合同保管及歸檔制度

合同保管及歸檔制度合同編號(hào)：__________鑒于甲乙雙方為了更好地進(jìn)行合同管理，確保合同的安全、完整和有效，根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，經(jīng)甲乙雙方友好協(xié)商，特訂立本合同保管及歸檔制度。一、合同的保管1.甲乙雙方應(yīng)設(shè)立專門的合同保管機(jī)構(gòu)，明確合同保管的責(zé)任人和工作人員。2.甲乙雙方應(yīng)建立合同保管制度，確保合同的原始文件及電子版均得到妥善保管。3.甲乙雙方應(yīng)對(duì)合同保管人員進(jìn)行法律、法規(guī)和專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，提高其合同保管能力。4.甲乙雙方應(yīng)定期對(duì)合同保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理并做好記錄。5.甲乙雙方應(yīng)對(duì)合同保管場(chǎng)所采取必要的防護(hù)措施，確保合同文件的安全、保密。二、合同的歸檔1.甲乙雙方應(yīng)建立合同歸檔制度，明確合同歸檔的責(zé)任人和工作人員。2.甲乙雙方應(yīng)在合同履行完畢、解除或終止后，按照歸檔規(guī)定將合同文件整理歸檔。3.甲乙雙方應(yīng)對(duì)歸檔的合同文件進(jìn)行編號(hào)、登記，并建立檢索系統(tǒng)，便于查詢和管理。4.甲乙雙方應(yīng)定期對(duì)歸檔的合同文件進(jìn)行審查，確保歸檔文件的完整、準(zhǔn)確。5.甲乙雙方應(yīng)對(duì)歸檔的合同文件采取必要的防護(hù)措施，確保歸檔文件的安全、保密。三、合同的查閱與借閱1.甲乙雙方應(yīng)建立合同查閱與借閱制度，明確查閱與借閱的責(zé)任人和工作人員。2.甲乙雙方應(yīng)提供便利的查閱與借閱條件，確保合同文件在需要時(shí)能夠及時(shí)提供給相關(guān)人員。3.甲乙雙方應(yīng)對(duì)查閱與借閱的合同文件進(jìn)行記錄，確保查閱與借閱的過程可追溯。4.甲乙雙方應(yīng)確保查閱與借閱的合同文件在歸還后能夠保持其原始狀態(tài)。5.甲乙雙方應(yīng)對(duì)查閱與借閱的合同文件采取必要的防護(hù)措施，確保合同文件的安全、保密。四、合同的銷毀1.甲乙雙方應(yīng)建立合同銷毀制度，明確銷毀的責(zé)任人和工作人員。2.甲乙雙方應(yīng)對(duì)擬銷毀的合同文件進(jìn)行審查，確保銷毀的文件不再具有法律效力。3.甲乙雙方應(yīng)采取適當(dāng)?shù)匿N毀方式，確保合同文件無法被恢復(fù)。4.甲乙雙方應(yīng)對(duì)銷毀的合同文件進(jìn)行記錄，確保銷毀過程可追溯。五、違約責(zé)任1.甲乙雙方違反本合同保管及歸檔制度的，應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任，賠償對(duì)方因此所遭受的損失。2.甲乙雙方應(yīng)對(duì)因其故意或者重大過失導(dǎo)致合同文件遺失、損壞的，承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。六、爭(zhēng)議解決1.甲乙雙方在履行本合同保管及歸檔制度過程中發(fā)生的爭(zhēng)議，應(yīng)通過友好協(xié)商解決。2.如協(xié)商不成，甲乙雙方同意將爭(zhēng)議提交我國(guó)有管轄權(quán)的人民法院解決。七、附則1.本合同保管及歸檔制度自雙方簽字或蓋章之日起生效。2.本合同保管及歸檔制度一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份。甲方（蓋章）：乙方（蓋章）：簽訂日期：__________一、附件列表：1.合同原始文件2.合同歸檔目錄3.合同查閱與借閱記錄4.合同銷毀記錄5.合同保管及歸檔制度培訓(xùn)資料二、違約行為及認(rèn)定：1.未設(shè)立專門的合同保管機(jī)構(gòu)2.未對(duì)合同保管人員進(jìn)行法律、法規(guī)和專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)3.未定期對(duì)合同保管情況進(jìn)行檢查4.未對(duì)合同保管場(chǎng)所采取必要的防護(hù)措施5.未在合同履行完畢、解除或終止后將合同文件整理歸檔6.未對(duì)歸檔的合同文件進(jìn)行編號(hào)、登記7.未定期對(duì)歸檔的合同文件進(jìn)行審查8.未對(duì)歸檔的合同文件采取必要的防護(hù)措施9.未提供便利的查閱與借閱條件10.未對(duì)查閱與借閱的合同文件進(jìn)行記錄11.未確保查閱與借閱的合同文件在歸還后能夠保持其原始狀態(tài)12.未對(duì)擬銷毀的合同文件進(jìn)行審查13.未采取適當(dāng)?shù)匿N毀方式14.未對(duì)銷毀的合同文件進(jìn)行記錄三、法律名詞及解釋：1.合同保管：指對(duì)合同文件的安全、保密和完整性的管理。2.合同歸檔：指將合同文件按照一定的規(guī)定進(jìn)行整理、分類、登記和存儲(chǔ)。3.合同查閱：指對(duì)歸檔的合同文件進(jìn)行查找、閱讀的活動(dòng)。4.合同借閱：指將歸檔的合同文件暫時(shí)移出檔案室，供相關(guān)人員查閱或使用。5.違約行為：指合同當(dāng)事人違反合同約定的行為。6.違約責(zé)任：指合同當(dāng)事人因其違約行為而應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任。四、執(zhí)行中遇到的問題及解決辦法：1.問題：合同文件遺失或損壞解決辦法：立即進(jìn)行查找，如無法找回，按合同約定承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.問題：合同文件保管不當(dāng)，導(dǎo)致泄露或篡改解決辦法：加強(qiáng)合同文件的保管，定期進(jìn)行審查，確保文件安全。3.問題：合同歸檔不及時(shí)，導(dǎo)致無法查閱或借閱解決辦法：建立嚴(yán)格的歸檔制度，明確歸檔時(shí)間和責(zé)任人。4.問題：查閱與借閱記錄不完整，無法追溯查閱與借閱過程解決辦法：加強(qiáng)對(duì)查閱與借閱記錄的管理，確保記錄的完整性和準(zhǔn)確性。5.問題：合同文件銷毀不當(dāng)，可能導(dǎo)致信息泄露解決辦法：建立嚴(yán)格的銷毀制度，明確