計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究

第第頁(yè)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究【摘要】計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理應(yīng)用中起著越來(lái)越重要的作用，這是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的客觀要求。它有利于促進(jìn)計(jì)算機(jī)信息處理與檔案信息管理的結(jié)合。同時(shí)，也順應(yīng)了社會(huì)信息化的要求，提高了檔案管理工作者的效率和素質(zhì)。本文主要介紹了計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理的背景知識(shí)、重要作用、應(yīng)用現(xiàn)狀以及未來(lái)發(fā)展方向等方面。

【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；現(xiàn)代化；應(yīng)用

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和新技術(shù)的不斷運(yùn)用，現(xiàn)代化的水平也在不斷提高，信息的管理水平和開發(fā)利用程度將成為衡量其社會(huì)發(fā)達(dá)程度和科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平的標(biāo)志。計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代化檔案管理工作的應(yīng)用也是在我國(guó)科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展、社會(huì)整體現(xiàn)代化進(jìn)程的日益加快的形勢(shì)下展開的。檔案是一種“獨(dú)一無(wú)二”的信息資源，大力開發(fā)和充分利用好檔案信息資源，真正做到為改革開放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，必須加快檔案管理電子化、現(xiàn)代化、智能化步伐，以充分迎接信息時(shí)代的挑戰(zhàn)。

一、課題研究背景

計(jì)算機(jī)是迄今為止人類最偉大的發(fā)明之一。它的出現(xiàn)使許多領(lǐng)域產(chǎn)生了歷史性的變革。在50年代末，美國(guó)檔案部門最早開始嘗試應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案。后來(lái)，西方發(fā)達(dá)國(guó)家相繼在檔案部門采用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案信息處理、建立和維護(hù)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、自動(dòng)編目和檢索等工作。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮的作用愈來(lái)愈大，我國(guó)檔案部門于20世紀(jì)70年代末開始應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理。

檔案計(jì)算機(jī)管理是指在檔案管理的過(guò)程中，以計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)作為工具或基本工作環(huán)境自動(dòng)或半自動(dòng)地代替人從事工作。它是用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的檔案信息和數(shù)據(jù)的處理，可以是反映檔案內(nèi)容和原始形態(tài)的一次信息、反映檔案著錄標(biāo)引數(shù)據(jù)的二次信息、經(jīng)過(guò)整理編輯的三次信息。

我國(guó)檔案部門從20世紀(jì)80年代初開始，在檔案管理工作中采用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行了積極的探索，積累了大量的經(jīng)驗(yàn)，到20世紀(jì)90年代檔案計(jì)算機(jī)管理得到廣泛的推廣和應(yīng)用。目前，其應(yīng)用范圍也已由單機(jī)運(yùn)行向網(wǎng)絡(luò)化、由單一載體向多媒體等檔案現(xiàn)代化管理領(lǐng)域擴(kuò)展。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的重要作用

近20年來(lái)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的檔案管理現(xiàn)代化，使檔案工作發(fā)生了新的變革，正邁向信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代。計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，促進(jìn)了計(jì)算機(jī)在檔案工作中的迅速應(yīng)用和普及。計(jì)算機(jī)在檔案實(shí)體管理中的重要作用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.計(jì)算機(jī)檔案管理適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求

作為社會(huì)信息產(chǎn)業(yè)的重要組成部分，檔案部門必須采取現(xiàn)代化管理技術(shù)和手段，在檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化方面下功夫，滿足社會(huì)各界對(duì)檔案工作的需求，使檔案信息轉(zhuǎn)化為推動(dòng)社會(huì)前進(jìn)的動(dòng)力，服務(wù)于當(dāng)今的信息時(shí)代。否則，檔案工作就不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，也就不能在信息時(shí)代中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.計(jì)算機(jī)檔案管理有利于檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展

檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展是人類發(fā)展的組成部分，它取決于人類可持續(xù)發(fā)展的總體水平，又以有價(jià)值的檔案信息服務(wù)于人類整個(gè)可持續(xù)發(fā)展本身。從我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展來(lái)看，檔案事業(yè)的主體制約著檔案事業(yè)繼續(xù)發(fā)展。因此，如果不運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備和技術(shù)手段采取有效措施，借鑒國(guó)外同行或者國(guó)內(nèi)其他部門的模式和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，就可能造成檔案事業(yè)全面滯后于社會(huì)的發(fā)展。

三、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，具有手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等，這些優(yōu)點(diǎn)能極大地提高檔案管理的效率及利用工作的水平，也是檔案部門的科學(xué)化、正規(guī)化管理與世界接軌的重要條件。但是受行業(yè)和規(guī)模的影響，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用技術(shù)水平還參差不齊。

就我國(guó)目前計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀來(lái)看，普及程度還存在一定的局限性。只是在科研院校、金融保險(xiǎn)業(yè)較為普遍，其它行業(yè)檔案管理工作仍然是處于人工管理或半人工管理狀態(tài)，檔案的信息功能還不能得以充分發(fā)揮。實(shí)踐證明，怎樣擺脫傳統(tǒng)的檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)應(yīng)用管理，怎樣為檔案的開發(fā)、整理、改革發(fā)揮重要的作用已成為一個(gè)重要課題擺在檔案工作面前。

四、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的發(fā)展方向

隨著電子信息技術(shù)不斷快速發(fā)展，各行各業(yè)也要順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的潮流，對(duì)檔案管理信息化、智能化要求越來(lái)越高。要求提供檔案利用的速度要快，量要大、內(nèi)容要豐富，這對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中提出了更高的要求。我們應(yīng)主要從以下幾個(gè)方面來(lái)進(jìn)一步加大計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用力度。

1.重視法規(guī)建設(shè)，確立計(jì)算機(jī)管理檔案的法律效用。我們之所以要對(duì)文件進(jìn)行諸如收集、整理、分類、歸檔等管理，就是以備他人查考利用，然而它們可以被查考利用的前提必須是這些文件具有法律效力，即法律程序范圍內(nèi)可以作為接受的證據(jù)材料。如果文件的法律效力得不到承認(rèn)，自然我們對(duì)檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理就失去了意義，所以應(yīng)盡快加強(qiáng)有關(guān)法律法規(guī)建設(shè)。

2.檔案管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的檔案管理基礎(chǔ)素質(zhì)和能力。不懂檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，就無(wú)法理解計(jì)算機(jī)管理檔案長(zhǎng)期保存的必要性和重要性，就不可能采取一切必要的技術(shù)和措施，管理和保存好電子檔案，最終使真實(shí)記錄遭受損失。而不懂計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)，就無(wú)法對(duì)文件形成歸檔，歸檔后所形成的檔案進(jìn)行有效管理，無(wú)法達(dá)到長(zhǎng)期保存和開發(fā)利用檔案的目的。

五、小結(jié)及展望

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的作用不可小覷。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐的計(jì)算機(jī)技術(shù)，促進(jìn)了檔案管理模式的改變，促進(jìn)了檔案信息的收集整理、檢索利用管理等的網(wǎng)絡(luò)化。計(jì)算機(jī)在記錄發(fā)展歷史、豐富科技信息資源、推動(dòng)科研事業(yè)發(fā)展，促進(jìn)管理工作進(jìn)一步向科學(xué)化、系統(tǒng)化和規(guī)范化方向發(fā)展等方面起著不可替代的作用。極大地促進(jìn)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的進(jìn)一步發(fā)展，檔案計(jì)算機(jī)管理的發(fā)展趨勢(shì)將不可阻擋，未來(lái)將朝著網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化、多媒體化、智能化等方向發(fā)展，而且更新?lián)Q代速度會(huì)更快。

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