辦公用品及費用管理辦法

—辦公用品及費用管理辦法

Q/LX-Z—l-XTJ—GLGWGL—014—11

1目的

為規(guī)范各部門辦公用品申購、領(lǐng)用程序，保證正常辦公需要，并有效控制辦公費用（辦

公、汽車、通訊等費用）的管理，滿足正常的工作需要，并嚴格控制開支，杜絕浪費，根據(jù)

集團頒布的《隆鑫兆皇通用動力股份有限公司費用管理辦法》，結(jié)合通機本部的實際情況結(jié)

合通機事業(yè)部的實際情況,特制定本辦法?

2適用范圍

本辦法適用于隆鑫兆泉通用動力股份有限公司通機本部事業(yè)部辦公用品的申購、領(lǐng)用、

報銷，其他辦公費用、汽車費、通訊費用的報銷管理。辦公類低耗品的管理按《低值易耗品

管理辦法》執(zhí)行。

3術(shù)語

無

4職責

4.1各部門負責人：負責對年度預算，月度購買計劃審批。

4.2管理財務管理部:

4.2.1負責按各部門實際需求制定月度采購計劃，報部門負責人批準后執(zhí)行。負責辦公用品

的保管、發(fā)放、及對各部門費用進行考核。

4.2.2負責核定各部門年、月度辦公費用、通訊費用、汽車費用預算指標。

4.2.3負責按月對各部門辦公用品費用進行歸集、統(tǒng)計，對各部門費用的達成情況進行考核，

并進行反饋和控制。

4.2.4負責匯總各部門《辦公用品購買申請表》，根據(jù)庫存情況，制定月度采購計劃，報部門

負責人批準后采購.

4.2.5負責辦公用品的保管、發(fā)放。

4.2.6負責審核報銷單據(jù)的合理性和進行正確的賬務處理。

4.3各使用部門

4.3.1負責按時向姓■務食理卷理部填報《辦公用品購買申請表》，按規(guī)定程序領(lǐng)用、保管辦公

用品；

4.3.2負責及時報銷各類費用。

5正文

5.1辦公費用管理辦法

5.1.1辦公費用包含辦公用品（又分辦公類低耗或辦公文具）、電腦耗材、紙張、書報資料、

郵寄費、印刷費、其他費用等，辦公類低耗屬低耗品管理，參見低耗品管理辦法，本辦法中

辦公用品單指辦公文具。辦公文具分為消耗品及管理品，消耗品主要指筆、筆芯、膠水、信

發(fā)紙、大頭針等易耗品，管理品主要指剪刀、美工刀、訂書機、打孔機、文件夾、計算器、

筆筒等耐用品。

5.1.2辦公用品管理辦法

5.1.2.1辦公用品定額標準：公司領(lǐng)導15元/月?人，部長級人員5元/月?人，一般員工3

元/月?人。新進人員一次性配備的辦公用品，其費用不納入部門考核，但計入部門費用；

5.1.2.2使用部門本著“節(jié)約使用”的原則，每月18日前按實際需要及在限額標準內(nèi)填報次

月《辦公用品購買申請表》，經(jīng)部門負責人審核后報瓊務管理部統(tǒng)一采購；

5.1.2.3前一個月節(jié)余費用可在下一個月使用，但不允許本月使用下月費用；

5.1.2.4財務壹理管理部辦公用品管理人員應建立辦公用品管理臺賬，每月20日扎賬，對辦

公用品的庫存情況進行統(tǒng)計，結(jié)合各部門實際需求計劃，編制次月辦公用品的采購計劃，經(jīng)

財務管理部部長審核后組織采購；

5.1.2.5辦公用品采購應優(yōu)先選用集團招標定點單位，特殊情況報分管領(lǐng)導批準后，可選用

其它單位；

5.1.2.6辦公用品的領(lǐng)用按上報的《辦公用品購買申請表》發(fā)放，計劃外物品不予發(fā)放；

5.1.2.7剪刀、美工刀、訂書機、打孔機、文件夾、筆筒等耐用品在領(lǐng)用時實行“以舊換新”,

如有人為損壞、遺失，由使用人或部門按原樣賠償：

5.1.2.8辦公用品報銷時，采購人員憑《辦公用品購買申請表》、采購計劃表、領(lǐng)用簽字表、

增值稅發(fā)票、銷貨清單填寫報銷單，到財務管理部進行報銷審核；

5.1.2.9辦公用品實行領(lǐng)用登計制度。明:務管理部按部門設(shè)立《辦公用品領(lǐng)用記錄表》，各部

門簽字領(lǐng)用后，須指定專人統(tǒng)一保管

5.1.2.10管理品在第二次領(lǐng)用時，須以舊品換新品，如有人為損壞、遺失，由使用人或部門

按價賠償。管理品使用期限未滿半年（含），按原價賠償：使用在半年以上1年以內(nèi)（含），

按原價的80%賠償；使用在1年以上，按原價的50%賠償；

5.1.2.11員工因工作變動、辭職等，必須將所使用的管理品交到部門負責人或接管人處方可

辦理清退及離職手續(xù)。

5.1.3電腦耗材管理辦法

5.1.3.1電腦耗材是指除計算機硬件設(shè)備以外，日常工作應用中經(jīng)常消耗的所必需品，具體

包括打印機色帶、色帶架、墨盒、內(nèi)存條、鍵盤、鼠標、U盤、硒鼓以及計算機專用清洗劑

等；

5.1.3.2打印機色帶、色帶架、墨盒、硒鼓等易耗品，根據(jù)需要隨時報戚各管理部組織采購，

保證及時供給，但每次更換或修理后，必須經(jīng)群務管理部經(jīng)辦人員的簽字確認；內(nèi)存條、鍵

盤、鼠標、U盤等耐用品，使用部門根據(jù)實際需要填報《辦公用品購買申請表》，經(jīng)部門負責

|人審核后報群務管理部信息室統(tǒng)一采購；

5.1.3.3電腦耗材在領(lǐng)用時按上報的《辦公用品購買申請表》發(fā)放并簽字簽收，并實行“以舊

換新”，如有人為損壞、遺失，由使用人或部門按原樣賠償：

5.1.3.4電腦耗材報銷時，采購人員憑《辦公用品購買申請表》、領(lǐng)用簽字表、電腦耗材易耗

|品更換確認單、增值稅發(fā)票、銷貨清單填寫報銷單，到財務等理部進行報銷審核；

5.1.4紙張管理辦法

|5.1.4,1紙張由肝務管理部統(tǒng)一采購，領(lǐng)用時進行簽收，使用時盡量使用雙面，節(jié)約用紙；

5.1.4.2提倡無紙化辦公，充分利用KOA系統(tǒng)的功能；

5.1.4.3紙張費用報銷與辦公用品相同；

5.1.5書報資料管理辦法

5.1.5.1書報資料指公司為了解國家各級政策、國內(nèi)國際形勢，實事、市場行情等用途統(tǒng)一

訂閱的報紙、期刊、雜志等；

5.1.5.2每年最后一季度或?qū)嶋H訂閱時間，各部門根據(jù)實際需要，填《書報資料購買申請表》，

|每部門可訂閱一至兩種，須和部門工作內(nèi)容相關(guān)，經(jīng)部門負貢人審核簽字后，交瓊務管理部統(tǒng)

一訂購；

5.1.5.3書報資料由各部門指定專人管理，負責保管，借閱等工作，保證書報資料的完整，潔凈：

5.1.5.4報銷時，采購人員憑《書報資料購買申請表》、發(fā)票、簽收的簽字表填寫報銷單，到

|財務管理部進行報銷審批；

5.1.6郵寄費管理辦法

5.1.6.1郵寄費指寄送提單、發(fā)票、宣傳冊等文件類資料所發(fā)生的快遞費，包括同城或國內(nèi)

快遞、TNT、DHL等，但不包含郵寄包裹發(fā)生的快遞費，其納入運費核算；

|5.1.6.2國內(nèi)快遞使用國內(nèi)營業(yè)部望鎮(zhèn)部定標的公司，國際快遞使用進出口公司定標的公司；

5.1.6.3盡量使用定標公司中的民營快遞，少使用EMS、航空郵件即TNT,DHL等；

|5.1.6.4報銷時憑經(jīng)辦人的快遞申請單，正規(guī)發(fā)票填寫報銷單，報財務管理部審核；

5.1.6.5到付件郵寄費憑快遞公司提供的回單和發(fā)票報銷；

5.1.7印刷費管理辦法

5.1.7.1印刷品指印有公司名稱或標記的信紙、信封、便箋、單據(jù)或表格等，也包括宣傳用

資料，或手提袋，但這些做為宣傳品管理，不納入辦公費用管理范疇；

5.1.7.2使用部門根據(jù)需要，填制《印刷品申請單》，注明需要數(shù)量，完成時間，并附有印刷

品樣本：

5.1.7.3《印刷品申請單》須經(jīng)部門負責人和分管副總的審批后報腫務管理部統(tǒng)一采購，首次

印刷的申請單要經(jīng)總經(jīng)理審批；

5.1.7.4琳務查理等理部匯總各部門《印刷品申請單》，根據(jù)工作的輕重緩急、印刷品的必要

性和部門使用印刷經(jīng)費的情況進行審核：

5.1.7.5印刷單位的確定采用招標方式;

5.1.7.6姆務量理管理部監(jiān)督按期完成印刷品的印制工作，辦理入庫登記手續(xù)并通知所需部

門簽字領(lǐng)用：

5.1.7.7報銷時憑《印刷品申請單》、簽字領(lǐng)用表、發(fā)票和銷售清單.填寫報銷到丁矍報到財

務等理部弗事審核：

5.1.8飲水費管理辦法

5.1.8.1各部門指派專人負責每次送水桶數(shù)的核實并簽收；

5.1.8.2每月月初，林務喳理管理部報銷人員憑上月送水簽收單及發(fā)票填寫報銷單，到財務

鄒純進行審核；

帶格贏J：字體顏色：自動設(shè)置一

5.1.8.3,內(nèi)部會議不提供瓶裝水，一律使用紙杯及桶裝水；

5.1.9其他辦公費用管理辦法

5.1.9.1其他辦公費用指以上未列支的，用于維持正常辦公需要而發(fā)生的費用，例如購買發(fā)票、

紙杯、茶葉、鮮花、招聘費、報稅或增值稅開票系統(tǒng)服務費等；

5.1.9.2在超市和商場購買的物品須附有機打購物小票，隨發(fā)票一起做為作為報銷依據(jù):

5.1.10_NC報銷流程單據(jù)選擇

報銷單據(jù)選擇無（有）借款-費用報銷單

業(yè)務內(nèi)容對應的NC編碼對應的NC費用項目

120101辦公文具

名片、刻章、剪刀、美工刀、訂書機、打孔機、繪圖

儀器、筆筒、文件架、文件夾，圓珠筆、鉛筆、簽字12010101管理用辦公文具

筆、簽字筆芯、筆記本、印泥油、墨水、透明膠、檔

案袋、回形針、膠水、大頭針、訂書釘、打印油、刀

片、便簽紙、橡皮、標簽、圖釘、電池等12010102生產(chǎn)用辦公文具

120102電腦耗材

色帶、色帶架、墨盒、內(nèi)存條、鍵盤、鼠標、U盤、12010201管理用電腦耗材

硒鼓等12010202生產(chǎn)用電腦耗材

120103紙張

12010301管理用紙張

打印紙、傳真紙、復印紙、繪圖紙

12010302生產(chǎn)用紙張

報紙、期刊、雜志120104書報資料費

國內(nèi)快遞、DHL、TNT120105郵寄費

信紙、信封、便箋、單據(jù)或表格120106印刷費

桶裝水120107飲水費

購發(fā)票、紙杯、茶葉、鮮花、招聘費120108辦公其他費用

5.2通訊費用管理辦法

5.2.1解務管理管理部每月報銷通訊費用時，將各部門座機通訊費用與年初制定的月度預算相

對比，如有超標,在超標部門各員工的個人收入中平攤扣除；

5.2.2出國人員在出差所在國購買當?shù)仉娫捒?，充值使用，憑購買單據(jù)報銷；

5.2.3副總及總經(jīng)理出國，可攜帶公共通訊卡，公卡由附務管理部統(tǒng)一保管、充值、報銷；

5.2.4除以上情況及國內(nèi)駐外人員每月的通訊補貼外，不予報銷任何私人移動通訊費用，包括

短信、彩信、國內(nèi)及國外漫游費；

5.3汽車費用管理辦法

5.3.1公務車使用流程

5.3.1.1分司?本部人員使用公務車,需事先填制派車單，由部門領(lǐng)導簽字審核后，交則:務管理等

理部統(tǒng)一安排車輛；

5.3.1.2公務車出行后，用車人應在駕駛員所持《車輛運行記載表》上簽字，確認用車時間、

出行地點、行駛里程及所發(fā)生的費用（過路過橋費、停車費、洗車費等）；

5.3.1.3《車輛運行記載表》作為費用報銷及發(fā)放補助的依據(jù)；

5.3.2汽車油費管理辦法

5.3.2.1汽車油量和油費按其行程里程核定。凡超出派車任務行程的油費的考核參照集團汽

車費用管理辦法執(zhí)行；

5.3.3汽車修理費管理辦法

5.3.3.1公務車執(zhí)行特約定點維修，從嚴把關(guān)；

5.3.3.2駕駛員在維修或保養(yǎng)前必須先填報《車輛維修單》，由車隊隊長審核并估價、比價；

5.3.3.3車輛小修或日常保養(yǎng)經(jīng)群務管理部負責人同意方可送修或保養(yǎng)，并作為報銷的依據(jù)；

中修、大修時需請示公司領(lǐng)導（說明原因、價格等情況），經(jīng)批準后方可維修；

5.3.3.4凡未按程序辦理維修手續(xù)，駕駛員擅自送“修”或送“養(yǎng)”者，所產(chǎn)生的費用全部

由駕駛員承擔；

5.3.3.5如因駕駛員使用不當，致使車輛損壞或機件故障，其所需要的修護費，應依情節(jié)輕

重，由責任人予以負擔；

5.3.4過路過橋費管理辦法

5.3.4.1除每年統(tǒng)一繳納的車輛路橋通行年費外，日常出車原則上不發(fā)生過路過橋費，且不予

報銷；

5.3.4.2如出主城九區(qū)的公務車，發(fā)生的過路過橋費，說明出車事由，經(jīng)公司領(lǐng)導簽字后，

實報實銷，報銷時需附《派車單》，且發(fā)票上車輛號碼應與派車單上保持一致，否則不予報銷；

5.3.5汽車保險費管理辦法

5.3.5.1公務車保險費由爵務管理部招標確定保險公司，并確定每輛公務車的保險金額，作

為報銷保險費的依據(jù)；

5.3.6駕駛員出車補助管理辦法

5.3.6.1加班補助：根據(jù)《車輛運行記載表》統(tǒng)計駕駛員加班時間，加班補助按5元/小時計算，

周一到周六以每天20元為限，周日以實際加班時間計算無上限；另外在加班期間，可按5元/

次發(fā)放誤餐補助，已陪同客戶吃飯除外；

5.3.6.2出差補助：凡單程連續(xù)行駛200公里以上（含200公里），來回時間》1天的出車按長

途出差處理。給予駕駛員的長途出差補助標準為50元/次（不論一次出差天數(shù)多少以1次任

務計，不再累計加班補助。報銷時需附《派車單》，出差期間的住宿/餐費按一般員工差旅費

標準報銷，詳見差旅費用部分規(guī)定。

5.3.7停車費、洗車費管理辦法

5.3.7.1洗車費上限為50元/月；

5.3.7.2停車費根據(jù)《車輛運行記載表》據(jù)實報銷（有用車人簽字，手續(xù)完備方可報銷），超

標的從工資中扣出；

5.4NC報銷流程單據(jù)選擇

報銷單據(jù)選擇無（有）借款-汽車費用報銷單

業(yè)務內(nèi)容對應的NC編碼對應的NC費用項目

汽油費121401油費

路橋年費、遠郊過路過橋費121402過路過橋費

修理費，修理部件費用121403汽車修理費

各類汽車保險121404汽車保險費

汽車年審費，駕照年審費121405汽車年審費

不用121407貨車營運費

停車費、洗車費121408其他汽車費用

5.5汽車費用報銷特殊規(guī)定

私闖紅燈、亂停車、駕駛未佩帶安全帶、駕駛時車速超規(guī)定等駕駛車輛違反交通規(guī)則行

為，其罰款和費用由駕駛?cè)藛T自行負擔。

帶格式的：字體：（默認）格

,5.6‘考核.體一GB2312,（中文）楷體一GB2312

帶格式的：字體：（默認）楷

5.6.1.臚務管理管理部按月歸集、統(tǒng)計各部門辦公費用，交財務管理部乙體（出2312,（中文）楷體GB2312

帶格式而一字體：（默認）楷

5.6.2務曖理等理部對照各部門月度費用指標對各部門進行考核。,體_GB2312,（中文）楷體_GB23】2

演格式的；字體：（默認）楷

5.6.3,各部門遇特殊情況需要超費用指標增加辦公用品，須提出申請，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，體_GB2312,（中文）楷體一GB2312

,帶格式的：字體：（默認）楷

交批務管理管理部購買,新增費用可不計入部門月度費用考核。.