物業(yè)服務收費財務管理制度

收費財務管理制度總則為了規(guī)范本公司各管理處收費工作的管理，完善收費記錄等基礎會計工作，加強對管理處收費工作的會計監(jiān)督，結合本公司的實際情況，制定本制度；本制度依據(jù)《中華人民共和國會計法》、《內部會計控制規(guī)范—基本規(guī)范（試行）》等法律法規(guī)制訂的強制性規(guī)定，各管理處必須執(zhí)行，不得以各種理由拒絕執(zhí)行，對于試行過程中出現(xiàn)的問題可以協(xié)商解決。收費工作是公司業(yè)務的重要組成部分，應全力配合公司業(yè)務的開展，同時也需要其他部門員工的參與和配合。管理處負責人應按本制度的規(guī)定組織、管理本管理處收費工作，并對管理處收費管理制度的建立健全及有效實施負責。收費管理制度應達到以下基本目標：規(guī)范各管理處收費行為，保證收費資料真實、完整；不相容職務由不同的人員擔任；建立并完善收費記錄制度，保證各類相關賬冊的記錄準確，并做到數(shù)據(jù)來源清晰、賬賬相符；各類數(shù)據(jù)應及時上報公司財務部，保證財務數(shù)據(jù)及時傳遞，為管理活動提供及時、準確的信息；加強對管理處財務收支活動的會計監(jiān)督；第二章收費分工按照不相容職務相分離的原則，收費業(yè)務授權批準、收費業(yè)務執(zhí)行、收費稽核檢查等工作應由不同的人員執(zhí)行，以達到明確職責權限，形成相互制衡機制；以下工作是不相容的：收費金額確認工作與收費工作；水、電、氣等費用的抄表工作與收費工作；裝修押金收取標準、押金退回的確認工作與收費工作；應收款的記錄工作與收費工作；收費工作分工如下：房管員負責應收管理費、本體金及其他相關費用收取標準、收費起止時間的確認工作；房管員負責確定押金收取標準、押金準退批準及處理工作；水電工負責轄區(qū)所有由公司支付費用的水電表的抄錄工作；收費員負責以上各項經確認的收、付款內容進行收、付款作業(yè)，編制管理處相關報表；統(tǒng)計員負責數(shù)據(jù)的統(tǒng)計工作；財務部負責收付款業(yè)務的稽核工作。第三章收費程序管理費及本體金的收費程序：由房管員在當月5日前根據(jù)相關文件及管理情況確認當月應收金額，打印應收清單，經管理處主任簽名確認后，報管理處收費員及公司財務部。房管員依據(jù)經管理處主任簽名確認的本月應收管理費、維修基金的清單填入《管理費、維修基金收費臺賬》的相應欄內，內容包括：應收費所屬時間、管理費、維修基金的小計及累計金額并簽名或蓋章。收費員根據(jù)《管理費、維修基金收費臺賬》的記錄情況，收取相應的管理費、維修基金。除非得到董事長的授權、任何人無權減免應收款項。收費員應嚴格按照上報的各項收費清單收費，如有減免應收款項的，應有董事長的親筆簽名，并做好相關資料的保管工作、以備查驗。水電費的收取程序：水電工應在次月5日前抄錄水、電表，報收費員，收費員據(jù)以計算相關費用，區(qū)分代收代付和公用自用情況，并在7日前報上財務部，水電表的抄錄時間應盡量與水、電部門的抄表時間統(tǒng)一。水電工應對公用區(qū)域的水電的耗用情況負責，建議管理處建立相關制度，對公用水、電情況進行考核，并以此作為對水電工的考核指標之一。押金的收退程序：收取各類押金時，由房管員根據(jù)相關規(guī)定收費標準，填制收費通知單，收費員根據(jù)通知單收取押金。退押金時，由房管員根據(jù)具體情況確定退款金額，并報管理處主任簽名，收費員據(jù)以退付押金。收費員在登記《現(xiàn)金收費日記賬》的同時，必須建立相應的《押金收退記錄本》登記押金收、退、存情況，并每月與財務部核對。停車費的收取程序：停車費的收取分為按月收費和臨時收費兩種形式。按月收費由車主向收費員交納，收費員收款后書面通知制卡部門制作出入卡，制卡部門根據(jù)通知單的內容制作出入卡，交車主。按月收費的收費情況應按月編制收費清單，列明所屬起止日期，報公司賬務部，金額必須與上報數(shù)字一致。臨時停車的停車費由車管員收取。車管員交接班時先清點停車票和票款，然后雙方在交接記錄本上簽名后，下班的車管員將所收票款及用完的停車票存根上交收費員，停車票留給接班的車管員。車管員所收票款必須及時上交收費員處，不得長時間滯留。收費員應及時檢查車管員的交接班記錄，核查車管員的停車票和票款數(shù)量金額，及時查找出現(xiàn)的差錯。車管員應估算停車票的使用量，不夠時應及時向收費員領取，收費員應建立賬本登記停車票的領用、退回情況。公司財務部與行政部將不定期的對車輛收費進行突擊檢查，查實車輛收費情況，如有舞弊行為將進行嚴厲懲罰，情節(jié)嚴重的，移交公安部門依法懲處。收費員收費后，將當天所收現(xiàn)金、支票及時交存銀行，并將相應的收款收據(jù)“財務聯(lián)”與交款單一并交公司財務部，收款收據(jù)“管理處聯(lián)”則由收費員留管理處按月裝訂以備查驗。第四章收費記錄收費員應對每筆現(xiàn)金收支進行記錄，內容包括：收費日期、單據(jù)號碼、房號名稱、車牌號碼、費用所屬期間、摘要及相關的明細金額。采用銀行票據(jù)方式收取的收入，收費員應向公司出納員落實到賬情況，除上一條所列內容外，還應記錄所收費用轉入的銀行賬戶名稱等相關信息。收費員收取的現(xiàn)金應于當天送存銀行，如無法在銀行停止對外辦公前交存銀行，應最遲在下一工作日及時交存銀行，對于跨月收取的款項則必須在當月交存銀行。除根據(jù)管理處主任授權退付押金外，收費員無權支付現(xiàn)金，如臨時急需可在電話報請公司負責人及管理處主任，經同意后先動用備用金，事后必須由公司負責人及管理處主任補簽名。備用金不足的大額借款必須按規(guī)定辦理借款手續(xù)，并在財務部的調配下支付款項。管理處應記錄的賬冊如下：《管理費、維修基金收費臺賬》：由房管理員按月記錄應收款情況，收費員記錄實收情況，記錄后必須簽名或蓋章，以備稽核、檢查；《月卡銷售記錄臺賬》：記錄月卡銷售情況，記錄后必須簽名或蓋章，以備稽核、檢查；《現(xiàn)金收費日記賬》、《轉賬收費日記賬》：由收費員按日分別登記，轉賬的收費應記錄轉入銀行賬號，與出納員的記錄一致，必須結出本日合計、本月累計發(fā)生額和余額；《押金收退記錄賬》：按不同種類的押金分別建賬，及時記錄押金的收、退、存情況，并每月與公司財務部核對確認；《水電費收費表》：記錄代收代付水電費的收入情況，該記錄應與《現(xiàn)金收費日記賬》、《轉賬收費日記賬》的記錄一致；《現(xiàn)金收費記錄本》記錄的要求：除按規(guī)定允許使用紅色墨水書寫外，只能使用藍黑墨水或者碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆或者鉛筆書寫；每筆現(xiàn)金收費的收據(jù)、發(fā)票登記一行，日期、收據(jù)（或者發(fā)票）號碼、房號、摘要、合計金額、明細金額和其他有關資料逐項記入相應欄內，要求做到數(shù)字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整；除現(xiàn)金交存銀行的數(shù)字記在“貸方”外，其余收付費都記入“借方”各相關欄內，如退回借款等付出現(xiàn)金的事項，可在“借方”各相關欄內記為負數(shù)，且借方各明細欄目之和應與“借方合計”欄金額相等，（否則，該筆記錄必有差錯，必須查明原因，進行更正，直到平衡為止；）每一帳頁登記完畢結轉下頁時，應結出本日開始到上一行止的發(fā)生額合計數(shù)，記在本頁最后一行和下頁第一行有關欄內，并在摘要欄內注明“過次頁”和“承前頁”字樣；所收現(xiàn)金送交銀行時，應注明現(xiàn)金解款單的編號或交易流水號，并將金額記入“貸方”欄內；每天必須結出當天各欄目的合計數(shù)，并在摘要欄內注明“本日合計”字樣，同時用紅筆將該行上、下各劃一條單線；（本行數(shù)字實際上正是《收費周》的每日實收的數(shù)字，以后就可以用該行數(shù)字與統(tǒng)計表的數(shù)字相互核對）；注意，按照現(xiàn)金管理條例的規(guī)定，收費員所收現(xiàn)金應在當天送交銀行，所以“借方合計”欄內金額應與“貸方”欄內金額相等，即余額應為零；如收費員在當日將所收現(xiàn)金送交銀行后，又收到了現(xiàn)金，可將其放在保險柜內，但不允許將現(xiàn)金帶回家；每天結出“本日合計”后在下一行，結出本月初起至當日的累計數(shù)，并在摘要欄內注明“累計”字樣，且用紅筆在該行的下面劃一條單線；每月月底，在結出“本日合計”后，不必結出“累計”，而應結出“本月合計”，即本月初至本月未的總合計數(shù)。第五章數(shù)據(jù)匯總上報收費員對收所收款項必須做到日清月結，按日填列資金收支日報表，并于下一工作日上報公司出納員，所報數(shù)字務必準確，一經上報不得隨意更改，如要更改必須說明原因。資金收支日報表應每日結清余額后及時填列，并于月度終了后，上交公司出納員處，出納員將所填數(shù)字與每日上報核對，如有差錯，收費員應書面說明原因，上報公司確定處理辦法。管理處產生的各項收費表單，應及時上報公司財務部，有條件的管理處盡量提供電子文件，應上報的表單及上報時間列示如下：《本月管理費、維修基金應收清單》，當月5日前（節(jié)假日順延，下同）上報當月管理費、維修基金應收/預收清單上報公司財務部，內容包括：棟號、房號、面積、收費標準、本月應收管理費、維修基金及總額；《管理費、維修基金應收及實收明細表》，次月5日前上報公司財務部：內容包括：棟號、房號、期初應(預)收額、本月應收額、本月實收、期未應(預)收額，邏輯關系如下：期初應(預)收額＋本月應收額－本月實收＝期未應收(預)額本期期初應收(預)額＝上期期未應(預)收額水電費抄表計算單及水電費欠繳清單，水電工次月5日前抄表報收費員，收費員根據(jù)抄表數(shù)量、單價等信息計算水電費，并列示欠收水電費清單，次月7日前上報公司財務部；《資金收支日報表》：次月7日前上報公司財務部，該表數(shù)字應與《現(xiàn)金收入日記賬》、《轉賬收入日記賬》的每日合計數(shù)一致。所有上報必須數(shù)字真實準確，邏輯關系清楚無誤，各類數(shù)字之間應能相互驗證，如出現(xiàn)差錯必須查明原因。第六章備用金管理為了應付物業(yè)管理工作中發(fā)生的，對房屋建筑及其設備、公共設施、綠化、環(huán)境整治等項目開展的維護、維修、整治及零星采購等緊急支出的需要，各管理處可向公司借支備用金5000元，作為上述緊急支出的周轉資金。備用金的保管、使用，由各管理部指定的專人負責，并報公司財務部備案；指定專人不得隨意變更。備用金的保管人員，必須嚴格按照本規(guī)定第1條所列的備用金的開支范圍支付；備用金不得用于支付開支范圍以外，如業(yè)務招待費、辦公用品、