文件管理控制程序培訓(xùn)

文件管理控制程序培訓(xùn)“海云天”房地產(chǎn)企劃方案大綱“海云天”房地產(chǎn)企劃方案大綱人并不是bai因為美麗才可愛，而是因為可愛才美麗?！袪査固仐壗裉斓娜?，不會有明天;而昨天，不過是行去流水?！s翰·洛克平常心看待平常人，摘下你的有色眼鏡，你看到的天空才是藍天。心胸要大些，要求自己嚴(yán)格些；小事清楚些，大事糊涂些。做人有困惑，做事有困境，面對“山重水復(fù)”之關(guān)卡，光有堅強的毅志不行，硬闖也不行。解決難題靠的是腦袋，腦袋產(chǎn)生思考，讓思考發(fā)威，在出人意料之處輕松解決問題。

人生漫長，又短暫，關(guān)鍵的就幾步。人性叢林，職場事業(yè)，利益多多、誘惑多多。老成不怕多，凡事應(yīng)多三思，不怕一萬，就怕萬一。一旦伸錯手，入錯行，做錯事，于名譽，于事業(yè)，于形象皆有不救之危。所以，必須“慎”之。

做事寧可慢些，不要太急而錯誤；做人寧可笨些，不要太巧而敗事。做事可失敗，做人不能失??；過去可失敗，未來不能失敗！以澹泊明志，以擔(dān)當(dāng)辦事，以智能除惑，以無求交友，以勤奮學(xué)習(xí)，以慎言防口，以勤儉生活，以宏愿立志，以熱心做人！

發(fā)生問題不要埋怨客觀，還要多從主觀上找原因。埋怨別人不了解自己的人，首先自己就不了解別人。埋怨組織領(lǐng)導(dǎo)不相信自己的人，首先是自己不相信組織領(lǐng)導(dǎo)。

看財物應(yīng)象流水，取之有道，用之有度，不做金錢奴隸；做人應(yīng)象稱桿，追求正直，超越平庸，憑良心處世！

做人切記三不要：一不要拿自己的錯誤來懲罰自己；二不要拿別人的錯誤來懲罰自己；三不要拿自己的錯誤來懲罰別人！

做人牢記三點：一、拿望遠(yuǎn)鏡看別人，拿放大鏡看自己；二、接受表揚要低下頭來，接受批評要抬起頭來；三、不要把善良看成愚蠢，不要把謙虛看成懦弱！在浪濤上淌來的海草上有根白色的天鵝羽毛。她撿起它們，扎成了一束。它們上面還帶有水滴……究竟這是露珠呢，還是眼淚，誰也說不出來。海濱是孤獨的。但是她一點也不覺得，因為每時每刻地在變化……它在幾點鐘以內(nèi)所起的變化，比那些美麗的湖泊在一年中所起的變化還要多。與陽光的人在一起，心里就不會晦暗；和快樂的人在一起，嘴角就常帶微笑；和進取的人在一起，行動就不會落后；和大方的人在一起，處事就不小氣；和睿智的人在一起，遇事就不迷茫；和聰明的人在一起，做事就變機敏。文件管理控制程序培訓(xùn)文件管理控制程序培訓(xùn)“海云天”房地產(chǎn)企劃方案大綱“海云天”房地產(chǎn)企劃方案大綱人并不是bai因為美麗才可愛，而是因為可愛才美麗?！袪査固仐壗裉斓娜?，不會有明天;而昨天，不過是行去流水?！s翰·洛克平常心看待平常人，摘下你的有色眼鏡，你看到的天空才是藍天。心胸要大些，要求自己嚴(yán)格些；小事清楚些，大事糊涂些。做人有困惑，做事有困境，面對“山重水復(fù)”之關(guān)卡，光有堅強的毅志不行，硬闖也不行。解決難題靠的是腦袋，腦袋產(chǎn)生思考，讓思考發(fā)威，在出人意料之處輕松解決問題。

人生漫長，又短暫，關(guān)鍵的就幾步。人性叢林，職場事業(yè)，利益多多、誘惑多多。老成不怕多，凡事應(yīng)多三思，不怕一萬，就怕萬一。一旦伸錯手，入錯行，做錯事，于名譽，于事業(yè)，于形象皆有不救之危。所以，必須“慎”之。

做事寧可慢些，不要太急而錯誤；做人寧可笨些，不要太巧而敗事。做事可失敗，做人不能失敗；過去可失敗，未來不能失??！以澹泊明志，以擔(dān)當(dāng)辦事，以智能除惑，以無求交友，以勤奮學(xué)習(xí)，以慎言防口，以勤儉生活，以宏愿立志，以熱心做人！

發(fā)生問題不要埋怨客觀，還要多從主觀上找原因。埋怨別人不了解自己的人，首先自己就不了解別人。埋怨組織領(lǐng)導(dǎo)不相信自己的人，首先是自己不相信組織領(lǐng)導(dǎo)。

看財物應(yīng)象流水，取之有道，用之有度，不做金錢奴隸；做人應(yīng)象稱桿，追求正直，超越平庸，憑良心處世！

做人切記三不要：一不要拿自己的錯誤來懲罰自己；二不要拿別人的錯誤來懲罰自己；三不要拿自己的錯誤來懲罰別人！

做人牢記三點：一、拿望遠(yuǎn)鏡看別人，拿放大鏡看自己；二、接受表揚要低下頭來，接受批評要抬起頭來；三、不要把善良看成愚蠢，不要把謙虛看成懦弱！在浪濤上淌來的海草上有根白色的天鵝羽毛。她撿起它們，扎成了一束。它們上面還帶有水滴……究竟這是露珠呢，還是眼淚，誰也說不出來。海濱是孤獨的。但是她一點也不覺得，因為每時每刻地在變化……它在幾點鐘以內(nèi)所起的變化，比那些美麗的湖泊在一年中所起的變化還要多。與陽光的人在一起，心里就不會晦暗；和快樂的人在一起，嘴角就常帶微笑；和進取的人在一起，行動就不會落后；和大方的人在一起，處事就不小氣；和睿智的人在一起，遇事就不迷茫；和聰明的人在一起，做事就變機敏。請將手機設(shè)置為振動或關(guān)閉狀態(tài)！講解基本內(nèi)容一、文件的幾個階層二、文件管制的目的和文件定義三、職責(zé)和權(quán)限四、文件管制程序五、印章的類型六、相關(guān)記錄七、結(jié)束語一、文件的幾個階層

一階文件是總綱：如下質(zhì)量方針：全員參與管理，持續(xù)改善品質(zhì)，提升客戶滿意度一、文件的幾個階層

一階文件是總綱：如環(huán)境方針：環(huán)境優(yōu)先、遵守法規(guī)、節(jié)能降耗一、文件的幾個階層

二階文件是程序：工作按流程、公司如何運作也靠程序如：產(chǎn)品開發(fā)和導(dǎo)入程序生產(chǎn)計劃和實施程序記錄管制程序一、文件的幾個階層

三階文件：是各部門根據(jù)實際制定的相關(guān)管理規(guī)定和作業(yè)指引如：生產(chǎn)部的SOP品質(zhì)部的SIP、工模部的作業(yè)指導(dǎo)書一、文件的幾個階層

四階文件：就是使用的各種表單如：培訓(xùn)效果調(diào)查表、費用申請單、管理評審報告、XX登記表、設(shè)備定期檢查保養(yǎng)記錄表、通知單、提案改善統(tǒng)計表等。一、文件的幾個階層

外來文件：就是供應(yīng)商或客戶提供的各種說明書或是標(biāo)準(zhǔn)如：PCH禁用物質(zhì)管理標(biāo)準(zhǔn)--中文、限制物質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、XX使用說明書。二、文件管制的目的和定義目的：對公司質(zhì)量管理體系所要求的文件的編寫、評審、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、再次批準(zhǔn)、標(biāo)識、回收和作廢等過程進行控制，以確保公司各部門和工作場所使用現(xiàn)行有效的文件和資料（即適用版本），防止使用作廢的文件，達到保持公司質(zhì)量管理體系運行的符合性的目的。二、文件管制的目的和定義定義：文件：信息及其承載媒體。包括：管理手冊、程序文件、記錄、規(guī)范、圖樣、標(biāo)準(zhǔn)等。工程文件：指導(dǎo)工人操作和用于生產(chǎn)、工藝管理等的各種技術(shù)文件的統(tǒng)稱。包括：BOM、工藝卡、流程圖、產(chǎn)品圖等。機密文件：是指公司所有涉及產(chǎn)品價格及其它重要信息的文件。三、職責(zé)和權(quán)限文控中心：負(fù)責(zé)體系文件的標(biāo)準(zhǔn)化及管理（包括：受控、分發(fā)、歸檔、保管、回收、作廢和記錄）以及質(zhì)量管理體系運行所需的外部文件的管控。各部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)管理與本部門相關(guān)的帶有“受控”標(biāo)識的文件。未經(jīng)過以上流程簽名確認(rèn)或未按規(guī)定簽名確認(rèn)的文件無效。四、文件管制程序1文件的編號1在文件編寫時，由編寫部門到文控中心申請文件編號。2文件編號原則：質(zhì)量手冊編號：HTA-QM；環(huán)境手冊編號：HTA-EM；GP管理手冊編號：HTA-GP；職業(yè)健康安全管理手冊編號：HTA-OHM；社會責(zé)任管理手冊編號：HTA-SAM；信息安全管理手冊編號：HTA-ISM供應(yīng)鏈安全管理手冊編號：HTA-SSM四、文件管制程序2.1程序文件編號為HTA-PD兩位數(shù)流水號；2.2三階文件的編號原則是HTA-部門編號（品管部QC，倉儲部WH，生產(chǎn)部PR，人資行政部HR，項目部RD，銷售部MD，財務(wù)FD，采購PU，計劃PC，設(shè)備EC）-三位流水號,（備注：生產(chǎn)部編碼由于同一特殊工站不同機器機臺參數(shù)不同增加一組流水號。即：HTA-PR-XXX-XXX）四、文件管制程序如：項目部RDHTA-RD-001銷售部MDHTA-MD-001計劃部PCHTA-PC-001設(shè)備部ECHTA-EC-001一、文件的幾個階層

外來文件：

就是供應(yīng)商或客戶提供的各種說明書或是標(biāo)準(zhǔn)

如：PCH禁用物質(zhì)管理標(biāo)準(zhǔn)--中文、限制物質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、XX使用說明書。二、文件管制的目的和定義目的：

對公司質(zhì)量管理體系所要求的文件的編寫、評審、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、再次批準(zhǔn)、標(biāo)識、回收和作廢等過程進行控制，以確保公司各部門和工作場所使用現(xiàn)行有效的文件和資料（即適用版本），防止使用作廢的文件，達到保持公司質(zhì)量管理體系運行的符合性的目的。二、文件管制的目的和定義定義：

文件：信息及其承載媒體。包括：管理手冊、程序文件、記錄、規(guī)范、圖樣、標(biāo)準(zhǔn)等。

工程文件：指導(dǎo)工人操作和用于生產(chǎn)、工藝管理等的各種技術(shù)文件的統(tǒng)稱。包括：BOM、工藝卡、流程圖、產(chǎn)品圖等。

機密文件：是指公司所有涉及產(chǎn)品價格及其它重要信息的文件。三、職責(zé)和權(quán)限

文控中心：負(fù)責(zé)體系文件的標(biāo)準(zhǔn)化及管理（包括：受控、分發(fā)、歸檔、保管、回收、作廢和記錄）以及質(zhì)量管理體系運行所需的外部文件的管控。

各部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)管理與本部門相關(guān)的帶有“受控”標(biāo)識的文件。

未經(jīng)過以上流程簽名確認(rèn)或未按規(guī)定簽名確認(rèn)的文件無效。四、文件管制程序1文件的編號1在文件編寫時，由編寫部門到文控中心申請文件編號。2文件編號原則：質(zhì)量手冊編號：HTA-QM；環(huán)境手冊編號：HTA-EM；GP管理手冊編號：HTA-GP；職業(yè)健康安全管理手冊編號：HTA-OHM；社會責(zé)任管理手冊編號：HTA-SAM；信息安全管理手冊編號：HTA-ISM供應(yīng)鏈安全管理手冊編號：HTA-SSM四、文件管制程序2.1程序文件編號為HTA-PD兩位數(shù)流水號；2.2三階文件的編號原則是HTA-部門編號（品管部QC，倉儲部WH，生產(chǎn)部PR，人資行政部HR，項目部RD，銷售部MD，財務(wù)FD，采購PU，計劃PC，設(shè)備EC）-三位流水號,（備注：生產(chǎn)部編碼由于同一特殊工站不同機器機臺參數(shù)不同增加一組流水號。即：HTA-PR-XXX-XXX）四、文件管制程序如：

項目部RDHTA-RD-001

銷售部MDHTA-MD-001

計劃部PCHTA-PC-001

設(shè)備部ECHTA-EC-001四、文件管制程序2.3四階表單編號的規(guī)則:HTA-□□□□-□□△

兩位流水號

此四個方框代表表單出自的程序文件的編號如PD01，三階文件的話就寫三階文件的編號，如QC001,;

△代表版本號（文件所附表單版本變更時，只需表單版本變更，文件版本不變更）四、文件管制程序.3文件版本控制：第一次編寫時為A版，修改一次后變?yōu)锽版，修改第二次后為C版，以此類推……四、文件管制程序2文件發(fā)行及舊版的回收2.1各文件編制部門在編制好文件后，先將電子檔發(fā)給文控中心，文控確認(rèn)合格后，返回原編寫單位簽核。文件經(jīng)簽核后,編制部門需填寫《文件發(fā)放計劃表》，文控中心按發(fā)放計劃表來確定復(fù)印份數(shù)，文控員將簽核好之復(fù)印件蓋上“受控文件”章,受控章蓋當(dāng)天的日期。(彩色作業(yè)指導(dǎo)書除外：原件發(fā)放至生產(chǎn)線，復(fù)印件保留在文控中心，三階文件僅保留電子檔)。文控員依照《文件發(fā)放計劃表》所列發(fā)放單位分發(fā),被分發(fā)單位接收人要在《文件發(fā)放/回收記錄表》中簽名。文件版本更新發(fā)行時,文控中心需同時回收舊版文件。四、文件管制程序

2.2文控員需將更新后的文件歸檔、保存，同時登記在《受控文件清單》中，并及時更新電子平臺文件。四、文件管制程序2.3舊版文件及廢止文件的原件,文控中心需加蓋“保留”章保存（三階文件僅保存電子檔），回收的舊版文件文控中心需立即蓋“作廢”章，以免與有效文件混淆。四、文件管制程序

2.4文件正式發(fā)行后，文控員及時將受控文件的電子檔存放在公司的電子平臺（版本更新時，要及時刪除舊版電子檔，同時上傳最新版本），供大家參閱、學(xué)習(xí)，但參閱人只有只讀權(quán)限。2.5文控中心負(fù)責(zé)文件的受控發(fā)行工作，正常情況下1個工作日完成相關(guān)的受控發(fā)行等工作。四、文件管制程序3參考用文件的發(fā)放3.1當(dāng)客戶、供應(yīng)商等外部人員需要本公司的文件時，由需求部門填寫“文件申請單”經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由文控中心復(fù)印，在副本上加蓋“僅供參考”章后發(fā)放。但文件不需受控。四、文件管制程序4文件更改與作廢4.1文件之更新,可采取換版、換頁之方式。第一版為A版,每小修改一次,變更為B版、C版……依此類推順換。4.2體系文件的第二頁為修訂頁,要簡要說明修訂內(nèi)容。文控中心保留舊版原稿,并蓋上“保留”章作為歷史檔案保存?；厥罩f版文件文控中心需立即加蓋“作廢”章并銷毀,亦可作再生使用,文件副本如屬機密文件，則立即銷毀,不能作再生紙使用。四、文件管制程序5文件補發(fā)及借閱5.1因文件破損、遺失而要補發(fā)時,應(yīng)由申請單位填寫《文件申請單》經(jīng)部門主管確認(rèn)，管理者代表核準(zhǔn)后交文控文員依5.2.1作業(yè)。5.2文件的借閱:有文件需要借閱時，仍需填寫《文件申請單》，經(jīng)體系工程師或者管代批準(zhǔn)后方可借閱，同時要填寫《文件借閱登記表》登記、留檔。借閱者不可將文件私自復(fù)印或帶出文控中心規(guī)定的范圍內(nèi)。四、文件管制程序6文件管理原則6.1文件內(nèi)容需簡單、明了，注有日期(含修訂日期)、潔凈、易于識別且依序保存。6.2各單位于收到文件后,分門別類建檔管理以便隨時查閱。6.3經(jīng)文控中心蓋有“受控文件”章之管制文件,任何單位及個人不得自行影印以作為業(yè)務(wù)執(zhí)行之依據(jù)。6.4管制文件上不得加注標(biāo)記或書寫任何文字、符號,亦不得擅自修改文件內(nèi)容,否則視同無效文件。

四、文件管制程序7外來文件管理

7.1外來文件如相關(guān)的國際、國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)備儀器的操作手冊，供應(yīng)商提供的有關(guān)物料的標(biāo)準(zhǔn)資料、規(guī)格書等等，各部門收到外來文件時，需將原本提交給文控中心統(tǒng)一保管，文控員需對外來的文件在《外來文件一覽表》中加以登記。四、文件管制程序7.2客戶提供使用的設(shè)計資料本公司接受后，由確認(rèn)有效性后，提交文控中心作為正本，文控按5.5.1來管控。7.3客戶提供的設(shè)計資料發(fā)生變更時，項目部按客戶變更作成《工程變更通知單》，交文控中心分發(fā)相關(guān)部門，文控中心同時收回舊版資料。四、文件管制程序7.4當(dāng)采用的外來文件發(fā)生變化，如：(新增、修改、廢止等)，原接受部門應(yīng)將此信息傳達到相關(guān)部門，必要時會議討論，對涉及到的文件及時修訂，文控中心負(fù)責(zé)收回及作廢舊版文件。7.5外來文件的編號及版本控制7.5.1外來文件（除圖紙外）可以按原名稱登記/編號，無版本的不需登記版本。

四、文件管制程序7.6外來文件的使用

外來文件可以直接使用，如儀器設(shè)備的操作指引書等，也可以將其轉(zhuǎn)化為本公司的內(nèi)部文件，如部分客戶或供應(yīng)商提供的資料。當(dāng)直接使用外部文件時，由文控中心在副本上加蓋“外來文件”印章發(fā)行；使用轉(zhuǎn)化文件時，先由對應(yīng)部門申請原外來文件副本，責(zé)任部門將轉(zhuǎn)化后的文件申請發(fā)行，原外來文件的副本不再受控。文控中心仍需保留外來文件的正本，但要在其登記處注明轉(zhuǎn)化后的文件名。

四、文件管制程序8文控中心應(yīng)主動與標(biāo)準(zhǔn)研究機構(gòu)、認(rèn)證和咨詢中心聯(lián)系,及時查詢并索取有關(guān)質(zhì)量的最新標(biāo)準(zhǔn)。

四、文件管制程序9文件的生效9.1文件發(fā)放時，各部門接收人員必須在《文件發(fā)放/回收記錄表》上簽收，該文件在規(guī)定的生效期起生效，前一版本同時自動失效。本公司文件的生效日期即“受控文件”章上所蓋日期。

四、文件管制程序10文件的保存10.1文控中心要保留文件最新的電子文檔。10.2一階管理手冊與二階程序文件：原件存放文控中心，電子版存放于公司電子平臺上。文控員負(fù)責(zé)電子平臺上文件的存放、修訂及刪除。

四、文件管制程序10.3三階文件：文控中心僅保留電子檔,原件發(fā)放至各使用部門一份,電子版存放如同