商務英語信函翻譯范文

商務英語信函翻譯范文第1篇商務英語信函翻譯范文第1篇關鍵詞：英語商務信函文體

近年來，隨著我國經濟的飛速發(fā)展，國際地位的持續(xù)提高，我國與國際間的交流和合作也日益加強，越來越多的國際經濟貿易的發(fā)展，對英語的使用頻率也越來越高，英語商務信函的使用范圍也日益廣泛。商務信函不同于私人信函，是貿易往來當中必不可少的溝通方式，是傳達信息的必要工具，用途和用詞都與私人信函有很大的不同。尤其是在我國加入WTO以后，英語商務信函的重要作用就更加地突顯出來了。在書寫當中需要熟練掌握英語商務信函的書寫規(guī)范，有助于幫助商家達成貿易，提高溝通效率。熟練地掌握英語詞匯和語法，充分了解英語的語言習慣和特色，并且符合商務信函的禮儀，對于書寫一封用詞恰當，禮節(jié)到位的英語商務信函是非常必要的。商務信函是以達成商務合作為目標的，具有內容格式相對固定，表達簡潔明了的特點。對英語商務信函的運用能力，也體現(xiàn)了一個企業(yè)的國際化水平，和商務人員專業(yè)素養(yǎng)。商務英語信函屬于正式的公文寫作，首先應該符合商務英語寫作的7大原則，即：簡練、清楚、正確、完整、禮貌、具體、體諒。在寫作文體的運用上，也應該符合商務英語的寫作要求和習慣，主要為以下幾個方面：

1格式規(guī)范

商務信函作為公文寫作中的一種，有著相對來說比較固定的文體格式，有著明顯的公事公辦的文體特色，一般要包括以下幾部分的內容：

（一）信頭（LetterHead）：包括發(fā)信人公司的名稱、地址、傳真或電傳號碼。

（二）寫信日期（DateLine）：寫信的年、月、日。

（三）封內地址（InsideAddress）：收信人公司名稱和地址，以及收信人的名字和職務。

（四）稱呼（Salutation）：對收信人的尊稱。通常為“DearSir”或者是“DearMadam”，又或者是使用對方的姓氏或是職位名稱。

（五）正文（BodyoftheLetter）：英語商務信函一般采用的是開門見山的寫作技巧，在正文的開頭就清晰地表達出寫信的目的和來由。如果是對對方來函的答復，一般會首先簡單交代一下對方的來信時間和主要內容。從而節(jié)約讀信者的閱讀時間，提高溝通效率。然后對自己要傳達的事宜進行簡潔的說明，是正文的核心部分。為了讀信者能夠更加方便快捷地抓到核心內容，一般每一件事要分一個單獨的段落來闡述。接著是需要對方給予答復的內容，或者是需要對方完成的事件的表達。如果有附件的話，也要告知對方，提醒對方查收。

（六）結尾敬語（ComplimentaryClose）：書信結束時的禮貌用語。是商務信函的禮貌性和完整性的保證。

（七）簽名（Signature）：寫信人的署名，包括姓名和職務等。

自此，才能算是一封格式完整的商務英語信函。

2用詞規(guī)范

由于商務信函區(qū)別于普通私人信函的特點，和其明顯的商務特征，在用詞的選擇方面，也需要注意。商務英語詞匯不僅具有日常英語詞匯的一般特點，還具有自身專業(yè)性的特點。商務英語信函需要使用正式的，官方的書面詞匯，盡量不使用非正式的口語詞匯。詞匯的正確選擇是商務語言和交際能力的體現(xiàn)，是專業(yè)知識和英語的綜合運用。例如：表達完成的意思，要使用“complete”而不是“finish”；表達購買的意思，要使用“purchase”，而不使用“buy”；表達意向的時候，要使用“intent”，而非“want”等。

而且用詞的選擇上，要多用單詞，減少短語的使用。商務信函的目的是傳達商務信息，而不是對文章進行美化和抒情。因此要多使用簡單易懂常見的詞匯，而不是用復雜的高級的生僻的形容詞匯，還要注意減少沒必要的形容詞和狀語。對時間、數(shù)量和程度的說明要具體，盡量不使用也許、大概、可能等模糊的詞匯，具體到數(shù)字和日期。意思表達不準確，不清楚的詞匯盡量不要使用，以免造成歧義。

對專業(yè)詞匯的使用要特別留意準確性。商務英語信函中對術語的使用頻率很高，縮寫也較多，熟練掌握這些詞匯和縮寫，也是商務英語信函能力的體現(xiàn)，避免因術語使用錯誤造成誤會甚至損失。

3注重禮貌

俗話說“禮多人不怪”，在日常生活中是如此，在商務往來活動中，更是如此。雙方的貿易往來是建立在互惠互利，互相尊重的原則基礎上的，因此商務英語信函也應該符合這樣的原則。雙方互相尊重，遵守合作原則，形成一種默契，才能保證商務貿易的順利開展和進行。如果在來往中缺少應有的禮貌，合作是很難進行下去的。因此商務英語信函中，語氣禮貌是非常重要的，影響著企業(yè)的商務形象和信譽。信函要寫的禮貌且有分寸，并且要符合商務英語體諒的原則，措辭和用于要站在收信人的立場上，還要尊重對方的風俗習慣。信函中減少第一人稱的使用，多使用第二人稱做主語，或者是第二人稱物主代詞。

正確使用情態(tài)動詞，如“would”，“should”等，可以使信函的語氣更加的禮貌和委婉。以商量的口吻來敘述，讓讀信者可以感受到被尊重和重視的感覺。需要對方完成的事件，注意請求句式和祈使句式的使用，例如“please”，“l(fā)etus…”等。還要多使用表達積極意義的詞匯，給讀信者帶來愉快的感覺。讀信者的心情愉快，更有助于商務合作的達成和實現(xiàn)，對商務活動的開展具有推進效果。

4句式簡潔完整

在句式的選擇上，應該盡量使用正式的，簡單易懂的句式，不使用結構復雜的從句或者過于冗長的句子，減少讀信者在句式的理解上花費的時間。復合句并不適合在商務信函中使用，短句雖然簡單，但是表達清晰，理解容易，和商務信函的原則相符，是商務英語信函中最好的表達句式。

巧用被動語態(tài)。因為被動語態(tài)弱化了動作的實施者，強調突出動作的本身，表達更為緩和，婉轉；并且避免了過多的人稱代詞的使用，使整個句子的陳述顯得更加的客觀；被動結構的簡潔，也使得商務信函的結構更為緊湊。被動語態(tài)的使用，最能體現(xiàn)商務人員的英語溝通能力和書面語的掌握程度。為了表達更加委婉，語氣更加禮貌，還經常使用It作主語的句式。

多使用肯定句和陳述句，減少否定句和疑問句的使用?？隙ň浜完愂鼍涓臃e極正面，使人往好的方面去聯(lián)想，商務往來的活動中，最重要的就是信賴感，肯定句和陳述句的使用能給讀信者增加信賴感，從而產生合作的信心，更有助于商務雙方達成一種合作默契。

在商務信函中，為了避免誤會和損失的產生，對代詞的使用要特別注意，指代要清晰明確，讓讀信者一下子就明白句子的主語和賓語，明白寫信者所要表達的意思。邏輯性要強，避免含糊和混淆的出現(xiàn)。

句式要完整，避免出現(xiàn)省略句。商務信函最重要的原則就是表達要清晰，商貿活動最重要的就是要明確，清晰，交易雙方要明確地表達自己的立場和態(tài)度，也要能夠迅速地領會到對方的意圖，因此省略句的使用最好不要出現(xiàn)在商務英語信函當中，避免因意思表達不夠明確，引起的交易損失。

5對固定句式的使用

在商務英語信函中，有一些句型和套句的使用頻率非常之高，可以作為固定句型來記憶和運用。例如：

Pleasedonothesitateto...

Shouldyouhaveanyquestions，please...

Wearepleasedtoinformyou...

WewishyouabrightandsuccessfulNewYear.

Itisregretfultolearnof...

Wewouldbeinterestedtolearn...

在大量的實踐中，這些句型被頻繁使用，成為商務英語信函當中的經典句型，熟練掌握巧妙使用這些句型，可以增加信函的商務氣息和職業(yè)度，讓商務英語信函更加的禮貌和正式。

6結語

我國與國際間的交流和合作也日益加強，越來越多的國際經濟貿易的發(fā)展，對英語的使用頻率也越來越高，英語商務信函的使用范圍也日益廣泛。商務英語信函屬于正式的公文寫作，對英語商務信函的運用能力，也體現(xiàn)了一個企業(yè)的國際化水平，和商務人員專業(yè)素養(yǎng)。商務英語信函的表達應該簡潔明確清晰，讓商貿的雙方都能更好地理解對方的意思，更高效地進行溝通，在商務英語信函的文體上對格式、用詞、句型和禮節(jié)都需要加強注意。

參考文獻：

[1]王彥昌.商務英語信函的文體特征探析[J].商業(yè)視角，2008（5）.

[2]張巖.談商務英語信函的寫作技巧[J].遼寧高職學報，2008（11）.

商務英語信函翻譯范文第2篇關鍵詞：英語商務函電詞匯特點句式特征

隨著我國改革開放的力度不斷加大及我國加入世界貿易組織（WTO），國際貿易競爭日漸激烈，國際商務交往越來越頻繁，商務信函的使用日益頻繁，商務英語的翻譯顯現(xiàn)出重要作用。然而商務信函不同于普通的交流信函，其特點鮮明，語言的選擇性很強，語篇的連貫性和邏輯性也很強。具體體現(xiàn)在表達直截了當、簡潔明快、淡于修飾，用詞規(guī)范、語法結構嚴謹、句子排列一般固定有序。

英語商務信函是涉外商務中使用的各種函件的總稱，是各項進出口業(yè)務進展情況的專業(yè)性書面紀錄。商務信函涉及的是公司之間的進出口業(yè)務往來，且同銀行、海關、運輸、法律等專業(yè)知識有著密不可分的聯(lián)系?？梢詺w結于正式的專業(yè)文體，比一般的信函顯得更正式、嚴肅，在詞法、句法和語法方面都有自己的特點。

一、英語商務信函的詞匯特點

由于英語商務信函是一種正式的公函語體，在用詞方面，大多使用正式書面詞匯，力求用詞簡潔樸素、準確具體，能充分體現(xiàn)商務公函的規(guī)范正式、公事公辦等特點。

1.英語商務信函的用詞規(guī)范、簡潔：英語商務信函不僅涉及獨特的專業(yè)，而且涉及實際商務工作技能，顯示貿易、金融、外匯、海關、商檢等諸多領域、多種行業(yè)的特性。信函中通常會出現(xiàn)許多專業(yè)詞匯，大量使用專業(yè)術語、行話、縮略語等。如：quote報價；coverage險別；bid出價；intriplicate一式三份等。這些術語經過長期的使用實踐或相關的規(guī)定，已具有特定的內涵，其意思清楚明確，能準確表達英語商務信函的內容。

2.英語商務信函的用詞準確、嚴謹：英語商業(yè)信函經常涉及貨物的型號、價格及重量，商品的發(fā)貨、到貨時間等，相關的文字或數(shù)字必須準確嚴謹，毫不含糊，以免產生誤會，引起不必要的麻煩。

如：Ifyoubuy10000ormore，thispricewillprevailthrough28，May.如果貴方購買10000或以上，這個價格至5月28日前有效。

3.英語商務信函經常使用固定的習語：英語商務信函是一種公函，是帶有公事公辦性質的正式信函，因此常帶有一些古詞顯示信函的禮貌和正式。這些詞語在長期的使用實踐中，固定下來，被廣泛使用于商務信函中。

如：advaloremduty（拉?。膬r稅

insurancepremiumpercapita（拉?。┤司ｋU費

forcemajeure（法語）不可抗力

Noticeisherebygiventhat…特此函告……

4.英語商務信函經常運用委婉、禮貌的語氣：英語商務信函是一種跨國度的交往手段，非常注重信函客氣、禮貌的言語。即使是拒絕對方的要求或條件，或者表達對對方的不滿意也會用比較委婉的語氣。

如：ThankyouforyourletterofyesterdayinvitingmetocomeforaninterviewonFriday，August24，2012.謝謝昨日來信，通知我于2012年8月24日面試。

5.英語商務信函大多使用禮貌性詞語：英語的禮貌性詞語主要強調積極意思，給人愉快的感覺。在英語商務信函中，pleasure，pleased，glad，appreciate等帶有感情意義的詞語層出不窮。

如：Weshouldbepleasedtoletyouhavesamplestogiveademonstrationatyourpremises.欣然奉上我方產品樣品，在貴方展廳展出。

6.適當使用情態(tài)動詞：英語中情態(tài)動詞的使用可以使句子的語氣更加緩和、委婉。

如：MayIremindyouthatwemusthavethesemanualsdeliveredonorbeforeFeb20，2010.我是否可以提醒一下，我方要求于2010年2月20日之前交貨。

二、英語商務信函的句式特點

英語商務信函的主要功能是準確傳遞經濟信息，要求在有限的篇幅內達到言簡意賅的效果，從而有效地進行商務活動，因此它的語言必須簡潔、明了、禮貌、準確，極少對所述內容進行美學加工。

1.句式正規(guī)完整。英語商務信函是一種正式體書面英語，由于常常要表示某些條款相互成立、互為條件，或對某些具有因果關系的事件進行敘述，因此通常使用層次復雜的從句和長句表達多層次的復雜邏輯關系，可以充分完整地表達相互關聯(lián)的意義。

如：Intheeventofaccidentwherebylossordamagemayresultinaclaimunderthepolicy，immediatenoticeapplyingforsurveymustbegiventotheCompany’sAgentasmentionedhereunder.所保貨物，如發(fā)生本保單項下負責賠償?shù)膿p失或損壞，應立即通知本公司下述人查勘。

2.文風樸實，少有修飾。英語商務信函的主要功能是傳遞信息，除必須使用專業(yè)術語等手段準確表達信息外，用詞簡單樸素，不帶任何感彩。這樣既能節(jié)約時間，又能使交易雙方更好地理解和接受。

如：IwasveryconcernedwhenIreceivedyourletteryesterdaycomplainingthatthecentralheatingsysteminyournewhousehadnotbeencompletedbythedaypromised.昨天收到你的來信，抱怨你新家的中央加熱系統(tǒng)未按規(guī)定時間裝好，對此我非常關心。

3.采用倒裝句。英語商務信函中倒裝句雖不常使用，但在表示隨函寄上某些材料時，或在表示可能在將來出現(xiàn)不確定性時，也會使用倒裝句。

如：Enclosedisacopyofourcurrentcatalogue。隨信附上一本我們現(xiàn)在適用的目錄。

4.用陳述句表達委婉的祈使意義。信函雙方為貿易伙伴，地位平等，因此在希望對方采取某種行為時，通常會使用陳述句、非真實條件句、虛擬語氣、情態(tài)動詞等表達比較委婉的語氣，而不是直接使用祈使句。

如：Wefindyourquotationslightlyhigherthanthosewehavereceivedfromothersources，andaskyoutoreduceyourpricetomeetthecompetition.我們發(fā)現(xiàn)你方報價比我們從其他地方收到的稍高，請你方降價，以適應競爭。

5.用虛擬語氣表達假設。英語商務信函中對于將來不太確定的假設行為或情況，通常會用虛擬語氣體現(xiàn)。

如：Shouldwegetanyfurtherprogressiveinformationfromourfactory，wewouldneverfailtowritetoyou.假如我們從工廠得到進一步的消息，我們一定會通知你方。

英語商務信函比較程式化，其中有許多商務專業(yè)術語、法律專業(yè)術語和特殊詞匯，內容不允許出錯。因而要求書寫者一方面懂得、熟悉專業(yè)的行話、術語，另一方面盡可能地用比較標準的文字，將相關的信息更精練準確地表達出來。

參考文獻：

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[8]陳蘇紅，陳建平.商務英語翻譯[M].北京：高等教育出版社，2003.

商務英語信函翻譯范文第3篇關鍵詞：商務英語信函；體裁；體裁分析；語用策略

商務英語信函具有便捷、經濟、高效的特點，在國際商務活動中已被廣泛使用，是國際貿易從業(yè)人員進行溝通和交流的主要工具。商務英語信函不同于普通英語信函，其交際目的是溝通商務信息，達成交易和開展商務合作。因此，商務英語信函已經成為商務人士共同使用的內部結構特征鮮明、高度約定俗成的交際事件，具有獨特的語言風格和體裁特征。

國內學者主要是韓金龍、秦秀白（1997）和方琰（1998）對體裁的概念和體裁分析理論做過介紹。對商務英語體裁分析的研究主要集中在商務語篇的體裁分析和語用策略，（李俊儒，2006；唐偉清，2006）體裁教學法在商務英語寫作教學中的應用，（李瑞芳，2004；王偉強，2010）對商務信函的文體風格的研究（廖瑛，2008）等等。本文以語用策略為核心，運用體裁分析法研究商務英語信函的微觀層面，從詞匯、語法和句法上探討商務英語信函的語言范式和規(guī)則。

一、體裁和體裁分析

Genre（體裁）是法語詞，意為“類型”，是文學和修辭學常用的術語。隨著語言學的不斷深入發(fā)展，體裁和體裁分析理論被越來越多地應用于語篇分析與語言教學領域。

目前對體裁和體裁分析的研究主要有兩個學派：以Swales和Bhatia為代表的“ESPSchool”和以Martin為代表的“SydneySchool”。ESP學派的John（1990）認為，體裁是“包括具有共同交際目的的一組交際事件?！盫ijay（1993）認為，體裁是一種可以辨認的交際事件，常常出現(xiàn)在特定的職業(yè)或學術社團范圍內，其特點就是具有被該社團確認和理解的一整套交際目的。悉尼學派的認為，體裁是“一種作為我們文化成員的說話者的有步驟的，有一定既定目標的，有目的的活動類型”。（方琰，1998）同屬該學派的EijaVentola（1995）認為，體裁是生成特定語篇結構的符號系統(tǒng)；體裁能體現(xiàn)社會交往過程。人們的社會交往具有“重復性”、“習慣性”。

雖然研究視角不同，但是ESP學派和悉尼學派對體裁的界定在本質上是一致的。兩個學派都認為體裁以交際目的為導向，交際目的決定體裁的類型，即語篇內容和風格的選擇；體裁具有常規(guī)性，是程式化的社會交往工具，體裁也具有習慣性和強制性，為語言社團成員共同遵守，不能隨意更改。同時，體裁并不是一成不變的，根據(jù)社會文化因素或語篇變量的不同，語言使用者可以在體裁框架下發(fā)揮自己的創(chuàng)造性。

體裁分析既涉及文體分析，又涉及語篇分析，是多學科交叉研究的產物，其根本宗旨是研究語篇的交際目的和語言的使用策略。體裁分析不僅僅停留在對語言的表層描述上，通過分析語篇的圖式結構，體裁在更深層次上解釋語篇風格的成因和建構理據(jù)，剖析語篇背后的交際目的、社會文化因素和心理認知因素，揭示語篇類型的程式和建構的規(guī)范性。體裁分析將語言學的分析方法與社會學和心理學的方法緊密結合起來。（Bhatia，1993）

二、商務英語信函的體裁特征分析

根據(jù)ESP學派和澳大利亞學派對體裁概念的定義，商務貿易往來是一個交際事件，是在經貿領域和商業(yè)文化情境中有目的的交往。它是一項有階段、有目的的社會活動。商務英語信函是在商務活動中進行交際的工具和媒介，為實現(xiàn)做生意的交際目的在社會文化語境中起交際作用。商務英語信函是交際事件的一種類別，具有內部結構特征鮮明的特點，是一種特殊的體裁。

商務英語信函的交際目的在于解決業(yè)務開展過程中的具體事務，促進交易的達成。書信來往伴隨著每一宗業(yè)務的啟動、開展和結束。由于貿易雙方的利益和立場不同，貿易往來中的矛盾和分歧在所難免。當出現(xiàn)否定、拒絕、指責、抱怨或建議、請求等威脅對方面子的言語行為時，商務信函要使用委婉禮貌的語氣，站在對方的立場上，體諒和尊重對方；語氣要誠懇自然；態(tài)度要積極合作。因此，只有使用恰當?shù)恼Z用策略才能夠化解爭端，避免沖突，以實現(xiàn)達成交易的交際目的。下文將分析商務英語信函的交際目的和語用策略在詞匯語法與句法層面的具體體現(xiàn)，以探討商務英語信函的體裁特征。

1.詞匯――語法層面

商務英語信函使用的詞匯具有鮮明的體裁特征。行業(yè)術語僅為商務社會群體熟悉和掌握，非商務人士則不能理解和使用?？s略語的大量使用體現(xiàn)了商務信函口語化和非正式化的特征，而正式辭令又體現(xiàn)了商務信函莊重、嚴肅的文體風格。

（1）行業(yè)術語和縮略語。術語和縮略詞是在長期的國際貿易實踐的基礎上逐漸產生的，為貿易從業(yè)人員共同遵守的約定俗成的慣例，已經在商務英語信函中廣泛使用。商場如戰(zhàn)場，時間就是金錢。術語和縮略詞表達方便，節(jié)約時間，便于信息的溝通和傳遞。比如：Draft表示“匯票”；Liability表示“債務”；Premium表示“保險費”；Non-firmOffer表示“虛盤”；Theconfirmed，irrevocableL/C表示“保兌的，不可撤銷的信用證”等。除此之外，還有大量的行業(yè)術語使用縮略語。例如：FOB（FreeonBoard）價格術語，表示“離岸價”；D/P（DocumentagainstPayment）貿易術語，表示“付款交單”；B/D（BankDraft）金融術語，表示“銀行匯票”；FPA（FreefromParticularAverage）保險術語，表示“平安險”；C/A（CurrentAccount）表示“往來賬戶”，等等。

商務信函中還廣泛存在其他類型的縮略語，包括公司和機構名稱的縮寫與計量單位的縮寫。例如：HSBC表示匯豐銀行；CC（ChamberofCommerce）表示商會；PICC表示中國人民保險公司；PIC=Piece表示“件”；YD=Yard表示“碼”；B/S=Bales表示“包”，等等。

此外，有些縮略語是商務英語和普通英語共同使用的。例如：BK=Bank；PLS=Please；Info=Information；ASAP表示assoonaspossible；Thks，Rgd表示Thanksandregards，等等。

頻繁使用專業(yè)術語和縮略語是商務英語信函的典型體裁特征。這些術語和縮略語不僅準確精煉，言簡易明，而且容易記憶，使用方便。使用專業(yè)術語和縮略語可以避免過多的解釋，簡化交易過程和手續(xù)，從而節(jié)約時間，提高信息傳遞的效率。

（2）使用正式辭令。商務英語信函作為企業(yè)對外交往的媒介，代表著公司的形象和業(yè)務人員的素質與專業(yè)水平。使用正式的書面語可以使商務信函的措辭更加規(guī)范、嚴謹，也能體現(xiàn)業(yè)務人員認真嚴肅和尊重對方的禮貌態(tài)度。因此，商務函電的詞匯和短語也具有正式、禮貌和莊重的風格與特征。

選擇正式的書面語詞匯是其特點之一。商務信函常用inform/notify/advise代替tell；用forward/dispatch代替send；用expedite代替quicken；用beinapositionto代替beableto；用forone’saccount代替bepaidby，等等。

派生名詞（nominalderivatives）替代動詞詞干（verbalstems），使措辭顯得莊重且具有行業(yè)特色。例如：

IncompliancewithyourrequestintheletterofMay3，wewillmakearrangementsforyourorderuponreceiptofyourL/C.

Owingtothelatearrivalofthesteamer，wewouldappreciateyourextensionoftheshipmentdatetoJuly18.

Yourfailuretodeliverthegoodswithinthestipulatedtimehasgreatlyinconveniencedus.

上例中使用了派生名詞compliance，arrangement，receipt，arrival，extension，failure分別替代口語化的動詞詞干comply，arrange，receive，arrive，extend和fail，增加了商務信函莊重和嚴肅的特點，體現(xiàn)了其特殊的體裁特征。

介詞短語還經常替代形容詞和分詞短語作表語以增加措辭的典雅。例如：

Thegoodsareofgoodqualityandinattractivedesigns，andwethinkyoucansellthemoutatourprice.

Whatyoucomplainedaboutisnowunderinvestigation.

Thecustomersatourendareinurgentneedofthegoods.

Iregrettosaythatyourpriceisnotinthelinewiththeprevailingmarketprice.

Ourcooperationwillbetoourmutualbenefit.

2.句式特征

（1）使用固定句式。商務英語函電貫穿整個交易的過程，包括業(yè)務磋商、訂立合同、付款、包裝、裝運、保險、索賠等環(huán)節(jié)。在處理具體業(yè)務時，商務函電通常使用固定的句式，即程式化的套語。這些套語都是在長期的貿易實踐中形成的，并已廣泛使用。

在撰寫回復信函時，商務信函的通常慣例是首先告知對方來信已收到。例如：

ThankyouforyourletterofNovember1，inquiringabouttheJF-72pocketcalculator.（茲復貴方11月1日對JF-72袖珍計算器詢價的來信）

常見的此類句式有：

Thankyouforyourletterof…

Weareinreceiptofyourletterof…

Inreplytoyourletterof…

Referringtoyourletterof…

當需要在信函中添加附件時，固定句式為Enclosedpleasefind…或者Weareenclosing。例如：

Enclosedpleasefindourillustratedcatalogueandpricelistgivingthedetailsyouaskedfor.（隨函附上帶插圖的目錄和價格單，給貴方提供具體細節(jié)）

商務英語信函的結尾更加模式化，在撰寫商務信函結尾時套用句式即可。常用的句子表達有：

We’relookingforwardyourearlyreply.

Yourpromptreplywillbehighlyappreciated.

We’rewaitingforyourreply.

PleasereplytousASAP.

使用固定句式節(jié)約了貿易雙方的時間和精力，從而把重心放在傳遞的信息上，既方便快捷又準確高效，同時也有利于從事商務活動的初學者模仿實踐。

（2）使用委婉語氣的句式。商務英語信函能否達到目的，語氣是相當重要的因素。下筆之前，必須仔細考慮用什么方法來影響對方。不論何種類型的信函，語氣都要做到和氣自然、禮貌真誠。具體做法常常是較多的使用帶please祈使句、疑問句、被動句、條件句和虛擬句等，以表示委婉客氣的請求。（陳冬純，2003）

1）帶please的祈使句和疑問句。商務英語信函在表達本方觀點或向對方提建議時，常使用帶please的祈使句和疑問句，而不選擇陳述句。前兩種句型語氣比較委婉客氣，更加禮貌；而陳述句則比較生硬直接，讓對方難以接受。例如：

Pleaseamendthecreditallowingtransshipment.

Wouldyoupleasebekindenoughtoapproachthesaidbankforallpossibleinformationwerequire？

這兩種句式的語氣非常謙和，在表達意義的同時更加注重對方的感受、尊重對方。

2）被動句。當對方犯錯誤或不滿意對方的行為時，使用主動語態(tài)就會加重指責、抱怨的語氣，甚至會引起對方的誤解；而用被動語態(tài)，語氣則比較和氣婉轉，易于接受。例如：

（a）Iwassorrytolearnthatyounolongerrequireourservices.

（b）Learningthatyounolongerrequireourserviceswasagreatdisappointmenttome.

從上例可以看出，（a）的抱怨情緒比較強烈，讓對方尷尬；而（b）的語氣就緩和許多，更符合商務信函禮貌的策略。

3）條件+虛擬句。在向對方提出“請求、要求或建議”時，用條件+虛擬句語氣則比較委婉、禮貌，尊重對方，也更容易贏得對方的尊重，從而接受請求或建議。例如：

Asweareinthemarketforthisproduct，weshouldbepleasedifyouwouldsendusyourbestquotation.

Itwillbehighlyappreciatedifyoucankindlygiveprioritytotheconsiderationoftheaboverequest.

（3）使用語氣積極合作的句式。對同一件事的敘述，不同的句式表達不同的語氣和態(tài)度。商務英語函電應盡量避免使用消極否定的語氣，多用積極肯定的語氣，表達合作愿望，這樣有利于和對方建立良好的業(yè)務關系。試比較下例：

（a）Itisnotourfaultifyou