記錄控制程序

記錄控制程序文件編號QEP-03版次D/0C/10制、修訂日期20178-09-0111-16頁次第頁共5頁文件受控發(fā)行（蓋章）制定單位品質(zhì)部本資料內(nèi)容為廈門飛德利照明科技有限公司專有之財產(chǎn)，非由書面許可，不得透露或使用本文件或轉(zhuǎn)變成任何其他形式使用。ThecontentofdocumentistheexclusivepropertyofXiamenFriendlyLightingInc.andshallnotbedistributedorreproduced,ordisclosedinwholeorinpartwithoutpriorpermissionofXiamenFriendlyLightingInc.文件分發(fā)明細(xì)受文部門份數(shù)受文部門份數(shù)受文部門份數(shù)受文部門份數(shù)管理代表1份計劃部1份財務(wù)部1份品質(zhì)部1份業(yè)務(wù)部1份文控原稿管理部1份采購部1份總經(jīng)辦1份制造部1份研發(fā)技術(shù)部1份文件制、修訂記錄制修訂日期版次修改內(nèi)容制定審核批準(zhǔn)2014-12-01A/0新制訂發(fā)行；胡雨珊袁家興袁家興2015-10-12A/1文件格式梳理更新，頁碼糾正；胡雨珊周霞周霞2017-05-05B/0追加兩化融合管理文件記錄要求明確各部門職責(zé)及記錄的格式潘美婷顏麗霞王長征2017-09-01C/0ISO9001&14001換版潘美婷顏麗霞顏麗霞2018-9110-1165CD/01追加知識產(chǎn)權(quán)管理文件記錄要求潘美婷目的：通過控制記錄作業(yè)，以提供質(zhì)量、環(huán)境和、兩化融合、知識產(chǎn)權(quán)體系符合要求和有效運作的證據(jù)。適用范圍：適用于記錄的識別、收集、編制、索引、歸檔、儲存、維護(hù)、保存期限及處理作業(yè)的相關(guān)部門和個人。定義：3.1記錄：闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件。如：審核記錄、檢驗記錄、檢測報告、設(shè)備維修記錄、量檢具校驗記錄、電子記錄等，其媒介體可以是紙張，計算機(jī)磁盤、光盤或其他電子媒體，照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品、，或是它們的組合。職責(zé)：4.1品質(zhì)部：負(fù)責(zé)本程序的制定，負(fù)責(zé)記錄的統(tǒng)一標(biāo)識和管理控制，使記錄得以切實提供追溯、檢查、分析與改善之用。4.2各部門：本部門記錄的格式設(shè)計、填寫、儲存、保管和銷毀，以及所接收記錄管理控制；作業(yè)流程：5.1記錄格式的設(shè)計：各部門自行設(shè)計記錄格式，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批后，提報品質(zhì)部文件管理人員確認(rèn)與登記備案于《記錄清單》上，并將舊版本進(jìn)行電子檔更換或紙檔記錄限制使用等處理。5.3記錄的填寫要求：5.3.1記錄的內(nèi)容必須及時、真實、準(zhǔn)確、全面、字跡工整、清晰，重要記錄需經(jīng)校對、審核和批準(zhǔn)。5.3.2記錄不得隨意更改，確需更改時，采取刪除線“＝或\”劃改的方式，并在更改處簽名。5.3.3記錄以表格要求的書面或電子檔形式為主，按表格的要求進(jìn)行填寫、數(shù)據(jù)信息采集、儲存、共享和使用，如各電子平臺系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集和儲存。5.1記錄的收集：5.1.1記錄的類別包括數(shù)據(jù)、參考資料、規(guī)格、計劃、工程資料、報告、外來文件記錄、講義培訓(xùn)教材與資格證書；5.1.2記錄的形式：包括書面形式、電子文檔、照片。5.1.3各作業(yè)活動人員，依據(jù)作業(yè)程序或工作說明書所敘述的方法收集、書寫記錄。5.1.4各作業(yè)活動的主管人員，應(yīng)審查記錄的確切性與完整性。5.2記錄的標(biāo)識：5.2.1記錄應(yīng)能識別涉及的產(chǎn)品或作業(yè)，并且能顯示發(fā)生的時間、報告者或?qū)徍苏叩暮炇穑?.2.2所有記錄應(yīng)清晰易于閱讀，所書寫記錄應(yīng)不易擦拭，如須修改時，應(yīng)在涂改處劃線并簽章；5.3.3應(yīng)建立、保持和維護(hù)記錄文件，以證實體系符合要求，并有效運行；5.3編制索引和歸檔5.3.1各部門將記錄按其內(nèi)容、時間順序裝訂成冊，如果需要可按年、月、季度編制索引，分類歸檔，以便追溯。5.3.2檔案管理人員應(yīng)根據(jù)記錄的所屬性質(zhì)的分類，由檔案索引找出對應(yīng)檔案夾，依次序歸檔，如無原檔則建新檔。5.4記錄的調(diào)閱5.4.1調(diào)閱記錄時應(yīng)經(jīng)職責(zé)主管批準(zhǔn)，必要時予以登記；5.4.2借出的文件應(yīng)維持其整潔和完整性，并不得在其內(nèi)劃記，非經(jīng)允許不得拆卸、復(fù)??；5.4.3檔案管理人員應(yīng)仔細(xì)檢查歸還文件的完整性后入檔結(jié)案。5.5記錄儲存保管與處理：5.5.1記錄應(yīng)妥善保存，以避免損壞或變質(zhì)，對于保存在磁帶、軟盤中的記錄還要做好防壓、防磁、防曬等，并及時備份，防止貯存的內(nèi)容丟失。5.5.2記錄的保管分為兩大類：第一類為現(xiàn)用檔，系指記錄仍在使用狀態(tài)，大部分以活動案卷的方法留置于使用或收集者工作場所。第二類為備用檔，系指記錄已過現(xiàn)用期，或產(chǎn)品、合同的生產(chǎn)已告結(jié)束，為將來可能使用而保管，一般經(jīng)匯整后以固定案卷的方式，置放于文件柜或庫房內(nèi)。5.5.3記錄的保存期限在文件控制程序中予以規(guī)定，記錄于備用期限終了后，可以銷毀或繼續(xù)保存。5.6外來記錄管理：5.6.1外來的記錄（如供方提供的原材料出廠檢驗報告、計量檢定報告、環(huán)境監(jiān)測報告、行政決定、司法判決、律師函件等）由相關(guān)部門保存。5.6.2涉及商業(yè)機(jī)密或足以影響供應(yīng)商或分包商營運的質(zhì)量和、環(huán)境和知識產(chǎn)權(quán)記錄，不得對外泄漏，非經(jīng)允許不得復(fù)印、復(fù)制。5.7記錄的質(zhì)量保證5.7.1為確保本程序為所有質(zhì)量、環(huán)境和、兩化融合和知識產(chǎn)權(quán)活動有關(guān)人員所了解，各部門主管應(yīng)以培訓(xùn)、例會等方式宣傳貫徹，使本程序能有效的實施。5.7.2各部門主管應(yīng)留意人員的記錄作業(yè)活動，有否遵照本程序執(zhí)行。并不定期抽查檔案以查核其符合本程序作業(yè)要求的程度。5.8電子檔記錄的管理：5.8.1電子數(shù)據(jù)的維護(hù)人員必須確?，F(xiàn)記錄的現(xiàn)行有效性；5.8.2IT管理員負(fù)責(zé)設(shè)定網(wǎng)絡(luò)中的訪問和更改權(quán)限，確保系統(tǒng)的正常運行；5.8.3IT管理員負(fù)責(zé)新用戶的培訓(xùn)指導(dǎo)，確保每一個用戶熟知使用方法和使用中的注意事項，規(guī)范操作，以保證系統(tǒng)成功運行；5.8.4IT管理員應(yīng)定期作系統(tǒng)備份，同時監(jiān)控系統(tǒng)的運行情況，以保證系統(tǒng)的完整性和正確性;5.8