金蝶電子郵件管理規(guī)定

電子郵件管理規(guī)定第一條適用范圍

金蝶集團員工、授權合作伙伴或關聯公司授權人員。第二條管理權限和責任

1、信息部：負責公司郵件系統(tǒng)的管理和技術維護。

2、銷售伙伴部：指定專人負責銷售伙伴郵箱賬號的日常管理，定期（不超過一季度）與總部郵件系統(tǒng)管理員核對銷售伙伴的郵箱資料，提交使用明細報表。

3、所有郵箱用戶：應熟練掌握Outlook、OutlookExpress的使用。第三條管理流程

（一）新申請流程

1、新公司員工申請：由人力資源部及分支機構人力資源管理員通過新員工入職流程申請。

2、銷售伙伴申請：銷售伙伴申請公司郵箱賬號由銷售伙伴部管理員統(tǒng)一申請，完整填寫使用人的姓名、住址、年齡、身份證號碼、聯系方式、工作職責、信箱用途、在現有單位的工作年限等信息，經銷售與渠道部、辦公室、信息安全部審批同意，向財務按每個賬戶500元成本費及500元押金（押金在郵箱賬號注銷時可退回）交納費用，同時簽訂《保密協議》。

3、業(yè)務郵箱的申請：總部各部門或分支機構對于業(yè)務郵箱的申請必須說明用途并指定專人負責，并經部門經理（或分公司總經理）及信息安全部經理審批同意；申請部門、郵件系統(tǒng)管理員應同時做好登記備案工作。（二）使用人異動管理流程

1、內部調動：

員工在集團內部調動或職務變動時，信息部郵件系統(tǒng)管理員依據“員工調動審批單”及公司發(fā)文，調整該員工的郵箱賬號所屬群組，郵箱賬號的用戶名保持不變。

各部門（分公司）業(yè)務郵箱的管理人變更時，直接領導需及時通知總部郵件系統(tǒng)管理員，進行登記調整。

2、注銷流程：

(1)員工離職時，信息部郵件系統(tǒng)管理員依據“員工離職流程”進行刪除操作。對于特殊人員的郵箱賬號處理，需事先經信息部總經理審批同意后，方可保留，且一般為一個月，最長不得超過三個月。

(2)銷售伙伴的郵箱賬號注銷，由銷售伙伴部管理員統(tǒng)一申請，由信息部郵件系統(tǒng)管理員執(zhí)行并備案。

(3)各部門（分公司）業(yè)務郵箱需注銷時，應及時上報總部郵件系統(tǒng)管理員；對于長時間（超過一個月）無人管理的業(yè)務郵箱，郵件系統(tǒng)管理員有權直接刪除。第四條郵箱賬號命名規(guī)范

1、僅適用于新增用戶的郵箱賬號申請或變更申請，已有郵箱賬號的用戶，可以保持原用戶名不做變更。

2、郵箱賬號的用戶名應與工作中的習慣稱呼一致，優(yōu)先采用漢語拼音姓名做郵箱用戶名；若有重名，可以采用英文姓名做郵箱用戶名來避免重復；特殊部門、分公司等為工作方便，可直接采用英文姓名做郵箱用戶名。

3、郵箱賬號命名：取中文名（或英文名）的全拼+下劃線+姓的全拼；若有重名，將由郵件系統(tǒng)管理員指定后綴（1、2、3等）。如張小山，英文名為john，可使用的郵箱賬號的用戶名為xiaoshan_zhang、john_zhang、xiaoshan_zhang1等。

4、郵箱賬號用戶名對應的用戶全稱：取漢字名稱，若有重名，將由郵件系統(tǒng)管理員指定后綴（1、2、3等）。；如：張小山、張小山1或張小山2等。第五條郵箱群組命名規(guī)范

1、郵箱群組統(tǒng)一依據公司組織架構建立，并按公司組織架構的變更及時調整。

2、郵箱群組劃分明細到總部一級部門、分公司。

3、郵箱群組名稱與公司組織架構中總部一級部門、分公司的名稱一致。第六條郵件使用

1、公司郵箱賬戶限本人使用，禁止將本人郵箱賬戶轉借或借用他人郵箱賬戶。

2、為保障郵件服務器穩(wěn)定可靠地運行，所有用戶應及時檢查自己的郵箱并下載郵件，以防郵箱超過限額影響使用。違者責任自負。

3、郵件收發(fā)客戶端軟件應使用Outlook或OutlookExpress，推薦使用Outlook處理公司郵件。使用Foxmail等其他客戶端軟件的應盡量改用Outlook。若有特殊要求的需經信息部審批后，方可使用。

4、公司提供的郵箱賬號限工作用途，不得用于私人事務，禁止因非工作用途將郵箱賬號公開于外部internet網上。

5、普通用戶的郵箱容量標準為100M，每封郵件的大小限制為7M。需要發(fā)送大郵件附件的，建議將文件壓縮拆分后分開發(fā)送。因收發(fā)郵件大于規(guī)定大小而不能收發(fā)造成的損失，由用戶自己承擔。

6、郵箱賬號管理

（1）申請新的郵箱賬號時，用戶名需符合郵箱賬號命名規(guī)范。

（2）郵箱賬號一經建立，如無特殊需要，不允許申請修改郵箱賬號用戶名。

（3）用戶必須及時修改郵箱賬號的初始密碼，密碼至少8位且必須是字母、數字、特殊字符的組合，并且在使用中定期（最長3個月）進行郵箱賬號的密碼的修改，以防被他人盜用。信息部有提醒員工修改密碼的責任。因郵箱賬號的密碼泄露造成的損失，用戶自行承擔責任。

7、公司內部聯系用郵箱賬號，只能使用在公司郵件系統(tǒng)開戶的郵箱賬號。

8、對于業(yè)務郵箱，各部門（分公司）應安排專人管理維護，對于長期（一個月）無人管理的郵箱，郵件系統(tǒng)管理員有權直接刪除。

9、發(fā)現有郵件感染病毒，立刻將計算機斷開公司網絡，使用相應軟件查殺病毒。對無法自行解決的，提請網絡管理員協助解決。

10、不得將金蝶公司涉及商業(yè)秘密的信息(包括但不限于郵件信息系統(tǒng)的內容及通訊錄上的信息等)在未經公司允許的情況下通過郵件向外界公布，違者追究法律責任。

11、禁止轉發(fā)含有違法信息或危害社會安定的郵件及與工作無關的郵件，管理員發(fā)現有類似現象，有權封鎖相應郵箱賬戶，并視情節(jié)進行處罰。

12、收到危害社會安定的郵件(如法輪功信息等)，應及時將這些信息報告信息安全部備案，并刪除非法郵件，嚴禁轉發(fā)或點擊相應的鏈接。若因此被公安機關追究個人責任，或給公司造成不良影響或損失的，公司將從重處理。

13、因工作需要發(fā)送帶有公司涉密信息的郵件，發(fā)件人必須先經部門領導同意（若是絕密級別，需經公司級領導同意），并將涉密信息加密處理后方可發(fā)送；否則將視情節(jié)予以嚴肅處理，直至追究法律責任。密級依照《金蝶公司商業(yè)秘密保護條例》相關規(guī)定執(zhí)行。

14、郵件群發(fā)管理

(1)適用范圍：

A、收件人超過400人（如總部所有員工、集團所有員工等）的群發(fā)郵件，發(fā)件人須將郵件總大小控制在100K字節(jié)以內；

B、收件人在100-400人的群發(fā)郵件,發(fā)件人須將郵件總大小須控制在1000K字節(jié)以內；

C、超過相應大小范圍的郵件嚴禁直接發(fā)送，應將附件內容放至網上（如知識中心），僅發(fā)送鏈接及內容簡介。(2)審批流程：

發(fā)件人報所屬一級部門經理（機構總經理）批準，再經信息部網絡管理員核準后，方可發(fā)送。(3)發(fā)送時間：

周一至周五：每天中午12：00-1：00，下午6：00-12：00。群發(fā)郵件由信息部根據以上時間合理調配，避免同一時間發(fā)布多封群發(fā)郵件。不建議周六、周日發(fā)送群發(fā)郵件，因周一會積累較多郵件，可能造成擁塞。(4)注意事項：

A、禁止群發(fā)與工作業(yè)務無關的郵件。

B、對于所有收件人在20-100人的群發(fā)郵件，郵件總大小都須控制在3000K字節(jié)以內。

C、對于收件人為總部所有員工、集團所有員工等群發(fā)郵件，須使用密件抄送。第七條郵件使用違規(guī)處理

1、下列行為12個月內出現第一次給予警告處分，第二次給予通報批評，第三次及以上給予通報批評處分并處以罰款50-100元/次。

（1）無正當理由未及時檢查郵箱并下載郵件的；

（2）非因工作用途將郵箱帳戶公開于外部INTERNET網的；

（3）信息部門提醒后仍未能定期修改郵箱密碼的；

（4）發(fā)送、傳播含有違法或違反公德的信息的；

（5）違反本制度規(guī)定群發(fā)郵件的；

（6）其他違反本章規(guī)定的行為。

2、下列行為出現第一次給予警告，并可處以罰款200-500元，出現第二次及以上可處以通報批評，罰款200-500元，情節(jié)嚴重者可予以辭退，可多種處罰并處。

（1）未經部門領導同意發(fā)送涉密信息或發(fā)送泄密信