機(jī)關(guān)內(nèi)部會(huì)議室管理制度

機(jī)關(guān)內(nèi)部會(huì)議室管理制度第一章總則

為確保機(jī)關(guān)內(nèi)部會(huì)議室的高效管理和使用，提高會(huì)議質(zhì)量，明確會(huì)議紀(jì)律，特制定本管理制度。

一、本制度適用于機(jī)關(guān)內(nèi)部所有會(huì)議室的使用、管理和維護(hù)。

二、會(huì)議室使用應(yīng)遵循公開(kāi)、公平、共享原則，確保各部門(mén)合理使用會(huì)議室資源。

三、各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議流程進(jìn)行會(huì)議組織，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

四、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)是各部門(mén)工作的重要組成部分，各部門(mén)應(yīng)高度重視，確保會(huì)議決策的執(zhí)行。

五、會(huì)議室管理人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，加強(qiáng)會(huì)議室的日常管理和維護(hù)，確保會(huì)議室設(shè)施設(shè)備完好，為會(huì)議提供良好的環(huán)境。

六、違反本制度規(guī)定，造成不良影響的，將按照機(jī)關(guān)相關(guān)規(guī)定，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。

七、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如需對(duì)本制度進(jìn)行修訂，由機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)組織修訂。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議申請(qǐng)

1.會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)為機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門(mén)負(fù)責(zé)人或其指定的工作人員。

2.會(huì)議申請(qǐng)人需提前三個(gè)工作日向機(jī)關(guān)辦公室提交書(shū)面會(huì)議申請(qǐng)，申請(qǐng)書(shū)中應(yīng)明確會(huì)議主題、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、所需設(shè)備等。

3.機(jī)關(guān)辦公室收到會(huì)議申請(qǐng)后，應(yīng)在兩個(gè)工作日內(nèi)完成審核，確認(rèn)會(huì)議室使用安排，并通過(guò)書(shū)面形式通知會(huì)議申請(qǐng)人。

二、會(huì)議通知

1.會(huì)議申請(qǐng)人收到機(jī)關(guān)辦公室的會(huì)議室安排確認(rèn)后，應(yīng)及時(shí)向參會(huì)人員發(fā)出會(huì)議通知。

2.會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等內(nèi)容，并要求參會(huì)人員提前準(zhǔn)備相關(guān)材料。

三、會(huì)議簽到

1.會(huì)議開(kāi)始前，由會(huì)議申請(qǐng)人或指定人員負(fù)責(zé)會(huì)議簽到工作，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。

2.簽到表應(yīng)記錄參會(huì)人員姓名、部門(mén)、簽到時(shí)間等信息，并在會(huì)議結(jié)束后提交給機(jī)關(guān)辦公室存檔。

四、會(huì)議主持與記錄

1.會(huì)議應(yīng)由主持人按照議程進(jìn)行，主持人負(fù)責(zé)維持會(huì)議秩序，確保會(huì)議高效進(jìn)行。

2.會(huì)議記錄人應(yīng)記錄會(huì)議主要議題、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等，形成會(huì)議紀(jì)要。

五、會(huì)議紀(jì)要

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在三個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理，并將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員及機(jī)關(guān)辦公室。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、主要議題、討論結(jié)果、決策事項(xiàng)等內(nèi)容。

六、會(huì)議決策的執(zhí)行與反饋

1.各部門(mén)應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)進(jìn)行落實(shí)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將執(zhí)行情況反饋給機(jī)關(guān)辦公室。

2.機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤、督促，確保決策得到有效落實(shí)。

七、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后對(duì)本次會(huì)議的效果、存在問(wèn)題等進(jìn)行總結(jié)，并提出改進(jìn)措施。

2.會(huì)議總結(jié)報(bào)告應(yīng)在五個(gè)工作日內(nèi)提交給機(jī)關(guān)辦公室，作為今后會(huì)議管理的參考。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要完成后，應(yīng)由會(huì)議申請(qǐng)人或主持人進(jìn)行初步審核，確保記錄準(zhǔn)確無(wú)誤。

2.審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)提交給機(jī)關(guān)辦公室進(jìn)行最終審批。

3.機(jī)關(guān)辦公室應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后的兩個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并將審批后的會(huì)議紀(jì)要正式發(fā)布給相關(guān)部門(mén)和人員。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行責(zé)任分配

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的決策事項(xiàng)和行動(dòng)計(jì)劃，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)確保會(huì)議紀(jì)要中涉及本部門(mén)的決策事項(xiàng)得到有效執(zhí)行，并對(duì)執(zhí)行結(jié)果負(fù)責(zé)。

三、會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的跟蹤

1.機(jī)關(guān)辦公室應(yīng)建立會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的跟蹤機(jī)制，定期檢查和督促各部門(mén)按計(jì)劃執(zhí)行會(huì)議決策。

2.跟蹤過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)執(zhí)行不力或存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門(mén)反饋，并協(xié)助解決。

四、會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行結(jié)果的反饋

1.各責(zé)任部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)向機(jī)關(guān)辦公室反饋會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行結(jié)果。

2.反饋內(nèi)容應(yīng)包括已完成的任務(wù)、未完成的任務(wù)及其原因、需要協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題等。

五、會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的評(píng)估與報(bào)告

1.機(jī)關(guān)辦公室應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，分析存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施。

2.每季度至少組織一次會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的全面評(píng)估，并向機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層報(bào)告評(píng)估結(jié)果。

六、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.審批發(fā)布的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)進(jìn)行電子和紙質(zhì)雙份歸檔，確保資料的可追溯性。

2.會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔后，機(jī)關(guān)內(nèi)部人員可根據(jù)工作需要查閱，機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)提供相應(yīng)的查閱服務(wù)。

七、會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的公開(kāi)與透明

1.為提高會(huì)議決策的透明度，機(jī)關(guān)辦公室可定期將會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況向機(jī)關(guān)全體人員公示。

2.公示內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議決策的執(zhí)行進(jìn)度、存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施等，以促進(jìn)各部門(mén)間的溝通與協(xié)作。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂與使用

1.機(jī)關(guān)各部門(mén)需使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)提前按照規(guī)定流程提交會(huì)議申請(qǐng)，經(jīng)機(jī)關(guān)辦公室審核批準(zhǔn)后方可使用。

2.會(huì)議室使用應(yīng)遵循先申請(qǐng)、先安排的原則，機(jī)關(guān)辦公室有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議室分配。

3.會(huì)議室預(yù)訂確認(rèn)后，如需取消或變更，會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)至少提前一個(gè)工作日通知機(jī)關(guān)辦公室。

二、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.使用會(huì)議室的部門(mén)應(yīng)愛(ài)護(hù)設(shè)備，遵守操作規(guī)程，不得擅自拆卸或更改設(shè)備設(shè)置。

3.如在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告給機(jī)關(guān)辦公室，由專(zhuān)人聯(lián)系維修。

三、會(huì)議室環(huán)境與布置

1.會(huì)議室應(yīng)保持整潔、安靜，禁止在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配置必要的會(huì)議用品，如紙張、筆、投影儀等。

3.會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)根據(jù)會(huì)議需要，提前安排會(huì)議室的布置，并在會(huì)議結(jié)束后恢復(fù)原狀。

四、會(huì)議室使用時(shí)間規(guī)定

1.會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)議室申請(qǐng)人或指定人員應(yīng)提前到場(chǎng)，檢查設(shè)備是否正常，確保會(huì)議按時(shí)開(kāi)始。

2.會(huì)議結(jié)束后，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)清理會(huì)議室，確保不影響下一場(chǎng)會(huì)議的使用。

五、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)采取措施確保會(huì)議安全，如設(shè)置門(mén)禁、監(jiān)控等。

2.會(huì)議室內(nèi)討論的內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露敏感信息。

3.機(jī)關(guān)辦公室應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室的安全與保密措施進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。

六、會(huì)議室使用費(fèi)用管理

1.機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門(mén)使用會(huì)議室，原則上不收取費(fèi)用。

2.如涉及特殊設(shè)備或外部服務(wù)，產(chǎn)生的費(fèi)用由使用部門(mén)承擔(dān)，并按照相關(guān)規(guī)定報(bào)銷(xiāo)。

七、會(huì)議室管理違規(guī)處理

1.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的部門(mén)或個(gè)人，機(jī)關(guān)辦公室有權(quán)進(jìn)行提醒、警告，直至?xí)和Ｆ鋾?huì)議室使用權(quán)限。

2.因違規(guī)行為造成會(huì)議室設(shè)備損壞或遺失的，責(zé)任人應(yīng)按照機(jī)關(guān)相關(guān)規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸機(jī)關(guān)辦公室所