辦公室OA辦公需求方案1

辦公室OA辦公需求方案1OA辦公詳細(xì)需求流程注：（OA辦公系統(tǒng)應(yīng)以易用、實(shí)用、高效、安全為主）功能列表：1.1.1

公文管理公文一般分為收文（外來(lái)公文）和發(fā)文（自制公文）兩大類，公文管理的功能包括：收文登記/發(fā)文起草、收文轉(zhuǎn)發(fā)/發(fā)文轉(zhuǎn)發(fā)、校對(duì)公文、公文審核、退回處理、代辦公文、公文查詢、流程跟蹤等。公文的流轉(zhuǎn)基于靈活的流程定義，主要實(shí)現(xiàn)的功能包括：

用戶可自定義審批流程

在公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中，可以根據(jù)辦事需要，將公文內(nèi)容轉(zhuǎn)交，不記錄流程；

具有流程跟蹤功能

具有自動(dòng)催辦功能

支持短消息提醒跟蹤

實(shí)現(xiàn)全過(guò)程記錄，痕跡保留

可以通過(guò)電子郵件方式分發(fā)文件

擁有公文處理人員的代辦機(jī)制，解決人員暫時(shí)不在崗時(shí)，公文也能及時(shí)處理的問(wèn)題

在任意一個(gè)流轉(zhuǎn)過(guò)程中的任意一個(gè)環(huán)節(jié)，都可以添加意見(jiàn)和修改文稿內(nèi)容

公文管理中，可以對(duì)收發(fā)文登記自動(dòng)編號(hào)、生成辦文單或發(fā)文處理箋

支持標(biāo)準(zhǔn)格式的公文打印。

公文的編輯，可以在線對(duì)公文文檔進(jìn)行編輯和保存，提供的功能有：

Office軟件的所有編輯功能，如復(fù)制、粘帖、對(duì)齊等，可插入圖片、表格、批注。

具有原文修改功能，并保留修改人、修改時(shí)間等痕跡。

具有紅頭文件和加蓋電子公章功能。

公文在流轉(zhuǎn)中提交前均有文件預(yù)覽功能

公文管理從邏輯上可劃分成收文管理、發(fā)文管理、督辦管理和立卷歸檔，同時(shí)，與醫(yī)社保業(yè)務(wù)相關(guān)的審批工作，也可以轉(zhuǎn)入OA系統(tǒng)，通過(guò)預(yù)定的流程，進(jìn)行處理。

會(huì)議統(tǒng)計(jì)

會(huì)議查詢

會(huì)議紀(jì)要相關(guān)人員可整理每次會(huì)議，對(duì)于各類會(huì)議精神、決議的登記，相關(guān)文件的上傳管理?？梢允箚挝粫?huì)議管理井井有條，便于日后對(duì)于會(huì)議決議執(zhí)行情況的跟蹤管理。

會(huì)議查詢根據(jù)會(huì)議的基本信息查詢會(huì)議計(jì)劃、安排、歷史記錄，查看會(huì)議的紀(jì)要等，便于對(duì)會(huì)議執(zhí)行情況的跟蹤管理。

1.1.3.3

領(lǐng)導(dǎo)日程安排相關(guān)人員協(xié)助安排領(lǐng)導(dǎo)或特定人員的日程。領(lǐng)導(dǎo)日程安排的功能和個(gè)人日程安排類似，只是安排的對(duì)象不同。領(lǐng)導(dǎo)日程安排實(shí)現(xiàn)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)或特定人員日程的安排、提示備忘等功能。目的在于協(xié)調(diào)工作安排、進(jìn)行工作提醒。

1.1.3.4

車輛管理管理車輛基本信息，管理車輛使用的整個(gè)過(guò)程，從車輛的申請(qǐng)、審批、通知等進(jìn)行統(tǒng)一管理。車輛管理的流程也是可以通過(guò)流程自定義來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)置和規(guī)范。

車輛管理示例

主要的功能包括：

車輛基本信息管理

用車申請(qǐng)

用車審批

用車情況管理

1.1.3.5

人事管理系統(tǒng)可以管理單位員工的人事信息，上傳員工的照片，可以通過(guò)組合條件查詢員工的人事信息。員工的人事基本信息，包括部門、姓名、性別、民族、出生日期、政治面貌、職稱、職務(wù)、學(xué)歷、畢業(yè)院校、工作經(jīng)歷、備注等，上傳照片的路徑。用戶可以通過(guò)部門、姓名、政治面貌、學(xué)歷等查詢條件，查詢員工的人事信息。有些人事信息是保密的，只有人事部門能看，即人事信息只有人事部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)有才有查看權(quán)限。

1.1.3.6

物品管理系統(tǒng)可以管理固定資產(chǎn)、辦公用品、圖書(shū)資料的信息，系統(tǒng)記錄各種物品的名稱、類別、編號(hào)、所屬部門、購(gòu)買時(shí)間、備注等。系統(tǒng)同時(shí)對(duì)物品的使用情況進(jìn)行登記，包括領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、責(zé)任人、歸還時(shí)間等。系統(tǒng)可以通過(guò)組合條件查詢出物品當(dāng)前的使用情況和歷史使用情況。

1.1.3.7

接待管理系統(tǒng)提供對(duì)來(lái)賓接待情況進(jìn)行相應(yīng)的登記管理，可以登記來(lái)賓的情況、事由、接待時(shí)間等，并可以通過(guò)組合條件查詢來(lái)賓接待情況的歷史信息。

1.1.3.8

外出情況查詢系統(tǒng)根據(jù)個(gè)性化辦公中的外出登記，為各級(jí)負(fù)責(zé)人提供外出情況查詢。負(fù)責(zé)人可以查詢自己下屬職工的在崗信息，了解職工工作情況，為領(lǐng)導(dǎo)掌握下屬工作提供方便。

1.1.4

決策支持本系統(tǒng)主要提供了報(bào)表功能，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，內(nèi)容管理，數(shù)據(jù)集成和知識(shí)管理作為決策支持系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息資源支撐，提供給決策者所需的信息資源，幫助其實(shí)現(xiàn)決策支持系統(tǒng)中的信息流程，工作流程，決策步驟的完整運(yùn)行。1.1.4.1

動(dòng)態(tài)報(bào)表動(dòng)態(tài)報(bào)表主要指局各部門及三個(gè)中心提供給領(lǐng)導(dǎo)的動(dòng)態(tài)工作報(bào)表，包括總控、醫(yī)保支付結(jié)算情況、窗口結(jié)算數(shù)據(jù)等。根據(jù)系統(tǒng)管理中權(quán)限的設(shè)定，領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)限不同，所能查看的報(bào)表也不同。系統(tǒng)可以收集報(bào)表數(shù)據(jù)，并提供通用的報(bào)表設(shè)計(jì)工具，用戶可以根據(jù)需要設(shè)置報(bào)表的樣式，生成報(bào)表。

1.1.4.2

常規(guī)報(bào)表系統(tǒng)可以按照用戶的設(shè)定，生成各部門向信息中心或有關(guān)部門要求的月報(bào)等常規(guī)報(bào)表，有權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)或工作人員，可以查看這些報(bào)表。

1.1.4.3

專項(xiàng)報(bào)表系統(tǒng)可以生成一些特定的報(bào)表，如因工作需要，向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出的專題報(bào)表。有權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)或工作人員，可以查看這些報(bào)表。

1.1.5

公共信息公共信息是對(duì)公共信息的集中管理，并且向用戶提供共享信息服務(wù)，主要包括電子公告、共享文件、網(wǎng)上論壇、電子刊物、大事記、領(lǐng)導(dǎo)信箱、公用通訊錄、規(guī)章制度、政策法規(guī)、常用信息、常用軟件更新等幾個(gè)部分。1.1.5.1

電子公告用于發(fā)布單位的公共信息如局內(nèi)新聞、他局動(dòng)態(tài)、領(lǐng)導(dǎo)講話等。公告欄內(nèi)可設(shè)置多個(gè)欄目，供某個(gè)部門使用或者全體人員發(fā)布公告。授權(quán)人員可在相應(yīng)欄目維護(hù)公告。

1.1.5.2

共享文件系統(tǒng)可以將一些可共享的文件組織起來(lái)，供工作人員方便快捷的查詢利用或者下載，免去了資料查找的繁瑣過(guò)程，提高工作效率和文件的利用率?？晒蚕淼奈募饕ǎ?/p>

正規(guī)文件：歷年編醫(yī)保局發(fā)文號(hào)的文件；

其他文書(shū)：歷年各部門定制的內(nèi)部業(yè)務(wù)操作口徑、問(wèn)答、指南等資料；

信息資料：歷年計(jì)劃總結(jié)（季、年）、專報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、醫(yī)保研究、會(huì)議紀(jì)要等資料；

大事記：歷年局及各直屬單位大事記；

局內(nèi)新聞：當(dāng)前各部門工作動(dòng)態(tài)；

他局動(dòng)態(tài)：勞保局、衛(wèi)生局、藥監(jiān)局、民政局、市總工會(huì)等相關(guān)單位發(fā)送我局的信息資料摘編；

文獻(xiàn)檢索：購(gòu)買相關(guān)文獻(xiàn)檢索光盤載入系統(tǒng)，如國(guó)家有關(guān)法規(guī)、政策，醫(yī)保相關(guān)資料等；

視頻、音頻：歷年醫(yī)保工作大會(huì)市領(lǐng)導(dǎo)講話錄音、相關(guān)宣傳電視片、其他視頻音頻等。

1.1.5.3

網(wǎng)上論壇網(wǎng)上論壇提供給員工一個(gè)交互溝通的平臺(tái)。員工可在此討論工作生活中的各類問(wèn)題，促進(jìn)解決問(wèn)題，加強(qiáng)人員溝通。論壇可設(shè)置多個(gè)論壇區(qū)，論壇區(qū)下面可設(shè)置多個(gè)版面，用戶可在各版面提出話題參與討論；論壇區(qū)和版面由論壇管理員管理；每個(gè)版面可由管理員設(shè)置版主，負(fù)責(zé)對(duì)該版文章的管理。

1.1.5.4

電子刊物電子刊物提供給職工一個(gè)快速了解局內(nèi)事務(wù)和相關(guān)行業(yè)動(dòng)態(tài)的窗口。電子刊物采編人員在系統(tǒng)中選擇重點(diǎn)信息，產(chǎn)生電子刊物采編稿，添加在辦公系統(tǒng)的待發(fā)表的電子刊物中，每一期電子刊物發(fā)表后，可供員工閱讀。用戶還可以根據(jù)電子刊物的標(biāo)題或者文章的標(biāo)題，以及文章的時(shí)間、作者等信息對(duì)刊物和刊物中的文章進(jìn)行查詢。

1.1.5.5

大事記大事記記錄單位歷年來(lái)發(fā)生的各類事件，授權(quán)專人維護(hù)，其他員工只能查看。

1.1.5.6

領(lǐng)導(dǎo)信箱領(lǐng)導(dǎo)信箱是開(kāi)設(shè)一個(gè)專用信箱，用來(lái)收集用戶提出意見(jiàn)或建議。類似于網(wǎng)上論壇，用戶可以發(fā)表意見(jiàn)或建議，通過(guò)本信箱系統(tǒng)直接傳遞給系統(tǒng)設(shè)置的領(lǐng)導(dǎo)人員，領(lǐng)導(dǎo)人員公開(kāi)回復(fù)，供員工方便的查看。

1.1.5.7

公用通訊錄類似于個(gè)人通訊錄，有通訊錄管理功能和通訊錄查找功能，只是這里維護(hù)的通訊錄內(nèi)容是所有用戶可以公用的。

1.1.5.8

規(guī)章制度規(guī)章制度系統(tǒng)用來(lái)管理與本部門有關(guān)的各種規(guī)章制度，信息內(nèi)容由專人錄入，供所有人員查詢,

支持字符、圖片等各種格式，其他員工只能查看。

1.1.5.9

政策法規(guī)政策法規(guī)系統(tǒng)用來(lái)管理與本部門有關(guān)的各種法律法規(guī)及政策，信息內(nèi)容由專人錄入，供所有人員查詢,

支持字符、圖片等各種格式，其他員工只能查看。

1.1.5.10

常用信息為了便于用戶的日常工作，系統(tǒng)設(shè)計(jì)還提供了飛機(jī)航班、火車時(shí)刻、郵編區(qū)號(hào)、長(zhǎng)途區(qū)號(hào)等查詢管理功能。系統(tǒng)中的常用鏈接可以將單位經(jīng)常使用的各類相關(guān)站點(diǎn)進(jìn)行設(shè)置，方便日常工作中迅速準(zhǔn)確的連接。

1.1.5.11

常用軟件下載系統(tǒng)可以提供常用軟件的下載的功能，管理人員可以在下載列表放入常用的軟件，工作人員可以隨時(shí)下載系統(tǒng)下載列表中的軟件，如圖片處理工具、視頻播放工具、殺毒軟件、最新病毒庫(kù)等，免去了工作人員在網(wǎng)上查找、下載軟件的時(shí)間和精力，提高工作效率。

1.1.6

系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理是為保證整個(gè)辦公系統(tǒng)正常運(yùn)行所設(shè)置，管理的范圍包括部門及人員管理、用戶權(quán)限管理、公文模板制作、工作流定義、對(duì)外信息發(fā)布管理、基礎(chǔ)信息維護(hù)、系統(tǒng)日志等。以達(dá)到配置系統(tǒng)和改變工作流程可適應(yīng)各種不同應(yīng)用環(huán)境的目的。1.1.6.1

機(jī)構(gòu)及人員管理

機(jī)構(gòu)管理添加、修改機(jī)構(gòu)信息，設(shè)定單位樹(shù)狀組織結(jié)構(gòu)。

崗位管理在選定的機(jī)構(gòu)中添加、修改崗位信息，一個(gè)機(jī)構(gòu)中可以有多個(gè)崗位。

人員管理在選定的機(jī)構(gòu)中添加、修改人員信息，一個(gè)機(jī)構(gòu)中可以有多個(gè)人員。

1.1.6.2

用戶權(quán)限管理系統(tǒng)中的用戶崗位可以自由定義。在給用戶分配崗位時(shí)可以與實(shí)際情況一一對(duì)應(yīng)，也可以給用戶對(duì)應(yīng)一個(gè)或多個(gè)已定義好的崗位。系統(tǒng)中的權(quán)限已經(jīng)預(yù)定義好，包括公文處理類權(quán)限（如添加文件、修改文件、否決、處理意見(jiàn)等）和系統(tǒng)功能類權(quán)限（如案卷立卷、公文處理、電子公告、車輛管理等）。權(quán)限管理

公文處理類權(quán)限管理給崗位分配該崗位的公文處理權(quán)限，從所有的公文處理權(quán)限中選出該崗位的權(quán)限。

系統(tǒng)功能類權(quán)限管理給每個(gè)崗位分配該崗位的功能權(quán)限，從所有的功能權(quán)限中選出該崗位的權(quán)限。

用戶權(quán)限的授權(quán)有特殊權(quán)限的用戶（如各科室領(lǐng)導(dǎo)及中心主任等），可以對(duì)其他下屬人員進(jìn)行授權(quán)，被授權(quán)人將得到相應(yīng)的權(quán)限進(jìn)行相關(guān)操作，同時(shí)可以取消該人的權(quán)限。

1.1.6.3

電子印章管理管理公文審批流程中，需要用到的電子公章和電子手寫(xiě)簽名。電子公章或者手寫(xiě)簽名通過(guò)圖片的方式由使用者保存在系統(tǒng)中并設(shè)置調(diào)用密碼。調(diào)用時(shí)必須先通過(guò)密碼的驗(yàn)證才能顯示出正確的圖片。

1.1.6.4

公文模板制作辦公系統(tǒng)的公文大都有固定的格式，系統(tǒng)可以預(yù)先設(shè)置好公文的模板，公文處理前的擬稿過(guò)程中，可以根據(jù)公文的類型套用固定格式的電子文檔，如會(huì)議通知、車輛申請(qǐng)等；紅頭文件也可現(xiàn)制作好，發(fā)文時(shí)調(diào)用電子版的紅頭文件直接填寫(xiě)內(nèi)容即可。

OA辦公系統(tǒng)OA辦公系統(tǒng)應(yīng)以易用、實(shí)用、高效、安全為主。系統(tǒng)功能架構(gòu)圖：辦公管理公文管理公用信息電子公告郵件系統(tǒng)寫(xiě)郵件個(gè)人事務(wù)日程安排檔案管理文件共享收件箱待辦事宜人事管理通訊錄發(fā)件箱外出登記會(huì)議管理規(guī)章制度草稿箱提醒功能后勤管理政策法規(guī)文件夾個(gè)人文件夾其他電子刊物垃圾箱及時(shí)信息論壇郵箱設(shè)置名片夾通訊錄個(gè)人信息意見(jiàn)箱大事件功能列表：公文管理收文管理對(duì)來(lái)文登記、批辦、批示、傳閱的處理，包括電子文件的處理和紙介質(zhì)的掃描處理發(fā)文管理中心內(nèi)部發(fā)文處理，包括制作模板、擬稿、核稿、會(huì)稿、批示、編號(hào)登記等處理公文歸檔提供辦公系統(tǒng)中的臨時(shí)歸檔、銷毀，為檔案管理系統(tǒng)提供接口催督辦公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中的流程監(jiān)控和催辦、督辦公文流程設(shè)置提供公文摸板和流程自定義，及串簽、會(huì)簽、退簽、并發(fā)、流轉(zhuǎn)等處理電子印章管理設(shè)置word文檔的電子簽章圖片，管理圖片的使用人員及權(quán)限。用戶可以自制屬于自己的公章圖片，放入系統(tǒng)進(jìn)行個(gè)人文檔的簽名檔案管理案卷管理包括案卷著錄、編制、銷毀、檢索、借閱管理、信息統(tǒng)計(jì)、打印輸出等。卷內(nèi)文件管理包括卷內(nèi)文件著錄、修改、銷毀、文件檢索、信息統(tǒng)計(jì)、打印輸出等。歸檔文件管理包括歸檔文件著錄、歸檔文件銷毀、檢索、信息統(tǒng)計(jì)、打印等。外來(lái)文件管理包括外來(lái)文件登記、傳閱、銷毀、檢索、信息統(tǒng)計(jì)、打印等。檔案后臺(tái)管理用來(lái)對(duì)主題詞、類目、條目、密級(jí)、借閱流程、閱讀權(quán)限等進(jìn)行管理人事管理人事檔案記錄了所有員工的基本信息，方便調(diào)閱。靈活處理離職、退休等事件考勤管理記錄員工的考勤異常情況，生成考勤日?qǐng)?bào)，以及生成相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表培訓(xùn)管理主要對(duì)員工的培訓(xùn)記錄進(jìn)行管理，包括增、刪、改、查詢等人事異動(dòng)對(duì)員工的職務(wù)調(diào)整進(jìn)行管理，如調(diào)動(dòng)、晉升、降職等?？己斯芾碇饕獙?duì)部門工作績(jī)效優(yōu)劣進(jìn)行評(píng)價(jià)反饋，支持領(lǐng)導(dǎo)和人事部分別打分勞務(wù)合同提供對(duì)合同的簽訂、續(xù)簽、變更、查詢的全面管理薪酬管理管理員工薪資，以及與薪資相關(guān)的養(yǎng)老金、住房公積金、醫(yī)療保險(xiǎn)等。福利管理對(duì)員工養(yǎng)老保險(xiǎn)投保、退保、月繳納情況進(jìn)行登記，打印統(tǒng)計(jì)報(bào)表會(huì)議管理會(huì)議計(jì)劃包括會(huì)議名稱、議題、主辦部門、時(shí)間、地點(diǎn)、參加范圍等會(huì)議通知可以完成向與會(huì)者發(fā)送會(huì)議通知的工作，并接收與會(huì)人員的反饋信息會(huì)議室管理對(duì)于單位會(huì)議室安排進(jìn)行預(yù)約申請(qǐng)，登記。使用情況查詢會(huì)議紀(jì)要記錄各類會(huì)議精神、決議，上傳相關(guān)文件，以及審批、歸檔、分發(fā)等會(huì)議查詢根據(jù)會(huì)議的基本信息查詢會(huì)議計(jì)劃、安排、歷史記錄，查看會(huì)議的紀(jì)要等后勤管理辦公物品管理完成對(duì)辦公物品的入庫(kù)、領(lǐng)用、借用、結(jié)存信息的查詢和統(tǒng)計(jì)車輛管理對(duì)車輛登記、預(yù)約、審批、派車/出車、維修用油等進(jìn)行管理固定資產(chǎn)管理對(duì)固定資產(chǎn)購(gòu)買時(shí)間、金額、所屬部門、使用情況、銷毀等進(jìn)行管理公用信息電子公告發(fā)布單位的各種公告，配合圖片或附件功能，免去人為通知的繁瑣。論壇建立單位內(nèi)部信息交流和討論的園地文件共享共享的文件組織起來(lái)，供工作人員方便快捷的查詢利用或者下載，免去了資料查找的繁瑣過(guò)程，提高工作效率和文件的利用率政策法規(guī)提供與各部門有關(guān)的政策法規(guī)公用通訊錄用于本中心人員和日常工作中需經(jīng)常使用的通訊信息規(guī)章制度管理與各部門有關(guān)的各種規(guī)章制度意見(jiàn)箱下級(jí)和上級(jí)溝通的橋梁，向領(lǐng)導(dǎo)反映情況支持完全匿名大事件記錄單位歷年來(lái)發(fā)生的各類事件，方便查閱萬(wàn)事通用于郵編區(qū)號(hào)、時(shí)刻