(高清版)GBT 26163.2-2023 信息與文獻(xiàn) 文件（檔案）管理元數(shù)據(jù) 第2部分：概念化及實(shí)施

國家市場監(jiān)督管理總局國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)IGB/T26163.2—2023/I 1 1 1 1 1 2 4 45.2文件管理元數(shù)據(jù)實(shí)施職責(zé) 4 5 56.2實(shí)體關(guān)系 5 67元數(shù)據(jù)實(shí)施相關(guān)概念 7 77.2繼承關(guān)系 7.3元數(shù)據(jù)值重復(fù)使用 7.4元數(shù)據(jù)元素間的相互依賴關(guān)系 7.5可擴(kuò)展性和模塊化 8文件管理元數(shù)據(jù)模型 8.1元數(shù)據(jù)模型 8.2動(dòng)態(tài)元數(shù)據(jù)模型 8.3元數(shù)據(jù)文件 9通用元數(shù)據(jù)元素 9.1標(biāo)識(shí)類元數(shù)據(jù) 9.2描述類元數(shù)據(jù) 9.3使用類元數(shù)據(jù) 9.4預(yù)期事件類元數(shù)據(jù) 9.5既往事件類元數(shù)據(jù) 9.6關(guān)系類元數(shù)據(jù) 10.1元數(shù)據(jù)方案 Ⅱ 20 20 22 22 2211.3元數(shù)據(jù)捕獲 11.4創(chuàng)建文件管理元數(shù)據(jù)文件 2411.6元數(shù)據(jù)作為文件管理控制工具 2411.7鏈接元數(shù)據(jù) 25 2511.10長期保存和存儲(chǔ)格式 2611.11確保元數(shù)據(jù)長期管理 26 27Ⅲ本文件是GB/T26163《信息與文獻(xiàn)文件管理過程元數(shù)據(jù)》的第2部分。GB/T26163已經(jīng)發(fā)——信息與文獻(xiàn)文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第1部分：原則?！畔⑴c文獻(xiàn)文件(檔案)管理元數(shù)據(jù)第2部分：概念化及實(shí)施。GB/T26163.2—2023/I——信息與文獻(xiàn)文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第1部分：原則。目的在于確立文件元數(shù)據(jù)管理 信息與文獻(xiàn)文件(檔案)管理元數(shù)據(jù)第2部分：概念化及實(shí)施。目的在于規(guī)定文件管理元本文件并不規(guī)定具體的元數(shù)據(jù)元素集，而是明確了需要滿足文件管理要求的通用元數(shù)據(jù)種類。該方法便于組織根據(jù)自身文件保管期限內(nèi)的文件管理業(yè)務(wù)需求，靈活選擇具體的元數(shù)據(jù)元素。本文件以圖表的形式規(guī)定了特定實(shí)施中元數(shù)據(jù)元素以及實(shí)體的不同聚合層級(jí)中使用的元數(shù)據(jù)。本文件定義了應(yīng)本文件依據(jù)ISO23081-1:2017的基本原則，對文件管理元數(shù)據(jù)方案的核心概念進(jìn)行了進(jìn)一步的詮1GB/T26163.2—2023/ISO信息與文獻(xiàn)文件(檔案)管理元數(shù)據(jù)GB/T26162—2021信息與文獻(xiàn)文件(檔案)管理概念與原則(ISO15489-1:2016,IDT)ISO/IEC11179-1信息技術(shù)元數(shù)據(jù)注冊系統(tǒng)(MDR)第1部分：框架(Informationtechnology—MetadataregistriISO23081-1:2017信息與文獻(xiàn)文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第1部分：原則(Informationanddocumentation—Recordsmanagementprocesses—MISO30300信息與文獻(xiàn)文件管理核心概念與術(shù)語(Informationanddocumentation—Re-———IEC:http://www.electropedia.or2GB/T26163.2—2023/ISO3GB/T26163.2—2023/ISO45j)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)，確保1)建立有關(guān)元數(shù)據(jù)方案使用及其應(yīng)用的培訓(xùn)項(xiàng)目，持續(xù)培訓(xùn)相關(guān)人員；應(yīng)用于文件管理的系統(tǒng)需要元數(shù)據(jù)以支持文件或檔案管理活動(dòng)。元數(shù)據(jù)的務(wù)系統(tǒng)中來自業(yè)務(wù)環(huán)境的實(shí)體。實(shí)體有助于從文件的角度理解業(yè)務(wù)環(huán)境，但b)業(yè)務(wù)環(huán)境中的人員或者組織結(jié)構(gòu)(行為主體實(shí)體);c)處理過的業(yè)務(wù)(業(yè)務(wù)實(shí)體);授權(quán)授權(quán)控制執(zhí)行確保文件能作為業(yè)務(wù)和社會(huì)活動(dòng)的證據(jù)形成和使用。文件管理元數(shù)據(jù)應(yīng)能捕獲6業(yè)務(wù)文件管類案卷組件業(yè)務(wù)規(guī)則法律(法規(guī)外部職能全宗群方針事務(wù)團(tuán)隊(duì)關(guān)系全宗7行為主體1行為主體2行為主體2行為主體1單份文件組合文件組合文件聚合圖4聚合層級(jí)8GB/T26163.2—2023/ISO23081精確定義級(jí)次是非常重要的，這是因?yàn)椋篴)實(shí)體每個(gè)級(jí)次的元數(shù)據(jù)能是不同的，某些元數(shù)據(jù)是實(shí)體所有級(jí)次共有的，另外一些元數(shù)據(jù)可能是某個(gè)級(jí)次特有的；b)負(fù)責(zé)輸入或輸出文件的系統(tǒng)需要明確定義的級(jí)次信息，以便準(zhǔn)確理解舊系統(tǒng)中的對象，并賦予其適當(dāng)功能。以該種方式定義實(shí)體和聚合層級(jí)，對于元數(shù)據(jù)方案實(shí)施和長期管理具有重要意義。7.1.2實(shí)體類別聚合方案業(yè)務(wù)系統(tǒng)或文件應(yīng)用軟件中的實(shí)體類別方案表1和表4規(guī)定了同一實(shí)體類別內(nèi)的層次關(guān)系方案。每個(gè)具體實(shí)施都有其獨(dú)特的實(shí)體種類，這取決于該實(shí)施需要支持的業(yè)務(wù)過程。定義方案的目的在于：——便于在不同系統(tǒng)間共享有關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)境的信息；——便于在不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)間重復(fù)使用實(shí)體及其元數(shù)據(jù)；以及——便于在不同文件應(yīng)用軟件間遷移實(shí)體及其元數(shù)據(jù)。文件管理元數(shù)據(jù)的互操作性依賴于兩方面因素：一是業(yè)務(wù)系統(tǒng)(包括文件應(yīng)用軟件)是否采用相同的實(shí)體類型和相同的元數(shù)據(jù)元素，二是特定軟件系統(tǒng)中以特殊方式使用數(shù)據(jù)值所表達(dá)出的元數(shù)據(jù)語義。從文件的角度表示業(yè)務(wù)環(huán)境，需要注意以下重要議題。a)作為聚合、層級(jí)和分類結(jié)果的實(shí)體，可是其他實(shí)體物理或是邏輯的組成部分。例如，一份案件中的某份文檔，一個(gè)案卷盒中的某份案件，一每個(gè)組織都宜有相應(yīng)的規(guī)則，規(guī)定哪些實(shí)體能是其他實(shí)體的組成部分。b)不同的文件應(yīng)用軟件或是業(yè)務(wù)系統(tǒng)對于相同的業(yè)務(wù)環(huán)境可采用不同的表示，這取決于組織的獨(dú)特要求。該方案僅呈現(xiàn)固定的聚合層級(jí)。必要情況下，具體實(shí)施可采用聚合層次。但是，當(dāng)需要在不同系統(tǒng)間交換文件管理元數(shù)據(jù)時(shí)，宜采用一致的方式呈現(xiàn)實(shí)體固定聚合層次。表1提供了普遍實(shí)施的聚合層級(jí)，并且宜被視為是為互操作目的而定義的固定聚合層級(jí)。不同行政管轄區(qū)能使用不同的術(shù)語來指代聚合的層級(jí)。但是，各行政管轄區(qū)宜明確其術(shù)語與固定層級(jí)的映射關(guān)系。每個(gè)實(shí)體的聚合層級(jí)不一定是唯一對應(yīng)的。例如，表1中的層級(jí)1能和表2(業(yè)務(wù)實(shí)體)中的層級(jí)1相對應(yīng)，也能和表3(行為主體實(shí)體)中的層級(jí)2相對應(yīng)。同樣的，不同的實(shí)施環(huán)境能采用其偏好的專門名稱來施環(huán)境能將其命名的實(shí)體層級(jí)明確映射到本文件中的特定層級(jí)，就能被視為可接受的實(shí)踐。聚合示意示例1件體進(jìn)行管理的2組貫的事務(wù)9GB/T26163.2—2023/ISO聚合示意示例3以物理或虛擬的形式鏈接的一組件，為組織或者業(yè)務(wù)活動(dòng)提供證據(jù)。案卷中的件之間間，件要以正確的順序排列在案卷中，作為者電子形式的4類以數(shù)字、字母、年代或者其他可識(shí)別順序排合，或是源自相同職能、格式或信息內(nèi)容的聚合或歸檔過程5某醫(yī)療單位形成的所有文件，或者某保險(xiǎn)公司地區(qū)6合在一起形成集體記憶多個(gè)醫(yī)療單位形成的所有文件，或者致力于發(fā)展中國家基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的多個(gè)非政府機(jī)構(gòu)形成的所有示例1品的實(shí)例2醫(yī)療單位規(guī)定的體檢程序或是購買程序3為完成組織目標(biāo)，由組織承擔(dān)的主要職責(zé)。醫(yī)療單位的病人服務(wù)或科研管理4外部職能提供有關(guān)組織業(yè)務(wù)職能執(zhí)行的更廣泛的社會(huì)背景信息確保健康和社會(huì)福利示例1醫(yī)生，或者生成心電圖的心電圖設(shè)備2團(tuán)隊(duì)的正式的或非正式的人員或職位的聚合醫(yī)院的腫瘤專家組，法律事務(wù)所的數(shù)字權(quán)限專家組3部門4醫(yī)院或者地區(qū)政府GB/T26163.2—2023/ISO23081-示例1規(guī)則出的前提和依賴條件2的一套正式的通用指令3注：與其他實(shí)體類別不同，授權(quán)聚合并不具低層級(jí)能繼承高層級(jí)聚合的元數(shù)據(jù)。例如，案卷中的所有件能繼承案卷的元數(shù)據(jù)。該種方法能確類案卷件件件案卷描述關(guān)系標(biāo)識(shí)實(shí)體1:實(shí)體1:(如文件)實(shí)體2:GB/T26163.2—2023/ISO實(shí)體2的元數(shù)據(jù)包含有實(shí)體1包含的元數(shù)據(jù)，實(shí)體2的既往事件屬性描述了有關(guān)實(shí)體1的元數(shù)據(jù)見圖9。預(yù)期事件預(yù)期事件標(biāo)識(shí)使用GB/T26163.2—2023/ISO關(guān)系預(yù)期事件圖11使用類元數(shù)據(jù)b)處置(實(shí)施與該實(shí)體相關(guān)的鑒定決策的計(jì)劃行動(dòng));c)長期保存(確保實(shí)體長期訪問的計(jì)劃行為);d)訪問控制(變更該實(shí)體訪問者和使用者的計(jì)劃行動(dòng));當(dāng)某計(jì)劃行為發(fā)動(dòng)時(shí)，在既往事件元數(shù)據(jù)中數(shù)據(jù)包括足夠的信息用于判斷實(shí)體的前一個(gè)狀態(tài)。預(yù)期事件類元數(shù)據(jù)見圖12。標(biāo)識(shí)圖12預(yù)期事件類元數(shù)據(jù)動(dòng)的執(zhí)行時(shí)間。該元數(shù)據(jù)可記錄一系列行動(dòng)。預(yù)期事件類元數(shù)據(jù)是一組相互1)授權(quán)：為行動(dòng)提供法律或行政依據(jù)的授權(quán)或法規(guī)信息，通常與描述授權(quán)的實(shí)體相關(guān)。2)行為主體：和行動(dòng)實(shí)施相關(guān)的行為主體信息，通常與描述行為主該類元數(shù)據(jù)記錄實(shí)體及其元數(shù)據(jù)的歷史版本記錄、既往事件或其他行為的信息。對于每個(gè)發(fā)生事見圖13。該類元數(shù)據(jù)具備的基本功能包括長期確保實(shí)體及其元數(shù)據(jù)的真實(shí)性。該類元數(shù)據(jù)通過記錄實(shí)體及其元數(shù)據(jù)的形成信息，以及形成之后發(fā)生的所有重要事件信息來實(shí)現(xiàn)其基本功能。事件的重要與否則既往事件元數(shù)據(jù)中的大部分事件是預(yù)期事件類元數(shù)據(jù)中計(jì)劃的行動(dòng)執(zhí)行產(chǎn)生的結(jié)果。當(dāng)計(jì)劃的行但是，事件也可能由計(jì)劃管理行動(dòng)之外的行動(dòng)觸發(fā)，既往事件元數(shù)據(jù)同樣也可記錄該類事件。a)某員工(行為主體)辭職；b)變更了實(shí)體描述；1)授權(quán)：關(guān)于為所采取行動(dòng)提供法律或行政依據(jù)的授權(quán)或法規(guī)信息，通常與描述授權(quán)的主體2)行為主體：和事件實(shí)施或事件批準(zhǔn)相關(guān)的行為主體信息，通常與描述行為主體的實(shí)體·事件標(biāo)識(shí)符·事件關(guān)系預(yù)期事件圖13既往事件元數(shù)據(jù)9.6關(guān)系類元數(shù)據(jù)該類元數(shù)據(jù)鏈接兩個(gè)或多個(gè)實(shí)體。當(dāng)關(guān)系作為單獨(dú)的實(shí)體實(shí)施時(shí)，該元數(shù)據(jù)的目的僅指向?qū)ｉT的細(xì)節(jié)的關(guān)系實(shí)體。關(guān)系本身的信息包含在單獨(dú)的關(guān)系實(shí)體中。以行為主體實(shí)體和類實(shí)體為例，說明二者的關(guān)系如圖14。GB/T26163.2—2023/ISO關(guān)系或關(guān)系日期預(yù)期事件件長期可持續(xù)性的有效工具。組織和行政管轄區(qū)使用文件管理元數(shù)據(jù)需要投入必要的資源，以起草和所有定制的文件管理元數(shù)據(jù)方案，都宜集成在相關(guān)組織或行政管轄區(qū)內(nèi)的a)元數(shù)據(jù)方案注冊系統(tǒng)：此類注冊系統(tǒng)是跨組織和跨行政管轄區(qū)邊界的。此類注冊系統(tǒng)從更高b)元數(shù)據(jù)元素方案注冊系統(tǒng)：此類注冊系統(tǒng)提供特定元數(shù)據(jù)方案中關(guān)于元數(shù)據(jù)元素語義的權(quán)威冊系統(tǒng)是為便于準(zhǔn)備對照表或映射不同社群定義的特定業(yè)務(wù)系統(tǒng)的映射。此類注冊系統(tǒng)的用途在于滿足組織內(nèi)對互操作性的內(nèi)部操作需求，以織都有能力對元素進(jìn)行改進(jìn)以及(或)為滿足其自身業(yè)務(wù)要求，對專門的元素進(jìn)行定義。組織的元數(shù)據(jù)a)指定要實(shí)施的實(shí)體(見第6章);b)指定包含的聚合層級(jí)(見7.1);GB/T26163.2—2023/ISOGB/T26163.2—2023/ISOGB/T26163.2—2023/ISOGB/T26163.2—2023/ISO23081-2:2021有關(guān)數(shù)字對象保存的議題已引起了眾多研究領(lǐng)域的關(guān)注，特別是檔案領(lǐng)域和數(shù)字圖書館界。這些文件管理元數(shù)據(jù)一般存儲(chǔ)在元數(shù)據(jù)庫中(見11.2.2)。所有的元數(shù)據(jù)，自身宜能轉(zhuǎn)化為能再編輯的“存儲(chǔ)中立”格式(不依賴于任何存儲(chǔ)環(huán)境的格式),這樣元數(shù)據(jù)就能不依賴嵌入文件管理元數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)功能中的專用代碼。所有文件管理元數(shù)據(jù)宜能從專用格式中抽取出來，轉(zhuǎn)化為特定元數(shù)據(jù)庫選擇的格一旦采用標(biāo)準(zhǔn)格式，進(jìn)一步的決策是是否將元數(shù)據(jù)記錄作為文件存儲(chǔ)或?qū)⒃獢?shù)據(jù)嵌入文件(見封裝策略要求在文件管理的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，將和文件對象相關(guān)的元數(shù)據(jù)寫入文件。封裝策略的目的在將元數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到文件的技術(shù)包括將元數(shù)據(jù)嵌入文件頭信息中作為其一部分?；蚴牵M織可自行定文件及其元數(shù)據(jù)在新的業(yè)務(wù)中被不斷使用，包括用于研究領(lǐng)域。每一次新的使用都賦予文件新的[1]GB/T5271.17—2010信息技術(shù)詞匯第17部分：數(shù)據(jù)庫[2]GB/T7408—2005數(shù)據(jù)元和交換格式信息交換日期和時(shí)間表示法[3]GB/T23286.1—2009文獻(xiàn)管理長期保存的電子文檔文件格式第1部分：PDF1.4[4]GB/T32010.1—2015文獻(xiàn)管理可移植文檔格式第1部分：PDF1.7ments