物資采購及出入庫管理制度（三篇）

第5頁共5頁物資采購及出入庫管理制度說明。本制度主要適用于公司內(nèi)部生產(chǎn)物資以及非生產(chǎn)物資的采購管理以及出入庫管理。其目的是為了規(guī)范公司的物資采購，降低物資采購成本，確保公司各項物資供應(yīng)，加強企業(yè)物資采購以及物資出入庫的監(jiān)督與管理。相關(guān)管理制度。生產(chǎn)物料管理制度、辦公用品管理規(guī)定等。制度中涉及到的附件內(nèi)容，例如采購計劃單、請購單、領(lǐng)料單、入庫單、出庫單等，詳見物料采購管理或者項目采購管理中相關(guān)管理工具。1、總則1.1為了規(guī)范公司的物資采購，降低物資采購成本，確保公司各項物資供應(yīng)，加強企業(yè)物資采購的監(jiān)督管理，特制定本制度。1.2本制度是公司物資采購管理的基本規(guī)范，適用于公司物資的采購以及出入庫管理。1.3采購部應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場信息做到比質(zhì)、比價采購，同時，在付款方式上，做到貨到付款，或分期付款，減少采購風(fēng)險。2、采購部職責(zé)以及工作原則2.1采購部崗位職責(zé)（1）負責(zé)物資采購管理制度和內(nèi)部各崗位職責(zé)的制定；（2）負責(zé)物資采購員、計劃員及檔案管理員的監(jiān)督與管理；（3）負責(zé)物資采購計劃的制定，采購合同的簽訂及保管；（4）負責(zé)物資采購的詢價、議價、比質(zhì)、比價；（5）負責(zé)本部門按時、保質(zhì)、保量地完成所需各項物資的采購工作；（6）負責(zé)管轄范圍內(nèi)的衛(wèi)生、安全工作。（7）負責(zé)做好各項檔案的管理工作，如采購合同、各種審批文件及公司下發(fā)的各種文件；（8）負責(zé)建立采購物資臺帳、借款明細帳及公司應(yīng)付帳款，定期與財務(wù)部對帳并協(xié)助實施物資盤點。2.2物資采購原則（1）未經(jīng)審批的物資一律不得采購；（2）倉庫內(nèi)的庫存物資應(yīng)優(yōu)先使用；（3）建立合格供應(yīng)商____時，采購遠近搭配的原則；（4）采購物資時，應(yīng)盡量通過銀行結(jié)算，減少現(xiàn)金結(jié)算；（5）在比價過程中，嚴格執(zhí)行同類產(chǎn)品比質(zhì)量，同樣質(zhì)量比價格，同樣價格比服務(wù)的原則，擇優(yōu)確定采購單位；（6）對于先試用的物資，必須由使用部門出具試驗報告，并由審批后，方可采購。（7）盡量避免當(dāng)日使用，當(dāng)日采購，一定要做到提前采購。3、物資采購管理3.1物資采購一般規(guī)定采購部編制采購計劃時，要從實際工作出發(fā)，避免盲目提報物資采購計劃，避免物資積壓損失。簽訂物資采購合同時，要嚴格執(zhí)行合同法和公司合同管理制度，合同中要明確數(shù)量、規(guī)格型號、價格、質(zhì)量標(biāo)準、交貨期、交貨地點、結(jié)算方式、運費承擔(dān)、包裝、運輸、驗收方式、經(jīng)辦人經(jīng)濟責(zé)任以及其它需要明確的事項。一般情況下，按照公司標(biāo)準合同文本簽訂合同，如有特殊情況，與公司律師顧問聯(lián)系后，再簽定合同。3.2物資請購具體流程如下：部門采購員編制《生產(chǎn)物資采購計劃單》→部門負責(zé)人→財務(wù)科→總經(jīng)理→部門采購員→交財務(wù)科和辦公室統(tǒng)計→采購。非生產(chǎn)物資的申領(lǐng)與采購流程如下：部門人員編制《非生產(chǎn)物資申領(lǐng)計劃單》→部門負責(zé)人→財務(wù)科→總經(jīng)理→辦公室統(tǒng)計→采購部按匯總好的申領(lǐng)計劃，編制《非生產(chǎn)物資采購計劃單》→財務(wù)科→總經(jīng)理→交辦公室統(tǒng)計→采購。如遇總經(jīng)理外出，由請購部門電話請示總經(jīng)理同意后，如實逐項填寫“物資采購計劃單”，并在"備注欄"注明原因，方可采購，凡緊急請購的物資，必須在____天內(nèi)補辦審批手續(xù)。具體流程如下：部門采購員編制《生產(chǎn)物資采購計劃單》→部門負責(zé)人電話請示總經(jīng)理同意后→部門采購員→____天內(nèi)按“物資采購計劃單簽批流程”補批手續(xù)。3.3采購程序（此條僅對重要原材料或是數(shù)量金額較大的訂單）4、物資驗收入庫管理4.1物資驗收入庫一般規(guī)定物資入庫時，采購人員要協(xié)同保管人員與交貨人、使用部門主管或質(zhì)量管理部門辦理驗收手續(xù)，核對清點物資名稱、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量是否與計劃、合同及購貨憑證相符，檢查包裝封印是否完好，計量物資按凈重驗收，保管人員和采購人員應(yīng)按驗收單上的要求簽字，以履行其職責(zé)。4.2物資驗收入庫程序庫管員對物資的數(shù)量、品種、規(guī)格、供貨方等對應(yīng)《非、生產(chǎn)物資采購計劃單》進行驗收，核實無誤后開具《入庫單》并在入庫單上簽字作為入庫及驗收合格依據(jù)。對于急用生產(chǎn)物資，庫管員須到現(xiàn)場進行入庫驗收，并依照物資出入庫規(guī)定流程辦理出入庫手續(xù)。具體流程：采購員或供應(yīng)商送貨到庫→庫管員與《非、生產(chǎn)物資采購計劃單》核對驗收無誤后開具《入庫單》→部門負責(zé)人核實《入庫單》簽字→庫管員入賬。4.3采購物資的____入賬流程____→庫管員將《入庫單》附在____后→部門負責(zé)人在____上簽字→財務(wù)部→總經(jīng)理→財務(wù)入賬。5、物資出庫管理（本部分也可以單獨列出，企業(yè)根據(jù)實際需求擬定）5.1物資出庫一般規(guī)定各部門在領(lǐng)用辦公用品時，一律憑部門月底填寫的辦公用品申請表中明細，由辦公室主任審批，辦理領(lǐng)用登記手續(xù)。退庫時，物資必須完好，物資退庫單與原領(lǐng)料單內(nèi)容要相同，物資退庫時保管員要認真進行驗收，因物資質(zhì)量不合格退庫，必須進行技術(shù)鑒定，出示有充分數(shù)據(jù)的檢查證明方能退庫，以便與生產(chǎn)廠家交涉退貨。5.2物資出庫程序領(lǐng)用流程如下：使用部門填制領(lǐng)料單→部門負責(zé)人簽字→庫管員核實→開出庫單發(fā)貨→臺賬登記。6、附則6.1本制度解釋權(quán)歸屬本公司，由部門具體負責(zé)解釋與修訂。6.2本制度自動列入公司規(guī)章制度序列中。6.3本制度自總經(jīng)理簽字后即生效。物資采購及出入庫管理制度（二）第一條采購單處理倉庫保管員一旦接到采購部門轉(zhuǎn)來的“采購單”，即應(yīng)按物資類別、來源和入庫時間等分門別類歸檔存放。第二條物資標(biāo)簽物資在待驗入庫前應(yīng)在外包裝上貼好標(biāo)簽，詳細填寫批量、品名、規(guī)格、數(shù)量及入庫日期。熱點欄目：____年個人總結(jié)第三條內(nèi)購物資入庫1.材料入庫前，保管人員必須對照“采購單”，對物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、送貨單和____等一一清點核對，確認無誤后，將到貨日期及實收數(shù)量填入“請購單”。2.如發(fā)現(xiàn)實物與“采購單”上所列的內(nèi)容不符，保管人員應(yīng)立即對通知采購人員和主管。在這種情況下原則上不予接受入庫，如采購部門要求接收則應(yīng)在單據(jù)上注明實際收料狀況，并請采購部門會簽。第四條外購物資入庫1.材料進廠后，保管人員即會同檢驗人員對照“裝箱單”及“采購單”開箱核對材料名稱、規(guī)格和數(shù)量，并將到貨日期及實收數(shù)量填入“采購單”。2.開箱后，如發(fā)現(xiàn)所裝載材料與“裝箱單”或“采購單”記載不符，應(yīng)即通知辦理進口人員及采購部門處理。3.如發(fā)現(xiàn)所裝載物料有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等現(xiàn)象，經(jīng)初步估算損失在____元以上者，保管人員應(yīng)即通知采購人員、公證人員等前來公證并通知代理商前來處理，此前應(yīng)盡可能維持原來狀態(tài)以利公證作業(yè)。如未超過____元，可按實際數(shù)量辦理入庫，并在“采購單”上注明損失程度和數(shù)量。4.受損物品經(jīng)公證或代理商確認后，保管人員即開具“索賠處理單”呈主管批示，再送財務(wù)部門及采購部門辦理索賠。入庫以后，保管人員應(yīng)將當(dāng)日所收料品匯總填入“進貨日報表”作為入賬依據(jù)。第五條交貨數(shù)量超額處理交貨數(shù)量超過“訂購量”部分原則上應(yīng)予退回，但對于以重量或長度計算的材料，其超交量在____%以下時，可在備注欄注明超交數(shù)量，經(jīng)請示采購部門主管同意后予以接收。第六條交貨數(shù)量短缺處理交貨數(shù)量未達訂購數(shù)量時，原則上應(yīng)予以補足。但經(jīng)請購部門主管同意后，可采用財務(wù)方式解決。屆時保管部門應(yīng)通知采購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商處理。第七條急用品入庫緊急材料入庫交貨時，若保管部門尚未收到“請購單”，收料人員應(yīng)先詢問采購部門。確認無誤后，方可辦理入庫。第八條驗收與退貨1.為保證企業(yè)產(chǎn)品與服務(wù)的高質(zhì)量，須高度重視來料質(zhì)量標(biāo)準問題。質(zhì)量管理部門應(yīng)就材料重要性及特性等，適時召集使用部門和其他有關(guān)部門按照生產(chǎn)要求制定“材料驗收規(guī)范”，呈總經(jīng)理核準后公布實施，作為采購驗收依據(jù)。2.屬外觀等易識別性質(zhì)檢驗的物料，驗收應(yīng)于收料后一日內(nèi)完成。3.屬化學(xué)或物理檢驗的材料，檢驗部門應(yīng)于收件后三日內(nèi)完成。4.對于必須試用才能實施檢驗者，由檢驗部門主管于“材料檢驗報告表”（表12-11）中注明預(yù)定完成日期，一般不得超過____天。5.檢驗合格的材料，檢驗人員在外包裝上貼合格標(biāo)簽，交保管人員入庫定位。6.檢驗不合格的材料，檢驗人員在外包裝上貼不合格標(biāo)簽，并于“材料檢驗報告表”上注明具體評價意見，經(jīng)主管核示處理辦法，轉(zhuǎn)采購部門處理并通知請購單位，通知保管部門辦理退貨。7.對于檢驗不合格的材料辦理退貨時，應(yīng)開具“材料交運單”并附“材料檢驗報告表”呈主管簽認，作為出廠憑證。第九條實施與修訂規(guī)定呈總經(jīng)理核準后實施，修訂時亦同。物資采購及出入庫管理制度（三）為了使公司物資出入工作規(guī)范化、制度化，做到數(shù)據(jù)準確、質(zhì)量完好、收發(fā)迅速、降低費用、有效使用公司資金，特制定本管理規(guī)定。一、物資采購公司根據(jù)業(yè)務(wù)需求（合同及生產(chǎn)要求），填寫采購計劃，包括采購規(guī)格、名稱、數(shù)量、單位、用途、預(yù)計價格、使用時間，以及可供選擇的廠商等信息，經(jīng)公司審批后交由采購人員負責(zé)詢價并采購。二、物資入庫物資驗收入庫時，庫房管理員根據(jù)入庫單檢驗實物。入庫單及幾種具體入庫情況的要求：1、入庫單一式三聯(lián)，一聯(lián)采購人員留存，一聯(lián)庫管員記賬備查，一聯(lián)同____帳單交財務(wù)部。入庫單要嚴格按材料分類分開填寫。2、入庫單由采購人員填寫，填寫內(nèi)容包括。入庫時間，貨物規(guī)格、名稱、數(shù)量、單位、單價、金額（開增值稅____時，應(yīng)填寫不含稅單價和金額），入庫票由采購員，質(zhì)檢員，庫管員三人簽字后生效。3、外購后直接發(fā)往現(xiàn)場的材料或配套產(chǎn)品物資，入庫單由采購人員填寫（同時辦理出庫手續(xù)），入庫單由質(zhì)檢員、生產(chǎn)或使用部門負責(zé)人、庫管員三人簽字。4、入庫后，庫管人員需對入庫貨物進行登記造冊，詳細填寫每一入庫貨物的相關(guān)明細。三、物資出庫材料物資出庫時，庫管員根據(jù)出庫單發(fā)放實物，對出庫單及幾種具體出庫情況的要求為：1、出庫單一式三聯(lián)，一聯(lián)領(lǐng)用部門留存，紅聯(lián)和綠聯(lián)交庫管員，庫管員統(tǒng)計核實，紅聯(lián)記賬留存?zhèn)洳?，綠聯(lián)按物資類別，統(tǒng)計后每月月底前交會計（入出庫單統(tǒng)計截止日期為每月____日）。2、物資出庫時要統(tǒng)一填寫出庫單。填寫內(nèi)容包括。出庫時間、貨物名稱、單位、數(shù)量、具體項目，出庫單由領(lǐng)用人，領(lǐng)用部門主要負責(zé)人，庫管員三方簽字。3、出庫物品要逐一登記，與出庫單保持一致，且形成流水記錄明細。四、物資退庫和盤存1、余料退庫。施工或使用部門所剩余料退庫應(yīng)填寫《退料單》，在對應(yīng)的欄目中詳細填寫品名、規(guī)格、數(shù)量及退料原因等。2、質(zhì)量不良退庫。如果是因為質(zhì)量方面引起的退料，必須經(jīng)過檢驗員檢驗，并注明原因（生產(chǎn)或____過程損壞、來料本身不良等）后方可退料。五、