商務(wù)英語信函翻譯范文

商務(wù)英語信函翻譯范文第1篇商務(wù)英語信函翻譯范文第1篇關(guān)鍵詞：英語商務(wù)信函文體

近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，國際地位的持續(xù)提高，我國與國際間的交流和合作也日益加強(qiáng)，越來越多的國際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易的發(fā)展，對英語的使用頻率也越來越高，英語商務(wù)信函的使用范圍也日益廣泛。商務(wù)信函不同于私人信函，是貿(mào)易往來當(dāng)中必不可少的溝通方式，是傳達(dá)信息的必要工具，用途和用詞都與私人信函有很大的不同。尤其是在我國加入WTO以后，英語商務(wù)信函的重要作用就更加地突顯出來了。在書寫當(dāng)中需要熟練掌握英語商務(wù)信函的書寫規(guī)范，有助于幫助商家達(dá)成貿(mào)易，提高溝通效率。熟練地掌握英語詞匯和語法，充分了解英語的語言習(xí)慣和特色，并且符合商務(wù)信函的禮儀，對于書寫一封用詞恰當(dāng)，禮節(jié)到位的英語商務(wù)信函是非常必要的。商務(wù)信函是以達(dá)成商務(wù)合作為目標(biāo)的，具有內(nèi)容格式相對固定，表達(dá)簡潔明了的特點。對英語商務(wù)信函的運用能力，也體現(xiàn)了一個企業(yè)的國際化水平，和商務(wù)人員專業(yè)素養(yǎng)。商務(wù)英語信函屬于正式的公文寫作，首先應(yīng)該符合商務(wù)英語寫作的7大原則，即：簡練、清楚、正確、完整、禮貌、具體、體諒。在寫作文體的運用上，也應(yīng)該符合商務(wù)英語的寫作要求和習(xí)慣，主要為以下幾個方面：

1格式規(guī)范

商務(wù)信函作為公文寫作中的一種，有著相對來說比較固定的文體格式，有著明顯的公事公辦的文體特色，一般要包括以下幾部分的內(nèi)容：

（一）信頭（LetterHead）：包括發(fā)信人公司的名稱、地址、傳真或電傳號碼。

（二）寫信日期（DateLine）：寫信的年、月、日。

（三）封內(nèi)地址（InsideAddress）：收信人公司名稱和地址，以及收信人的名字和職務(wù)。

（四）稱呼（Salutation）：對收信人的尊稱。通常為“DearSir”或者是“DearMadam”，又或者是使用對方的姓氏或是職位名稱。

（五）正文（BodyoftheLetter）：英語商務(wù)信函一般采用的是開門見山的寫作技巧，在正文的開頭就清晰地表達(dá)出寫信的目的和來由。如果是對對方來函的答復(fù)，一般會首先簡單交代一下對方的來信時間和主要內(nèi)容。從而節(jié)約讀信者的閱讀時間，提高溝通效率。然后對自己要傳達(dá)的事宜進(jìn)行簡潔的說明，是正文的核心部分。為了讀信者能夠更加方便快捷地抓到核心內(nèi)容，一般每一件事要分一個單獨的段落來闡述。接著是需要對方給予答復(fù)的內(nèi)容，或者是需要對方完成的事件的表達(dá)。如果有附件的話，也要告知對方，提醒對方查收。

（六）結(jié)尾敬語（ComplimentaryClose）：書信結(jié)束時的禮貌用語。是商務(wù)信函的禮貌性和完整性的保證。

（七）簽名（Signature）：寫信人的署名，包括姓名和職務(wù)等。

自此，才能算是一封格式完整的商務(wù)英語信函。

2用詞規(guī)范

由于商務(wù)信函區(qū)別于普通私人信函的特點，和其明顯的商務(wù)特征，在用詞的選擇方面，也需要注意。商務(wù)英語詞匯不僅具有日常英語詞匯的一般特點，還具有自身專業(yè)性的特點。商務(wù)英語信函需要使用正式的，官方的書面詞匯，盡量不使用非正式的口語詞匯。詞匯的正確選擇是商務(wù)語言和交際能力的體現(xiàn)，是專業(yè)知識和英語的綜合運用。例如：表達(dá)完成的意思，要使用“complete”而不是“finish”；表達(dá)購買的意思，要使用“purchase”，而不使用“buy”；表達(dá)意向的時候，要使用“intent”，而非“want”等。

而且用詞的選擇上，要多用單詞，減少短語的使用。商務(wù)信函的目的是傳達(dá)商務(wù)信息，而不是對文章進(jìn)行美化和抒情。因此要多使用簡單易懂常見的詞匯，而不是用復(fù)雜的高級的生僻的形容詞匯，還要注意減少沒必要的形容詞和狀語。對時間、數(shù)量和程度的說明要具體，盡量不使用也許、大概、可能等模糊的詞匯，具體到數(shù)字和日期。意思表達(dá)不準(zhǔn)確，不清楚的詞匯盡量不要使用，以免造成歧義。

對專業(yè)詞匯的使用要特別留意準(zhǔn)確性。商務(wù)英語信函中對術(shù)語的使用頻率很高，縮寫也較多，熟練掌握這些詞匯和縮寫，也是商務(wù)英語信函能力的體現(xiàn)，避免因術(shù)語使用錯誤造成誤會甚至損失。

3注重禮貌

俗話說“禮多人不怪”，在日常生活中是如此，在商務(wù)往來活動中，更是如此。雙方的貿(mào)易往來是建立在互惠互利，互相尊重的原則基礎(chǔ)上的，因此商務(wù)英語信函也應(yīng)該符合這樣的原則。雙方互相尊重，遵守合作原則，形成一種默契，才能保證商務(wù)貿(mào)易的順利開展和進(jìn)行。如果在來往中缺少應(yīng)有的禮貌，合作是很難進(jìn)行下去的。因此商務(wù)英語信函中，語氣禮貌是非常重要的，影響著企業(yè)的商務(wù)形象和信譽(yù)。信函要寫的禮貌且有分寸，并且要符合商務(wù)英語體諒的原則，措辭和用于要站在收信人的立場上，還要尊重對方的風(fēng)俗習(xí)慣。信函中減少第一人稱的使用，多使用第二人稱做主語，或者是第二人稱物主代詞。

正確使用情態(tài)動詞，如“would”，“should”等，可以使信函的語氣更加的禮貌和委婉。以商量的口吻來敘述，讓讀信者可以感受到被尊重和重視的感覺。需要對方完成的事件，注意請求句式和祈使句式的使用，例如“please”，“l(fā)etus…”等。還要多使用表達(dá)積極意義的詞匯，給讀信者帶來愉快的感覺。讀信者的心情愉快，更有助于商務(wù)合作的達(dá)成和實現(xiàn)，對商務(wù)活動的開展具有推進(jìn)效果。

4句式簡潔完整

在句式的選擇上，應(yīng)該盡量使用正式的，簡單易懂的句式，不使用結(jié)構(gòu)復(fù)雜的從句或者過于冗長的句子，減少讀信者在句式的理解上花費的時間。復(fù)合句并不適合在商務(wù)信函中使用，短句雖然簡單，但是表達(dá)清晰，理解容易，和商務(wù)信函的原則相符，是商務(wù)英語信函中最好的表達(dá)句式。

巧用被動語態(tài)。因為被動語態(tài)弱化了動作的實施者，強(qiáng)調(diào)突出動作的本身，表達(dá)更為緩和，婉轉(zhuǎn)；并且避免了過多的人稱代詞的使用，使整個句子的陳述顯得更加的客觀；被動結(jié)構(gòu)的簡潔，也使得商務(wù)信函的結(jié)構(gòu)更為緊湊。被動語態(tài)的使用，最能體現(xiàn)商務(wù)人員的英語溝通能力和書面語的掌握程度。為了表達(dá)更加委婉，語氣更加禮貌，還經(jīng)常使用It作主語的句式。

多使用肯定句和陳述句，減少否定句和疑問句的使用。肯定句和陳述句更加積極正面，使人往好的方面去聯(lián)想，商務(wù)往來的活動中，最重要的就是信賴感，肯定句和陳述句的使用能給讀信者增加信賴感，從而產(chǎn)生合作的信心，更有助于商務(wù)雙方達(dá)成一種合作默契。

在商務(wù)信函中，為了避免誤會和損失的產(chǎn)生，對代詞的使用要特別注意，指代要清晰明確，讓讀信者一下子就明白句子的主語和賓語，明白寫信者所要表達(dá)的意思。邏輯性要強(qiáng)，避免含糊和混淆的出現(xiàn)。

句式要完整，避免出現(xiàn)省略句。商務(wù)信函最重要的原則就是表達(dá)要清晰，商貿(mào)活動最重要的就是要明確，清晰，交易雙方要明確地表達(dá)自己的立場和態(tài)度，也要能夠迅速地領(lǐng)會到對方的意圖，因此省略句的使用最好不要出現(xiàn)在商務(wù)英語信函當(dāng)中，避免因意思表達(dá)不夠明確，引起的交易損失。

5對固定句式的使用

在商務(wù)英語信函中，有一些句型和套句的使用頻率非常之高，可以作為固定句型來記憶和運用。例如：

Pleasedonothesitateto...

Shouldyouhaveanyquestions，please...

Wearepleasedtoinformyou...

WewishyouabrightandsuccessfulNewYear.

Itisregretfultolearnof...

Wewouldbeinterestedtolearn...

在大量的實踐中，這些句型被頻繁使用，成為商務(wù)英語信函當(dāng)中的經(jīng)典句型，熟練掌握巧妙使用這些句型，可以增加信函的商務(wù)氣息和職業(yè)度，讓商務(wù)英語信函更加的禮貌和正式。

6結(jié)語

我國與國際間的交流和合作也日益加強(qiáng)，越來越多的國際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易的發(fā)展，對英語的使用頻率也越來越高，英語商務(wù)信函的使用范圍也日益廣泛。商務(wù)英語信函屬于正式的公文寫作，對英語商務(wù)信函的運用能力，也體現(xiàn)了一個企業(yè)的國際化水平，和商務(wù)人員專業(yè)素養(yǎng)。商務(wù)英語信函的表達(dá)應(yīng)該簡潔明確清晰，讓商貿(mào)的雙方都能更好地理解對方的意思，更高效地進(jìn)行溝通，在商務(wù)英語信函的文體上對格式、用詞、句型和禮節(jié)都需要加強(qiáng)注意。

參考文獻(xiàn)：

[1]王彥昌.商務(wù)英語信函的文體特征探析[J].商業(yè)視角，2008（5）.

[2]張巖.談商務(wù)英語信函的寫作技巧[J].遼寧高職學(xué)報，2008（11）.

商務(wù)英語信函翻譯范文第2篇關(guān)鍵詞：英語商務(wù)函電詞匯特點句式特征

隨著我國改革開放的力度不斷加大及我國加入世界貿(mào)易組織（WTO），國際貿(mào)易競爭日漸激烈，國際商務(wù)交往越來越頻繁，商務(wù)信函的使用日益頻繁，商務(wù)英語的翻譯顯現(xiàn)出重要作用。然而商務(wù)信函不同于普通的交流信函，其特點鮮明，語言的選擇性很強(qiáng)，語篇的連貫性和邏輯性也很強(qiáng)。具體體現(xiàn)在表達(dá)直截了當(dāng)、簡潔明快、淡于修飾，用詞規(guī)范、語法結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、句子排列一般固定有序。

英語商務(wù)信函是涉外商務(wù)中使用的各種函件的總稱，是各項進(jìn)出口業(yè)務(wù)進(jìn)展情況的專業(yè)性書面紀(jì)錄。商務(wù)信函涉及的是公司之間的進(jìn)出口業(yè)務(wù)往來，且同銀行、海關(guān)、運輸、法律等專業(yè)知識有著密不可分的聯(lián)系?？梢詺w結(jié)于正式的專業(yè)文體，比一般的信函顯得更正式、嚴(yán)肅，在詞法、句法和語法方面都有自己的特點。

一、英語商務(wù)信函的詞匯特點

由于英語商務(wù)信函是一種正式的公函語體，在用詞方面，大多使用正式書面詞匯，力求用詞簡潔樸素、準(zhǔn)確具體，能充分體現(xiàn)商務(wù)公函的規(guī)范正式、公事公辦等特點。

1.英語商務(wù)信函的用詞規(guī)范、簡潔：英語商務(wù)信函不僅涉及獨特的專業(yè)，而且涉及實際商務(wù)工作技能，顯示貿(mào)易、金融、外匯、海關(guān)、商檢等諸多領(lǐng)域、多種行業(yè)的特性。信函中通常會出現(xiàn)許多專業(yè)詞匯，大量使用專業(yè)術(shù)語、行話、縮略語等。如：quote報價；coverage險別；bid出價；intriplicate一式三份等。這些術(shù)語經(jīng)過長期的使用實踐或相關(guān)的規(guī)定，已具有特定的內(nèi)涵，其意思清楚明確，能準(zhǔn)確表達(dá)英語商務(wù)信函的內(nèi)容。

2.英語商務(wù)信函的用詞準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)：英語商業(yè)信函經(jīng)常涉及貨物的型號、價格及重量，商品的發(fā)貨、到貨時間等，相關(guān)的文字或數(shù)字必須準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)，毫不含糊，以免產(chǎn)生誤會，引起不必要的麻煩。

如：Ifyoubuy10000ormore，thispricewillprevailthrough28，May.如果貴方購買10000或以上，這個價格至5月28日前有效。

3.英語商務(wù)信函經(jīng)常使用固定的習(xí)語：英語商務(wù)信函是一種公函，是帶有公事公辦性質(zhì)的正式信函，因此常帶有一些古詞顯示信函的禮貌和正式。這些詞語在長期的使用實踐中，固定下來，被廣泛使用于商務(wù)信函中。

如：advaloremduty（拉?。膬r稅

insurancepremiumpercapita（拉?。┤司ｋU費

forcemajeure（法語）不可抗力

Noticeisherebygiventhat…特此函告……

4.英語商務(wù)信函經(jīng)常運用委婉、禮貌的語氣：英語商務(wù)信函是一種跨國度的交往手段，非常注重信函客氣、禮貌的言語。即使是拒絕對方的要求或條件，或者表達(dá)對對方的不滿意也會用比較委婉的語氣。

如：ThankyouforyourletterofyesterdayinvitingmetocomeforaninterviewonFriday，August24，2012.謝謝昨日來信，通知我于2012年8月24日面試。

5.英語商務(wù)信函大多使用禮貌性詞語：英語的禮貌性詞語主要強(qiáng)調(diào)積極意思，給人愉快的感覺。在英語商務(wù)信函中，pleasure，pleased，glad，appreciate等帶有感情意義的詞語層出不窮。

如：Weshouldbepleasedtoletyouhavesamplestogiveademonstrationatyourpremises.欣然奉上我方產(chǎn)品樣品，在貴方展廳展出。

6.適當(dāng)使用情態(tài)動詞：英語中情態(tài)動詞的使用可以使句子的語氣更加緩和、委婉。

如：MayIremindyouthatwemusthavethesemanualsdeliveredonorbeforeFeb20，2010.我是否可以提醒一下，我方要求于2010年2月20日之前交貨。

二、英語商務(wù)信函的句式特點

英語商務(wù)信函的主要功能是準(zhǔn)確傳遞經(jīng)濟(jì)信息，要求在有限的篇幅內(nèi)達(dá)到言簡意賅的效果，從而有效地進(jìn)行商務(wù)活動，因此它的語言必須簡潔、明了、禮貌、準(zhǔn)確，極少對所述內(nèi)容進(jìn)行美學(xué)加工。

1.句式正規(guī)完整。英語商務(wù)信函是一種正式體書面英語，由于常常要表示某些條款相互成立、互為條件，或?qū)δ承┚哂幸蚬P(guān)系的事件進(jìn)行敘述，因此通常使用層次復(fù)雜的從句和長句表達(dá)多層次的復(fù)雜邏輯關(guān)系，可以充分完整地表達(dá)相互關(guān)聯(lián)的意義。

如：Intheeventofaccidentwherebylossordamagemayresultinaclaimunderthepolicy，immediatenoticeapplyingforsurveymustbegiventotheCompany’sAgentasmentionedhereunder.所保貨物，如發(fā)生本保單項下負(fù)責(zé)賠償?shù)膿p失或損壞，應(yīng)立即通知本公司下述人查勘。

2.文風(fēng)樸實，少有修飾。英語商務(wù)信函的主要功能是傳遞信息，除必須使用專業(yè)術(shù)語等手段準(zhǔn)確表達(dá)信息外，用詞簡單樸素，不帶任何感彩。這樣既能節(jié)約時間，又能使交易雙方更好地理解和接受。

如：IwasveryconcernedwhenIreceivedyourletteryesterdaycomplainingthatthecentralheatingsysteminyournewhousehadnotbeencompletedbythedaypromised.昨天收到你的來信，抱怨你新家的中央加熱系統(tǒng)未按規(guī)定時間裝好，對此我非常關(guān)心。

3.采用倒裝句。英語商務(wù)信函中倒裝句雖不常使用，但在表示隨函寄上某些材料時，或在表示可能在將來出現(xiàn)不確定性時，也會使用倒裝句。

如：Enclosedisacopyofourcurrentcatalogue。隨信附上一本我們現(xiàn)在適用的目錄。

4.用陳述句表達(dá)委婉的祈使意義。信函雙方為貿(mào)易伙伴，地位平等，因此在希望對方采取某種行為時，通常會使用陳述句、非真實條件句、虛擬語氣、情態(tài)動詞等表達(dá)比較委婉的語氣，而不是直接使用祈使句。

如：Wefindyourquotationslightlyhigherthanthosewehavereceivedfromothersources，andaskyoutoreduceyourpricetomeetthecompetition.我們發(fā)現(xiàn)你方報價比我們從其他地方收到的稍高，請你方降價，以適應(yīng)競爭。

5.用虛擬語氣表達(dá)假設(shè)。英語商務(wù)信函中對于將來不太確定的假設(shè)行為或情況，通常會用虛擬語氣體現(xiàn)。

如：Shouldwegetanyfurtherprogressiveinformationfromourfactory，wewouldneverfailtowritetoyou.假如我們從工廠得到進(jìn)一步的消息，我們一定會通知你方。

英語商務(wù)信函比較程式化，其中有許多商務(wù)專業(yè)術(shù)語、法律專業(yè)術(shù)語和特殊詞匯，內(nèi)容不允許出錯。因而要求書寫者一方面懂得、熟悉專業(yè)的行話、術(shù)語，另一方面盡可能地用比較標(biāo)準(zhǔn)的文字，將相關(guān)的信息更精練準(zhǔn)確地表達(dá)出來。

參考文獻(xiàn)：

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商務(wù)英語信函翻譯范文第3篇關(guān)鍵詞：商務(wù)英語信函；體裁；體裁分析；語用策略

商務(wù)英語信函具有便捷、經(jīng)濟(jì)、高效的特點，在國際商務(wù)活動中已被廣泛使用，是國際貿(mào)易從業(yè)人員進(jìn)行溝通和交流的主要工具。商務(wù)英語信函不同于普通英語信函，其交際目的是溝通商務(wù)信息，達(dá)成交易和開展商務(wù)合作。因此，商務(wù)英語信函已經(jīng)成為商務(wù)人士共同使用的內(nèi)部結(jié)構(gòu)特征鮮明、高度約定俗成的交際事件，具有獨特的語言風(fēng)格和體裁特征。

國內(nèi)學(xué)者主要是韓金龍、秦秀白（1997）和方琰（1998）對體裁的概念和體裁分析理論做過介紹。對商務(wù)英語體裁分析的研究主要集中在商務(wù)語篇的體裁分析和語用策略，（李俊儒，2006；唐偉清，2006）體裁教學(xué)法在商務(wù)英語寫作教學(xué)中的應(yīng)用，（李瑞芳，2004；王偉強(qiáng)，2010）對商務(wù)信函的文體風(fēng)格的研究（廖瑛，2008）等等。本文以語用策略為核心，運用體裁分析法研究商務(wù)英語信函的微觀層面，從詞匯、語法和句法上探討商務(wù)英語信函的語言范式和規(guī)則。

一、體裁和體裁分析

Genre（體裁）是法語詞，意為“類型”，是文學(xué)和修辭學(xué)常用的術(shù)語。隨著語言學(xué)的不斷深入發(fā)展，體裁和體裁分析理論被越來越多地應(yīng)用于語篇分析與語言教學(xué)領(lǐng)域。

目前對體裁和體裁分析的研究主要有兩個學(xué)派：以Swales和Bhatia為代表的“ESPSchool”和以Martin為代表的“SydneySchool”。ESP學(xué)派的John（1990）認(rèn)為，體裁是“包括具有共同交際目的的一組交際事件?！盫ijay（1993）認(rèn)為，體裁是一種可以辨認(rèn)的交際事件，常常出現(xiàn)在特定的職業(yè)或?qū)W術(shù)社團(tuán)范圍內(nèi)，其特點就是具有被該社團(tuán)確認(rèn)和理解的一整套交際目的。悉尼學(xué)派的認(rèn)為，體裁是“一種作為我們文化成員的說話者的有步驟的，有一定既定目標(biāo)的，有目的的活動類型”。（方琰，1998）同屬該學(xué)派的EijaVentola（1995）認(rèn)為，體裁是生成特定語篇結(jié)構(gòu)的符號系統(tǒng)；體裁能體現(xiàn)社會交往過程。人們的社會交往具有“重復(fù)性”、“習(xí)慣性”。

雖然研究視角不同，但是ESP學(xué)派和悉尼學(xué)派對體裁的界定在本質(zhì)上是一致的。兩個學(xué)派都認(rèn)為體裁以交際目的為導(dǎo)向，交際目的決定體裁的類型，即語篇內(nèi)容和風(fēng)格的選擇；體裁具有常規(guī)性，是程式化的社會交往工具，體裁也具有習(xí)慣性和強(qiáng)制性，為語言社團(tuán)成員共同遵守，不能隨意更改。同時，體裁并不是一成不變的，根據(jù)社會文化因素或語篇變量的不同，語言使用者可以在體裁框架下發(fā)揮自己的創(chuàng)造性。

體裁分析既涉及文體分析，又涉及語篇分析，是多學(xué)科交叉研究的產(chǎn)物，其根本宗旨是研究語篇的交際目的和語言的使用策略。體裁分析不僅僅停留在對語言的表層描述上，通過分析語篇的圖式結(jié)構(gòu)，體裁在更深層次上解釋語篇風(fēng)格的成因和建構(gòu)理據(jù)，剖析語篇背后的交際目的、社會文化因素和心理認(rèn)知因素，揭示語篇類型的程式和建構(gòu)的規(guī)范性。體裁分析將語言學(xué)的分析方法與社會學(xué)和心理學(xué)的方法緊密結(jié)合起來。（Bhatia，1993）

二、商務(wù)英語信函的體裁特征分析

根據(jù)ESP學(xué)派和澳大利亞學(xué)派對體裁概念的定義，商務(wù)貿(mào)易往來是一個交際事件，是在經(jīng)貿(mào)領(lǐng)域和商業(yè)文化情境中有目的的交往。它是一項有階段、有目的的社會活動。商務(wù)英語信函是在商務(wù)活動中進(jìn)行交際的工具和媒介，為實現(xiàn)做生意的交際目的在社會文化語境中起交際作用。商務(wù)英語信函是交際事件的一種類別，具有內(nèi)部結(jié)構(gòu)特征鮮明的特點，是一種特殊的體裁。

商務(wù)英語信函的交際目的在于解決業(yè)務(wù)開展過程中的具體事務(wù)，促進(jìn)交易的達(dá)成。書信來往伴隨著每一宗業(yè)務(wù)的啟動、開展和結(jié)束。由于貿(mào)易雙方的利益和立場不同，貿(mào)易往來中的矛盾和分歧在所難免。當(dāng)出現(xiàn)否定、拒絕、指責(zé)、抱怨或建議、請求等威脅對方面子的言語行為時，商務(wù)信函要使用委婉禮貌的語氣，站在對方的立場上，體諒和尊重對方；語氣要誠懇自然；態(tài)度要積極合作。因此，只有使用恰當(dāng)?shù)恼Z用策略才能夠化解爭端，避免沖突，以實現(xiàn)達(dá)成交易的交際目的。下文將分析商務(wù)英語信函的交際目的和語用策略在詞匯語法與句法層面的具體體現(xiàn)，以探討商務(wù)英語信函的體裁特征。

1.詞匯――語法層面

商務(wù)英語信函使用的詞匯具有鮮明的體裁特征。行業(yè)術(shù)語僅為商務(wù)社會群體熟悉和掌握，非商務(wù)人士則不能理解和使用?？s略語的大量使用體現(xiàn)了商務(wù)信函口語化和非正式化的特征，而正式辭令又體現(xiàn)了商務(wù)信函莊重、嚴(yán)肅的文體風(fēng)格。

（1）行業(yè)術(shù)語和縮略語。術(shù)語和縮略詞是在長期的國際貿(mào)易實踐的基礎(chǔ)上逐漸產(chǎn)生的，為貿(mào)易從業(yè)人員共同遵守的約定俗成的慣例，已經(jīng)在商務(wù)英語信函中廣泛使用。商場如戰(zhàn)場，時間就是金錢。術(shù)語和縮略詞表達(dá)方便，節(jié)約時間，便于信息的溝通和傳遞。比如：Draft表示“匯票”；Liability表示“債務(wù)”；Premium表示“保險費”；Non-firmOffer表示“虛盤”；Theconfirmed，irrevocableL/C表示“保兌的，不可撤銷的信用證”等。除此之外，還有大量的行業(yè)術(shù)語使用縮略語。例如：FOB（FreeonBoard）價格術(shù)語，表示“離岸價”；D/P（DocumentagainstPayment）貿(mào)易術(shù)語，表示“付款交單”；B/D（BankDraft）金融術(shù)語，表示“銀行匯票”；FPA（FreefromParticularAverage）保險術(shù)語，表示“平安險”；C/A（CurrentAccount）表示“往來賬戶”，等等。

商務(wù)信函中還廣泛存在其他類型的縮略語，包括公司和機(jī)構(gòu)名稱的縮寫與計量單位的縮寫。例如：HSBC表示匯豐銀行；CC（ChamberofCommerce）表示商會；PICC表示中國人民保險公司；PIC=Piece表示“件”；YD=Yard表示“碼”；B/S=Bales表示“包”，等等。

此外，有些縮略語是商務(wù)英語和普通英語共同使用的。例如：BK=Bank；PLS=Please；Info=Information；ASAP表示assoonaspossible；Thks，Rgd表示Thanksandregards，等等。

頻繁使用專業(yè)術(shù)語和縮略語是商務(wù)英語信函的典型體裁特征。這些術(shù)語和縮略語不僅準(zhǔn)確精煉，言簡易明，而且容易記憶，使用方便。使用專業(yè)術(shù)語和縮略語可以避免過多的解釋，簡化交易過程和手續(xù)，從而節(jié)約時間，提高信息傳遞的效率。

（2）使用正式辭令。商務(wù)英語信函作為企業(yè)對外交往的媒介，代表著公司的形象和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)與專業(yè)水平。使用正式的書面語可以使商務(wù)信函的措辭更加規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，也能體現(xiàn)業(yè)務(wù)人員認(rèn)真嚴(yán)肅和尊重對方的禮貌態(tài)度。因此，商務(wù)函電的詞匯和短語也具有正式、禮貌和莊重的風(fēng)格與特征。

選擇正式的書面語詞匯是其特點之一。商務(wù)信函常用inform/notify/advise代替tell；用forward/dispatch代替send；用expedite代替quicken；用beinapositionto代替beableto；用forone’saccount代替bepaidby，等等。

派生名詞（nominalderivatives）替代動詞詞干（verbalstems），使措辭顯得莊重且具有行業(yè)特色。例如：

IncompliancewithyourrequestintheletterofMay3，wewillmakearrangementsforyourorderuponreceiptofyourL/C.

Owingtothelatearrivalofthesteamer，wewouldappreciateyourextensionoftheshipmentdatetoJuly18.

Yourfailuretodeliverthegoodswithinthestipulatedtimehasgreatlyinconveniencedus.

上例中使用了派生名詞compliance，arrangement，receipt，arrival，extension，failure分別替代口語化的動詞詞干comply，arrange，receive，arrive，extend和fail，增加了商務(wù)信函莊重和嚴(yán)肅的特點，體現(xiàn)了其特殊的體裁特征。

介詞短語還經(jīng)常替代形容詞和分詞短語作表語以增加措辭的典雅。例如：

Thegoodsareofgoodqualityandinattractivedesigns，andwethinkyoucansellthemoutatourprice.

Whatyoucomplainedaboutisnowunderinvestigation.

Thecustomersatourendareinurgentneedofthegoods.

Iregrettosaythatyourpriceisnotinthelinewiththeprevailingmarketprice.

Ourcooperationwillbetoourmutualbenefit.

2.句式特征

（1）使用固定句式。商務(wù)英語函電貫穿整個交易的過程，包括業(yè)務(wù)磋商、訂立合同、付款、包裝、裝運、保險、索賠等環(huán)節(jié)。在處理具體業(yè)務(wù)時，商務(wù)函電通常使用固定的句式，即程式化的套語。這些套語都是在長期的貿(mào)易實踐中形成的，并已廣泛使用。

在撰寫回復(fù)信函時，商務(wù)信函的通常慣例是首先告知對方來信已收到。例如：

ThankyouforyourletterofNovember1，inquiringabouttheJF-72pocketcalculator.（茲復(fù)貴方11月1日對JF-72袖珍計算器詢價的來信）

常見的此類句式有：

Thankyouforyourletterof…

Weareinreceiptofyourletterof…

Inreplytoyourletterof…

Referringtoyourletterof…

當(dāng)需要在信函中添加附件時，固定句式為Enclosedpleasefind…或者Weareenclosing。例如：

Enclosedpleasefindourillustratedcatalogueandpricelistgivingthedetailsyouaskedfor.（隨函附上帶插圖的目錄和價格單，給貴方提供具體細(xì)節(jié)）

商務(wù)英語信函的結(jié)尾更加模式化，在撰寫商務(wù)信函結(jié)尾時套用句式即可。常用的句子表達(dá)有：

We’relookingforwardyourearlyreply.

Yourpromptreplywillbehighlyappreciated.

We’rewaitingforyourreply.

PleasereplytousASAP.

使用固定句式節(jié)約了貿(mào)易雙方的時間和精力，從而把重心放在傳遞的信息上，既方便快捷又準(zhǔn)確高效，同時也有利于從事商務(wù)活動的初學(xué)者模仿實踐。

（2）使用委婉語氣的句式。商務(wù)英語信函能否達(dá)到目的，語氣是相當(dāng)重要的因素。下筆之前，必須仔細(xì)考慮用什么方法來影響對方。不論何種類型的信函，語氣都要做到和氣自然、禮貌真誠。具體做法常常是較多的使用帶please祈使句、疑問句、被動句、條件句和虛擬句等，以表示委婉客氣的請求。（陳冬純，2003）

1）帶please的祈使句和疑問句。商務(wù)英語信函在表達(dá)本方觀點或向?qū)Ψ教峤ㄗh時，常使用帶please的祈使句和疑問句，而不選擇陳述句。前兩種句型語氣比較委婉客氣，更加禮貌；而陳述句則比較生硬直接，讓對方難以接受。例如：

Pleaseamendthecreditallowingtransshipment.

Wouldyoupleasebekindenoughtoapproachthesaidbankforallpossibleinformationwerequire？

這兩種句式的語氣非常謙和，在表達(dá)意義的同時更加注重對方的感受、尊重對方。

2）被動句。當(dāng)對方犯錯誤或不滿意對方的行為時，使用主動語態(tài)就會加重指責(zé)、抱怨的語氣，甚至?xí)饘Ψ降恼`解；而用被動語態(tài)，語氣則比較和氣婉轉(zhuǎn)，易于接受。例如：

（a）Iwassorrytolearnthatyounolongerrequireourservices.

（b）Learningthatyounolongerrequireourserviceswasagreatdisappointmenttome.

從上例可以看出，（a）的抱怨情緒比較強(qiáng)烈，讓對方尷尬；而（b）的語氣就緩和許多，更符合商務(wù)信函禮貌的策略。

3）條件+虛擬句。在向?qū)Ψ教岢觥罢埱蟆⒁蠡蚪ㄗh”時，用條件+虛擬句語氣則比較委婉、禮貌，尊重對方，也更容易贏得對方的尊重，從而接受請求或建議。例如：

Asweareinthemarketforthisproduct，weshouldbepleasedifyouwouldsendusyourbestquotation.

Itwillbehighlyappreciatedifyoucankindlygiveprioritytotheconsiderationoftheaboverequest.

（3）使用語氣積極合作的句式。對同一件事的敘述，不同的句式表達(dá)不同的語氣和態(tài)度。商務(wù)英語函電應(yīng)盡量避免使用消極否定的語氣，多用積極肯定的語氣，表達(dá)合作愿望，這樣有利于和對方建立良好的業(yè)務(wù)關(guān)系。試比較下例：

（a）Itisnotourfaultifyou