保險公司檔案與資料保管規(guī)定

保險公司檔案與資料保管規(guī)定合同編號：__________甲方（保險公司）：【全稱】甲方地址：【詳細(xì)地址】甲方聯(lián)系方式：【電話】【郵箱】乙方（資料保管方）：【全稱】乙方地址：【詳細(xì)地址】乙方聯(lián)系方式：【電話】【郵箱】鑒于甲方作為保險公司，在業(yè)務(wù)運(yùn)營過程中產(chǎn)生和收集了大量的客戶檔案與業(yè)務(wù)資料，為保證這些檔案和資料的安全、合規(guī)保管，甲乙雙方經(jīng)友好協(xié)商，就甲方客戶檔案與業(yè)務(wù)資料的保管事宜達(dá)成如下協(xié)議：第一條檔案與資料的定義1.1本協(xié)議所稱“檔案”是指甲方在業(yè)務(wù)運(yùn)營過程中形成的，包括但不限于客戶個人信息、保單信息、理賠信息等紙質(zhì)和電子文檔。1.2本協(xié)議所稱“資料”是指與甲方業(yè)務(wù)運(yùn)營相關(guān)的，包括但不限于業(yè)務(wù)記錄、合同文件、內(nèi)部管理文件等紙質(zhì)和電子文檔。第二條檔案與資料的保管2.1乙方作為檔案與資料的保管方，應(yīng)對甲方提供的檔案和資料進(jìn)行安全、合規(guī)的保管。2.2乙方應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場所，確保檔案和資料的安全存放，防止丟失、損壞、泄露等情況的發(fā)生。2.3乙方應(yīng)采取有效的電子數(shù)據(jù)保管措施，確保甲方電子檔案和資料的安全、完整、可用。2.4乙方應(yīng)對接觸檔案和資料的員工進(jìn)行嚴(yán)格的管理和培訓(xùn)，確保他們遵守保密義務(wù)，不得泄露甲方檔案和資料。第三條檔案與資料的查閱與使用3.1乙方應(yīng)在甲方提出查閱請求后，及時提供相關(guān)檔案和資料，但需遵守相關(guān)法律法規(guī)關(guān)于保密和隱私的規(guī)定。3.2乙方應(yīng)在甲方提出使用請求后，及時提供相關(guān)檔案和資料，但需遵守相關(guān)法律法規(guī)關(guān)于保密和隱私的規(guī)定。3.3乙方應(yīng)在甲方提出復(fù)制請求后，及時提供相關(guān)檔案和資料的復(fù)印件或電子副本，但需遵守相關(guān)法律法規(guī)關(guān)于保密和隱私的規(guī)定。第四條保密義務(wù)4.1乙方應(yīng)對甲方提供的檔案和資料承擔(dān)保密義務(wù)，不得向任何第三方泄露、披露或允許任何第三方查閱、使用甲方檔案和資料。4.2乙方應(yīng)對接觸甲方檔案和資料的員工承擔(dān)保密義務(wù)，不得向任何第三方泄露、披露或允許任何第三方查閱、使用甲方檔案和資料。4.3乙方應(yīng)在合同終止后繼續(xù)履行保密義務(wù)，直至甲方書面解除保密義務(wù)。第五條合同的終止和解除5.1本協(xié)議自雙方簽字蓋章之日起生效，有效期為【年】。5.2在合同有效期內(nèi)，甲乙雙方均有權(quán)提前終止或解除本合同，但需提前【天】書面通知對方。5.3在合同終止或解除后，乙方應(yīng)立即將所有甲方檔案和資料退還給甲方，并承擔(dān)相應(yīng)的保管費(fèi)用。第六條違約責(zé)任6.1若乙方違反本協(xié)議的任何條款，甲方有權(quán)要求乙方立即改正，并有權(quán)要求乙方賠償因此給甲方造成的損失。6.2若乙方泄露、披露或允許任何第三方查閱、使用甲方檔案和資料，甲方有權(quán)要求乙方立即停止違約行為，并有權(quán)要求乙方賠償因此給甲方造成的損失。第七條其他條款7.1本協(xié)議未盡事宜，甲乙雙方可另行協(xié)商補(bǔ)充。7.2本協(xié)議一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。甲方（保險公司）：【全稱】乙方（資料保管方）：【全稱】甲方代表：【姓名】乙方代表：【姓名】簽訂日期：【年】年【月】月【日】日一、附件列表：1.甲方（保險公司）營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件2.乙方（資料保管方）營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件3.甲方授權(quán)書4.乙方保密協(xié)議5.乙方檔案保管場所證明6.乙方員工保密培訓(xùn)證明7.相關(guān)法律法規(guī)文件二、違約行為及認(rèn)定：1.乙方泄露、披露或允許任何第三方查閱、使用甲方檔案和資料，未經(jīng)甲方同意。2.乙方未按約定時間提供甲方查閱、使用或復(fù)制檔案和資料。3.乙方未履行保密義務(wù)，向第三方泄露、披露或允許第三方查閱、使用甲方檔案和資料。4.乙方未按約定提供安全、合規(guī)的檔案保管服務(wù)，導(dǎo)致甲方檔案和資料丟失、損壞。三、法律名詞及解釋：1.檔案：指甲方在業(yè)務(wù)運(yùn)營過程中形成的，包括但不限于客戶個人信息、保單信息、理賠信息等紙質(zhì)和電子文檔。2.資料：指與甲方業(yè)務(wù)運(yùn)營相關(guān)的，包括但不限于業(yè)務(wù)記錄、合同文件、內(nèi)部管理文件等紙質(zhì)和電子文檔。3.保密義務(wù)：指乙方對甲方提供的檔案和資料承擔(dān)的不得向任何第三方泄露、披露或允許任何第三方查閱、使用甲方檔案和資料的義務(wù)。4.違約行為：指乙方違反本協(xié)議的任何條款的行為。四、執(zhí)行中遇到的問題及解決辦法：1.問題：乙方未按約定時間提供甲方查閱、使用或復(fù)制檔案和資料。解決辦法：甲方可以要求乙方立即改正，并有權(quán)要求乙方賠償因此給甲方造成的損失。2.問題：乙方泄露、披露或允許任何第三方查閱、使用甲方檔案和資料。解決辦法：甲方可以要求乙方立即停止違約行為，并有權(quán)要求乙方賠償因此給甲方造成的損失。3.問題：乙方未履行保密義務(wù)，向第三方泄露、披露或允許第三方查閱、使用甲方檔案和資料。解決辦法：甲方可以要求乙方立即停止違約行為，并有權(quán)要求乙方賠償因此給甲方造成的損失。五、所有應(yīng)用場景：1.保險公司與資料保管方簽訂合同，要求保管方安全、合規(guī)保管甲方客戶檔案與業(yè)務(wù)資料。2.保險公司需要查閱、使用或復(fù)制保管方的檔案和資料時