會議接待行動計劃

會議接待行動計劃會議接待行動計劃篇一會議策劃簡介：1、提供多家大酒店由您選擇，價格優(yōu)惠。2、會場（或分會場）的選擇和預定，會場的設計和布置（會場內外氣氛的渲染和烘托，橫幅、旗幟彩球、拱門、主席臺、桌簽、簽到臺等）以及各種設備的擺放。3、材料和證件的印制、會議手冊和參會人員通訊錄的設計制作、請柬、胸卡、餐券的印制。4、禮品策劃、設計、樣品提供和制作。5、設備：會議設備、辦公設備、視頻設備及多媒體、音頻設備、燈光設備。6、翻譯：各類外語語種的口譯、筆譯服務。7、媒體支持、協助聯系媒體、邀請記者。8、提供會議所需各類信息。9、協助招徠參會人員、協助尋求贊助單位和邀請本地嘉賓。10、禮賓接待、會議事務及其他秘書服務、現場接待、禮賓禮儀、招待酒會、會間茶憩、攝影錄象、及vcd的制作等11、提供西餐、中餐、自助餐、宴會等不同標準的菜單，根據要求進行調整，協助選擇和推薦不同的用餐地點。12、接送車輛及各種豪華轎車、中巴車、大巴車的租用。13、公司專門為會議設計和安排了多條旅游路線，并根據參會人員的喜好，協助安排各種休閑活動。14、報到同時有專人登記和辦理返程票預定。會議接待程序：1、我們倡導商務會議的全新概念，積極為合作客戶提供效、優(yōu)質、周到的服務，可以根據客戶需求，靈活安排會議規(guī)模、費用，提供活動整體策劃方案，以便為客戶提供不同規(guī)模、檔次的商務會議服務設施。2、我們還提供會議舉辦地的交通、氣候、商務環(huán)境等一系列資詢信息供客戶選擇，為客戶提供商務會議期間全部的會務用品及會議現場布置，為客戶提供相應的媒體支持。3、會議期間，會根據客戶的需求，在會議舉辦地進行媒體宣傳，靈活操作，使商務會議期間的娛樂休閑活動具有鮮明特色。4、我們將根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場地點，并提前為您預約。5、我們將為您提當地大酒店3—7優(yōu)惠價格的預定服務，并完全考慮您的要求，為您推薦適合您需要的酒店以及樓層。6、我們擁有雄厚的辦會實力、豐富的辦會經驗及訓練有素的專業(yè)會務人員，與各酒店都有協議關系，可按客戶的不同要求提供規(guī)范、經濟的會議策劃及籌辦工作。會議接待行動計劃篇二一、銷售部接待程序:銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息后，應著手做以下工作:1、及時與會務方負責人進行聯絡(1)清楚了解會議性質(屬勘探局接待工作、還是商務活動，是否有重要嘉賓參加等)及內容(包括:時間、人數、所需房間數、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);(2)若屬大型、重要的會議接待，在和客戶商定有關接待細節(jié)后，應及時向部門主管領導匯報情況，由部門主管領導召開協調會議，統籌整個會議的接待工作。2、落實會議場地和房間數量在會議洽談協商的過程中，應和會務方具體負責人詳細討論有關的會議細節(jié)，做好記錄，尤其應盡快落實是否有適合客人要求的場地和客房。當確認場地及客房可按客戶要求提供后，應向餐飲部、房務部發(fā)出預留場地及房間的通知書。3、商談價格當確認場地及客房的安排沒有問題后，應根據實際情況給客戶提供清晰的價格。如該活動涉及多項內容，應會同有關部門對某些價格進行調整及平衡。價格政策是相對固定的，如超出自己的權限，應及時向主管領導請示。4、簽訂會議協議，收取會議押金當會務方已確認所有會議細節(jié)后，雙方應根據要求及承諾簽訂會議協議，并依照協議收取相應的會議押金;5、下發(fā)會議接待通知單簽訂好會議協議后，根據雙方協商的具體內容和有關細節(jié)，填寫會議接待通知單，經核對無誤，下發(fā)至各部門,并保存該次會議的檔案;6、會議接待發(fā)出會議接待通知單后，需和會務方負責人及賓館相關部門隨時保持聯系，協調會場的布置，跟蹤會議進程;7、會議結賬會議結束，若客戶消費掛賬，其帳務由銷售部和財務部共同催收，餐飲部給予協助;8、會議送別恭送會務方領導及辦會負責人，為賓客留下美好感受;同時擇機贈送精美小紀念品給會務方負責人，加深友情;9、會議結束會議結束，視需要召開總結會，分析會議接待的得失，并將客戶意見反饋至相關部門，同時銷售部應做好回憶資料的存檔工作;對有新聞價值的會議接待活動，可撰稿送媒體發(fā)表。二、房務部接待程序:房務部接到銷售部所下發(fā)的會議接待通知單后，應做到:1、會議接待的前期工作(1)熟悉、了解會議接待通知單的內容;(2)了解結算方式，收費項目、聯系人和費用簽單人;(3)落實是否需要安排會議用房及用房數量和時間，了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加床;(4)落實房間配備的鮮花、水果標準及總經理名片、致意卡等;(5)落實參會嘉賓是否乘專梯，客人是否分批到達;(6)負責會議嘉賓報到時房卡的分發(fā)等。2、會議排房按會議接待要求安排相應的房間，在房類資源充足的情況下，房間安排力求集中，同時也可選擇安排同類客房中處于狀態(tài)的房間。3、會議空房確認會議定房，落實好具體房間后，將預定內容輸入電腦并確定房號。4、會議嘉賓入住(1)在會議客人到店前一天，與銷售部就會議接待用房事宜進行核實，至少前一天排房，做好一切賓客入住前的準備工作;(2)會議賓客到達前，準備好房卡及團隊會議分發(fā)一覽表;對于重要客人，可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處，由當值大堂副理在客人到達前檢查房間，確保房間處于正常狀態(tài);(3)當會議賓客抵店后，按會議接待安排及正常接待程序為客人辦理入住手續(xù)，并由行李員及時運送客人的行李。若遇問題，及時與銷售部會議接待負責人聯系。5、會議嘉賓離店(1)禮賓官接待信息，應及時協助客人收送行李;(2)前臺收銀處快速結賬;(3)協助客人安排好車輛。6、關注重要賓客的消費習慣，收集整理客史資料。三、餐飲部接待程序餐飲部接到由市場銷售部下發(fā)的會議接待通知單后，應做到:1、會議接待前期工作(1)做好記錄，根據會議接待通知單，準確掌握會議的舉辦單位、時間、地點、人數、形式、接待標準及有關特殊要求并將接待信息逐級傳遞;(2)根據會議接待通知單及會務方的要求，至少提前半天布置會場;(3)由宴會主管按賓館服務標準和客戶要求檢察會前準備情況(會議通道是否暢通、會議設施的擺放與清潔、電源音響設備的功能狀態(tài)、會場的布置質量、服務人員的精神面貌等)，發(fā)現問題立即整改，力求沒有疏漏;(4)提前兩天跟進會務方及銷售部會議聯絡人，確定會議茶歇、用餐餐標及特殊要求，并為會議客人預留用餐場所。2、會議接待中(1)安排優(yōu)秀禮儀人員，在會議召開前40分鐘到場，引領參會嘉賓;(2)跟進會議服務及協助客人處理會間特殊事項;(3)協助銷售部會議聯絡人及財務部收銀員及時理清會議帳務，準備與會務方負責人結賬。3、會議結束(1)宴會服務人員跟