秘書工作藝術(shù)淺談

秘書工作藝術(shù)淺談?wù)菏皇兰o(jì)是一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的信息社會(huì)，現(xiàn)代企業(yè)要生存和發(fā)展，需要各類專業(yè)的優(yōu)秀人才，而具有良好素質(zhì)和豐富經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)秘書作為一種復(fù)合型層次人才，將在現(xiàn)代企業(yè)的動(dòng)作中發(fā)揮輔助與參與決策的作用。秘書是領(lǐng)導(dǎo)者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員，他們以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦文，辦會(huì)，辦事等為主要職能，是領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手。要做一名好秘書，不僅要找準(zhǔn)自己的位置，具備廣博的知識(shí)，還需要掌握一定的工作方法和工作藝術(shù)。秘書工作藝術(shù)就是運(yùn)用熟練的工作技巧和工作方法，使秘書工作發(fā)揮最大功效。近年來對(duì)秘書職務(wù)的研究越來越多，對(duì)其工作的藝術(shù)性研究文章亦很多，但研究者對(duì)其藝術(shù)性多只從秘書的基本職能方面出面，研究得不夠深入、全面和細(xì)致。本文從秘書工作的基本職能出發(fā)，涉及和論述了其語言藝術(shù)，舉止藝術(shù)，與領(lǐng)導(dǎo)的相處藝術(shù)，事務(wù)處理藝術(shù)和時(shí)間管理藝術(shù)等幾個(gè)方面對(duì)秘書工作藝術(shù)進(jìn)行研究分析。關(guān)鍵詞：秘書；工作藝術(shù)；基本職能；語言藝術(shù)；舉止藝術(shù)；時(shí)間管理藝術(shù)一、引言秘書工作是單位行政管理工作中直接協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或部門提供綜合服務(wù)的輔助性管理活動(dòng)。要做好秘書工作，不僅需要秘書工作人員端正思想，立足本職，準(zhǔn)確定位，還需要其掌握豐富的科學(xué)文化知識(shí)，熟練掌握并運(yùn)用各項(xiàng)秘書技能與技巧。更重要的是要懂得一系列工作方法和工作藝術(shù)。秘書工作的藝術(shù)，貫穿整個(gè)秘書工作，涵蓋秘書工作的各個(gè)方面。大致可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析：二、秘書基本職能及其方法規(guī)律(一)辦理事務(wù)秘書的事務(wù)工作是相對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人的政務(wù)工作而言的.政務(wù)是指領(lǐng)導(dǎo)者所從事的具有全局性和戰(zhàn)略性意義的公務(wù)活動(dòng),如決策.事務(wù)是指一切同領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)的日常具體工作,如電話接打,會(huì)議服務(wù),信訪工作,文書處理等.政務(wù)是事務(wù)的統(tǒng)帥和核心,事務(wù)是政務(wù)的基礎(chǔ)和保證.兩者是相輔相成的.秘書的事務(wù)工作無論是經(jīng)常重復(fù)出現(xiàn)的還是偶發(fā)的,在辦理的過程中都有一定的程序性.秘書人員在辦理事務(wù)的過程中要遵循被動(dòng)中求主動(dòng),原則中求靈活,繁雜中求規(guī)范的原則.(二)協(xié)調(diào)關(guān)系現(xiàn)代的管理活動(dòng)處處離不開協(xié)調(diào).任何組織只有通過協(xié)調(diào),才能形成整體的合力,實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo).秘書的協(xié)調(diào)是指秘書人員在自己的職權(quán)范圍內(nèi),自覺地調(diào)整各類組織,各項(xiàng)工作,各個(gè)人員之間的關(guān)系,促進(jìn)各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化和和諧化,以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過程.與領(lǐng)導(dǎo)部門和職能部門的協(xié)調(diào)不同,秘書部門的協(xié)調(diào)有從屬性,廣泛性,間接性等特征,在協(xié)調(diào)關(guān)系的過程中要遵循政策指導(dǎo),客觀公正,平等協(xié)商,注重整體,靈活適度等原則.(三)輔助決策在實(shí)際工作中,任何決策都是一個(gè)過程而不僅僅只是拍板這一個(gè)環(huán)節(jié).因此,輔助決策定義為:在決策過程中,在知識(shí)(包括理論),能力(包括技術(shù)),經(jīng)驗(yàn)和精力等方面給予決策主體全面的補(bǔ)償,以提高決策的科學(xué)性和時(shí)效性.秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策一般要經(jīng)過:協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定目標(biāo),協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計(jì)方案,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)評(píng)優(yōu)選優(yōu),協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施反饋等四個(gè)階段.(四)綜合服務(wù)秘書是為以領(lǐng)導(dǎo)為核心的集團(tuán)服務(wù)的,秘書通常提供的是全方位的服務(wù),既包含公務(wù),如果領(lǐng)導(dǎo)需要,有時(shí)也包括辦理一些私事.所以,秘書一定要有牢固的服務(wù)意識(shí),"全心全意地為領(lǐng)導(dǎo)及其集團(tuán)服務(wù)".當(dāng)然,在服務(wù)的過程中要注意方式方法,還要善于運(yùn)用資源.三、秘書的語言藝術(shù)秘書在聯(lián)系上下、溝通左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的樞紐部門——秘書部門工作,必然要與各種人打交道,必須講究交際的語言藝術(shù),才能廣結(jié)人緣,促進(jìn)社交成功。恰當(dāng)?shù)厥褂糜新曊Z言和無聲語言,講求有聲語言的情感性、預(yù)設(shè)性和對(duì)象性,注重?zé)o聲語言動(dòng)態(tài)的表情語和靜態(tài)的服飾語的運(yùn)用,方能收到上佳的表達(dá)效果,樹立個(gè)人與組織良好的公關(guān)形象。語言是人類所特有的用來表達(dá)思想、交流情感、溝通信息的基本工具。在秘書工作中，秘書與領(lǐng)導(dǎo)及下屬以及其它接觸對(duì)象的整個(gè)接觸過程中，始終都離不開雙方的語言交流，而對(duì)秘書人員而言，其本人的語言運(yùn)用、表達(dá)能力，既體現(xiàn)出自己的水平，又直接與自己的上級(jí)和工作單位的精神文明狀態(tài)直接相關(guān)，所以秘書人員在其崗位服務(wù)時(shí)，必須自覺有關(guān)的服務(wù)語言規(guī)范。

“良言一句三冬暖，惡語傷人六月寒?！苯浑H雙方融合還是神離，成功還是不歡而散，在很大程度上決定于秘書的交際語言藝術(shù)?，F(xiàn)代文秘工作人員在語言藝術(shù)方面應(yīng)該遵循五個(gè)六、事務(wù)性工作處理藝術(shù)秘書事務(wù)性工作處理藝術(shù)淺析在秘書工作中，不論是文字還是事務(wù)秘書，都不可避免地要接觸、應(yīng)對(duì)和處理大量的事務(wù)性工作，這既是由秘書工作的性質(zhì)決定的，也是秘書工作的重要內(nèi)容。因此，要游刃有余、恰如其分地處理各類事務(wù)，就必須掌握必要的事務(wù)性工作的處理方法和技巧。秘書事務(wù)性工作的內(nèi)容十分廣泛，從處理日常具體事務(wù)、輔助決策到重大活動(dòng)的組織協(xié)調(diào)、領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類復(fù)雜問題的處理都需要秘書靈活掌握，可謂面面俱到、事無巨細(xì)，特別是對(duì)其中一些刺手事務(wù)的處理，更需要秘書具有冷靜的頭腦、科學(xué)的方法、高超的協(xié)調(diào)能力和靈活的人際關(guān)系處理技巧。下面，筆者結(jié)合工作實(shí)際，簡要介紹幾種常的處理方法。1、建立臺(tái)賬法。借助數(shù)據(jù)庫管理軟件，分門別類地建立人事檔案、工資福利、車輛管理、值班記錄等多種臺(tái)賬，用于秘書事務(wù)性工作管理。2、追根溯源法。此法主要適用于對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類突發(fā)事件的處理。3、觸類旁通法。秘書工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)都是為了更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，因此秘書不僅要做好事務(wù)性工作，更要通過對(duì)具體瑣碎事務(wù)的處理見微知著、舉一反三，為領(lǐng)導(dǎo)提供理更高層次的服務(wù)。4、個(gè)人日志法。作為一名秘書，每天都要處理大量的事務(wù)性工作，只有安排好自己的時(shí)間，用有限的時(shí)間和精力集中處理重要事務(wù)，才能避免在瑣事上糾纏，收到事半功倍的效果。5、綜合處理法。在日常工作中，將事務(wù)性工作按照輕重緩急進(jìn)行排列，優(yōu)先處理重要的事和急事，對(duì)一些不重要、不緊急但又必須辦的事務(wù)，采取合并同類項(xiàng)的方法有計(jì)劃地進(jìn)行指處理，可以收到事半功倍之效。6、授權(quán)委托法。秘書在特殊的情況下也可將一些常規(guī)性事務(wù)工作委托其他人員處理，以集中精力處理難事。七、時(shí)間管理藝術(shù)秘書能不能科學(xué)地管理利用時(shí)間和工作績效的優(yōu)劣直接相關(guān)。只有善于管理時(shí)間,才能提高工作效率。反之,如果讓時(shí)間放任自流勢(shì)必會(huì)“時(shí)倍功半”。因此,秘書必須努力掌握時(shí)間管理的藝術(shù),切實(shí)提高工作效率和工作質(zhì)量。（一）管理時(shí)間就是管理你的生命人生最寶貴的資源就是時(shí)間,管理時(shí)間,就是管理你的生命。時(shí)間管理要區(qū)分戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)兩個(gè)層次。首先做好戰(zhàn)略管理,包括時(shí)間要實(shí)現(xiàn)的整體目標(biāo)與價(jià)值,經(jīng)常做方向性的調(diào)整,用戰(zhàn)略來指導(dǎo)戰(zhàn)術(shù)管理。要涉及長遠(yuǎn)和近期兩個(gè)尺度,近期時(shí)間安排要服務(wù)于長遠(yuǎn)規(guī)劃。時(shí)間的利用要使工作價(jià)值最大化,要通過管理使時(shí)間富?；Ｒ矣诖蚱瞥Ｒ?guī),以創(chuàng)新方式利用時(shí)間。比如,利用走路時(shí)思考,帶問題入睡,啟動(dòng)潛意識(shí)創(chuàng)新,讓空閑時(shí)間成為寧靜的享受。（二）、減少不必要的時(shí)間浪費(fèi)首先,要改變無意義的思考及行動(dòng)的習(xí)慣。曾經(jīng)引起“水平思考”風(fēng)潮的思考心理學(xué)者狄伯諾,最近提出了“五分鐘思考法”:最初一分鐘——決定目標(biāo)及課題,次兩分鐘——思考的擴(kuò)張及探求,最后兩分鐘——應(yīng)整理思緒,定出結(jié)論。如此嚴(yán)格地限制時(shí)間,反而能使精神集中,更有助于解決問題。另外,秘書還應(yīng)消除工作中浪費(fèi)時(shí)間的因素,如做事方法千篇一律、限制自己一次只做一件事、不利用黃金時(shí)間等等。（三）掌握時(shí)間的有序性所謂有序性就是先做什么后做什么,要有條理,不能窮于應(yīng)付。這種有序性要體現(xiàn)在時(shí)間的計(jì)劃安排之中。工作時(shí)間的順序確定一般說來要注重將來而不是注重過去,要著重于機(jī)會(huì)而非著重于困難,要選擇認(rèn)定的方向而不輕易地受環(huán)境影響,要以創(chuàng)造性為先,而不僅僅追求穩(wěn)當(dāng)和易辦。（四）注意事情的輕重緩急秘書在擬定時(shí)間計(jì)劃表的時(shí)候,必須區(qū)分重要事情和一般事情。首先應(yīng)把要做的事依據(jù)重要程度加以排列,先安排重要的事情,要注意抓住關(guān)鍵性的工作,同時(shí)還要注意用最佳的時(shí)間安排最重要的工作。根據(jù)自己的“生物鐘”,用精力最旺盛的時(shí)間處理最重要的工作。參考文獻(xiàn)：[1]張浩.新編辦公室主任必備全書[M].北京:光明日?qǐng)?bào)出版社.2001.[2]趙映誠.論秘書的時(shí)間管理[J].江漢大學(xué)學(xué)報(bào),2000(05).[3]羅頌華.秘書工作中的藝術(shù)[J].辦公室業(yè)務(wù).2006