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文檔簡介
第8章PowerPoint2003
8.1PowerPoint基礎(chǔ)8.2創(chuàng)建演示文稿8.3演示文稿外觀設(shè)計8.4圖表操作8.5幻燈片動畫設(shè)置 8.6放映與打印
8.1PowerPoint基礎(chǔ)
PowerPoint能夠制作出集文字、圖形、圖像、聲音以及視頻剪輯等多媒體元素于一體的演示文稿,用戶不僅能在投影機(jī)或者計算機(jī)上進(jìn)行演示,也可以將演示文稿打印出來,制成膠片,以便應(yīng)用到更廣泛的領(lǐng)域。利用PowerPoint可以創(chuàng)建演示文稿,還可以在互聯(lián)網(wǎng)上召開視頻會議或在網(wǎng)上給觀眾展示演示文稿。利用PowerPoint制作出來的文檔被稱做演示文稿,它是一個文件,其擴(kuò)展名為?.ppt。演示文稿中的每一頁稱做幻燈片,每張幻燈片都是演示文稿中獨(dú)立又相互聯(lián)系的內(nèi)容。8.1.1PowerPoint2003的啟動與退出
1.PowerPoint2003的啟動
PowerPoint2003的常用啟動方式有如下幾種:①單擊“開始”菜單,再單擊“所有程序”菜單中的“MicrosoftOffice2003”菜單,運(yùn)行“MicrosoftOfficePowerPoint2003”;②雙擊桌面上的MicrosoftOfficePowerPoint2003快捷圖標(biāo);③在資源管理器中雙擊要編輯的PowerPoint文檔。
2.PowerPoint2003的退出
PowerPoint2003的常用退出方式有如下幾種:①單擊PowerPoint應(yīng)用程序窗口的“關(guān)閉”按鈕;②雙擊PowerPoint應(yīng)用程序的“控制菜單”按鈕;③單擊PowerPoint應(yīng)用程序的“控制菜單”按鈕,在出現(xiàn)的下拉菜單中選“關(guān)閉”;④選擇“文件”菜單中的“退出”命令。8.1.2PowerPoint窗口
和其他微軟的產(chǎn)品一樣,PowerPoint擁有典型的Windows應(yīng)用程序窗口,其形式和Word的窗口類似,如圖8.1所示。在PowerPoint窗口中,根據(jù)功能劃分,該窗口又被分成若干個子窗口,稱做窗格,用戶可使用鼠標(biāo)操作各個窗格,非常方便。PowerPoint窗口中各部分的功能如下:
(1)標(biāo)題欄:處于窗口的最上方,窗口擊活時為藍(lán)色。用鼠標(biāo)按住藍(lán)色區(qū)域拖動,可以移動整個窗口;雙擊標(biāo)題欄,可將放大或縮小的窗口恢復(fù)到它原來的大小。圖8.1PowerPoint窗口
(2)菜單欄:處于標(biāo)題欄的下方,里面包含了PowerPoint所有的控制功能,通過各個菜單欄里的命令,可以完成制作演示文稿的任務(wù)。
(3)工具欄:處于菜單欄的下方,是菜單欄中最常用命令的圖形按鈕,每一個按鈕代表一個命令,若要使用某個命令,只需用鼠標(biāo)單擊相應(yīng)的圖標(biāo)即可。通過工具欄圖形按鈕進(jìn)行的操作和通過菜單欄里命令進(jìn)行操作的結(jié)果是一樣的。工具欄里的圖形按鈕是可以改變的,可以根據(jù)需要選擇喜歡的或常用的命令,來定制個性工具欄。
(4)標(biāo)尺:窗口中標(biāo)尺分為水平標(biāo)尺和垂直標(biāo)尺。標(biāo)尺上的標(biāo)志與Word應(yīng)用程序中標(biāo)尺上標(biāo)志的功能一樣,這兩個標(biāo)尺可以對幻燈片中的文字作段落的編排,也可以起到顯示或隱藏操作界面上水平或垂直對齊輔助線的功能(在幻燈片中,輔助線可以準(zhǔn)確定位和對齊操作的各種對象元件)。
(5)滾動條:當(dāng)操作的文稿大于屏幕時,滾動條會自動顯示出來,滾動條位于窗口的右側(cè)和底邊。拖動滾動欄上的滾動塊或單擊滾動欄兩端的箭頭,可以移動窗口中的演示文稿。
(6)視圖切換:在PowerPoint的五種視圖中進(jìn)行切換。
(7)狀態(tài)欄:處于窗口的最下面,顯示有關(guān)命令或操作過程的信息。8.1.3PowerPoint操作
在PowerPoint里有九個菜單欄,它們位于屏幕的頂端,同其他的Office工具一樣,具有典型的Windows風(fēng)格。在菜單里,包含有創(chuàng)建或編輯演示文稿所需要的所有命令和選項(xiàng)。和其他Windows程序相似,使用菜單時,可用鼠標(biāo)或者快捷鍵來控制各種命令。如果用鼠標(biāo)選擇菜單(單擊鼠標(biāo)),該菜單便會向下彈出它所包含的命令,如圖8.2所示。若某個菜單項(xiàng)旁有三角的箭頭,表示該命令包含有若干子選項(xiàng)。如果想顯示那些選項(xiàng),只要用鼠標(biāo)單擊菜單項(xiàng)或把鼠標(biāo)放到該菜單項(xiàng)上片刻,菜單項(xiàng)所包含的子菜單便會顯示出來;用鍵盤操作時,可先打開主菜單,然后按下“Alt+菜單旁的字母”,或者在打開主菜單后按下方向鍵,選中相應(yīng)的命令后按回車。圖8.2PowerPoint窗口菜單在使用PowerPoint的時候,有些菜單中的命令是灰色的,有些是深色的,灰色的表明在當(dāng)前操作中暫時不能使用,深色的表示可以使用。如果有些命令后面有一個省略符(…),則說明該命令需要在所彈出的對話框中提供更多的信息,以便它有足夠的依據(jù)來執(zhí)行相應(yīng)的命令。
PowerPoint對應(yīng)用戶的需要,根據(jù)不同的用途,設(shè)置了不同的菜單,而它包含的功能也分布于菜單之中。為了方便用戶的操作,PowerPoint還提供了快捷鍵,用于提高用戶的操作效率。在菜單命令旁邊的字母組合,是該命令的快捷鍵。8.1.4PowerPoint視圖
在PowerPoint中,改變用戶工作環(huán)境是通過切換視圖來實(shí)現(xiàn)的。在PowerPoint提供的每個視圖中,都包含有該視圖下的特定工作區(qū)、工具欄、相關(guān)的按鈕以及工具。利用PowerPoint不同的視圖,可以有效提高用戶制作演示文稿的效率。
PowerPoint提供了普通視圖、幻燈片瀏覽視圖、幻燈片放映視圖和備注頁視圖,以及幻燈片母版視圖、講義母版視圖和備注母版視圖。
1.普通視圖
普通視圖是用戶制作幻燈片的基本工作場所。普通視圖包含三種窗格:“導(dǎo)航窗格”、“幻燈片窗格”和“備注窗格”,如圖8.3所示。拖動窗格邊框可調(diào)整相應(yīng)窗格的大小,這些窗格使用戶可以在普通視圖中使用演示文稿的各種特征。圖8.3普通視圖
2.幻燈片瀏覽視圖
在幻燈片瀏覽視圖中,幻燈片以略縮圖形式顯示,可以在屏幕上同時看到演示文稿中的所有幻燈片,如圖8.4所示。幻燈片瀏覽視圖主要用于對演示文稿中的幻燈片進(jìn)行添加、刪除和移動,是對以幻燈片為單位的演示文稿的整體編輯操作。圖8.4幻燈片瀏覽視圖
3.幻燈片放映視圖
幻燈片放映視圖就像一個幻燈放映機(jī),整個屏幕顯示一張幻燈片,主要用于播放幻燈片或?yàn)g覽幻燈片播放效果,如圖8.5所示。圖8.5幻燈片放映視圖
4.備注頁視圖
備注頁視圖用于添加與該幻燈片有關(guān)的說明文字并顯示帶有備注信息的幻燈片,如圖8.6所示。圖8.6備注頁視圖
5.幻燈片母版視圖
幻燈片母版視圖用于顯示、編輯母版,如圖8.7所示。母版是所有幻燈片的底板,任何一張幻燈片都受到母版的制約,母版上的任何格式改動都會反映到所有幻燈片上。通常使用母版進(jìn)行下列操作:更改字體和項(xiàng)目符號,插入要顯示在所有幻燈片上的圖片,更改占位符的位置、大小和格式。圖8.7幻燈片母版視圖
6.講義母版視圖
與幻燈片母版視圖相似,講義母版視圖專用于定義講義方式下的版式,包括背景顏色、幻燈片的打印布局、占位符等,如圖8.8所示。圖8.8講義母版視圖
7.備注母版視圖
與幻燈片母版視圖相似,備注母版視圖專用于定義備注方式下的版式,包括背景顏色、幻燈片的打印布局、占位符等,如圖8.9所示。圖8.9備注母版視圖8.1.5模板
模板是一種特殊的文件,它有一套預(yù)先定義好的顏色和文字特征,利用模板可以制作出風(fēng)格一致的幻燈片。模板可以分為常用模板、設(shè)計模板和演示文稿模板,如圖8.10所示。常用模板是默認(rèn)模板形式;設(shè)計模板含有預(yù)定義的各種格式和幻燈片的配色方案兩部分內(nèi)容;演示文稿模板可以使用原有的演示文稿作為當(dāng)前文檔的模板來使用。圖8.10模板選擇對話框8.2創(chuàng)建演示文稿
8.2.1創(chuàng)建演示文稿
PowerPoint提供了多種創(chuàng)建新演示文稿的方法,常用的有“空演示文稿”、“根據(jù)設(shè)計模板”、“根據(jù)內(nèi)容提示向?qū)А?、“根?jù)現(xiàn)有演示文稿”等,如圖8.11所示。圖8.11新建演示文稿的方法
1.利用“空演示文稿”新建幻燈片
啟動PowerPoint2003后,在右邊的任務(wù)窗格中選擇“新建”列表中的“空演示文稿”,如圖8.12所示。圖8.12空演示文稿與版式選擇在出現(xiàn)的“幻燈片版式”窗格中,用戶可根據(jù)需要選擇新幻燈片的版式。
2.利用“根據(jù)設(shè)計模板”創(chuàng)建新演示文稿
模板是預(yù)先設(shè)計好幻燈片外觀或共用內(nèi)容的樣板文檔。設(shè)計模板可以幫助我們創(chuàng)建演示文稿的結(jié)構(gòu)方案,包括背景對象、色彩配制、文本格式和版式。使用設(shè)計模板創(chuàng)建演示文稿時,這些模板只能決定演示文稿的形式,不能決定其內(nèi)容,因此演示文稿中各幻燈片的風(fēng)格是一致的創(chuàng)建步驟如下:
(1)選擇“文件”菜單中的“新建”命令,打開“新建演示文稿”任務(wù)窗格。
(2)單擊“根據(jù)設(shè)計模板”超鏈接,打開“幻燈片設(shè)計”對話框,查看所有的設(shè)計模板,單擊需要的模板,可將所選取的模板應(yīng)用于所有幻燈片或應(yīng)用于選定的幻燈片上,如圖8.13所示。圖8.13設(shè)計模板
(3)選擇標(biāo)題幻燈片版式,鍵入標(biāo)題和任意內(nèi)容。
(4)在“格式”工具欄上單擊“新幻燈片”按鈕,在“幻燈片版式”對話框中選擇下一張幻燈片的版式,并添加所需內(nèi)容。
(5)重復(fù)前一步驟,添加新幻燈片。
(6)選擇“文件”菜單上的“保存”命令。
(7)命名演示文稿,然后單擊“保存”按鈕。
3.利用“根據(jù)內(nèi)容提示向?qū)А眲?chuàng)建新演示文稿
在“根據(jù)內(nèi)容提示向?qū)А钡闹笇?dǎo)下,用戶可分以下五步完成演示文稿的建立:
(1)“內(nèi)容提示向?qū)А睂υ捒虻淖筮吺莾?nèi)容提示向?qū)У牟襟E欄,右邊是內(nèi)容提示向?qū)У倪x項(xiàng)頁面。在內(nèi)容提示向?qū)Ю?,含有各種不同主題的演示文稿示范,例如公司會議,活動計劃等,如圖8.14所示。圖8.14內(nèi)容提示向?qū)?
(2)單擊“下一步”按鈕,出現(xiàn)“演示文稿”類型選擇框,如圖8.15所示。通過單擊類型按鈕,可以選擇不同類型的演示文稿,右邊的列表中包含該類型的具體演示文稿類型。圖8.15內(nèi)容提示向?qū)?
(3)選擇一個需要的演示文稿類型,單擊“下一步”按鈕,在出現(xiàn)的對話框中選擇要制作演示文稿的輸出類型,如8.16所示。圖8.16內(nèi)容提示向?qū)?
(4)在選擇演示文稿輸出類型后,單擊“下一步”按鈕,在彈出的對話框中輸入文稿的一些信息,比如演示文稿標(biāo)題,頁腳等,如圖8.17所示。。
圖8.17內(nèi)容提示向?qū)?
(5)按要求輸入相應(yīng)信息后,單擊“下一步”按鈕,文稿創(chuàng)建完成,如圖8.18所示,單擊“完成”按鈕。
在利用“根據(jù)內(nèi)容提示向?qū)А眲?chuàng)建文稿的過程中,用戶可以隨時單擊“上一步”以重新選擇,也可以通過左邊的導(dǎo)航結(jié)構(gòu)圖,單擊具體某一步驟以迅速回到相應(yīng)位置進(jìn)行修改。圖8.18內(nèi)容提示向?qū)?
4.利用“根據(jù)現(xiàn)有演示文稿”創(chuàng)建新演示文稿
在PowerPoint2003界面右邊的“任務(wù)窗格”中單擊“選擇演示文稿”選項(xiàng),在彈出的窗口中選擇要應(yīng)用樣式的演示文稿,然后單擊“創(chuàng)建”,即可根據(jù)原有的演示文稿創(chuàng)建一個新的演示文稿。在這個新創(chuàng)建的演示文稿中,繼承了原有演示文稿的所有格式、顏色、背景等內(nèi)容。實(shí)際上,“根據(jù)現(xiàn)有演示文稿”創(chuàng)建新演示文稿,就是利用原有演示文稿的風(fēng)格,創(chuàng)建新演示文稿的一種方法。8.2.2幻燈片的操作和設(shè)置
幻燈片的操作包括插入新幻燈片、編輯幻燈片、改變幻燈片的順序、刪除幻燈片等?;脽羝脑O(shè)置主要包括對幻燈片內(nèi)容的添加、修改、格式設(shè)置等。
1.幻燈片的操作
(1)插入新幻燈片:當(dāng)一張幻燈片編輯完成后,選擇“插入”菜單中的“新幻燈片”命令或單擊“任務(wù)窗格”的“新幻燈片”按鈕,在出現(xiàn)的對話框中,用戶可從預(yù)先設(shè)計好的幻燈片版式中選擇一種作為幻燈片的基本布局。每一張幻燈片都可以擁有自己的版式,版式在實(shí)際選擇與應(yīng)用中(如圖8.19所示),可視幻燈片內(nèi)容需要而定。圖8.19版式選擇
(2)編輯幻燈片:通過某種版式新建空白幻燈片后,可以看到一些帶有提示信息的虛線框,這是為標(biāo)題、文本、圖表、剪貼畫等內(nèi)容預(yù)留的位置,稱為占位符。單擊占位符,即可添加、刪除、編輯相應(yīng)占位符的內(nèi)容(詳見幻燈片設(shè)置)。
(3)改變幻燈片的順序:在普通視圖的幻燈片窗格中,可利用鼠標(biāo)拖曳需要改變順序的幻燈片到相應(yīng)位置,如圖8.20所示。圖8.20幻燈片導(dǎo)航
(4)刪除幻燈片:在普通視圖的幻燈片窗格中,利用鼠標(biāo)單擊需要刪除的幻燈片,按鍵盤上的Delete鍵,可直接刪除該幻燈片,其操作與Word中的文字刪除很相似。
(5)復(fù)制幻燈片:要復(fù)制一張或多張幻燈片時,只需選定幻燈片,使用菜單、工具欄或快捷鍵方式將其復(fù)制到剪貼板,并在相應(yīng)位置使用“粘貼”命令即可。
(6)插入其他演示文稿中的幻燈片:要插入其他演示文稿中的幻燈片,可以使用“插入”菜單中的“幻燈片(從文件)”命令,打開“幻燈片搜索器”對話框(如圖8.21所示),單擊“瀏覽”按鈕,選擇一個幻燈片文件,在對話框下方預(yù)覽其中的幻燈片,單擊鼠標(biāo)選定該文件,單擊“插入”或“全部插入”按鈕即可將幻燈片加入當(dāng)前演示文稿中。同樣,也可以先打開其他演示文稿,使用“復(fù)制”、“粘貼”命令將幻燈片添加到當(dāng)前演示文稿中。圖8.21幻燈片導(dǎo)入
2.幻燈片內(nèi)容設(shè)置
幻燈片內(nèi)容設(shè)置包括向當(dāng)前幻燈片中插入文字、圖片、表格、影像等內(nèi)容以及改變相應(yīng)內(nèi)容的格式等。
(1)插入文字:單擊PowerPoint的文本框按鈕(如圖8.22所示),在幻燈片相應(yīng)位置拖曳出文本框的大小,單擊文本框內(nèi)部,輸入相應(yīng)文字。在文本框內(nèi),文字的編輯、格式設(shè)置與Word文字編輯相似。圖8.22繪圖工具欄
(2)插入圖片:在幻燈片中,可直接插入Office自帶的剪貼圖庫中的剪貼畫或其他圖片文件。使用“插入”菜單中的“圖片”選項(xiàng),選擇“剪貼畫”選項(xiàng),出現(xiàn)“Microsoft剪輯管理器”對話框,如圖8.23所示,選擇需要的圖片,即可在幻燈片中插入剪貼畫;若選擇“來自文件”,則可以在幻燈片中插入其他類型的圖片文件。圖8.23“Microsoft剪輯管理器”對話框插入圖片后,可以在幻燈片編輯窗格中通過拖動圖片的控制點(diǎn)來改變它的大小,還可以利用“圖片”工具欄設(shè)置圖片的格式,如對其位置、顏色、亮度等進(jìn)行編輯,具體操作過程與Word中相應(yīng)內(nèi)容類似。
(3)插入表格:單擊“插入”菜單欄中的“表格”選項(xiàng),打開“插入表格”對話框,如圖8.24所示,輸入所需的行數(shù)和列數(shù),單擊“確定”按鈕生成表格,在單元格內(nèi)單擊后,即可鍵入所需信息。另外,可以使用“表格與邊框”工具欄對表格進(jìn)行編輯。
圖8.24表格操作對話框
(4)插入影片或聲音:在PowerPoint的演示文稿中,還可以插入影片或聲音等動態(tài)對象,使幻燈片在放映時產(chǎn)生很好的效果,增加對觀眾的吸引力。
這里以插入聲音為例,介紹插入聲音的方法:
①選擇需要插入聲音的幻燈片。
②單擊“插入”菜單欄中的“影片和聲音”選項(xiàng),在出現(xiàn)的菜單中選擇一種插入聲音的來源,可以是來自剪輯庫中的聲音,也可以是來自文件中的聲音。③若聲音來自文件,則可在出現(xiàn)的“插入聲音”對話框中選擇聲音文件。
④單擊“確定”按鈕,出現(xiàn)提示對話框,單擊“是”按鈕,則在幻燈片載入時自動播放聲音;單擊“否”按鈕,則只在單擊聲音圖標(biāo)時播放。
進(jìn)行以上操作之后,PowerPoint自動在幻燈片上添加了一個帶控制點(diǎn)的聲音圖標(biāo),可以根據(jù)需要改變圖標(biāo)的大小和位置,也可以刪除圖標(biāo)而去掉聲音。8.2.3保存演示文稿
1.保存新的或已有的演示文稿
演示文稿制作好后,可單擊“保存”按鈕,如果是第一次保存演示文稿,系統(tǒng)會提示命名演示文稿和指定存放位置。
2.將演示文稿存為放映方式類型
選擇“文件”菜單中的“另存為”命令,在“另存為”對話框的“保存類型”中單擊“PowerPoint放映”。
保存為“幻燈片放映”類型的文件擴(kuò)展名為.pps。當(dāng)從桌面上打開這類文件時,它們會自動放映。放映結(jié)束后,PowerPoint又會自動關(guān)閉并返回桌面。
3.以HTML格式保存演示文稿
選擇“文件”菜單中的“另存為Web頁”命令,單擊“保存”按鈕,即可將演示文稿保存為HTML格式。首次以HTML格式保存演示文稿時,所有圖形都會轉(zhuǎn)換為GIF、JPEG或PNG格式(即網(wǎng)絡(luò)上通用的標(biāo)準(zhǔn)圖像格式)。若再次用PowerPoint重新打開以HTML格式保存的演示文稿,則可對其像一般演示文稿一樣進(jìn)行編輯。
4.更改自動恢復(fù)保存信息
在PowerPoint中,“自動恢復(fù)保存信息”具有保護(hù)當(dāng)前編輯文檔的功能。在演示文稿的編輯過程中,由于異常中斷(如斷電、強(qiáng)起計算機(jī)、死機(jī)等)可能造成對編輯文檔的損壞,系統(tǒng)通過設(shè)置“自動恢復(fù)保存信息”功能,可以將這種損失降到最低。
單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”,選擇“保存”選項(xiàng)卡,選中“保存自動恢復(fù)信息”復(fù)選框,如圖8.25所示。圖8.25“選項(xiàng)”對話框在“分鐘”方框中輸入PowerPoint保存演示文稿的間隔時間。完成演示文稿工作時,需單擊“常用”工具欄上的“保存”按鈕。選中“保存自動恢復(fù)信息”復(fù)選框時,對演示文稿所做的更改會保存在自動恢復(fù)文檔中,直到保存或關(guān)閉演示文稿,而恢復(fù)文檔會自動被刪除。如果發(fā)生斷電或在保存、關(guān)閉演示文稿前被迫重新啟動計算機(jī),則此自動恢復(fù)文檔仍然存在。重新啟動PowerPoint時,系統(tǒng)打開自動恢復(fù)文檔,以恢復(fù)原來正在編輯的演示文稿。8.3演示文稿外觀設(shè)計
要使演示文稿中的所有幻燈片風(fēng)格保持一致,可以通過設(shè)置它們的外觀來實(shí)現(xiàn)。PowerPoint所提供的配色方案、設(shè)置模板和母版功能,可方便地對演示文稿的外觀進(jìn)行調(diào)整和設(shè)置。8.3.1使用幻燈片母版
母版用于定義整個演示文稿幻燈片的格式,相當(dāng)于Word中的模板,可定義在每張幻燈片中都要出現(xiàn)的文本或圖形的大小、位置、顏色及背景顏色等。
PowerPoint有三種母版類型:幻燈片母版、講義母版和備注母版?;脽羝赴媸亲畛S玫模刂蒲菔疚母宄龢?biāo)題幻燈片之外的絕大多數(shù)幻燈片的格式。
1.設(shè)置幻燈片母版
要對幻燈片母版進(jìn)行操作,首先應(yīng)打開“幻燈片母版視圖”對話框,如圖8.26所示。圖8.26“幻燈片母版視圖”對話框
(1)單擊標(biāo)題區(qū),選擇“格式”菜單中的“字體”命令,設(shè)置字號、顏色以及效果等;還可以對母版進(jìn)行美化,比如插入圖片、添加陰影等。
(2)單擊“文本樣式”,對區(qū)域內(nèi)的文本進(jìn)行格式設(shè)置。具體設(shè)置方法與Word中的相關(guān)方法類似。
(3)如需要為母版添加頁腳、日期時間及幻燈片編號,可保留母版中的這部分內(nèi)容,否則可刪除。
2.設(shè)置講義母版
打開“講義母版視圖”對話框,進(jìn)入講義母版設(shè)置窗口,可利用“講義母版”工具欄中的命令設(shè)置講義母版內(nèi)容,如圖8.27所示。
講義母版與幻燈片母版的設(shè)置方法相似。另外,設(shè)置備注母版的方法也與設(shè)置講義母版的方法大體相當(dāng),可相互借鑒。圖8.27“講義母版視圖”對話框8.3.2幻燈片的配色方案
“配色方案”指能夠應(yīng)用于演示文稿中所有幻燈片或指定幻燈片、備注頁的若干種配套顏色。這些顏色方案可影響幻燈片的背景、文本、線條以及元素對象。
選擇“格式”菜單中的“幻燈片設(shè)計”命令,打開“幻燈片設(shè)計”窗格,如圖8.28所示,單擊“配色方案”。在此即可選擇所需的配色方案。圖8.28配色方案選擇隨著配色方案的改變,幻燈片中的內(nèi)容也同時發(fā)生變化,可選擇滿意的配色方案裝飾演示文稿中的所有幻燈片,或指定給當(dāng)前的幻燈片。8.3.3幻燈片的背景顏色方案
背景顏色方案應(yīng)用于幻燈片的背景顏色中。
1.選擇簡單背景顏色
簡單的顏色背景通常使文稿顯得整潔優(yōu)雅??梢园聪铝胁襟E為演示文稿選擇背景:
(1)選擇“格式”菜單中的“背景”選項(xiàng),打開“背景”對話框,如圖8.29所示。
圖8.29背景顏色選擇對話框
(2)從默認(rèn)配色方案下拉列表框中,選擇背景的顏色。
(3)如果希望選擇其他顏色,可單擊“其他顏色”選項(xiàng),然后單擊調(diào)色板中所需的顏色。圖8.30“填充效果”對話框
(4)單擊“全部應(yīng)用”按鈕,則整個演示文稿應(yīng)用新背景;單擊“應(yīng)用”按鈕,只在當(dāng)前幻燈片上使用新背景。
2.選擇特殊效果的背景顏色
在“背景”對話框的下拉列表框中,選擇“填充效果”選項(xiàng),打開“填充效果”對話框,如8.30所示,從中選擇一種效果進(jìn)行處理。圖8.30“填充效果”對話框
(1)漸變:幾種不同顏色之間的過渡效果。通過“單色”或“雙色”選項(xiàng),可選擇自己的配色方案,或選擇某種預(yù)設(shè)方案。
(2)紋理:包括大理石、木材、水面等材質(zhì)的效果。
(3)圖案:以兩種顏色為基礎(chǔ)的圖案組合。
(4)圖片:選擇一幅圖片作為演示文稿的背景。
使用特殊效果的背景時,應(yīng)注意與幻燈片文本顏色的搭配,以免喧賓奪主。8.3.4使用幻燈片模板
幻燈片模板是描述幻燈片內(nèi)容分布形式、背景圖片、文字格式的規(guī)則和定義。使用模板控制演示文稿外觀具有容易、快捷和保持幻燈片一致風(fēng)格的特點(diǎn)。
1.選擇已有模板
使用“根據(jù)內(nèi)容提示向?qū)А被颉案鶕?jù)設(shè)計模板”建立一個新演示文稿時,默認(rèn)的模板就會自動附加在該演示文稿上??梢园凑杖缦虏襟E修改已有演示文稿的模板:
(1)打開需要修改模板的演示文稿。
(2)在右側(cè)的任務(wù)窗格中,選擇“設(shè)計”選項(xiàng)下的“應(yīng)用設(shè)計模板”中的模板樣式,如圖8.31所示。圖8.31設(shè)計模板選擇
(3)隨著設(shè)計模板的改變,幻燈片也同時發(fā)生變化,可選擇滿意的設(shè)計模板裝飾演示文稿中的所有幻燈片,或指定給當(dāng)前的幻燈片。
2.自定義模板
除PowerPoint已有模板外,也可以根據(jù)自己的需要編輯修改模板,然后保存為新的模板,供以后使用。要創(chuàng)建自己的設(shè)計模板時,可執(zhí)行以下的操作:
(1)打開已有演示文稿。
(2)更改演示文稿的設(shè)置,如刪除演示文稿中的所有文本和圖形對象等。
(3)執(zhí)行“文件”菜單中的“另存為”命令,打開“另存為”對話框。
(4)在對話框中,選擇保存類型為“演示文稿設(shè)計模板”,并在“文件名”框中輸入新模板的名稱,單擊“保存”按鈕即可。
8.3.5使用幻燈片版式
在創(chuàng)建新演示文稿的過程中,通常需要對幻燈片的版式進(jìn)行選擇。在右側(cè)“任務(wù)窗格”中的“應(yīng)用設(shè)計模板”列表中的選擇所需的模板樣式,如8.32所示。圖8.32幻燈片版式選擇幻燈片有三種版式:文字版式、內(nèi)容版式和文字與內(nèi)容版式,它們分別應(yīng)用于不同的場合。在幻燈片編輯過程中,可以根據(jù)需要改變幻燈片的版式。更改幻燈片版式的方法為:
(1)單擊要更改版式的幻燈片,選擇“格式”命令下的“幻燈片版式”選項(xiàng)。
(2)在任務(wù)窗格中,選擇“應(yīng)用幻燈片版式”列表中的列表版式,根據(jù)顯示效果,確定滿意的版式。
(3)若對所選版式滿意的話,則所選版式自動應(yīng)用到當(dāng)前幻燈片中。8.4圖表操作
在PowerPoint2003中提供了強(qiáng)大的圖表功能,用于滿足用戶創(chuàng)建各種圖表的需要。在演示文稿中應(yīng)用圖表來表現(xiàn)數(shù)據(jù)信息要比單純的數(shù)字信息更明確、更直觀。
8.4.1利用自動版式創(chuàng)建圖表
通過自動版式可以方便快捷地創(chuàng)建一個純圖表幻燈片。
(1)在“常用”工具欄上單擊“新幻燈片”按鈕。
(2)在自動版式框中,選中要創(chuàng)建的圖表幻燈片版式,此時PowerPoint便創(chuàng)建一個圖表幻燈片,在此幻燈片中有一個圖標(biāo)占位符。
(3)若要添加圖表,可用鼠標(biāo)雙擊幻燈片上的占位符,激活圖表功能。此時圖表操作特有的工具欄、操作菜單、數(shù)據(jù)表和圖表出現(xiàn)在操作界面上,如圖8.33所示。圖8.33圖表操作在一般情況下,圖表功能啟動后,其數(shù)據(jù)表和圖表以默認(rèn)的形式顯示出來(圖8.34)。所有這些數(shù)據(jù)都可以根據(jù)需要進(jìn)行修改,所做的任何改動都將直接體現(xiàn)在圖表上。圖8.34默認(rèn)圖表類型結(jié)束圖表操作時,只要用鼠標(biāo)在圖表區(qū)域外演示文稿窗口中的空白區(qū)域上點(diǎn)擊,便可以退出圖表功能回到演示文稿的操作之中,同時,在演示文稿上也嵌入了圖表對象。8.4.2利用圖表按鈕創(chuàng)建圖表
如果已經(jīng)創(chuàng)建了幻燈片,還想在此幻燈片上插入圖表,則可以通過“常用”工具欄上的“插入圖表”按鈕快捷地創(chuàng)建圖表。其具體操作步驟如下:
(1)用鼠標(biāo)單擊要插入圖表的幻燈片。
(2)在“常用”工具欄中單擊“插入
圖表”。
(3)選擇“圖表”菜單中的“圖表類型”命令,即可打開“圖表類型”對話框,在其中選擇所需圖表類型,如圖8.35所示。圖8.35“圖表類型”對話框
(3)選擇“圖表”菜單中的“圖表類型”命令,即可打開“圖表類型”對話框,在其中選擇所需圖表類型,如圖8.35所示。
根據(jù)幻燈片內(nèi)容設(shè)計需要,選擇恰當(dāng)?shù)膱D表類型后,幻燈片上的圖表將隨即發(fā)生改變。如需要,可以再次選擇其他類型的圖表。8.5幻燈片動畫設(shè)置
幻燈片中的文字、圖片、圖表等內(nèi)容都可以成為制作動畫的元素,利用PowerPoint的動畫功能可以使這些元素“動”起來,以增強(qiáng)幻燈片的播放效果。幻燈片動畫設(shè)置分為幻燈片間切換動畫設(shè)置和幻燈片內(nèi)元素動畫設(shè)置兩部分內(nèi)容
8.5.1幻燈片間切換動畫設(shè)置
幻燈片間切換動畫也被稱做片間動畫切換,操作方法如下:
(1)切換到幻燈片視圖或者幻燈片瀏覽視圖,選中要設(shè)置切換的幻燈片。
(2)單擊“幻燈片放映”菜單中的“幻燈片切換”命令,在任務(wù)窗格中出現(xiàn)“幻燈片切換”對話框,如圖8.36所示。圖8.36“幻燈片切換”對話框
(3)在“應(yīng)用于所選幻燈片”下拉列表中選擇一種切換效果。
(4)在“修改切換效果”列表框的“速度”下拉菜單中,可以選擇“慢速”、“中速”、“快速”;在“聲音”下拉列表中選擇切換時的聲音效果。
(5)在“換片方式”列表中可以選擇切換的方式,包括“單擊鼠標(biāo)時”和“每隔一定時間”兩種方式。單擊“應(yīng)用于所有幻燈片”按鈕,可對整個演示文稿的所有幻燈片產(chǎn)生相同的切換效果;否則,只對當(dāng)前的幻燈片產(chǎn)生效果。
設(shè)置切換效果時,既可以在幻燈片視圖中進(jìn)行,也可以在幻燈片瀏覽視圖中進(jìn)行。但是,在幻燈片瀏覽視圖中的操作更方便,可以利用“幻燈片瀏覽”工具欄直接在該視圖中設(shè)置并預(yù)覽切換的效果。8.5.2幻燈片內(nèi)元素動畫設(shè)置
PowerPoint不僅可以為整張幻燈片設(shè)置切換效果,還可以為幻燈片內(nèi)部的文本、圖形、圖像等元素設(shè)置動畫效果。
創(chuàng)建動畫的快速方法是:在普通視圖中,選定需要動態(tài)顯示的元素,單擊“幻燈片放映”菜單中的“自定義動畫”命令,在任務(wù)窗格中出現(xiàn)“自定義動畫”對話框,如圖8.37所示。圖8.37“自定義動畫”對話框設(shè)置動畫效果的步驟如下:
(1)選擇幻燈片中要設(shè)置動畫的元素,如一個文本塊或一張圖片。
(2)在“自定義動畫”對話框中,選擇“添加效果”下拉列表中的各種效果,可打開如圖8.38所示的“添加進(jìn)入效果”對話框。選定某種效果后,還可以設(shè)置動畫的開始狀態(tài)、方向、速度等參數(shù)。
(3)單擊“播放”按鈕,可以預(yù)覽動畫效果,或單擊“幻燈片放映”按鈕,切換到放映方式視圖檢查播放效果。
圖8.38自“添加進(jìn)入效果”對話框8.5.3設(shè)置超鏈接與動作按鈕
1.設(shè)置超鏈接
PowerPoint的超鏈接功能可以把對象鏈接到其他幻燈片、文件或程序上。通過幻燈片中的文本、圖表等對象創(chuàng)建超鏈接,可以快速跳轉(zhuǎn)到另一張幻燈片或有關(guān)內(nèi)容。
創(chuàng)建超鏈接步驟如下:
(1)選擇要設(shè)置超鏈接的對象。
(2)單擊“插入”菜單中的“超鏈接”選項(xiàng),或單擊右鍵快捷菜單中的“超鏈接”命令,打開“插入超鏈接”對話框,如圖8.39所示。圖8.39“插入超鏈接”對話框
(3)在該對話框中,可以創(chuàng)建鏈接到當(dāng)前文稿中的某一張幻燈片,也可以選擇超鏈接的其他目的地,如電子郵件地址、近期文檔、磁盤中的文件等。
(4)鏈接到當(dāng)前文稿中的某一張幻燈片的方法:單擊“書簽”按鈕,在出現(xiàn)的對話框中選擇目標(biāo),如圖8.40所示,單擊“確定”按鈕回到“插入超鏈接”對話框圖8.40書簽選擇對話框
(5)在“插入超鏈接”對話框中單擊“確定”按鈕,完成超鏈接的設(shè)置。
2.設(shè)置動作按鈕
PowerPoint自帶了一些預(yù)制的動作按鈕,可以將這些動作按鈕插入到幻燈片,并為之定義超鏈接,單擊此按鈕可產(chǎn)生一個動作,例如放映前一張或下一張幻燈片。
創(chuàng)建動作按鈕的方法如下:
(1)打開要創(chuàng)建動作按鈕的幻燈片。
2)單擊“幻燈片放映”菜單中的“動作設(shè)置”命令,出現(xiàn)“動作設(shè)置”對話框,如圖8.41所示。圖8.41“動作設(shè)置”對話框
(3)在“單擊鼠標(biāo)”選項(xiàng)卡中,設(shè)置單擊該按鈕時的操作。例如:在“超鏈接到”下拉列表中選擇“下一張幻燈片”選項(xiàng),在放映該幻燈片時,單擊此按鈕就會放映下一張幻
燈片。
(4)選擇“播放聲音”復(fù)選框,可以在下拉列表中選擇聲音事件。在播放選擇了聲音事件的幻燈片時,其對應(yīng)的聲音將自動播放。
(5)設(shè)置完成后,單擊“確定”按鈕,將返回幻燈片編輯狀態(tài)。8.5.4創(chuàng)建自定義放映
創(chuàng)建自定義放映可將已有演示文稿中的幻燈片重新排列組合,生成一個新的放映
順序。
創(chuàng)建自定義放映的步驟如下:
(1)單擊“幻燈片放映”菜單中的“自定義放映”命令,彈出“自定義放映”對話框,如圖8.42所示。圖8.42“自定義放映”對話框
(2)單擊對話框中的“新建”按鈕,彈出“定義自定義放映”對話框,如圖8.43所示。圖8.43“定義自定義放映”對話框
(3)在“幻燈片放映名稱”文本框中,輸入自定義放映的名稱,在“在演示文稿中的幻燈片”中,選取要添加為自定義放映的幻燈片,單擊“添加”按鈕,把選中的幻燈片添加到右邊的“在自定義放映中的幻燈片”一欄中,并且可以利用右邊的上下箭頭改變幻燈片的放映次序,單擊“確定”按鈕,可退回到“定義自定義放映”對話框。
(4)如果希望多創(chuàng)建幾組自定義放映,可以重復(fù)步驟(2)、(3)的操作。
(5)單擊“關(guān)閉”按鈕,完成自定義放映的創(chuàng)建。8.5.5設(shè)置放映方式
單擊“幻燈片放映”菜單中的“設(shè)置放映方式”命令,打開如圖8.44所示的“設(shè)置放映方式”對話框。在該對話框中,可選擇放映類型和需要放映的幻燈片。圖8.44“設(shè)置放映方式”對話框
PowerPoint提供了三種不同的放映幻燈片的方式:演講者放映、觀眾自行瀏覽和在展臺瀏覽,它們分別適用于不同的播放場合。
(1)演講者放映。在該方式下,可以全屏幕查看演示文稿并控制放映,是一種最常用的放映方式。
(2)觀眾自行瀏覽。這種方式適用于小規(guī)模的演示,放映時,演示文稿會出現(xiàn)在一個小窗口內(nèi),在該窗口中提供了一些簡單的命令,供放映時移動、編輯、復(fù)制和打印幻燈片。在這種方式下,可以利用滾動條從一張幻燈片移動到另一張幻燈片,并同時運(yùn)行其他程序;還可以在演示窗口中顯示W(wǎng)eb工具欄,用來瀏覽其他演示文稿和Office文檔。
(3)展臺瀏覽。這種方式將以全屏演示的形式,自動反復(fù)地運(yùn)行演示文稿,它適用于在展臺無人管理的場合放映幻燈片。展臺瀏覽中,除了鼠標(biāo)、超鏈接和動作按鈕外,大多數(shù)菜單和命令均失效,以保護(hù)演示文稿不會被改動。在展臺瀏覽播放中,會自動周而復(fù)始地放映演示文稿。
在“設(shè)置放映方式”對話框中,還可以選擇放映哪些幻燈片以及換片的方式。例如:選擇“全部”,則放映當(dāng)前演示文稿的全部幻燈片;選擇“從…到…”,可以只放映選取范圍內(nèi)的幻燈片。8.5.6設(shè)置放映時間
放映幻燈片的方式有兩種:人工放映和自動放映。若采用自動放映方式,則需要為每張幻燈片設(shè)置放映的時間。設(shè)置放映時間的方法有兩種:一是人工為每張幻燈片設(shè)置時間,然后運(yùn)行幻燈片并查看所設(shè)置的時間;二是使用排練功能,通過多次排練選擇最佳幻燈片放映時間。
下面結(jié)合排練功能,簡要介紹如何設(shè)置放映時間。
選擇“幻燈片放映”菜單中的“排練計時”選項(xiàng),進(jìn)入到幻燈片放映界面,同時屏幕上出現(xiàn)“預(yù)演”工具欄,如圖8.45所示。圖8.45“預(yù)演”工具欄單擊“”按鈕,播放下一個動畫對象;單擊“”按鈕,暫停幻燈片的放映并停止計時;單擊“”按鈕,可重新進(jìn)行當(dāng)前幻燈片的排練計時。關(guān)閉“排練計時”對話框時,應(yīng)保存該演示文稿,以后再次播放該演示文稿時,PowerPoint會自動按照排練時間播放幻燈片。8.6放?映?與?打?印
8.6.1演示文稿的播放演示演示文稿加工完成后,可以通過播放來檢查放映效果或?qū)⑵溥M(jìn)行放映,這是演示文稿最終的應(yīng)用形式。
1.啟動幻燈片的放映
放映幻燈片時,可在PowerPoint中進(jìn)行,也可直接在Windows環(huán)境下進(jìn)行。如果在PowerPoint中放映,則放映結(jié)束后演示文稿仍然處于打開狀態(tài);若在Windows環(huán)境下放映,則放映結(jié)束后,PowerPoint自動關(guān)閉,返回到Windows系統(tǒng)界面。
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