管理費用核算崗位的工作流程

管理費用核算崗位的工作流程（一）部門日常費用審核原始憑證完整、合法、金額正確→審核并更正原始憑證按規(guī)范粘貼和折疊→審核審批手續(xù)是否完備→審核部門費用支出進(jìn)度（如超季度計劃除分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，還須報總經(jīng)理審批；如超年度計劃額度，可拒絕報銷）→編制記賬憑證借：管理費用—相關(guān)明細(xì)科目（部門專項）貸：現(xiàn)金/銀行存款/其他應(yīng)收款→涉及現(xiàn)金的憑證傳出納崗，不涉及現(xiàn)金的憑證傳主管崗復(fù)核。注：A非工資性費用支出須取得稅務(wù)局監(jiān)制的發(fā)票或收據(jù)，填寫規(guī)范，大小寫一致，無涂改痕跡，增值稅票須嚴(yán)格遵守填寫規(guī)范。B保證憑證及附件左上角整齊，附件長寬折疊以記賬憑證大小為度，不能帶有訂書釘。C費用審核依據(jù)《2001年費用控制辦法》、《差旅費開支范圍及標(biāo)準(zhǔn)》、《通訊費管理辦法》等，其要點有：計劃額度內(nèi)費用須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部長審批；計劃外費用須有總經(jīng)理批示的報告；市內(nèi)交通費、通訊費須經(jīng)總經(jīng)辦登記；招聘費用須有人力資源部部長審核；差旅費須附審批后的行程安排表，招待費須附經(jīng)審批的招待費用明細(xì)表。D準(zhǔn)確使用明細(xì)科目（見科目表），正確選取專項。E支取現(xiàn)金的憑證編制完畢，若遇出納無現(xiàn)金時，應(yīng)暫時保存記賬憑證，待出納取回現(xiàn)金時通知領(lǐng)款。F報銷人有前期欠款時，報銷費用一律先沖抵欠款。（二）資金付出1、審核月度資金計劃每月28日根據(jù)年度費用計劃、相關(guān)往來賬及合同→審核管理部門下月資金使用計劃→匯總資金計劃→報財務(wù)部長審批注：研究開發(fā)中心的合同執(zhí)行費、行政事務(wù)部維修購置費、人力資源部大型培訓(xùn)費、財務(wù)部稅款及利息支出、黨群部群團(tuán)活動費等預(yù)見性較強的專項費用，需在月度資金計劃中報出。2、審核付款及報賬（1）根據(jù)月度資金計劃核查付款項目→審核“付款審批單”審批手續(xù)是否完備→登記資金計劃→出納崗付款注：付款金額計劃內(nèi)10萬元以下的，直接傳出納崗付款，計劃內(nèi)10萬元以上或計劃外款項須經(jīng)財務(wù)部長或財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。（2）簽收出納崗傳來的“付款審批單”及銀行付款憑證（或附發(fā)票）→收受管理部門相關(guān)人員交來的發(fā)票→審核發(fā)票上的審批手續(xù)是否完備→審核銀行票據(jù)存根上是否有領(lǐng)用或收款人簽字→編制記賬憑證借：管理費用相關(guān)明細(xì)科目貸：銀行存款→傳主管崗復(fù)核注：A付款時除預(yù)付款項或臨時外出采購的外，須憑發(fā)票。B款項付出后，督促支票一星期內(nèi)報賬，匯票兩星期內(nèi)報賬。（三）特殊費用核算1、辦公用品入庫與領(lǐng)用（1）入庫：審核支票存根與發(fā)票對應(yīng)→審核發(fā)票金額、數(shù)量是否與入庫單一致→編制記賬憑證借：低值易耗品---辦公用品庫貸：銀行存款或現(xiàn)金→涉及現(xiàn)金的憑證傳出納崗，不涉及現(xiàn)金的憑證傳主管崗復(fù)核（2）領(lǐng)用：月末審核辦公用品明細(xì)賬→審核辦公用品庫傳來的領(lǐng)用匯總表→編制辦公用品領(lǐng)用憑證借：管理費用/營業(yè)費用辦公用品（部門專項）----清潔費貸：低值易耗品辦公用品庫→傳主管崗復(fù)核注：A辦公用品由行政事務(wù)部按部門上報計劃，控制統(tǒng)一購進(jìn)，辦理入庫手續(xù)，由各部門按月領(lǐng)用。B年末組織對辦公用品進(jìn)行盤點。2、修理費（1）汽車維修審核車隊核算員傳來的車輛運行費用→審核車隊核算員輔助賬并簽章→編制記賬憑證借：管理費用修理費—相關(guān)明細(xì)科目貸：現(xiàn)金/銀行存款→涉及現(xiàn)金的憑證傳出納崗，不涉及現(xiàn)金的憑證傳主管崗復(fù)核注：若已通過銀行付出款項，應(yīng)將支票存根與出納傳來的付款審批單匹配。（2）零星維修根據(jù)行政事務(wù)部傳來的修理發(fā)票→審核發(fā)票是否注明修理項目及承擔(dān)部門（如有承擔(dān)部門，須部門負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可）→編制記賬憑證借：管理費用/制造費用修理費—相關(guān)明細(xì)科目貸：現(xiàn)金/銀行存款→涉及現(xiàn)金的憑證傳出納崗，不涉及現(xiàn)金的憑證傳主管崗復(fù)核注：考慮到由行政事務(wù)統(tǒng)一組織的廠房設(shè)施維修，由行政事務(wù)部統(tǒng)一結(jié)算，故維修也可能涉及管理費用以外的制造費用等。（3）維修物資①入庫：審核支票存根與發(fā)票對應(yīng)→審核發(fā)票金額、數(shù)量是否與入庫單一致→編制記賬憑證借：工程物資專用材料—維修材料貸：銀行存款或現(xiàn)金→涉及現(xiàn)金的憑證傳出納崗，不涉及現(xiàn)金的憑證傳主管崗復(fù)核②領(lǐng)用：每季度末審核維修物資明細(xì)賬→審核倉庫傳來的領(lǐng)用匯總表→編制維修物資領(lǐng)用憑證借：管理費用/制造費用修理費（相關(guān)明細(xì)科目）貸：工程物資專用材料—維修材料→傳主管崗復(fù)核注：A維修物資指由行政事務(wù)部根據(jù)修理需要購入的木材等，供木工房零星領(lǐng)出應(yīng)用。B審核具體依據(jù)《工程維修物資核算管理辦法》。C年末組織對維修物資進(jìn)行盤點。3、研究開發(fā)費審核產(chǎn)品開發(fā)中心傳來的發(fā)票→編制記賬憑證借：管理費用研究開發(fā)費貸：現(xiàn)金/銀行存款→涉及現(xiàn)金的憑證傳出納崗，不涉及現(xiàn)金的憑證傳主管崗復(fù)核注：A若已通過銀行付出款項，應(yīng)將支票存根與出納傳來的付款審批單匹配。B研究開發(fā)費包括產(chǎn)品開發(fā)中心購買檢驗實驗工具器具（按固定資產(chǎn)管理的除外）、實驗藥材、實驗費用、臨床費用、中藥品種保護(hù)費等。4、無形資產(chǎn)攤銷月末攤銷無形資產(chǎn)→編制記賬憑證借：管理費用無形資產(chǎn)攤銷貸：無形資產(chǎn)→傳主管崗復(fù)核注：無形資產(chǎn)按10年攤銷，每月攤銷金額=原值/（10*12）（四）財務(wù)費用簽收出納崗傳遞來的利息收入、利息支出、手續(xù)費結(jié)算單→登記資金計劃→編制記賬憑證借：財務(wù)費用相關(guān)明細(xì)科目貸：銀行存款→傳主管崗復(fù)核注：根據(jù)利息支出時間、金額及時向出納查詢余額是否足夠支付利息，提醒出納及時劃轉(zhuǎn)資金保證付息。（五）貸款、還款簽收出納傳來的銀行貸款上賬憑證或還款憑證→登記貸款期限、還款日期、利率→編制記賬憑證借：銀行存款借：短期借款貸：短期借款貸：銀行存款→傳主管崗復(fù)核注：A憑證摘要欄須注明貸款起止日期、利率。B根據(jù)還款時間、金額編入財務(wù)部月度資金計劃中，及時提醒財務(wù)部長安排還貸資金。（六）其他應(yīng)收款核算及管理1、借款：審核是否還清前欠款→審核借款額度→登記還款時間→編制記賬憑證借：其他應(yīng)收款貸：現(xiàn)金→出納崗注：A前欠不清者，拒絕再借。B摘要欄中須注明借款用途、還款日期。2、還款：開具還款收據(jù)→傳出納崗收款→根據(jù)出納崗收款簽字后的收據(jù)第三聯(lián)編制記賬憑證借：現(xiàn)金貸：其他應(yīng)收款→出納崗3、清理、催收：（1）直接從借款人報銷費用中扣還，并及時將欠款人名單通知其他崗位。（2）月末倒數(shù)第2天清理各部門人員借款情況→編制“部門借款情況明細(xì)表”（列明借款人、借款金額、是否逾期）→下發(fā)各部門提醒借款人歸還→截至5日到期仍有未還款者→編制“扣款明細(xì)表”（列明應(yīng)扣款人、本月扣款金額）→通知工資福利崗從借款人工資中扣除（如涉及銷售人員扣款，傳遞給銷售會計予以扣款）注：欠款逾期未還者，報銷費用款一律先沖減欠款。（七）管理性工作1、每月10日根據(jù)部門費用計劃額度出具費用通報，下發(fā)至各部門負(fù)責(zé)人，并提請超支或有超支跡象的部門注意。2、每季度結(jié)束后15天出具費用分析報告，能為公司費用管理控制提出合理化建議。3、參與制定和完善公司費用控制辦法。4、參與年度費用控制計劃的制定。5、及時清理催