物業(yè)檔案管理和管理制度范文

管理制度和檔案建立管理物業(yè)管理規(guī)章制度明細(xì)豪之英物業(yè)管理中有嚴(yán)格的規(guī)章制度，以下制度是我公司現(xiàn)場配置的標(biāo)準(zhǔn)化管理制度目錄，進入現(xiàn)場后，公司運行部將根據(jù)現(xiàn)場情況，制定和現(xiàn)場相適應(yīng)的規(guī)章制度，進行培訓(xùn)教育。物業(yè)檔案管理措施物業(yè)管理是長期細(xì)致的管理工作，涉及建筑物的硬件軟件、政府機關(guān)、客戶等各個方面。詳實準(zhǔn)確的檔案管理，有助于保持管理信息的連貫真實，利于資產(chǎn)管理和客戶服務(wù)，是非常重要的管理工作。項目管理的檔案可以分為客戶檔案和管理檔案兩大部分?？蛻魴n案：主要包括個科室基本情況，各科室緊急聯(lián)絡(luò)人、投訴和意見處理記錄、客戶滿意度調(diào)查等內(nèi)容管理技術(shù)檔案：主要包括項目圖紙、審批手續(xù)等法律技術(shù)資料、各物業(yè)管理專業(yè)的工作方案、ISO9001工作記錄、工作計劃及報告、客戶及政府機關(guān)工作指示、往來信函公文等。檔案管理職責(zé)公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合辦公室統(tǒng)籌管理。二級管理是指各職能部門、服務(wù)提供部門的檔案資料管理工作。公司檔案由專人負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)歸屬綜合辦公室。各職能部門、服務(wù)提供部門指定人員，兼職檔案資料管理工作。公司檔案管理人按照國家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、作業(yè)規(guī)程統(tǒng)一管理公司的檔案。各職能部門、服務(wù)提供部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。公司檔案管理人員有責(zé)任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案保管的目的便于查閱。保證檔案的安全。防止檔案損壞。采取修復(fù)技術(shù)，延長檔案壽命。檔案保管的責(zé)任部門項目所有檔案由檔案管理員統(tǒng)一歸檔、保管。各部門日常工作記錄由部門檔案負(fù)責(zé)人于每月1號統(tǒng)一遞交檔案管理員歸檔。檔案的保管程序各部門將需要保管的資料經(jīng)文書處理程序后，移交檔案管理員。檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號。檔案原則上保管原件。檔案的查閱權(quán)限項目經(jīng)理可查閱所有檔案。部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門相關(guān)的所有檔案。其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。檔案的查閱/借閱/復(fù)制查閱/借閱/復(fù)制人員到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。檔案管理員審核其查（借）閱資格。權(quán)限內(nèi)（經(jīng)授權(quán)/審批）的按正常手續(xù)辦理。權(quán)限外的，檔案員開具《文件查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù)。屬公司或ISO9000質(zhì)量體系檔案，由項目經(jīng)理審批。屬部門檔案，由部門負(fù)責(zé)人審批。借閱檔案原則上需當(dāng)日歸還，如不能當(dāng)日歸還的，應(yīng)嚴(yán)格按申請的歸還日期歸還檔案，檔案管理員負(fù)責(zé)驗收保證檔案完好、整潔交還檔案室。需復(fù)制檔案：一般和涉密檔案由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批。機密和絕密檔案報部門負(fù)責(zé)人及項目經(jīng)理逐級審批。檔案的銷毀檔案管理員依據(jù)檔案保管期限，編制計劃，填寫《檔案銷毀記錄》經(jīng)審批后進行銷毀。屬公司檔案，由項目經(jīng)理審批。屬部門檔案，由部門負(fù)責(zé)人及項目經(jīng)理逐級審批。屬ISO9000質(zhì)量體系檔案，需報分公司總經(jīng)理審批。檔案管理相關(guān)制度歸檔制度凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、物業(yè)管理服務(wù)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或各部門須保留的，保存人必須到綜合辦公室登記，辦公室保存復(fù)印件。由公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔：以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。業(yè)務(wù)活動中的有關(guān)請示報告及公司領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由計劃財務(wù)部保存原件。屬人力資源問題的，由人事部保存原件。其他重要報告，在公司資料歸檔范圍內(nèi)的連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交綜合辦公室，在工程資料歸檔范圍的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后，根據(jù)具體情況移交工程維護部或綜合辦公室、相關(guān)項目部。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，均保留兩份原件，綜合辦公室、計劃財務(wù)室各存一份。特殊情況只有一份原件時，財務(wù)部保存原件，辦公室保存復(fù)印件并注明原件存放處。公司的收文、發(fā)文等文書資料在綜合辦公室歸檔。檔案保管制度各職能部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置專門存放檔案的文件柜并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。歸檔資料要進行登記，編制全行目錄。科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄。根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)合理。庫存檔案必須圖物相符，賬物相符。檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。經(jīng)鑒定需銷毀的檔案，由綜合辦公室編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。項目部的管理檔案除國家規(guī)定外保存期為三年。項目結(jié)束后，所有檔案資料需要移交給客戶保管。檔案借閱制度檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。借閱部門保管的檔案、材料，須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱非本部門經(jīng)辦的檔案、材料須經(jīng)綜合辦公室項目經(jīng)理批準(zhǔn)。閱檔必須在綜合辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合辦公室項目經(jīng)理批準(zhǔn)。借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)綜合辦公室項目經(jīng)理并報總經(jīng)理、副總經(jīng)理批準(zhǔn)。借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。調(diào)閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。借出檔案資料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。消防安全管理檔案制度一、明確消防檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人，消防檔案的制作、使用、更新及銷毀的要求。二、消防檔案管理應(yīng)符合下列要求：按照有關(guān)規(guī)定建立紙質(zhì)消防檔案，并宜同時建立電子檔案；消防檔案應(yīng)包括消防安全基本情況、消防安全管理情況、滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案；消防檔案內(nèi)容應(yīng)詳實，全面反映消防工作的基本情況，并附有必要的圖紙、圖表；消防檔案應(yīng)由專人統(tǒng)一管理，按檔案管理要求裝訂成冊三、消防安全基本情況應(yīng)包括下列內(nèi)容：基本概況和消防安全重點部位情況；在建筑消防設(shè)計審核、消防驗收以及場所使用或者開業(yè)前消防安全檢查的許可文件和相關(guān)資料；消防組織和各級消防安全責(zé)任人；消防安全管理制度和保證消防安全的操作規(guī)程；消防設(shè)施、滅火器材配置情況；義務(wù)消防隊人員及其消防裝備配備情況；消防安全管理人、自動消防設(shè)施操作人員、電氣焊工、電工、易燃易爆化學(xué)物品操作人員的基本情況；新增消防產(chǎn)品、防火材料的合格證明材料。四、消防安全管理情況應(yīng)包括下列內(nèi)容：消防安全例會紀(jì)要或決定；公安消防機構(gòu)填發(fā)的各種法律文書；消防設(shè)施定期檢查記錄、自動消防設(shè)施全面檢查測試的報告以及維修保養(yǎng)記錄；火災(zāi)隱患、重大火災(zāi)隱患及其整改情況記錄；防火檢查、巡查記錄；有關(guān)燃?xì)?、電氣設(shè)備檢測等記錄資料；消防安全培訓(xùn)記錄；滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案的演練記錄；火災(zāi)情況記錄；消防獎懲情況記錄。篇二：消防檔案管理制度消防檔案管理制度為了加強和規(guī)范消防安全管理，預(yù)防火災(zāi)和減少火災(zāi)危害，根據(jù)《中華人民共和國消防法》、《機關(guān)團體企業(yè)事業(yè)單位消防安全管理規(guī)定》，特制訂此制度。一、單位應(yīng)當(dāng)建立健全消防檔案。檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)詳實，全面反映單位消防工作基本情況，附有圖表，并及時更新。二、單位應(yīng)當(dāng)對消防檔案統(tǒng)一保管、備查。消防檔案管理人為陳勇。三、消防安全基本情況應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：（一）單位基本概況和消防安全重點部位情況；（二）建筑物或者場所施工、使用或者開業(yè)前的消防設(shè)計審核、消防驗收以及消防安全檢查的文件、資料；（三）消防管理組織機構(gòu)和各級消防安全責(zé)任人；（四）消防安全制度；（五）消防設(shè)施、滅火器材情況；（六）專職消防隊、義務(wù)消防隊人員及其消防裝備配備情況；（七）與消防安全有關(guān)的重點工種人員情況；（八）新增消防產(chǎn)品、防火材料的合格證明材料；（九）滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案。四、消防安全管理情況應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：（一）公安消防機構(gòu)填發(fā)的各種法律文書；（二）消防設(shè)施定期檢查記錄、自動消防設(shè)施全面檢查測試的報告以及維修保養(yǎng)的記錄；（三）火災(zāi)隱患及其整改情況記錄；（四）防火檢查、巡查記錄；（五）有關(guān)燃?xì)狻㈦姎庠O(shè)備檢測（包括防雷、防靜電）等記錄資料；（六）消防安全培訓(xùn)記錄；（七）滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案的演練記錄；（八）火災(zāi)情況記錄；（九）消防獎懲情況記錄。前款規(guī)定中的第（二）、（三）、（四）、（五）項記錄，應(yīng)當(dāng)記明檢查的人員、時間、部位、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的火災(zāi)隱患以及處理措施等；第（六）項記錄，應(yīng)當(dāng)記明培訓(xùn)的時間、參加人員、內(nèi)容等；第（七）項記錄，應(yīng)當(dāng)記明演練的時間、地點、內(nèi)容、參加部門以及人員等。篇三：單位消防安全管理制度檔案單位消防安全管理制度檔案二o一o年月檔案目錄消防安全培訓(xùn)教育制度一、單位全體員工每半年進行一次集體培訓(xùn)。二、新上崗和進入新崗位的員工須進行上崗前的消防安全培訓(xùn)。三、下列人員須進行消防安全專門培訓(xùn)：1、單位的消防安全責(zé)任人，消防安全管理人；2、專、兼職消防管理人員；3、消防控制室的值班、操作人員；4、其他依照規(guī)定應(yīng)當(dāng)接受消防安全專門培訓(xùn)的人員。四、培訓(xùn)內(nèi)容：1、有關(guān)消防法規(guī)、消防安全制度和保障消防安全的操作規(guī)程；五、消防監(jiān)控室值班操作員應(yīng)進行專業(yè)培訓(xùn)，考試合格持證上崗。六、培訓(xùn)方式：1、由安全部組織召集對本酒店全體員工的培訓(xùn)；2、邀請消防部門專業(yè)人員授課；3、結(jié)合本年度消防演練、組織培訓(xùn)；4、通過制作墻報、宣傳欄、貼圖畫等方式進行消防安全培訓(xùn)。七、根據(jù)不同部門的實施情況和工