企業(yè)干部人事檔案管理面臨的問題及對策

企業(yè)干部人事檔案管理面臨的問題及對策

摘要：干部人事檔案是企業(yè)優(yōu)化人力資源、合理使用人才的重要基礎(chǔ)，但一些企業(yè)對這項(xiàng)工作重視不足，存在檔案材料信息失真，管理制度機(jī)制落后，利用效率低等問題，嚴(yán)重影響了其功能和作用的發(fā)揮。因此，有必要完善企業(yè)干部人事檔案管理制度和手段，提升管理效率，充分發(fā)揮檔案作用。關(guān)鍵詞：干部人事檔案;企業(yè);問題;對策隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，越來越多的企業(yè)重視人才，并將干部人事檔案管理放在較為突出位置。干部人事檔案客觀真實(shí)地記錄企業(yè)員工的工作狀態(tài)、個人信息，是企業(yè)進(jìn)行工作調(diào)整、干部選拔、績效考核等的重要依據(jù)，對企業(yè)發(fā)展十分重要。從現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的角度出發(fā)，有必要對當(dāng)前企業(yè)干部人事檔案管理相關(guān)問題進(jìn)行探討，并結(jié)合實(shí)際，提出具體可行的意見建議[1]。1企業(yè)干部人事檔案管理面臨的主要問題與挑戰(zhàn)雖然在現(xiàn)代企業(yè)制度背景下，越來越多的企業(yè)重視干部人事檔案管理工作，但仍然有部分企業(yè)在這項(xiàng)工作中還存在一些亟待解決的問題，面臨一些挑戰(zhàn)。1.1企業(yè)干部人事檔案管理工作面臨的主要問題1.1.1干部人事檔案信息不準(zhǔn)確。部分企業(yè)干部人事檔案管理不規(guī)范，在檔案信息收集過程中多由檔案當(dāng)事人提供信息，企業(yè)人事檔案管理人員很少對相關(guān)信息進(jìn)行核實(shí)，無法保證檔案信息的準(zhǔn)確性和精準(zhǔn)度。此外，在企業(yè)干部人事檔案管理過程中，可能因操作失誤或年代久遠(yuǎn)導(dǎo)致部分檔案信息文件遺失或損毀，而這些文件信息時代較為久遠(yuǎn)，很難補(bǔ)齊或復(fù)原，影響了企業(yè)干部人事檔案信息資料的準(zhǔn)確性和完整性。部分企業(yè)對檔案信息更新不及時，難以為人力資源優(yōu)化配置提供準(zhǔn)確的檔案信息支撐。1.1.2干部人事檔案管理制度機(jī)制落后。現(xiàn)代企業(yè)背景下，對企業(yè)制度機(jī)制建設(shè)提出更高要求，但當(dāng)前很多企業(yè)將制度機(jī)制建設(shè)放在了產(chǎn)品研發(fā)、營銷環(huán)節(jié)，對干部人事檔案管理制度機(jī)制建設(shè)重視不足，使其較為落后。特別是隨著企業(yè)干部人事檔案管理信息化的不斷推進(jìn)，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理制度機(jī)制已經(jīng)很難滿足當(dāng)前檔案管理的實(shí)際需要，加之按照傳統(tǒng)的干部人事檔案管理制度，很多干部人事檔案信息調(diào)用、傳送、更新都需要經(jīng)過多個程序，嚴(yán)重影響了企業(yè)干部人事檔案信息資源的利用。1.1.3干部人事檔案信息資源利用效率較低。部分企業(yè)在干部人事檔案管理仍以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理為主，檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢，很多干部人事檔案信息不能得到有效開發(fā)和利用。特別是一些企業(yè)對干部人事檔案管理工作重視不足，沒有給予足夠的資金支持，相應(yīng)的軟硬件設(shè)施也沒有得到及時有效的更新，很多檔案信息都沒有得到開發(fā)和利用，檔案信息的價(jià)值和作用難以發(fā)揮。1.2企業(yè)干部人事檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)1.2.1傳統(tǒng)管理模式很難適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需要。當(dāng)前，部分企業(yè)干部人事檔案管理仍然沿用傳統(tǒng)模式。一方面，企業(yè)干部人事檔案管理相對封閉，難以為企業(yè)人力資源的合理流動和開發(fā)提供必要的檔案支持，加之對企業(yè)干部人事檔案開發(fā)認(rèn)知存在偏差，更側(cè)重于人事檔案保密，忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用。另一方面，對企業(yè)干部人事檔案管理體制創(chuàng)新和落實(shí)不足，很多企業(yè)干部人事檔案工作缺少其他部門的支持，開展工作舉步維艱。1.2.2企業(yè)干部人事檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)落后。企業(yè)干部人事檔案管理需要具體的檔案管理人員來落實(shí)，但目前干部人事檔案管理人員年齡偏大，很多人員并不熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，對于檔案管理的相關(guān)技術(shù)要求了解的不深不透，在實(shí)際工作中容易出現(xiàn)失誤，影響了這項(xiàng)工作的正常開展。加之，部分企業(yè)未結(jié)合時代發(fā)展需求對檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，導(dǎo)致其現(xiàn)有的技術(shù)和工作能力難以滿足現(xiàn)代企業(yè)干部人事檔案管理的需求。1.2.3干部人事檔案管理面臨信息安全問題。企業(yè)干部人事檔案管理涉及到很多個人信息，這些信息與企業(yè)員工的切身利益密切相關(guān)。因此，在干部人事檔案管理過程中應(yīng)對這些信息進(jìn)行有效保護(hù)，確保檔案信息的安全。目前部分企業(yè)對干部人事檔案信息安全工作重視不夠，干部人事檔案管理制度規(guī)范不完善，干部人事檔案信息調(diào)用主體限制不嚴(yán)密，很容易造成干部人事檔案信息外泄，影響檔案信息的安全管理。2應(yīng)對企業(yè)干部人事檔案管理面臨問題與挑戰(zhàn)的對策上述問題和挑戰(zhàn)的存在，直接影響了企業(yè)干部檔案管理工作的正常開展，必須采取有針對性的對策，盡快加以解決。2.1完善干部人事檔案管理內(nèi)容，提升檔案信息準(zhǔn)確性企業(yè)在干部人事檔案信息采集整理管理應(yīng)用過程中，難免會出現(xiàn)檔案材料及信息不完整不準(zhǔn)確問題。因此，有必要重視企業(yè)干部人事檔案信息資料收集工作，確保收集的材料真實(shí)準(zhǔn)確，為后續(xù)干部人事檔案管理和信息資源開發(fā)創(chuàng)造有利條件。2.1.1人事檔案信息要真實(shí)、準(zhǔn)確。企業(yè)應(yīng)該結(jié)合人事檔案管理的實(shí)際需求，明確干部人事檔案管理重點(diǎn)，針對干部人事檔案信息收集和后續(xù)利用問題進(jìn)行專門研究，要求各部門積極配合干部人事檔案管理部門相關(guān)工作，確保干部人事檔案信息收集的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。對于企業(yè)干部人事檔案信息不全、不完整等問題，應(yīng)與當(dāng)事人當(dāng)面核對，盡量補(bǔ)齊檔案信息。同時企業(yè)檔案管理人員在干部人事檔案管理過程中一定要嚴(yán)格按照相關(guān)制度落實(shí)，明確干部人事檔案信息管理的具體流程，切實(shí)做好干部人事檔案信息的收集工作[2]。2.1.2干部人事檔案信息應(yīng)呈現(xiàn)個性特點(diǎn)。企業(yè)干部人事檔案針對的是員工，而員工的個人經(jīng)歷和特長各不相同。因此，企業(yè)在干部人事檔案信息收集和整理過程中應(yīng)注重個人特點(diǎn)，按照干部人事檔案信息相關(guān)要求和員工的具體特點(diǎn)，將員工的職業(yè)發(fā)展、職業(yè)能力、專業(yè)技能、工作績效、思想道德等相關(guān)信息進(jìn)行記錄，全面地反映員工在企業(yè)工作過程中的實(shí)際情況。同時對企業(yè)員工存在的工作失誤和違法亂紀(jì)情況，也應(yīng)該一一納入干部人事檔案管理信息之中，這樣才能夠?yàn)槠髽I(yè)人才選拔和崗位調(diào)動提供全面有效的檔案依據(jù)。2.1.3及時動態(tài)更新人事檔案信息。企業(yè)在發(fā)展過程中會出現(xiàn)人員流動、崗位調(diào)動等多種情況，相應(yīng)的干部人事檔案信息也應(yīng)進(jìn)行動態(tài)更新。應(yīng)在信息收集的基礎(chǔ)上，與企業(yè)各個部門密切配合，了解各個部門人事調(diào)動的相關(guān)情況，進(jìn)而對干部人事檔案信息進(jìn)行更新，確保干部人事檔案信息能夠跟上企業(yè)人力資源管理的實(shí)際需求。干部人事檔案信息動態(tài)更新過程中應(yīng)確保完整性，對在更新過程中出現(xiàn)的疑問一定要與員工進(jìn)行核對，以避免更新錯誤信息，造成后續(xù)不必要的麻煩。2.2優(yōu)化企業(yè)干部人事檔案管理手段，提升檔案管理工作效率2.2.1加強(qiáng)企業(yè)干部人事檔案管理信息化建設(shè)。企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際需要，建立干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，特別是要敢于打破傳統(tǒng)企業(yè)干部人事檔案管理的固有模式，推進(jìn)企業(yè)干部人事檔案信息數(shù)字化、信息化建設(shè)。按照現(xiàn)代企業(yè)干部人事檔案管理的具體要求，將企業(yè)員工的檔案信息納入檔案信息管理系統(tǒng)之中，對于已經(jīng)存在的紙質(zhì)檔案也要通過技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案信息，存入數(shù)據(jù)庫，通過干部人事檔案數(shù)據(jù)庫對人事檔案進(jìn)行數(shù)字管理，為后續(xù)干部人事檔案的開發(fā)和利用提供數(shù)字保障。在推動企業(yè)干部人事檔案管理信息化建設(shè)過程中還要注重人事檔案管理信息安全問題。一方面，完善人事檔案信息安全管理制度，并加大制度落實(shí)力度，確保人事檔案信息安全;另一方面，對檔案人員進(jìn)行安全教育，提升檔案管理人員的安全意識，落實(shí)好安全措施和責(zé)任。此外，有必要引進(jìn)更為先進(jìn)的安全防護(hù)措施和技術(shù)，提高干部人事檔案信息安全防護(hù)能力。2.2.2提高企業(yè)干部人事檔案管理人員的專業(yè)能力。要想提升企業(yè)干部人事檔案管理工作，就必須打造一支專業(yè)技術(shù)強(qiáng)、敢于創(chuàng)新的檔案管理隊(duì)伍，這樣才能在干部人事檔案管理中不斷地創(chuàng)新管理模式，更好地解決面臨的各種新的問題和挑戰(zhàn)，提升企業(yè)干部人事檔案管理效率和水平。在干部人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)中，一方面，應(yīng)重視人事檔案管理人員的專業(yè)技能培養(yǎng)，結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)對干部人事檔案管理的實(shí)際要求，加大對檔案管理人員的教育培訓(xùn)，優(yōu)化培訓(xùn)方式和內(nèi)容，進(jìn)一步提升干部人事檔案管理人員的技術(shù)能力。另一方面，應(yīng)注重干部人事檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，明確人員各自分工，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)優(yōu)勢，進(jìn)一步提升企業(yè)干部人事檔案管理效果[3]?，F(xiàn)代企業(yè)對干部人事檔案管理提出了更高要求，企業(yè)應(yīng)該看到干部人事檔案管理對于自身發(fā)展的重要意義，結(jié)合實(shí)際需要，創(chuàng)新和完善干部人事檔案管理制度，積極推進(jìn)干部人事檔案管理信息化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案信息資源的充分開發(fā)和