跟單員工作流程

跟單員的工作流程一、跟單員的定義：（什么是跟單員？）DocumentaryHandler跟單員是指在公司運(yùn)作過程中，以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品，跟蹤服務(wù)運(yùn)作流向的專職人員。（不能兼職，替代）所有圍繞著訂單去工作，對(duì)出貨交期負(fù)責(zé)的人，都是跟單員。

二。跟單員的工作界定：跟單員廣泛存在于訂單型生產(chǎn)公司和進(jìn)出口外貿(mào)公司中，跟單員的工作性質(zhì)與特點(diǎn)隨公司的規(guī)模與性質(zhì)而有所區(qū)別，但跟單員總的來說是作為業(yè)務(wù)跟單與生產(chǎn)跟單而存在的。

1．業(yè)務(wù)跟單：對(duì)客戶進(jìn)行跟進(jìn)。特別是已對(duì)本公司的產(chǎn)品已有了愛好，有購買意向的人進(jìn)行跟進(jìn)。以締結(jié)業(yè)務(wù)，簽定協(xié)議為目的的一系列活動(dòng)。對(duì)外叫業(yè)務(wù)員or業(yè)務(wù)助理。

2．生產(chǎn)跟單：對(duì)已接來的訂單進(jìn)行生產(chǎn)按排。對(duì)生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，按期將貨品送到客戶手中。對(duì)內(nèi)叫：業(yè)務(wù)經(jīng)理or生產(chǎn)主管or總經(jīng)理助理。不管是外貿(mào)公司的跟單員，還是工廠公司里的跟單員，他們基本職責(zé)都是由“業(yè)務(wù)跟單”和“生產(chǎn)跟單”兩部分構(gòu)成。

三。跟單員的工作定位：(工作性質(zhì))跟單員是業(yè)務(wù)員。他的工作不僅僅是被動(dòng)的接受訂單，而是要積極的進(jìn)行業(yè)務(wù)開拓，對(duì)準(zhǔn)客戶實(shí)行推銷跟進(jìn)，以達(dá)成訂單為目的，既進(jìn)行業(yè)務(wù)跟單。因此，跟單員要：

（1）尋找客戶：通過各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。

（2）設(shè)定目的：重要客戶和待開發(fā)的客戶。我們的工作著重點(diǎn)及分派的工作時(shí)間。

（3）傳播信息：將公司產(chǎn)品的信息傳播出去。

（4）推銷產(chǎn)品：積極與客戶接洽，展示產(chǎn)品，為獲取訂單為目的。

（5）提供服務(wù)：產(chǎn)品的售后服務(wù)，及對(duì)客戶的服務(wù)。

（6）收集信息：收集市場(chǎng)信息，進(jìn)行市場(chǎng)考察。

（7）分派產(chǎn)品：產(chǎn)品短缺時(shí)先分派給重要客戶。

跟單員是業(yè)務(wù)助理；跟單員在許多時(shí)候扮演業(yè)務(wù)經(jīng)理助理的角色，他們協(xié)助業(yè)務(wù)經(jīng)理接待，管理，跟進(jìn)客戶，因此跟單員要：

（1）函電的回復(fù)：

（2）計(jì)算報(bào)價(jià)單

（3）驗(yàn)簽訂單

（4）填對(duì)帳表

（5）目錄，樣品的寄送與登記

（6）客戶檔案的管理

（7）客戶來訪接待

（8）主管交辦事項(xiàng)的解決

（9）與相關(guān)部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系

跟單員是協(xié)調(diào)員：跟單員對(duì)客戶所訂產(chǎn)品的交貨進(jìn)行跟蹤，即進(jìn)行生產(chǎn)跟蹤。跟蹤的要點(diǎn)是生產(chǎn)進(jìn)度，貨品報(bào)關(guān)，裝運(yùn)等。

因此，在小公司中，跟單員身兼數(shù)職，既是內(nèi)勤員，又是生產(chǎn)計(jì)劃員，物控員，還也許是采購員。在大公司，則代表公司的業(yè)務(wù)部門向生產(chǎn)制造部門催單要貨，跟蹤出貨。

四。跟單員的工作特點(diǎn)：跟單員的工作幾乎涉及的公司的每一個(gè)環(huán)節(jié)，從銷售，生產(chǎn)，物料，財(cái)務(wù)，人事到總務(wù)都會(huì)有跟單員的身影出現(xiàn)。特點(diǎn)是：復(fù)雜的，全方位的。

1．責(zé)任大。跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，由于訂單是公司的生命，客戶是公司的上帝，失去訂單與客戶將危及到公司的生存。做好訂單與客戶的工作責(zé)任重大。

2．溝通，協(xié)調(diào)：跟單員工作涉及各部門。跟單員與客戶，與計(jì)劃部門，生產(chǎn)部門等許多部門的工作是一種溝通與協(xié)調(diào)。都是在完畢訂單的前提下而進(jìn)行的與人溝通的工作。溝通，協(xié)調(diào)能力特別重要。

3．做好客戶的參謀：跟單員掌握著大量的客戶資料，對(duì)他們的需求比較熟悉。同時(shí)也了解工廠的生產(chǎn)情況，因此對(duì)客戶的訂單可以提出意見，以利于客戶的訂貨。

4．工作節(jié)奏多變，快速：面對(duì)的客戶來自五湖四海，他們的工作方式，作息時(shí)間，工作節(jié)奏各不相同，因此，跟單員的工作節(jié)奏應(yīng)是多變的。此外，客戶的需求是多樣的。有時(shí)客戶的訂單是小批量的，但卻要及時(shí)出貨。這就規(guī)定外面跟單員的工作效率是快速的。

5．工作是綜合性的：跟單員工作涉及公司所有部門，由此決定了其工作的綜合性。對(duì)外執(zhí)行的是銷售人員的職責(zé)。對(duì)內(nèi)執(zhí)行的是生產(chǎn)管理協(xié)調(diào)。所以跟單員必須熟悉進(jìn)出口貿(mào)易的實(shí)務(wù)和工廠的生產(chǎn)運(yùn)作流程。

五。跟單員的主導(dǎo)意識(shí)：什么是主導(dǎo)意識(shí)？就是全局觀念你要對(duì)所處的環(huán)境，擔(dān)負(fù)的任務(wù)及產(chǎn)生的結(jié)果有深刻的了解，這樣你去做你的工作的主導(dǎo)意識(shí)就會(huì)很強(qiáng)。舉例：足球隊(duì)，每個(gè)隊(duì)員有自已的位置，但如只顧自已的位置，這一定是個(gè)很差的球隊(duì)。這就要有全局觀念：要不失球，要進(jìn)攻，要戰(zhàn)勝對(duì)方，要進(jìn)球。作為跟單員的跟單工作也同樣如此，不是我將訂單下了就沒事了，你們?nèi)绾紊a(chǎn)？何時(shí)完畢？出來的產(chǎn)品如何？與我無關(guān)，那就不能做好跟單員工作。你就沒有主導(dǎo)意識(shí)。有責(zé)：全局意識(shí)，責(zé)任感，對(duì)一切負(fù)起責(zé)任。有方：有辦法，有主意，碰到問題有解決的能力有效：有效率，有結(jié)果。目的要達(dá)成：所有工作以最終結(jié)果，最終目的作為我們的指導(dǎo)思想。最終失敗了，就沒什么好說的?？傊?，主導(dǎo)意識(shí)的你心中要裝著大目的，要有全局觀念，每個(gè)人的工作只是整個(gè)工作鏈中的一個(gè)部分。而不是以某一個(gè)人，一個(gè)部門來評(píng)估。因此，在你的工作中，你心中要把別人（工作環(huán)節(jié)涉及到的人）當(dāng)作是自已的部下。（不是說你就是領(lǐng)導(dǎo)，而是要給他們布置任務(wù)，明確目的，提供條件。你的目的很明確：就是對(duì)最終結(jié)果負(fù)責(zé)。

六。跟單員的素質(zhì)規(guī)定：（跟單員的訓(xùn)練）跟單員的工作性質(zhì)與特點(diǎn)決定了其從業(yè)的素質(zhì)規(guī)定：

（1）分析能力。分析出客戶的特點(diǎn)及產(chǎn)品的價(jià)格構(gòu)成，以利于報(bào)價(jià)。

（2）預(yù)測(cè)能力。能預(yù)測(cè)出客戶的需求，公司的生產(chǎn)能力及物料的供應(yīng)情況，便于接單，生產(chǎn)及交貨的安排。

（3）表達(dá)能力。善于用文字和語言與客戶溝通。

（4）專業(yè)知識(shí)。對(duì)所跟單的產(chǎn)品要熟悉。了解產(chǎn)品的原材料特點(diǎn)，來源及成分。知道產(chǎn)品的特點(diǎn)，款式，質(zhì)量。便于和客戶及生產(chǎn)人員的溝通。

（5）與人共事的能力。與各部門的人員打成一片，使其自覺完畢客戶訂單。

（6）人際關(guān)系解決的能力。解決好與客戶，與上級(jí)，與同事，與外單位人員的關(guān)系。通過他們來完畢自己想要做的事。

（7）法律知識(shí)。了解協(xié)議法，票據(jù)法，經(jīng)濟(jì)法等與跟單工作有關(guān)的法律知識(shí)。做到知法，守法，懂法，用法。

（8）談判能力。有口才，有技巧。

（9）管理與推銷能力。對(duì)外推銷高手。對(duì)內(nèi)管理行家。

（10）物流知識(shí)。了解運(yùn)送，裝卸搬運(yùn)，保管，配送，報(bào)關(guān)等知識(shí)。

七．跟單員的工作內(nèi)容及知識(shí)，技能規(guī)定：跟單員的工作內(nèi)容重要有：外貿(mào)業(yè)務(wù)跟單，物料采購跟單，生產(chǎn)過程跟單，貨品運(yùn)送跟單及客戶聯(lián)絡(luò)跟蹤（客戶接待）。

1.出口貨品跟單；（外貿(mào)業(yè)務(wù)跟進(jìn)）了解基本外貿(mào)知識(shí)：（談判，報(bào)價(jià)，接單，簽協(xié)議等等）。基礎(chǔ)外語及函電往來。

2.物料采購跟單。（業(yè)務(wù)跟進(jìn)）懂營銷，懂產(chǎn)品。（物料，性能，使用，保養(yǎng)）

3.生產(chǎn)過程跟單（生產(chǎn)進(jìn)度跟進(jìn)）懂生產(chǎn)，懂管理，懂溝通。

4.貨品運(yùn)送跟單（出貨跟進(jìn)）貨品運(yùn)送知識(shí)，（運(yùn)送工具，方法，配柜）及了解報(bào)關(guān)知識(shí)。

5.客戶聯(lián)絡(luò)跟蹤（客戶接待）：了解對(duì)客戶的管理，懂國際禮儀知識(shí)：

八．跟單員工作的重要性：公司之生存與發(fā)展都是以訂單為主線的。跟單工作是一個(gè)公司的主生命線和管理制高點(diǎn)。而作為訂單的跟進(jìn)者——跟單員的工作跨越了公司運(yùn)作的每個(gè)環(huán)節(jié)，它是公司內(nèi)各部門之間及公司與客戶之間互相聯(lián)系的中心區(qū)紐和橋梁，是一個(gè)公司的窗口和門戶。從圖表我們可以更清楚地得到論證：跟單員工作部門關(guān)聯(lián)圖：（P。4）跟單員：對(duì)外：業(yè)務(wù)部門（國內(nèi)，國外貿(mào)易部，）客戶（國內(nèi)，國外客戶，外貿(mào)公司，中間商）運(yùn)送（海運(yùn)，空運(yùn)，汽運(yùn)，鐵路運(yùn)送，集裝箱，快遞公司）政府/金融（海關(guān)，銀巷，稅務(wù)，商檢，保險(xiǎn)）對(duì)內(nèi)：計(jì)劃/物料（生產(chǎn)計(jì)劃，物料進(jìn)度，報(bào)價(jià)）制造部門（生產(chǎn)進(jìn)度，樣品制造）技術(shù)/品管（產(chǎn)品規(guī)格，新品開發(fā)，估價(jià)，產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)）財(cái)務(wù)/資財(cái)（出貨管制，成品倉，準(zhǔn)確報(bào)價(jià)，包裝防護(hù)，匯率結(jié)算）行政部門（派車，放行，報(bào)關(guān)，船務(wù)）跟單員工作流程關(guān)聯(lián)圖：（P。5）客戶——訂單解決中心——訂單——訂單解決中心——生產(chǎn)部門——生產(chǎn)計(jì)劃——采購部（庫存查詢）（出貨傳票）——供應(yīng)商——進(jìn)料——倉庫——生產(chǎn)轉(zhuǎn)換——倉庫——出庫

跟單業(yè)務(wù)員工作流程（二）

第二講外貿(mào)業(yè)務(wù)跟單

本章要點(diǎn)：接單與審單進(jìn)出口貨品的基本程序外貿(mào)業(yè)務(wù)重要就是進(jìn)行貨品的進(jìn)出口交易。我們分別來了解一下出口貨品跟單和進(jìn)口貨品跟單的基本程序及跟單員所要做的工作。

貨品的出口交易有二種形式，一種通過外貿(mào)公司出口，另一種是自營出口。跟單員對(duì)出口貨品的跟單工作重要有：接單，跟進(jìn)生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。

一．接單：接單也即協(xié)議的簽定，訂單的取得。協(xié)議的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當(dāng)事人名稱，標(biāo)的物的質(zhì)量，數(shù)量，價(jià)格，交貨和支付等交易條件的書面文獻(xiàn)，涉及買賣雙方為達(dá)成交易而互換的信件，電報(bào)或電傳，都足以構(gòu)成書面協(xié)議。

1．下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，F(xiàn)ax,Email或書面協(xié)議等方式。

2．接單的途徑：交易會(huì)，出訪，出國參展，邀請(qǐng)客戶來訪，運(yùn)用我們的網(wǎng)站，等等。

3．接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：

（1）協(xié)議：（CONTRACT）協(xié)議有銷貨協(xié)議（SALESCONTRACT）和購貨協(xié)議（PURCHASECONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。

（2）確認(rèn)書；（CONFIRMATION）它比協(xié)議要簡(jiǎn)化些。對(duì)異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認(rèn)書（SALESCONFIRMATION）和購貨確認(rèn)書（PURCHASECONFIRMATION）。這種格式的協(xié)議一般合用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而協(xié)議用的比較正規(guī)。機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。尚有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認(rèn)。

4．接單的程序：接單的程序可分為詢盤，發(fā)盤，還盤和接受四個(gè)環(huán)節(jié)。

（1）詢盤：（INQUIRY）又叫詢價(jià)。

（2）發(fā)盤：（OFFER）又叫發(fā)價(jià)。是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜?xiàng)交易條件，并樂意按照這些條件達(dá)成交易，訂立協(xié)議的一種擬定的表達(dá)。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤通常是一方在收到對(duì)方的詢盤后作出的。

（3）還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價(jià)。

（4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方批準(zhǔn)對(duì)方在發(fā)盤中提出的各項(xiàng)交易條件，并樂意按這些條件達(dá)成交易，訂立協(xié)議的一種擬定的表達(dá)。

二．審單：即審核協(xié)議

1．審單內(nèi)容：確認(rèn)產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價(jià)，價(jià)格條款，總額，付款方式，包裝規(guī)定，交貨期，交貨方式。

2．審單方法：

（1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格：審查時(shí)產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對(duì)上號(hào)？有很多公司和公司產(chǎn)品名稱的代碼同時(shí)也代表了規(guī)格。

（2）質(zhì)量：也稱品質(zhì)。是貨品的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在國際貨品買賣中，貨品的品質(zhì)不僅是重要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件。

（3）數(shù)量：應(yīng)審查貨品的數(shù)量是否可以及時(shí)備妥，其計(jì)量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如協(xié)議數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動(dòng)。國際上對(duì)約字的含義解釋不一。有的認(rèn)為是2。5%，有的認(rèn)為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過10%的增減幅度。

（4）單價(jià)，總額的審查：

1．客戶下單有的會(huì)將單價(jià)標(biāo)出，我們要對(duì)照我們的報(bào)價(jià)表審查是否對(duì)？總額有沒有加錯(cuò)？新客戶下單，要查看我們給他的報(bào)價(jià)。

2．通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）

（5）價(jià)格條款的審查：出口貨品的單價(jià)條款，也稱價(jià)格術(shù)語，常用的有：

FOB船上交貨價(jià)（指裝運(yùn)港的價(jià)格條件）

C&F（FreightorCarriagePaidto…..）運(yùn)費(fèi)付至指定目地的交貨

CIF成本+保險(xiǎn)費(fèi)+運(yùn)費(fèi)（指目的港）價(jià)格

常用的FOBCFRCIF幾種價(jià)格的換算及公式介紹如下：

（1）FOB價(jià)格換算為其它價(jià)：CFR價(jià)=FOB價(jià)+運(yùn)費(fèi)FOB價(jià)+運(yùn)費(fèi)CIF價(jià)=-----------------------1-保險(xiǎn)費(fèi)率X投保加成

（2）CFR價(jià)格換算為其它價(jià)：FOB價(jià)=CFR價(jià)–運(yùn)費(fèi)CFR價(jià)CIF價(jià)=-----------------------1–保險(xiǎn)費(fèi)率X投保加成

（3）CIF價(jià)格換算為其它價(jià)：FOB價(jià)=CIF價(jià)X（1–投保加成X保險(xiǎn)費(fèi)率）-運(yùn)費(fèi)CFR價(jià)=CIF價(jià)X（1–投保加成X保險(xiǎn)費(fèi)率）

（6）付款方式審查：

1.付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。

2.支付的貨幣能否接受？

（7）包裝規(guī)定的審查：

1．工廠的產(chǎn)品自身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？

2．客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？

3．客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標(biāo)簽，說明書）內(nèi)包裝：普合，白合，彩合，吸塑外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最重要是嘜頭印刷。

（8）交貨期的審查（1）跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時(shí)籌備到貨品，并裝船送達(dá)。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個(gè)期限，而不是某個(gè)具體日期。期限有長有短?？梢允?周，3周，或一個(gè)月，二個(gè)月，一個(gè)季度或更長。

（9）交貨方式的審查：運(yùn)送重要有海運(yùn)，陸運(yùn)，空運(yùn)，郵寄等等。注：如運(yùn)費(fèi)由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費(fèi)，盡量用海運(yùn)。如報(bào)的價(jià)是連同海運(yùn)價(jià)，而客戶規(guī)定空運(yùn)（趕銷售），我們可規(guī)定客戶承擔(dān)多余部分的費(fèi)用。

關(guān)于樣品：要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。

1．寄目錄，樣本：

2．準(zhǔn)備樣品。（1）工廠現(xiàn)有的款式（2）新款（3）客戶來樣。

要領(lǐng)：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn)。特別是新品也許要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品，以免客人在下單時(shí)找不到確認(rèn)樣。在國際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。

作為跟單員，我們要做到：

（1）有完整的產(chǎn)品資料，積極進(jìn)行宣傳。

（2）新品的成本，價(jià)格要進(jìn)行核算。

（3）新品的制作要留有實(shí)樣。

（4）客戶的來樣要保存好原樣。

三．形式發(fā)票：PROFORMAINVOICE買方為了向其本國當(dāng)局申請(qǐng)進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前規(guī)定出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價(jià)格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對(duì)雙方都無最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表白“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。（收貨人，協(xié)議號(hào)，形式發(fā)票號(hào)，開出日期）。產(chǎn)品信息（品名，數(shù)量，價(jià)格，交貨期）。協(xié)議條款（價(jià)格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。

注意幾點(diǎn)：

1.單價(jià)條款要明確（FOB,CFR,CIF）

2.交期要明確

3.付款條件要明確（L/C,T/T）

四．出口貨品跟單的基本程序：出口貨品跟單是跟單員對(duì)履行協(xié)議的跟進(jìn)。它以貨，證，船，款為中心，涉及備貨，催證，改證，租船訂倉，(報(bào)關(guān)，報(bào)驗(yàn)，裝船)，制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：

(1).籌備貨品：按訂單及信用證的規(guī)定，準(zhǔn)時(shí)，按質(zhì)，按量地備好貨品。

(2).催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C。對(duì)安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運(yùn)貨品與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應(yīng)對(duì)以L/C為支付方式的協(xié)議進(jìn)行催證，審核和修改的跟蹤工作。催證：貨品快完畢時(shí)，要催證。審證：審證是銀行和公司的共同職責(zé)，但在范圍和內(nèi)容上有所不同。銀行從政策面上，開證的國家有無貿(mào)易往來？開證行的資信？公司審開證人和受益人對(duì)否？L/C的貨品和金額與協(xié)議是否相同？裝期？特別條款？改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題是常事。包裝上，總金額，效期，涉及拼寫錯(cuò)誤。規(guī)定對(duì)方修改，一份L/C，也許有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。

(3).訂倉裝船：貨品備妥，L/C沒問題后，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR和CIF成交的，我們負(fù)責(zé)租船訂倉和裝船的手續(xù)。一方面：出貨裝柜：（P。28）跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。

A．貨柜選擇：（P。29）根據(jù)貨品的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’29–30立方/17.5噸40’58–61立方/22.5噸40’H68–71立方/27.5噸

B．制作裝箱單：（P。30）裝箱單著重表現(xiàn)貨品的包裝情況。應(yīng)涉及出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號(hào)，嘜頭等。

C．跟蹤裝柜：（P。31）出貨前一天告知有關(guān)人員并擬定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導(dǎo)貨品的擺放。如一個(gè)柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。

(4)制單結(jié)匯：是出口貨品跟單的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。

A.制單：貨品裝船后，跟單員要及時(shí)按L/C，協(xié)議或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。出口單據(jù)重要有：匯票，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險(xiǎn)單等。

B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時(shí)送交了銀行，我們就可及時(shí)收到貨款了。單據(jù)規(guī)定：對(duì)的，完整，及時(shí)，簡(jiǎn)明，整潔

五．進(jìn)口貨品跟單的基本程序：

就是跟進(jìn)進(jìn)口協(xié)議的履行。其程序?yàn)椋鹤獯唫}，申請(qǐng)開證，催交裝運(yùn)，辦理保險(xiǎn)，商檢報(bào)關(guān)及接貨驗(yàn)收等。

跟單業(yè)務(wù)員工作流程（三）

第三講物料采購及物料進(jìn)倉跟蹤

這一章里，我們要掌握：物料采購跟單的基本規(guī)定物料采購跟單的因素物料采購跟單的流程物料采購跟單的方法策略物料采購跟單是指跟單員按采購訂單所載明的物料，品名，規(guī)格，數(shù)量及交期更進(jìn)行跟蹤。目的：滿足公司生產(chǎn)活動(dòng)對(duì)物料的需求，在必要的時(shí)候，獲得必要的物料，避免停工待料。

一．采購跟單的基本規(guī)定：適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間，適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，適當(dāng)?shù)慕回浀攸c(diǎn)，適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r(jià)格。（適時(shí)，適質(zhì)，適地，適量，適價(jià)）

二．物料采購跟單的因素：以下因素導(dǎo)致我們要對(duì)物料進(jìn)行跟催：

（1）供應(yīng)商方面的因素：由于供應(yīng)商方面的因素導(dǎo)致交貨不及時(shí)，而使我們必須跟單的因素有：超過產(chǎn)能的接單和超過技術(shù)水準(zhǔn)的接單。制程管理不良，質(zhì)量管理不充足而導(dǎo)致不良品的增多。來自低工資的員工工作效率低，完不成。等因素。

（2）公司方面的因素：供應(yīng)商的選定有誤，對(duì)他的產(chǎn)能和技術(shù)調(diào)查局限性。所規(guī)定的品質(zhì)沒說清楚。價(jià)格的決定很勉強(qiáng)。進(jìn)度的掌握和督促不力。下訂單到過遠(yuǎn)的地方。

（3）溝通方面的因素：信息互換不及時(shí)。

三.物料采購跟單流程：

（1）制作訂購單:跟單員接到所需部門的請(qǐng)購單，要制成訂購單傳給供應(yīng)商。制訂購單時(shí)注意：審查請(qǐng)購單。熟悉訂購的物料，價(jià)格確認(rèn)，確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。確認(rèn)物料需求量，制定訂單說明書，發(fā)出訂購單。（制作采購單P。26），將要采購的物料名稱，規(guī)格型號(hào)，數(shù)量，價(jià)格。交期等規(guī)定表達(dá)清楚。采購單經(jīng)審核無誤后發(fā)給供應(yīng)商，并規(guī)定供應(yīng)商簽字回傳。

（2）訂單跟蹤對(duì)長期合作的，信譽(yù)好的供應(yīng)商可以不進(jìn)行跟蹤。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料，跟蹤加工過程，跟蹤組裝總測(cè)，跟蹤包裝入庫。

（3）物料檢查擬定檢查日期，告知檢查人員，進(jìn)行物料檢查，解決檢查問題(4)物料進(jìn)倉協(xié)調(diào)送貨，協(xié)調(diào)接受，告知送貨，物料入庫，解決接受問題

四．物料采購跟單的方法策略：催單的目的是使供應(yīng)商在必要的時(shí)候送達(dá)所采購的物料，使公司的經(jīng)營成本減少。

1．催單的方法：

(1)按訂單跟催。按訂單預(yù)定的進(jìn)料日期提前一定期間進(jìn)行跟催。有：聯(lián)單法：將訂購單按日期順序排列好，提前一定期間進(jìn)行跟催。記錄法：將訂購單記錄成報(bào)表，提前一定期間進(jìn)行跟催。跟催箱：制作一個(gè)31格的跟催箱，將訂購單依照日期順序放入跟催箱，天天跟催相應(yīng)的訂單。

（2）定期跟催。于每周固定期間，將要跟催的訂單整理好，打印成報(bào)表定期統(tǒng)一跟催。

跟單業(yè)務(wù)員工作流程（四）

第四講生產(chǎn)跟蹤：（生產(chǎn)過程跟單）

本章要掌握：生產(chǎn)過程跟單的基本規(guī)定生產(chǎn)過程跟單的流程生產(chǎn)過程跟單重要是了解公司的生產(chǎn)進(jìn)度能否滿足定單的交貨期，產(chǎn)品是否按訂單生產(chǎn)，因此跟單員要進(jìn)一步公司的生產(chǎn)車間查驗(yàn)產(chǎn)品的質(zhì)量與生產(chǎn)進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)解決。由于生產(chǎn)過程跟單的基本規(guī)定是使公司能按訂單即時(shí)交貨及按訂單約定的質(zhì)量交貨。所以我們要進(jìn)一步到生產(chǎn)線，查看進(jìn)度，查看質(zhì)量。

一．生產(chǎn)過程跟單的基本規(guī)定：

1準(zhǔn)時(shí)交貨：要使生產(chǎn)進(jìn)度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲。準(zhǔn)時(shí)交貨跟單的要點(diǎn)：

2按質(zhì)交貨：生產(chǎn)出來的產(chǎn)品符合訂單的質(zhì)量規(guī)定。

二．生產(chǎn)過程跟單的流程：

1．下達(dá)生產(chǎn)告知書。跟單員接到客戶訂單后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)告知單。告知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱，規(guī)格型號(hào)，數(shù)量，包裝規(guī)定，交貨期等。

2．分析生產(chǎn)能力生產(chǎn)告知單下達(dá)后，要分析公司的生產(chǎn)能力。能否按期，按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采用什么措施？要不要外包？

3．制定生產(chǎn)計(jì)劃：生產(chǎn)計(jì)劃的制定及實(shí)行關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助生管人員將訂單及時(shí)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)告知單。

4.跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度

（1）生產(chǎn)進(jìn)度控制流程：

（2）生產(chǎn)進(jìn)度控制作業(yè)程序

（3）生產(chǎn)進(jìn)度控制重點(diǎn)：A．實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度發(fā)生差異，要找因素。通常有下列因素：1．原計(jì)劃錯(cuò)誤2．機(jī)器設(shè)備有故障3．材料沒跟上。4．不良率和報(bào)廢率過高5．臨時(shí)工作或特急訂單的影響。6．前制程延誤的累積7．員工工作情緒低落，缺勤或流動(dòng)率高

（4）跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度的表單：有：生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表，生產(chǎn)進(jìn)度差異分析表，生產(chǎn)進(jìn)度控制表，生產(chǎn)異常解決表，生產(chǎn)線進(jìn)度跟蹤表。

5.交期延誤：如是工廠因素，要告知客戶，取得批準(zhǔn)后方可出貨。如不批準(zhǔn)，一是協(xié)商，我們可承擔(dān)部分費(fèi)用將貨出去。二就只好取消訂單了。

6.我們?cè)偬嵋幌掠嘘P(guān)訂單的更改問題：客戶對(duì)已下的訂單因市場(chǎng)變化會(huì)有更改，有數(shù)量上的，（或增長，或減少）。有包裝上的。（彩印，或白合）。有交期的變更。（或提前，或推遲）。接到客戶規(guī)定變更，一方面要看改什么？能否接受？如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了，已收尾，就不也許再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進(jìn)行協(xié)商。比如數(shù)量要減，我們已按原數(shù)量采購了材料，通用的問題不大。但如是專用的，客戶要承擔(dān)部份費(fèi)用。對(duì)交期：如要提前，我們要根據(jù)實(shí)際情況說。如要推遲，時(shí)間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲(chǔ)費(fèi)，損花費(fèi)要承擔(dān)。

第五講貨品運(yùn)送跟單

本章要點(diǎn)：出口貨品的跟單流程進(jìn)口貨品的跟單流程集裝箱貨品運(yùn)送的跟單流程貨運(yùn)單證的繕制貨品的通關(guān)與報(bào)關(guān)。

貨品運(yùn)送重要有海運(yùn)，空運(yùn)，鐵路，，陸運(yùn)，集裝箱。出口貨品使用最廣泛的是海運(yùn)和集裝箱運(yùn)送。跟單員的重要工作是制作貨運(yùn)單據(jù)，協(xié)助報(bào)關(guān)員進(jìn)行貨品的通關(guān)與報(bào)關(guān)。貨品運(yùn)送跟單流程：跟單流程隨貨品運(yùn)送方式的不同而有所區(qū)別。我國進(jìn)出口貨品運(yùn)送的方式大多采用海運(yùn)，并用集裝箱為承載容器。

這里我們講三種貨品運(yùn)送的跟單流程：

1．海運(yùn)出口貨品的跟單流程：視貿(mào)易條件的不同而不同，F(xiàn)OB成交，出口方不要租船訂倉。CNF=CFR出口方不要辦保險(xiǎn)。CIF出口方要租船訂倉還要辦保險(xiǎn)。我們出口都希望用CIF成交。

（1）報(bào)驗(yàn)：收到LC或貨款，審核無誤后，貨也備好，向商檢機(jī)構(gòu)申報(bào)。

（2）租船訂倉：與船公司或貨代聯(lián)系。

（3）辦保險(xiǎn)：CIF價(jià)，我們要投保

（4）貨品集港：出口單位要在船公司告知的時(shí)間內(nèi)將貨品發(fā)運(yùn)到港區(qū)內(nèi)的指定貨場(chǎng)或倉庫。

（5）報(bào)關(guān)：貨品集港后，我們應(yīng)在裝船前24小時(shí)向海關(guān)辦理申報(bào)手續(xù)。

（6）裝船：憑蓋有海關(guān)放行章的裝貨單，貨品可裝船。

（7）發(fā)裝船告知：貨品裝船后，即向收貨人發(fā)裝船告知。內(nèi)容涉及：LC或SC號(hào)，品名，數(shù)量，金額，船名，開航日期等。

（8）支付運(yùn)費(fèi)：

（9）退關(guān)：已完畢報(bào)關(guān)手續(xù)放行的貨品，因特別情況，如無艙位，貨短少。不能裝船，要向海關(guān)申報(bào)退回，退關(guān)貨品應(yīng)在運(yùn)送工具結(jié)關(guān)之前或自退運(yùn)之日起三天內(nèi)辦理手續(xù)。

2．海運(yùn)進(jìn)口貨品的跟單流程：也視貿(mào)易條件不同而有不同。CIFCFR條件進(jìn)口，由出口方租船訂艙。我們進(jìn)口貨品大都按FOB貿(mào)易條件進(jìn)口。我們自已安排船。跟