10個(gè)小技巧幫你高效掌握過(guò)量信息

1/110個(gè)小技巧幫你高效掌握過(guò)量信息10個(gè)小技巧幫你高效掌握過(guò)量信息10SimpleProductivityTricksToManageOverloadedInformationDoyouneedtomanageoverloadedinformation?Simpleproductivitytrickscanhelpyoucopewithinformationinyourjobandyourpersonalandsociallife.你需要管理超負(fù)荷的信息量嗎？一些簡(jiǎn)單小技巧可以幫助你，在工作中，個(gè)人以及社會(huì)生活中高效應(yīng)對(duì)大量信息。

Hereshowtocope.Youneedsystemstohelpyoutokeeptrackofeverything.Onceyouhaveatrustedsysteminplace,youcanrelax.Letslookattensimpleproductivitytrickswhichwillhelp.現(xiàn)在就告訴你怎么做。

你需要一些系統(tǒng)方式來(lái)幫助你讓所有事情保持在正常軌道上。

一旦你將一個(gè)可以信賴的系統(tǒng)安裝到位，你可以松口氣了。

讓我們一起看一下，十個(gè)簡(jiǎn)單高效小技巧，幫你做到。

1.Getthelisthabit.1.養(yǎng)成列表的習(xí)慣Listsareessentialtohelpyoutomanageyouroverloadedinformation.YouprobablyuseToDolistsallthetime;however,listscomeinmanydifferentforms.Examplesinclude:checklists,planninglists,passwordlists,readinglists,referencelists,back-burnerlists,andgoallists.Allyourinformationcanbeaddedtoalist,ortoseverallists.列表對(duì)于你管理超負(fù)荷信息來(lái)說(shuō)，至關(guān)重要。

你可能一直在使用任務(wù)表（ToDolists）；然而，列表可以有很多種形式。

比如說(shuō)，核對(duì)列表，計(jì)劃表，密碼列表，閱讀清單，參照表，無(wú)關(guān)緊要任務(wù)表和目標(biāo)列表。

你所要的信息都可以加到一個(gè)或者一些表上。

Youcanevencreateliststokeeptrackoflists.Forexample,youmighthavealistoflistsforworkandanotherforhome.Listscanbetext-based,orvisual.Ifyoureavisualperson,youllfindamindmappingprogramlikeFreeMinduseful.你甚至可以創(chuàng)造一個(gè)列表，來(lái)讓所有其他列表有序。

比如說(shuō)，你可以有一個(gè)列表的列表，一個(gè)用來(lái)工作，一個(gè)家用。

表格可以以文字為主，也可以增加一些視覺信息。

如果你是一個(gè)對(duì)圖片信息敏感的人，你可以找一個(gè)心智繪圖工具，像FreeMind就很管用。

IuseEvernotetomanagemylists.YoucanuseEvernoteanywhere,onmanydifferencedevices.Itstableofcontentsfeatureiswonderfulforlists.Withthisfeature,youcanselectanumberofnoteswhichcontainlistsandyoucancreateatableofcontentsnoteforthemallwithacoupleofclicks.Justdragyourlistnotestotheshortcutbarforeasyaccess.我使用Evernote來(lái)管理我的列表。

你可以隨時(shí)隨地使用Evernote，在許多不同的設(shè)備上都可以使用。

它的目錄這一特征功能對(duì)列表來(lái)說(shuō)非常棒。

有了這個(gè)功能，你可以選擇一些關(guān)鍵詞，鏈接這些表格，然后你只需要點(diǎn)擊幾下，就可以給這些關(guān)鍵詞創(chuàng)建一個(gè)目錄。

只要把你的列表關(guān)鍵詞拽到你的快捷欄上，你就可以方便使用了。

2.Createandmanagecollectionsofreferencematerialandpeople.2.創(chuàng)建并管理參考資料，參考人員合集Youhavereferencematerialyouneedtoaccessatwork,suchaspricelistsandoperationsmanuals.Youalsohavereferencematerialforhome.Yourhomereferencematerialmightincludeinsurancepoliciesandmanualsforyourcarandsecuritysystem.在工作時(shí)需要查閱一些參考資料，像價(jià)格表和操作手冊(cè)。

同樣，在家也要有參考資料。

家用參考資料可能包括汽車和安保系統(tǒng)的保單資料或手冊(cè)等。

Ifyourworkreferencematerialhasbeendigitized,storeitinEvernote.Keepprintedmaterialinafilingcabinet,oronashelf.如果你的工作參考資料已經(jīng)有電字版了，存在Evernote里。

然后把打印版存在一個(gè)檔案櫥窗里，或者檔案架上。

Mostofyourhomereferencematerialwontbedigitized.Storeinsurancepoliciesinafireproofsafe,andothermaterial,likemanualsandtaxreturns,onashelf,orinadrawer.Digitizehomereferencematerialwhenyouhavetime,butkeeptheoriginals.你的家用參考資料大多數(shù)沒有電子版。

將保單存在一個(gè)防火保險(xiǎn)箱里，還有其它材料，像手冊(cè)和退稅材料，把它們存放在一個(gè)架子上，或者抽屜里。

當(dāng)你有時(shí)間時(shí)，將家用材料制成電子版，不過(guò)要保留原始資料。

Vital:makelistsofyourreferencematerials,soyouknowwhereaspecificreferenceisstored.KeeptheselistsinEvernote.至關(guān)重要的一點(diǎn)：

將你的參考資料制成表格，這樣你就知道每一份參考資料存在哪里了。

然后把這些表格存在Evernote里。

3.OrganizelonglistsandfoldersfromAtoZ.3.將你那長(zhǎng)長(zhǎng)的表格和文件夾按照A-Z排列Youneedawaytoorganizelonglistsandfoldersofmaterial.Theeasiestwayistosortmaterialsalphabetically.Youcanalsosortyourmaterialbydate.Youmayalsowanttouseacombinationofboth.你需要一個(gè)方法來(lái)排列那長(zhǎng)長(zhǎng)的表格和資料夾。

最簡(jiǎn)單的整理方式是按照字母順序。

你也可以按照時(shí)間順序來(lái)整理。

可能也會(huì)兩種排列方式兼用。

Forexample,ifyoureorganizingworkmaterialonyourcomputer,youmaychoosetocreateanewfolderforeachyear,thensub-foldersforeachmonth,orsub-foldersforeachclient.舉個(gè)例子，如果你正在你的電腦上整理工作資料，你可以按照年份創(chuàng)建一個(gè)新的文件夾，然后按照月份創(chuàng)造子文件夾，或者按照不同客戶來(lái)創(chuàng)建。

4.Archiveoldandout-of-datematerials.4.將舊資料或者過(guò)時(shí)不用的資料歸檔Decidewhenyoullarchivematerialsyounolongerneed,bothonyourcomputer,andprintmaterials.Youcanchoosetoarchiveonceayear.However,archivingonceamonthcanbemoreefficient.決定好什么時(shí)候你會(huì)將不再需要的資料歸檔，既要存在電腦里，又要打印出來(lái)。

你可以選擇每年歸檔一次。

不過(guò)，每月資料歸檔一次更為有效。

Ifyouchoosetoarchiveonceamonth,schedulesometimeonthelastworkingdayofthemonth.如果你選擇每月整理一次，最好計(jì)劃在在每個(gè)月的最后一個(gè)工作日的什么時(shí)間。

Movecomputermaterialstoarchivefolders.Buylargeplasticarchiveboxesforprintmaterials,andmovematerialsfromyourfilingcabinetstothearchiveboxes.Addlabelstoyourboxes,soyoucanseewhattheycontainataglance.整理電腦資料，歸檔成文件夾。

購(gòu)買一些大的塑料檔案夾，用來(lái)整理打印材料，然后將材料從你的文件櫥窗中移到檔案盒里。

在你的盒子上添加標(biāo)簽，這樣你就可以一眼看出盒子里裝的什么文件了。

Somethingsneedtohappenonspecificdates,soifyouhavelotsofprintmaterials,youneedaticklerfile.Ticklersaredate-labelledfolders,oneforeachdayofthemonth.Fileyourmaterialsintheappropriatefuturedaysfolder,soyoucandealwiththecontentsonthatday.Youcancreateseparateticklerfilesforworkandforhome.5.有些事情發(fā)生在一些特殊的日子里，所以如果你有很多的打印材料，需要一個(gè)備忘錄文件。

備忘錄是一些按照時(shí)間標(biāo)記的文件夾，每個(gè)文件夾對(duì)應(yīng)一個(gè)月里的每一天。

將你的材料放在將來(lái)需要使用的那天的文件夾中，這樣你就可以在那一天處理這件事了。

可以分別創(chuàng)建工作和家用備忘錄。

Needacomputerticklerfile?Evernotesremindersworkwell.Youllberemindedofnotesonanydateyouchoose.需要一個(gè)電腦備忘錄嗎？Evernote的提醒事項(xiàng)功能就很好用。

它會(huì)在你選中的那天提醒你。

6.Decidewhetheryoureoptimizingmaterialforstoringorretrieving.6.選擇你整理的材料是用來(lái)存儲(chǔ)的還是為了查閱的Ifyouthinkyoullrarelyneedtolookatsomethingagain,archiveitinanarchivebox,orinanarchivefolderonyourcomputer.Thesekindsofmaterialsincludeoldtaxreturns,completedprojectfiles,materialsforeventslikeweddingsafterthebigday,andphotos.如果有些東西你很少需要看了，把它歸檔，或者存到一個(gè)電腦文件夾里。

這類材料包括舊的退稅單，已完成的項(xiàng)目文件，一些重要日子像結(jié)婚的一些材料，還有照片。

Thingsyouneeddaily,likepasswords,timetablesandpricelists,needtobestoredsoyoucanretrievetheminseconds.Putprintmaterialwithinarmsreach,andstoredigitalmaterialssoyoucanaccessthemwithjustaclick.還有些日常需要的，像是密碼，時(shí)間表和價(jià)目表，需要存起在你可以很快找到的地方。

把這類材料的打印版放在手邊，把電子版也放在點(diǎn)擊兩下就可以打開的地方。

7.Buildproductivehabits:establishadailyroutinetomanageinformation.7.養(yǎng)成高效習(xí)慣：

學(xué)會(huì)每天例行整理信息Informationarrivesconstantly.Emailcanbeahassle,soestablishaninboxzerohabit.Beruthless.Delete,delete,delete.Scheduleemailreplies,orreplyimmediately,withasshortaresponseaspossible.Checkyouremailnomorethreetimesaday.信息不間斷的出現(xiàn)。

Email可能會(huì)很麻煩，所以要養(yǎng)成一個(gè)收件箱清空的習(xí)慣。

殘忍一些。

刪除，刪除，再刪除。

計(jì)劃時(shí)間統(tǒng)一回復(fù)郵件，或者馬上回復(fù)，回復(fù)要盡可能的短。

每天檢查郵件要不超過(guò)三次。

Atwork,ifyourenotsurewhereadocumentbelongs,storeitonyourphysicalorcomputerdesktop.Fileeverythingonbothdesktopsattheendoftheworkingday.工作時(shí)，如果你不確定，某個(gè)文件的放在哪，就把他放在桌子上，或者電腦桌面上。

在工作日結(jié)束之前，將桌子或電腦桌面上所有東西歸檔。

Athome,dealwiththedaysmailimmediately,andtrashwhatyoucan.Puteverythingthatneedsaresponseinyourticklerfile.在家里，要立即回復(fù)日常郵件，丟掉可以丟掉的東西。

把所有需要回復(fù)的放在備忘錄里。

8.Cutdownoninputsoyoucanfocusonoutput.8．切斷輸入，專注輸出Considergoingonaninformationdietsoyoucanbemoreproductive:考慮一下來(lái)一個(gè)信息節(jié)食，你可能變得更加高效。

Likeanygooddiet,theinformationdietworksbestifyouthinkaboutitnotasdenyingyourselfinformation,butasconsumingmoreoftherightstuffanddevelopinghealthyhabits.像任何好的控制飲食的方法，如果你不認(rèn)為這是在要求自我拒絕信息的話，信息控制這個(gè)方法很有效，不過(guò)當(dāng)你更多的是在消化正確的東西，養(yǎng)成健康的習(xí)慣的時(shí)。

Howmuchofyourinformationoverloadisjustahabit?YoumaydecidethatyoudontneedtocheckFacebookthreetimesaday.信息超載多少才是一個(gè)好的習(xí)慣呢？你可以決定每天不必上三次Facebook？9.定期休息一下，以免被壓垮TrythisusefulfreeWebapp:DoNothingforTwoMinutes.Asthenamesuggests,youreencouragedtodonothingonyourcomputerfortwominutes.Ifyoutouchyourmouseoryourkeyboard,youfail.試一下這個(gè)有效又免費(fèi)的網(wǎng)頁(yè)應(yīng)用：

兩分鐘啥也不做（DoNothingforTwoMinutes）。

就像名字一樣，你被鼓勵(lì)在你的電腦上什么也不做兩分鐘。

如果你動(dòng)了你的鼠標(biāo)或者鍵盤，你就失敗了。

Thisappencouragesyoutotakebreaks.Notonlydoesabreakclearyourmind,itreducesstress.Thinkofthetwominutesasawayofrebootingyourbrain.這個(gè)應(yīng)用鼓勵(lì)你休息一下。

不僅僅是讓你清醒一下頭腦，它還幫你減壓。

把這兩分鐘想成一種重新啟動(dòng)你的大腦的方法、10.Prioritizeitemsdaily,weekly,andmonthly.10.把每天、每月、每年的事項(xiàng)按照優(yōu)先次序排列好Youllfeeloverwhelmedandoverloadedwithinformationunlessyousetpriorities.Atthestartofeachmonth,createaprioritieslistwhichwillhelpyoutoachieveyourgoals.Thenbreakthelistdo