(gè)良好、高效工作氣氛，企業(yè)現(xiàn)增開休息室一間，軟件開發(fā)部人職員間可依據(jù)自己需要（在確保工作進(jìn)度前提下）隨時(shí)到休息室休息，每次以不超出半小時(shí)為限。企業(yè)全部職員均可在下班后到休息室看書報(bào)雜志或進(jìn)行棋類游戲，但休息室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙或進(jìn)行賭博性質(zhì)游戲。

四、辦公用具

·每七天三下午依據(jù)各部門辦公用具申領(lǐng)單（須由部門主管簽字）統(tǒng)一領(lǐng)取文具，其它時(shí)間如急用可依據(jù)實(shí)際情況領(lǐng)用。

·領(lǐng)用數(shù)量由管理部依據(jù)實(shí)際情況控制，每個(gè)月月底由管理部結(jié)算出各部門費(fèi)用，交至各部門主管和財(cái)務(wù)，方便核實(shí)費(fèi)用成本。

·職員離職前必需歸還所領(lǐng)用全部辦公用具（低值易耗品除外），并由管理部人員簽字后方可辦理離職手續(xù)。

·各部門可在下月預(yù)算中制訂所需購置辦公用具，預(yù)算同意后由管理部統(tǒng)一購置。特殊物品管理部無法采購，可授權(quán)相關(guān)部門代購，所購物品交管理部登記入帳。

·管理部有權(quán)檢驗(yàn)各部門領(lǐng)用辦公用具使用情況，如發(fā)覺浪費(fèi)可對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行處罰。

·管理部應(yīng)定時(shí)檢驗(yàn)文具用具庫存量，對(duì)日常必需品、不易采購品或用量大者應(yīng)酌量庫存，以備不時(shí)之需。

·耐用性辦公用具報(bào)廢、遺失，需填寫報(bào)廢申請(qǐng)單或遺失說明，說明物品使用時(shí)間、現(xiàn)在使用情況、丟失過程，經(jīng)企業(yè)辦公會(huì)議同意后方可作報(bào)廢或遺失處理。

·如借用辦公用具，需填寫借用申請(qǐng)單，用畢須立即歸還。五、宣傳品

企業(yè)宣傳品（包含統(tǒng)一印制通常業(yè)務(wù)資料、手提袋、文件夾、信封等）由管理部統(tǒng)一訂購或向廠家索取。在使用前應(yīng)填寫領(lǐng)用申請(qǐng)單，在分發(fā)時(shí)應(yīng)注意節(jié)省，不得將企業(yè)宣傳品私自占為己有或挪作她用。

六、名片

企業(yè)名片由管理部按固定格式統(tǒng)一印制，印制前須填寫名片印制申請(qǐng)單，經(jīng)部門主管和總經(jīng)理簽字。任何部門或個(gè)人不得私自印刷或使用未經(jīng)企業(yè)同意名片。七、公告欄

·公告欄是作為企業(yè)宣傳及介紹企業(yè)文化、企業(yè)動(dòng)態(tài)、企業(yè)信息等媒體，目標(biāo)是促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部信息溝通。

·各部門職員如有信息需張貼在公告欄上，應(yīng)經(jīng)部門主管簽字認(rèn)可，交由管理部張貼。

·管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)張貼及到期布告摘除。

·公告欄中公布信息在張貼于公告欄之時(shí)，應(yīng)同時(shí)在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站公布。

八、介紹信

職員因工作需要開具介紹信應(yīng)先填寫介紹信申請(qǐng)單，經(jīng)部門主管審核，由管理部辦理。第二章前臺(tái)管理一、考勤

1、考勤制度：

·工作時(shí)間：企業(yè)實(shí)施五天工作制：周一至周五為工作日；周六、周日和國(guó)家法定節(jié)假日休息。天天工作時(shí)間為：

早晨：8：30-12：00下午：13：00-17：30

2、請(qǐng)假：

·職員請(qǐng)假需事先填寫請(qǐng)假申請(qǐng)單（急病除外），請(qǐng)假2日以內(nèi)報(bào)本部門主管同意，請(qǐng)假2日以上報(bào)總經(jīng)理同意；休年假等一周以上假期需提前30天申請(qǐng)，由部門主管和總經(jīng)理同意；部門主管或項(xiàng)目責(zé)任人請(qǐng)假需由總經(jīng)理同意。

·請(qǐng)假申請(qǐng)單在取得部門主管或總經(jīng)理簽字后，交前臺(tái)立案并在月末統(tǒng)計(jì)考勤時(shí)表現(xiàn)。

3、遲到、早退、曠工：

·早晨8：30-9：00、下午1：00-1：30到崗計(jì)為遲到（特殊原因或事先申請(qǐng)除外）；早晨早于12：00、下午早于5：30離崗計(jì)為早退（特殊原因或事先申請(qǐng)除外）。每個(gè)月遲到、早退超出三次（含三次）者，企業(yè)將給書面警告，并扣發(fā)工資50元。

·遲到、早退超出半小時(shí)計(jì)為曠工，連續(xù)曠工三日以上（含三日）或十二個(gè)月中曠工累計(jì)五日，企業(yè)將給除名處理并有權(quán)拒發(fā)當(dāng)月工資。

·曠工將按其曠工小時(shí)數(shù)以200%百分比扣發(fā)當(dāng)日工資。4、考勤管理：

·企業(yè)考勤由每個(gè)月1日計(jì)至每個(gè)月30日或31日?？记趩T由前臺(tái)兼任，由管理部管理。

·職員因工外出不能根據(jù)正常工作時(shí)間出勤時(shí)，需立即通知前臺(tái)，前臺(tái)在取得該職員部門主管證實(shí)后，可按正常出勤處理。

·職員在工作時(shí)間外出，需通知部門主管；下班前不能返回企業(yè)，需提前和部門主管說明。

·前臺(tái)應(yīng)做好每日出勤監(jiān)督，每個(gè)月1日將上月考勤表報(bào)各部門主管、管理部。二、長(zhǎng)途電話及傳真

1、長(zhǎng)途電話管理

·職員因工作需要打長(zhǎng)途電話，須先至前臺(tái)填寫長(zhǎng)途電話記錄表后方可使用。

·每個(gè)月由前臺(tái)依據(jù)長(zhǎng)途電話清單結(jié)出費(fèi)用明細(xì)，分?jǐn)傊粮鞑块T。2、傳真管理

·企業(yè)傳真統(tǒng)一由前臺(tái)發(fā)送。職員應(yīng)將所發(fā)文件附填寫清楚企業(yè)統(tǒng)一傳真封面交前臺(tái)發(fā)送，發(fā)送后由前臺(tái)保留其傳真封面?zhèn)洳椤?/p>

·每個(gè)月由前臺(tái)結(jié)出費(fèi)用明細(xì)，分?jǐn)傊粮鞑块T。

·收到傳真后，前臺(tái)用電話通知收件人取件，傳真未注明收件人，依據(jù)其內(nèi)容問詢相關(guān)部門，務(wù)求立即將傳真送達(dá)收件人。三、接待制度

1、訪客接待

·對(duì)于有預(yù)約客人，在確定了企業(yè)名稱姓氏以后，引領(lǐng)至相關(guān)部門或會(huì)議室。如所約見人不在，應(yīng)通知來客具體原因，請(qǐng)她（她）等候或留言；如約見人此刻正開會(huì)，應(yīng)立即通知，并請(qǐng)客人等候。

·對(duì)于沒有預(yù)約客人，應(yīng)先確定企業(yè)名、來客姓名、職務(wù)及來意，依據(jù)實(shí)際情況請(qǐng)相關(guān)人員接待或請(qǐng)其再約時(shí)間。

·幾批客人同時(shí)到來時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)上公平地按抵達(dá)前后次序來受理。對(duì)預(yù)約時(shí)間較前客人安排見面，對(duì)其它客人講清情況。2、電話應(yīng)答

接聽電話應(yīng)首先說："您好，博惠思華"（外線）或"您好，XXX"（內(nèi)線）。如所找人未在辦公室，前臺(tái)或距電話最近者應(yīng)代接電話，并禮貌地問詢對(duì)方姓名、單位、電話、事宜，并做書面統(tǒng)計(jì)方便轉(zhuǎn)達(dá)。第三章工作餐管理一、訂餐制度

·企業(yè)在工作日為每位職員提供標(biāo)準(zhǔn)為8元工作午餐一頓，由管理部負(fù)責(zé)實(shí)施。

·管理部負(fù)責(zé)選定送餐企業(yè)，天天統(tǒng)計(jì)實(shí)際份數(shù)，每個(gè)月統(tǒng)計(jì)工作餐數(shù)量及金額，于月底進(jìn)行各部門費(fèi)用分?jǐn)?，并和送餐企業(yè)結(jié)帳。

·管理部依據(jù)當(dāng)日考勤統(tǒng)計(jì)訂餐份數(shù)，職員如當(dāng)日不在企業(yè)用餐或外出均需提前通知管理部，以免多訂或少訂。

·職員因加班需就餐，按工作餐標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施，開具發(fā)票后實(shí)報(bào)實(shí)銷。二、用餐時(shí)間

·午餐時(shí)間為12：00-13：00，中午用餐不得早于12：00，下午上班時(shí)間不得遲于13：00，不然按遲到、早退處理。

·用餐完成后，管理部人員負(fù)責(zé)監(jiān)督、管理用餐場(chǎng)所整齊。三、誤餐統(tǒng)計(jì)

·職員因工作需要未在企業(yè)用餐并事先通知管理部（招待用戶除外），誤餐費(fèi)可在工資中補(bǔ)發(fā)。

·職員因工作需要在外用餐，事后需填寫誤餐補(bǔ)助申請(qǐng)單，經(jīng)部門主管簽字后交前臺(tái)進(jìn)行誤餐統(tǒng)計(jì)，于月底交至管理部方便在工資中結(jié)算。第四章文檔管理

一、文檔管理

·企業(yè)文檔由管理部統(tǒng)一進(jìn)行管理和保留。職員如需使用可到管理部登記借用，并做到用后立即歸還。

二、企業(yè)文件格式要求

·對(duì)公文類文件（除協(xié)議外）格式定義以下：

（1）文頭

·文件名稱：發(fā)文字號(hào)由發(fā)文部門代字、年號(hào)、文件次序號(hào)三部分組成。（2）正文

·文件正文名稱。

·正文：文件內(nèi)容。

·發(fā)文部門名稱：

·發(fā)文日期：要求使用年月日全稱。

（3）文尾

·專題詞：列出文件關(guān)鍵詞。

·報(bào)送、發(fā)送及存檔部門名稱。對(duì)事務(wù)文書類文檔格式定義：

·計(jì)劃、總結(jié)等不需要?dú)w檔，能夠不設(shè)編號(hào)和格式限制，如有必需歸檔文件可在確定后再做修正。

·會(huì)議統(tǒng)計(jì)、規(guī)章制度和技術(shù)資料保持統(tǒng)一格式，但要加入年號(hào)及文件編號(hào)方便統(tǒng)一管理。

·介紹信、證實(shí)信采取統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式，但也要加入文件編號(hào)方便以后查詢。

·傳真封面要有固定格式（由管理部提供并立案），但因?yàn)椴恍铓w檔，所以不用編號(hào)。

·考評(píng)表有自己固定項(xiàng)目、格式和編號(hào)。三、文檔歸檔保留措施

對(duì)于公文類文檔，由管理部統(tǒng)一管理。包含對(duì)每一個(gè)公文類文檔編號(hào)管理和文檔整理。各部門在撰寫公文類文檔時(shí)，應(yīng)向管理部索取編號(hào)并根據(jù)要求格式撰寫，經(jīng)同意后公文應(yīng)立即到管理部備份，方便以后查閱。

對(duì)于事務(wù)文書類文檔，有以下要求：

·企業(yè)規(guī)章制度、企業(yè)會(huì)議統(tǒng)計(jì)由管理部統(tǒng)一編號(hào)和管理。

·計(jì)劃、總結(jié)和傳真由個(gè)人掌握，通常情況下企業(yè)不作統(tǒng)一保留。

·介紹信和證實(shí)信出具和存檔由管理部統(tǒng)一管理。

·考評(píng)表由管理部統(tǒng)一編號(hào)和管理。

·一般技術(shù)資料由管理部統(tǒng)一收檔管理，并建立借閱制度。

·注意保密。第五章印鑒管理一、企業(yè)級(jí)印鑒為企業(yè)章、財(cái)務(wù)專用章、協(xié)議專用章3種共3枚。

蓋章均須先填寫蓋章申請(qǐng)表，經(jīng)審批后辦理。二、企業(yè)公章為企業(yè)行使法定職權(quán)印鑒憑證。企業(yè)章使用范圍為：以企業(yè)名義上報(bào)相關(guān)單位請(qǐng)示、匯報(bào)和其它文件；以企業(yè)名義對(duì)外發(fā)出關(guān)鍵公函和關(guān)鍵文件；以企業(yè)名義報(bào)相關(guān)單位關(guān)鍵文件；以企業(yè)名義和相關(guān)同級(jí)單位聯(lián)合發(fā)文，加蓋企業(yè)印章需經(jīng)總經(jīng)理審核和授權(quán)。三、財(cái)務(wù)章使用范圍為支票等財(cái)務(wù)用途。詳見財(cái)務(wù)制度。

四、企業(yè)協(xié)議專用章使用范圍為以企業(yè)名義簽署協(xié)議、協(xié)議。加蓋協(xié)議印章需遵守下列制度：

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