應用文寫作第二章1公文概述()教材

11應用文寫作主講——22第二章公文33主要內(nèi)容第一節(jié)公文概述第二節(jié)通知第三節(jié)通報第四節(jié)報告第五節(jié)請示第六節(jié)批復44教學目標1、通過本章教學，了解什么是公文、公文的性質(zhì)、特征、種類及公文的形成。2、掌握公文的格式及寫作要求。3、掌握各文種的寫法及要求重點：1、公文格式2、通知、通報、報告、請示、批復的寫法及寫作要求難點：格式及寫作要求5第一節(jié)公文概述66一、公文的性質(zhì)、特征二、公文的種類三、公文的格式六、公文的寫作要求主要內(nèi)容四、制發(fā)公文的過程五、公文的行文規(guī)則77（一）公文的概念一、公文的概念、特征和作用公文屬于應用文體。公文，全稱公務文書，是機關團體、企事業(yè)單位等依法成立的社會組織用來辦理公務、有一定格式的應用文。公文辦理公務，就是以文字的形式實施管理。8

2000年8月24日發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第二條給行政公文的定義：行政機關的公文，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

9公務指國家機關、社會組織和團體為辦理社會公共事務而進行的有組織、有計劃的活動。從事公務活動，是法律賦予行政機關的權利。1010依法行政和進行公務活動傳達貫徹黨和國家的方針政策發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政政策請示和答復問題指導布置和商洽工作報告情況交流經(jīng)驗哪些屬于？1111公文廣義中共中央辦公廳1996年5月5日中辦發(fā)[1996]14號《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》國務院2000年8月24日發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》司法、外交、軍事、財經(jīng)、科技等機關事務文書、日用類文書，如開幕詞、閉幕詞、領導講話等。狹義12（二）公文的特征

1、使用的工具性和實效性撰寫公文是為了解決在公務活動中的實際問題，每一份公文都有明確的制發(fā)意圖和實際效用，即總是為了完成特定的現(xiàn)實任務而制發(fā)的。它要針對公務活動中的具體實際，提出解決問題的意見、方案、辦法或明確的規(guī)定，以使公務活動能沿著正確的軌道順利進行。無論是指導工作、布置任務，還是反映情況、報告工作、請求批準、聯(lián)系事務，每一種公文的制作都是工作的需要，大到命令，小到函，都有其現(xiàn)實的效用。132.行文的法定性和規(guī)范性。一是作者的法定性。一般的文章誰都可以寫，但公文體現(xiàn)著國家的管理職能，制發(fā)公文是為了處理公務，因此必須由法定的作者在法定范圍內(nèi)行使職權時制定和頒發(fā)公文。所謂法定的作者，是指依據(jù)法律、法令、法規(guī)成立的并能以自己的名義行使權力和承擔義務的組織及其負責人。這一社會組織及其第一領導人，就成為公文的法定作者。

二是內(nèi)容的法定性和權威性。公文是特殊的精神產(chǎn)品。它的制發(fā)不是出于個人的主觀感受，而是出于領導意圖和工作需要，是集體意志的表現(xiàn)，因此往往是集體創(chuàng)作，它代表機關發(fā)言，具有法定的強制力和行政約束力。公文一旦發(fā)布生效，任何單位和個人必須遵守執(zhí)行。上級機關下發(fā)的公文，對下級機關具有行政約束力。

14公文是國家發(fā)揮管理職能的書面工具，《辦法》中規(guī)定了統(tǒng)一的公文格式和嚴格的行文規(guī)范。公文有多少種類，向什么機關發(fā)布什么內(nèi)容，用什么文種，都有明確的規(guī)定。行文有特定的格式，《辦法》也有專章說明。從公文的秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附加說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等都作了具體細致的規(guī)定，以保證公文的準確、完整、統(tǒng)一，提高公文處理的效率?！陡袷健穼τ眉埛婕鞍婷娉叽?、排版規(guī)格與印制裝訂要求、各要素標識規(guī)則、頁碼、公文中表格、特定格式、樣式等都做了具體詳細的規(guī)定，各級行政機關必須以此為標準，不能任意變動。153、發(fā)文、收文的程序性在撰寫和制發(fā)、收文過程中，它要受公文處理程序的嚴格制約。如公文的制發(fā)，必須經(jīng)過起草、核稿、簽發(fā)等程序；對收文的辦理，一般就包括簽收、登記、分辦、批辦、承辦、催辦等程序。這一系列過程不是無序的，其目的是保證公文制發(fā)或辦理的質(zhì)量，以維護公文的法定效力和機關的權威性。各機關制發(fā)公文時，必須嚴格遵循公文辦理程序，保證公文體式的完整性和統(tǒng)一性，確保公文及時、準確地處理。任何機關不得違背統(tǒng)一規(guī)定的原則和要求，不得自搞一套，各行其是。164、受文讀者的明確性公文與其它文章的最大區(qū)別在于它有具體明確的讀者對象。即“主送機關”、“抄送機關”和“傳達（閱讀）范圍”。有一點要注意，有的告知性公文，如通告、公告，指定的讀者應包括發(fā)出公文的社會組織之外的社會群眾。175.重要公文的保密性。一般行政公文都有特定的讀者，有些涉及國家秘密的公文，皆標有秘密等級與份數(shù)序號，讀者只是規(guī)定的少數(shù)人，這都是保密的需要。在對公文的處理上，也要做好保密工作。對于上級機關的公文，絕密級和注明不準翻印的公文，不能翻??；一般公文需翻印時，須經(jīng)上級機關負責人或者辦公廳（室）主任批準，翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍；銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷，銷毀絕密公文（含密碼電報）應當進行登記。1818中共中央辦公廳1996年5月5日《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》中確定為14種。

國務院2000年8月24日發(fā)布、2001年1月1日實施的《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定的公文文種為13種。二、公文的種類19行政機關公文黨的機關公文命令議案公告通告決議公報條例規(guī)定決定意見通知通報請示批復函報告會議紀要指示黨政都用我們看課件上的圖，左側是行政公文要用的文種，右邊是黨的機關常用的文種，中間是行政機關、黨的機關都用的文種。20公文（行文方向）上行文——下級機關向上級機關發(fā)送的公文有報告、請示、函、意見下行文——上級機關向下級機關所發(fā)的公文有命令、決定、意見、公告、通告、通知、通報、批復、會議紀要、函平行文——平行機關或不相隸屬機關之間的來往公文有通知、議案、函、意見、議案、會議紀要下面說說公文語氣的使用：不同走向的文種語氣是不同的上行文的語氣應是尊重、謙虛的；下行文的語氣應是親切、關愛的；平行文的語氣應是尊重、謙讓的。2121公文格式是指公文規(guī)范化的外部形式，包括公文的組成部分和項目、排列的順序和位置、書寫和打印的要求、用紙及裝訂的規(guī)格等等。

三、公文的格式（是本章的重點和難點）2222

國務院發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定，公文由秘密等級、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、印章、成文日期、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)等部分組成。2323公文的書面格式眉首主體版記公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素置于紅色反線（不含紅色反線）以下至主題詞（不含主題詞）之間的各要素

主題詞以下（含主題詞）的各要素按國家質(zhì)量技術監(jiān)督局1999年12月發(fā)布的《國家行政機關公文格式》規(guī)定,組成公文的要素有眉首、主體、版記三部分。2424

眉首——版頭。公文首頁紅色反線（間隔線）以上的各要素。上行文占首頁篇幅1/2；下行文約占1/3。包括發(fā)文機關、發(fā)文字號、簽發(fā)人、緊急程度、秘密等級、和分號等內(nèi)容。位于公文首頁上端。

紅色反線——公文眉首與主體部分用一條較粗的紅色橫線分開，這條紅線寬度同版心，即156mm

。

黨內(nèi)文件的間隔線正中印一顆紅色五角星“★”作標志。2525

紅色反線印在發(fā)文字號之下4mm處，其長度為156mm,與版心等寬。2626

份號——印數(shù)編號、份數(shù)序號，是標明公文印數(shù)和序數(shù)的。便于統(tǒng)計和查找。一般件不印份號。絕密、機密文件要印份號，并要求按編號登記分發(fā)給收件人。標識份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)字頂格標識在版心左上角第1行。2727

秘密等級——絕密、機密、秘密三級。用3號黑體字。在版心右上角第1行頂格標識。兩個字之間空1字。保密期限，在秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。保密期限用文字表述，5年，10年等。無秘不標。秘密等級和保密期限2828

緊急程度——特急、急件。需標識的用3號黑體字。頂格標明在版心右上角第1行，兩字之間空1字

秘密等級和緊急程度都有時，緊急程度標在第2行2929發(fā)文機關標識——文件名稱，由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”二字組成，用套紅大字印刷（經(jīng)有關領導機關批準復印則不是套紅）用小標宋體字，一般不小于22mmx15mm（高x寬）。遼寧省人民政府文件3030發(fā)文字號——文號、文件字號。由發(fā)文機關代字、年度及年度的發(fā)文順序號組成。遼府辦〔2012〕2號例如:3131

簽發(fā)人——上報的公文標識簽發(fā)人姓名（是審批簽發(fā)公文稿的主要負責人）。平列排于發(fā)文字號的右側。簽發(fā)人姓名居右空1字。簽發(fā)人同發(fā)文字號一樣，用3號仿宋體。冒號后面的姓名用3號楷體字。距紅色反線4mm。3232主體標題主送機關正文附件印章成文日期上不壓正文，下壓成文日期右空4字，“零”寫為“О”。隨文發(fā)送的文件、報表、材料等開頭、主體、結尾公文的主要受理機關公文名稱，“關于”2號小標宋體字（3號仿宋體字）33版記主題詞規(guī)范化名詞或名詞性詞組抄送需要了解內(nèi)容和協(xié)助辦理的單位印發(fā)機關印發(fā)公文的機關，寫全稱印發(fā)日期印發(fā)公文的日期頁碼空白頁不標識（文尾格式）34公文文面要求眉首主體版記版頭設計版面安排字體型號字格行距用紙尺寸字體鮮明字句疏密相宜結構嚴謹嚴肅活潑美觀大方有親切清新的良好外貌3535幾個公文的版式見本節(jié)課件36頁，教材23頁圖1-10361、文件格式之一（下行用）000001機密特急XXX人民政府文件X府〔2003〕XX號關于……………的通知各市、縣、自治縣人民政府，省府直屬有關單位：

…………………………………（1.眉首+主體上）28圖13737附件：1、……2、……

（蓋章）二О一一年一月一日………。（1.主體下+版記）抄送：省委有關部門、省人大常委會辦公廳、省政協(xié)辦公廳、省紀委辦公廳、省軍區(qū)、省法院、省檢察院XX人民政府辦公廳秘書處2003年1月1日印發(fā)主題詞：經(jīng)濟管理通知圖2382、文件格式之二（上行用）000001機密★2年特級XXX人民政府文件X府〔2003〕XX號關于……………的通知各市、縣、自治縣人民政府，省府直屬有關單位：

……………………………………簽發(fā)人：XXX（2.眉首+主體上）293133圖33939附件：1、………………2、……

（蓋章）（蓋章）二О一一年一月一日………。（2.主體下+版記）

抄送：省委有關部門，省人大常委會辦公廳，省政協(xié)辦公廳，省紀委辦公廳，省軍區(qū)，省法院、省檢察院。XX人民政府辦公廳秘書處2003年1月1日印發(fā)主題詞：經(jīng)濟管理、通知圖4聯(lián)合行文4040附件：1、………………2、……

（蓋章）（蓋章）（蓋章）（蓋章）（蓋章）二О一一年一月一日………。（2.主體下+版記）

抄送：省委有關部門，省人大常委會辦公廳，省政協(xié)辦公廳，省紀委辦公廳。XX人民政府辦公廳秘書處2003年1月1日印發(fā)主題詞：經(jīng)濟管理、通知圖5聯(lián)合行文4141

發(fā)文機關名稱上邊緣具上頁邊的距離為30mm,發(fā)文機關全稱下4mm處為一條武文線，（上粗下細），居下頁邊20mm處為一條文武線（上細下粗），兩條線均170mm。發(fā)文機關和兩條線均印紅色。發(fā)文字號置于武文線下1行版心右邊緣頂格標識。發(fā)文字號下空1行寫公文標題。如需標識秘密等級或緊急程度，在武文線下1行版心左邊緣頂格標識。函件格式4242函件格式之一（下行、平行用）見教材26圖6、7、8XXX人民政府機密000001X府函〔2003〕XX號關于……………的批復省財政廳：

……………………。

（蓋章）二ОО三年一月一日主題詞：財政、稅務、批復抄送：省計委、經(jīng)貿(mào)委、公安廳、民政廳、地稅局圖64343函件格式之二（不相隸屬、上行用）XXX人民政府機密★10年000001X府函〔2003〕XX號關于……………的函財政部：

………………………。附件：1、………………2、……

（蓋章）二ОО三年一月一日聯(lián)系人：XXX電話：12345678

主題詞：財政、稅務、批復抄送：國家計委、國家經(jīng)貿(mào)委、公安部、民政部圖74444

白頭文件格式——用來印發(fā)領導同志講話以及機關事務性文書，如，計劃、總結、調(diào)查報告等的公文格式4545X府〔2003〕XX號機密000001XXX同志在全省XXX會議上的講話同志們：…………。主題詞：XXX講話抄送：省常委、副省長、省府辦公廳正副主任XX人民政府辦公廳秘書處2003年1月1日印發(fā)圖8白頭文件格式4646

公文用紙、排版及印刷裝訂1、公文用紙

國際標準A4型，長297mm,寬210mm。公告、通告用紙視具體內(nèi)容而定。2、頁邊尺寸：天頭（上白邊）37mm±1mm。訂口（左白邊）：28mm±1mm；兩釘裝訂。版心尺寸：156mmx225mm（不含頁碼）。下白邊（地角）：35±1mm。右切口（翻口）：26mm。3、排印規(guī)格：從左而右橫排橫寫。每頁22行，每行28字。474、裝訂要求：公文規(guī)定在左側裝訂，要求封面與書芯不脫落，后背平整、不空；騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘距

，外訂眼距書芯上下各1／4處，允許誤差±4mm。平訂釘距與書脊間的距離為3mm—5mm；無壞釘、漏釘、重釘、釘腳平伏牢固；公文四角成90度，無毛茬或缺損。4848審核——公文送主管負責人簽發(fā)前，由辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：是否需要行文，行文的方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文的格式是否符合本辦法的規(guī)定等。

草擬——準備、起草、修改三個階段。準備階段，主要是領會領導意圖，明確行文目的，弄清行文形式，正確選用文種，確定主題，準備材料。起草階段，包括擬訂提綱，安排結構，落筆起草。修改階段，是指在擬好正文之后，再依據(jù)領導意圖、行文目的，對自己所寫的文稿進行修改，修改完畢，即為定稿。四、制發(fā)公文的過程49繕印、用印、登記、分發(fā)——是根據(jù)領導簽發(fā)的定稿，經(jīng)過繕寫、打字或印刷而制成正式文本。打字或印刷都要按照規(guī)格并仔細校對，保證公文規(guī)范、準確。文件制成后加蓋印章，由文書部門登記、分發(fā)。簽發(fā)——

簽發(fā)是指發(fā)文機關領導對文件的送審稿簽署表示核準的意見，是最后的核準簽字。按規(guī)定，以機關名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；以機關名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。復核

——在公文正式印制前，文秘部門對其進行復核，復核的內(nèi)容是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

5050（一）行文應當確有必要，注重效用。（二）行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。（三）政府各部門依據(jù)部門職權，可以相互行文和向下一級政府的相關業(yè)務部門行文，除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。五、公文的行文規(guī)則5151（四）同級政府、同級政府各部門，上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。