酒店采購、庫房管理制度

酒店物資采購、入庫、出庫管理制度采購管理制度物資采購是酒店經(jīng)營管理中的重要環(huán)節(jié)，加強采購工作的管理是降低物資成本、加速資金周轉(zhuǎn)、提高經(jīng)濟效益的重要手段。采購員是酒店采購工作的專業(yè)人員，酒店所需物品原則上均由其統(tǒng)一購買，其他部門應(yīng)予以支持、配合、監(jiān)督。一、采購的計劃管理加強計劃管理，嚴(yán)格審批手續(xù)，是采購管理的關(guān)鍵。1、客房部、餐飲部、工程部等各部門應(yīng)編制“物資需求計劃”，交主管執(zhí)總簽署意見，分管總經(jīng)理審批決策，轉(zhuǎn)采購部；每月1、15日。2、倉庫自動補倉，由倉庫保管根據(jù)存量和需求提出申請，填寫物品申購報主管執(zhí)總、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，轉(zhuǎn)采購部；3、其他零星物品的計劃外緊急申購，由使用部門提出申請，經(jīng)理根據(jù)庫存情況審核簽字，送主管執(zhí)總、總經(jīng)理審批轉(zhuǎn)采購部；4、食品原材料批量采購采取定期補給的辦法，由餐飲部報申購計劃，包括大宗批發(fā)原材料和調(diào)料、糧油等，交主管執(zhí)總審批，轉(zhuǎn)采購部；5、餐飲部每天需購入的生鮮原材料，由廚師長、餐飲經(jīng)理簽字后，于晚20：30前將采購單報采購員。白天補貨14:00前6、除食品原材料批量每日采購?fù)?，其他批量采購的必須報公司批?zhǔn)后方可采購。二、采購物資的擇商和價格管理采購物品堅持貨比三家，嚴(yán)格價格控制。1、所有申購計劃或申購單送到采購員后，由其具體負(fù)責(zé)對申購計劃、申購單上的采購物資進行擇商、確認(rèn)和報價；2、采購人員收到自己分管的申購單后要認(rèn)真歸納、分類整理。對其中有疑問的內(nèi)容要與部門經(jīng)理、總監(jiān)和申購部門及時溝通，在確認(rèn)無誤后，按照要求時限盡快尋找至少三家以上的供應(yīng)廠、商，進行業(yè)務(wù)治談，經(jīng)過對比篩選，擇優(yōu)確定報價填入申購單，并填好總金額、供應(yīng)廠商名稱后，送主管執(zhí)總審批，轉(zhuǎn)采購部；3、所有采購物資的擇商報價,必須由采購部在充分準(zhǔn)備掌握市場行情的條件下?lián)駜?yōu)確定，分管執(zhí)總和使用部門有權(quán)依據(jù)專業(yè)經(jīng)驗對所需物品的價格、質(zhì)量、和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)提出質(zhì)疑，并對所掌握的供應(yīng)廠商及購物意向要主動通報采購部，由其選定質(zhì)優(yōu)價廉服務(wù)保障的供應(yīng)廠商；4、鮮活原材料的價格受市場影響浮動較大，對于長期供貨（鮮活類）的供應(yīng)商，必須有供應(yīng)商定期（15天）給酒店報價，酒店產(chǎn)品研發(fā)小組進行市場詢價，根據(jù)詢價和供應(yīng)商的報價進行最后的定價，雙方簽名予以認(rèn)可，根據(jù)雙方簽名的定價表進行收貨。5、所有供貨商都必須提供有效證件和相應(yīng)保證金，簽訂供應(yīng)合同。合同的執(zhí)行和留檔在酒店行政辦。三、采購物資的審批所有采購物資經(jīng)審批手續(xù)齊全后，方能實施購買。1、采購非入庫物資由部門提出申請，部門總監(jiān)或經(jīng)理簽字后送主管記錄。三、庫房管理制度：（一）、實物管理：1、酒水：一般酒水和飲料在常溫下貯存，有些酒水需要穩(wěn)定的溫度，應(yīng)區(qū)別對待：1.1.紅酒應(yīng)以室溫或更涼一些的溫度供應(yīng)，最佳溫度是低于20℃。1.2.白酒供應(yīng)溫度8-10℃，所以應(yīng)先冷凍，送整瓶酒時應(yīng)置于冰桶內(nèi)。1.3.啤酒的飲用溫度以6-8℃為宜，它是唯一一種愈新鮮愈好的酒類，（二）、檔案管理1、庫房檔案有：物品登記卡；實物帳薄；材料明細帳；采購申請單；2、物品領(lǐng)料單；物品入庫單；質(zhì)量檢查記錄；物品盤點登記表；材料會計報表等。3、按不同類別的檔案資料分類保存，專人保管，并隨時查閱4、檢查庫房管理工作，以此原始資料為依據(jù)，隨機抽查，相互制約。5、檔案要妥善保管。若因跨期過長需要銷毀，必須報財務(wù)部長，同意后方可銷毀。6、庫房管理人員亦可以憑此檔案為基準(zhǔn)，全面展開工作，定期或不定期檢查各崗位工作的執(zhí)行情況。四、收貨程序：1、驗收準(zhǔn)備：主要是組織驗收人員（庫管及使用部門負(fù)責(zé)人）搜集并熟悉驗收憑證及物品的有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備相應(yīng)準(zhǔn)確的驗收工具，如：磅、稱、量尺等。2、核對證件2.1.當(dāng)貨物送到時，收貨員應(yīng)先檢查發(fā)票與申購單，或其它采購文件，為了便利驗收效率，應(yīng)指示供應(yīng)商在發(fā)票或送貨憑證上寫明酒店采購文件的編號。2.2.如缺乏采購文件，保管應(yīng)與采購部或有關(guān)部門取得聯(lián)系，以便得到他們的意見。3、無論是采購人員自購還是供應(yīng)商送貨，貨到酒店后，必須首先與保管員聯(lián)系驗收，不允許采購人員或供應(yīng)商直接將貨物交與所需部門；保管員視同為未入庫商品，不得辦入庫。4、各項進貨均由倉管員、采購員、使用部門授權(quán)人按審批手續(xù)齊全的申購單進行驗收，每次到貨需幾方同時驗收，根據(jù)申購單核對貨物的品名、規(guī)格、價格、質(zhì)量、數(shù)量、金額是否一致，所有進貨均應(yīng)過磅點數(shù)；5、進貨物品如有合同或小樣，應(yīng)根據(jù)合同標(biāo)準(zhǔn)和封存小樣進行驗收；6、驗收不入庫房物資（直撥），根據(jù)審批手續(xù)齊全的采購單，倉管員與使用部門授權(quán)人同時收貨，按照采購單上的要求對物品的質(zhì)量、數(shù)量價格進行嚴(yán)格把關(guān)驗收，驗收合格保管員開據(jù)“收貨記錄”并注明采購單號，由倉管員、供貨商、部門授權(quán)人同時簽字確認(rèn)；7、驗收入庫物資，根據(jù)審批手續(xù)齊全的采購單，倉庫保管員收貨，按照采購單上的要求對物品的質(zhì)量、數(shù)量、價格進行嚴(yán)格把關(guān)驗收，驗收合格由保管員開據(jù)“收貨記錄”并注明采購單號，由保管員、供貨商同時簽字確認(rèn)；8、驗收食品原材料，保管與指定廚師三人以上同時收貨，對原材料的質(zhì)量、數(shù)量進行嚴(yán)格把關(guān)，驗收合格，保管、廚師長、采購員（供貨商）同時簽字確認(rèn)；采購員需提供食品原材料購買原始票據(jù)，大類商品必須提供屠宰證等必要證件。9、所有進貨如發(fā)現(xiàn)與申購單內(nèi)容不符，保管員有權(quán)拒收，并及時上報。對計劃外急購物資應(yīng)補辦手續(xù)，每日把驗收過程中出現(xiàn)的問題留存資料，為下次同類貨物和同類供貨商的驗收提供依據(jù)；10、實物檢查：數(shù)量檢查要按供需雙方商定的或供貨合同規(guī)定的計量方法來檢點，按重量供貨的要求過稱，按數(shù)量供貨的要清點計數(shù)，有定尺或定量包裝供貨的，必須進行抽檢，在對飲品、食品驗收過程中還必須注意它們的保質(zhì)期，經(jīng)過實物檢查可能發(fā)現(xiàn)一些問題，如證件不全、包裝破損、數(shù)量短少、質(zhì)量不符合要求或已接近過期日期等，如有上述事情發(fā)生，貨物將會被退回及通知采購部與有關(guān)部門聯(lián)系解決。收貨時必須通知申購部門一起收貨。11、做收貨記錄：經(jīng)驗收貨物品質(zhì)等各方面完全符合采購要求，保管要根據(jù)實際收貨情況做一份《入庫單》，《入庫單》上寫明收貨內(nèi)容、定貨部門、供應(yīng)商名稱、收貨日期、訂貨