秘書實(shí)務(wù)第六章 差旅安排

第六章差旅安排案例導(dǎo)入第六章差旅安排第一節(jié)國(guó)內(nèi)商務(wù)旅行的準(zhǔn)備第二節(jié)出國(guó)商務(wù)旅行的準(zhǔn)備第三節(jié)出國(guó)商務(wù)旅行的禮節(jié)第一節(jié)國(guó)內(nèi)商務(wù)旅行的準(zhǔn)備一、需要了解的情況 當(dāng)秘書得知近期上司要有商務(wù)旅行的信息以后，要了解下述內(nèi)容：〔一〕商務(wù)旅行的目的〔二〕地點(diǎn)〔三〕時(shí)間〔四〕人員安排二、應(yīng)該做的準(zhǔn)備工作〔一〕選擇、預(yù)定交通工具 根據(jù)上司的要求和工作的需要選擇交通工具，可以采用預(yù)定、上網(wǎng)預(yù)訂等方法。1.預(yù)定車票 2.預(yù)定飛機(jī)票 3.索要報(bào)銷單據(jù) 4.明確接送工具〔二〕預(yù)定旅館 給上司預(yù)定什么等級(jí)的旅館和房間，首先要根據(jù)公司的規(guī)定，然后還要照顧到上司的習(xí)慣。 1.預(yù)定途徑 可以通過(guò)旅行社、各旅游網(wǎng)、目的地的商會(huì)或當(dāng)?shù)嘏c我方有合作關(guān)系的公司預(yù)定。某些航空公司也有旅館預(yù)訂業(yè)務(wù)。 2.預(yù)定方法 告訴旅館客人姓名、性別、到達(dá)和離開(kāi)的時(shí)間，預(yù)定房間的類型、朝向以及其他要求。有時(shí)需要提前幾個(gè)月預(yù)訂?！踩愁A(yù)支差旅費(fèi) 有些公司采取預(yù)支差旅費(fèi)制度，秘書事先要寫申請(qǐng)才能預(yù)支差旅費(fèi)。支付差旅費(fèi)可以采用現(xiàn)金、旅行支票、信用卡等方式都可以?！菜摹硿?zhǔn)備資料和行裝 1.根據(jù)商務(wù)活動(dòng)內(nèi)容選擇所需資料 2.辦公用品 3.旅行資料 4.個(gè)人用品〔五〕制定商務(wù)旅行方案和日程表 1.商務(wù)旅行方案 商務(wù)旅行方案要比日程安排更全面，涉及的內(nèi)容更多。秘書應(yīng)把方案復(fù)制三份，一份給上司及其家屬，一份存檔，一份留給自己。 2.日程表 日程表不是出訪者一方就能制定的，實(shí)際操作過(guò)程一般是雙方先商議出訪的時(shí)間、會(huì)談的主要內(nèi)容、考察的重點(diǎn)對(duì)象等事宜，然后由接待方一方擬定日程表，發(fā)給出訪一方，看是否需要增減，經(jīng)過(guò)出訪方的認(rèn)可，日程表才正式定下來(lái)。商務(wù)旅行方案例如日程表例如第二節(jié)出國(guó)商務(wù)旅行的準(zhǔn)備一、出國(guó)手續(xù) 當(dāng)秘書得知上司要出國(guó)商務(wù)旅行時(shí)，除了了解根本情況、做與國(guó)內(nèi)商務(wù)旅行一樣的準(zhǔn)備工作之外，還要進(jìn)行如下準(zhǔn)備工作：〔一〕辦理護(hù)照護(hù)照是一個(gè)國(guó)家的公民出入本國(guó)國(guó)境和在外旅游或居住時(shí)，由本國(guó)發(fā)給的，證明該公民身份的合法證件。凡出國(guó)人員均應(yīng)持有本國(guó)政府頒發(fā)的護(hù)照。 1.撰寫出國(guó)申請(qǐng) 2.辦理護(hù)照手續(xù)〔二〕辦理簽證 要由出國(guó)人員本人親自持護(hù)照、對(duì)方公司邀請(qǐng)信和其他申請(qǐng)簽證的材料，到所去國(guó)駐我國(guó)大使館或領(lǐng)事館申辦簽證；或是委托可靠的簽證代辦機(jī)構(gòu)代辦；也可以委托發(fā)出邀請(qǐng)的公司在其所在國(guó)的有關(guān)部門辦理。〔三〕辦理?國(guó)際預(yù)防接種證書? 因?yàn)樵撟C書是黃色封皮，所以俗稱“黃皮書〞。它是世界衛(wèi)生組織為了保障出入國(guó)境人員的身體健康、防止流行病的傳播而采取的衛(wèi)生檢疫措施。

三、其他準(zhǔn)備 其他準(zhǔn)備與在國(guó)內(nèi)商務(wù)旅行的準(zhǔn)備內(nèi)容根本相同。但需特別注意以下幾點(diǎn)：〔一〕掌握時(shí)差換算 秘書要清楚各國(guó)之間的時(shí)差換算方法。國(guó)際上按經(jīng)線把地球外表平分為24時(shí)區(qū)。每一區(qū)跨15度，叫做一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)區(qū)。 飛機(jī)航班時(shí)刻表，一般注有兩種時(shí)間，當(dāng)?shù)貢r(shí)間和標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間。而機(jī)場(chǎng)標(biāo)出的飛機(jī)起飛和降落的時(shí)間都是當(dāng)?shù)貢r(shí)間?！捕硟稉Q外幣 要根據(jù)國(guó)家規(guī)定的數(shù)額兌換外幣。如果能換一點(diǎn)零錢更好，因?yàn)榈竭_(dá)目的地后有零錢會(huì)比較方便，比方在街上打、去洗手間、乘坐公共汽車或地鐵等。

〔三〕準(zhǔn)備適當(dāng)?shù)亩Y物 商務(wù)活動(dòng)不比送貴重禮品，國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中準(zhǔn)備一些有公司標(biāo)志的小禮物和有地方特色的工藝品比較常見(jiàn)?！菜摹沉私馑絿?guó)的背景資料 要對(duì)所有國(guó)家的文化、風(fēng)俗、禮儀、根本國(guó)情有所了解，使我們?cè)趪?guó)際交往中既不失尊嚴(yán)，又彬彬有禮，不卑不亢，有泱泱大國(guó)之風(fēng)?！参濉硿?zhǔn)備資料和各種證件〔六〕準(zhǔn)備行裝〔七〕制定用品行裝一覽表 為了保證不落下重要的東西，秘書應(yīng)該把應(yīng)帶的東西分類并列表打印出來(lái)，發(fā)給每個(gè)出國(guó)人員一份，自己留一份。國(guó)內(nèi)商務(wù)旅行的準(zhǔn)備——視頻連接第三節(jié)出國(guó)商務(wù)旅行的禮節(jié)一、乘飛機(jī)的禮節(jié)〔一〕侯機(jī)時(shí)的禮節(jié) 不要和同伴大聲談笑。當(dāng)座椅不夠用時(shí)，不要讓自己的行李占據(jù)座位。要把食品剩余物、包裝袋、看過(guò)不要的報(bào)紙放進(jìn)垃圾箱里?！捕吃陲w機(jī)上的禮節(jié)二、下榻賓館的禮節(jié)〔一〕接待來(lái)訪的客人 在賓館接待來(lái)訪的客人，最好的地方是在大廳或咖啡廳?！捕匙∷薅Y節(jié)〔三〕正確使用設(shè)備〔四〕本卷須知禮節(jié)三、公共場(chǎng)合的禮節(jié)〔一〕與他人保持適當(dāng)距離 在人口較少的國(guó)家，在公共場(chǎng)所，人與人保持的距離經(jīng)常在三米?！捕晨坑倚凶摺踩吃谝磺泄矆?chǎng)合都要保持安靜四、關(guān)于小費(fèi)〔一〕正確認(rèn)識(shí)小費(fèi)〔二〕具體付費(fèi)情況在這一章里，我們介紹了進(jìn)行國(guó)內(nèi)、國(guó)際商務(wù)旅行的種種準(zhǔn)備工作，以及國(guó)外旅行的一些禮節(jié)。通過(guò)介紹，我們可以體會(huì)到，商務(wù)旅行的目的是否能順利到達(dá)，上司的業(yè)務(wù)水平固然重要，秘書的準(zhǔn)備工作也不可無(wú)視。一個(gè)細(xì)節(jié)沒(méi)有做好，可能就會(huì)影響全局。做國(guó)際商務(wù)旅行的準(zhǔn)備工作需要更多的專業(yè)知識(shí)和清醒的頭腦。學(xué)會(huì)做一些表格將能幫助你理清紛繁的頭緒，使工作有條不紊地進(jìn)行。國(guó)外旅行的禮節(jié)是不可不知的，沒(méi)有這些常識(shí)，就做不了受人歡送的客人。本章小結(jié)

案例評(píng)點(diǎn)你認(rèn)為國(guó)內(nèi)商務(wù)旅行準(zhǔn)備工作中最重要的是什么？秘書應(yīng)怎樣管理上司的行裝？怎樣讓上司知道重要資料放于何處？在得知上司要做一次出國(guó)商務(wù)旅行時(shí)，秘書的首要工作是什么？辦理出國(guó)手續(xù)的程序是怎樣的？可以穿著睡衣去前臺(tái)嗎？課堂練習(xí)題國(guó)內(nèi)商務(wù)旅行需準(zhǔn)備哪些資料？國(guó)際商務(wù)旅行需要哪些證件？申請(qǐng)因公護(hù)照需要哪些