檔案保管責(zé)任書填寫格式示例

檔案保管責(zé)任書填寫格式示例合同編號(hào)：__________甲方（保管方）：__________乙方（委托方）：__________第一條檔案范圍1.1本合同所述檔案包括但不限于：__________（此處填寫檔案類型，如：合同文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等）。1.2乙方應(yīng)確保向甲方提供的檔案內(nèi)容真實(shí)、完整、有效，并對(duì)提供的檔案內(nèi)容承擔(dān)法律責(zé)任。第二條檔案保管期限2.1本合同檔案的保管期限為：__________（此處填寫具體時(shí)間，如：三年、五年等）。2.2在保管期限屆滿前，乙方如需提前提取檔案，應(yīng)提前向甲方提出書面申請(qǐng)，并經(jīng)甲方同意后辦理相關(guān)手續(xù)。第三條檔案保管條件3.1甲方應(yīng)保證檔案保管場(chǎng)所的安全、保密，確保檔案不受損壞、丟失、泄露等風(fēng)險(xiǎn)。3.2甲方應(yīng)采取必要的措施，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、歸檔，便于乙方隨時(shí)查閱。3.3甲方應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查、維護(hù)，確保檔案的完整性和可追溯性。第四條檔案查閱與復(fù)制4.1乙方有權(quán)在保管期限內(nèi)查閱、復(fù)制其檔案。查閱、復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)向甲方提交書面申請(qǐng)，并經(jīng)甲方同意后辦理相關(guān)手續(xù)。4.2甲方應(yīng)在接到乙方申請(qǐng)后五個(gè)工作日內(nèi)，安排乙方查閱、復(fù)制檔案。查閱、復(fù)制過程中，乙方應(yīng)遵守甲方的相關(guān)規(guī)定，確保檔案的安全、保密。4.3乙方查閱、復(fù)制檔案時(shí)，如涉及第三方合法權(quán)益，甲方應(yīng)告知乙方，并協(xié)助乙方與第三方溝通，確保檔案查閱、復(fù)制的合法性。第五條檔案的歸還與銷毀5.1保管期限屆滿后，乙方應(yīng)向甲方提出檔案歸還申請(qǐng)。甲方應(yīng)在收到申請(qǐng)后五個(gè)工作日內(nèi)，將檔案歸還給乙方。5.2檔案歸還時(shí)，乙方應(yīng)對(duì)檔案的完整性、有效性進(jìn)行核驗(yàn)。如有損壞、缺失等情況，甲方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.3在雙方約定的條件下，甲方應(yīng)對(duì)已到期的檔案進(jìn)行銷毀。銷毀前，甲方應(yīng)向乙方出具銷毀清單，并留存銷毀記錄。第六條保密與法律責(zé)任6.1雙方應(yīng)對(duì)在合同執(zhí)行過程中獲知的對(duì)方商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息予以保密，未經(jīng)對(duì)方同意，不得向第三方泄露。6.2雙方在履行合同過程中，如違反法律法規(guī)、合同約定，給對(duì)方造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。6.3如有爭(zhēng)議，雙方應(yīng)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可向合同簽訂地人民法院提起訴訟。第七條其他約定7.1本合同自雙方簽字（或蓋章）之日起生效，一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份。7.2本合同未盡事宜，可由雙方另行簽訂補(bǔ)充協(xié)議，補(bǔ)充協(xié)議與本合同具有同等法律效力。甲方（蓋章）：__________乙方（蓋章）：__________簽訂日期：__________一、附件列表：1.檔案清單2.甲方保管設(shè)施和技術(shù)的證明文件3.乙方提供的檔案樣本4.查閱和復(fù)制檔案的申請(qǐng)表5.檔案歸還申請(qǐng)表6.銷毀清單和銷毀記錄7.保密協(xié)議8.補(bǔ)充協(xié)議二、違約行為及認(rèn)定：1.甲方未能提供安全、保密的保管場(chǎng)所，導(dǎo)致檔案損壞、丟失、泄露。2.甲方未能按時(shí)交付檔案或未按約定條件交付檔案。3.甲方未采取必要措施對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、歸檔。4.甲方未定期檢查、維護(hù)檔案，導(dǎo)致檔案損壞或不可追溯。5.乙方未按約定時(shí)間提前提出查閱、復(fù)制檔案的申請(qǐng)。6.乙方未對(duì)甲方提供的檔案內(nèi)容真實(shí)性、完整性、有效性進(jìn)行核驗(yàn)。7.任何一方未履行保密義務(wù)，向第三方泄露商業(yè)秘密或個(gè)人隱私。8.任何一方在履行合同過程中違反法律法規(guī)，造成損失。三、法律名詞及解釋：1.檔案保管：指對(duì)檔案進(jìn)行安全、保密地存放、管理和維護(hù)的行為。2.保管期限：指雙方約定的一方將檔案委托給另一方保管的時(shí)間長(zhǎng)度。3.查閱：指乙方在保管期限內(nèi)對(duì)檔案進(jìn)行觀看、審查的行為。4.復(fù)制：指乙方在保管期限內(nèi)對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印、拍照等制作副本的行為。5.商業(yè)秘密：指不為公眾所知悉、能為權(quán)利人帶來經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性并經(jīng)權(quán)利人采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息。6.個(gè)人隱私：指?jìng)€(gè)人生理、心理以及社會(huì)交往過程中的秘密，如個(gè)人生理特征、心理活動(dòng)、日記、信件、電話錄音等。7.補(bǔ)充協(xié)議：指對(duì)原合同未盡事宜進(jìn)行補(bǔ)充、修改或完善的協(xié)議。四、執(zhí)行中遇到的問題及解決辦法：1.檔案損壞、丟失、泄露：檢查保管設(shè)施，加強(qiáng)安全措施，定期進(jìn)行檔案檢查和維護(hù)。2.未按時(shí)交付或未按約定條件交付檔案：提前溝通，調(diào)整交付時(shí)間或條件，確保按時(shí)交付。3.檔案管理不善：建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。4.保密義務(wù)違反：加強(qiáng)保密意識(shí)教育，簽訂保密協(xié)議，對(duì)違反保密義務(wù)的行為進(jìn)行追責(zé)。5.法律法規(guī)違反：了解并遵守相關(guān)法律法規(guī)，定期進(jìn)行法律培訓(xùn)，確保合同履行合