高校食堂信息化采購的問題及對策

高校食堂信息化采購的問題及對策摘要：高校食堂采購是高校食堂管理中的重要模塊，高效率的高校食堂后勤采購，既可以保證實(shí)體經(jīng)營的高效，又可以保證高校后勤社會化改革的公平與效率。在信息化飛速發(fā)展的今天，高校運(yùn)用信息化采購已經(jīng)成為大勢所趨，本文對目前高校食堂采購管理和信息化建設(shè)方面存在的問題進(jìn)行了深入地分析，并提出了高校食堂信息化采購問題的解決對策。

關(guān)鍵詞 ：高校；采購；信息化

高校的食堂管理工作是后勤系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分，食堂不僅承擔(dān)著為師生和管理人員服務(wù)的職能，同時(shí)還肩負(fù)著管理育人和服務(wù)育人的職責(zé)。特別是在當(dāng)前市場化改革的形式下，食堂管理工作直接影響著師生的身體健康和校園穩(wěn)定。在當(dāng)前物價(jià)上漲和市場化競爭加劇的形式下，食堂的采購管理工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。信息化采購是將傳統(tǒng)食堂采購工作通過管理信息系統(tǒng)的方式進(jìn)行管理和實(shí)現(xiàn)，通過對原材料源頭進(jìn)行跟蹤管理，一方面提高了原材料采購質(zhì)量，保障了食品安全，另一方也提高了采購和管理效率，提升了后勤系統(tǒng)的服務(wù)水平。

一、高校食堂信息化采購管理的意義

后勤物資需求種類繁多，主要是由于高校后勤保障項(xiàng)目、品種的逐步增加,因此高校的投資也迅猛增加到后勤采購上。高校后勤采購管理工作與高校的后勤物資的優(yōu)化發(fā)展問題有著緊密的聯(lián)系，要從未來發(fā)展的角度思考高校后勤物資采購管理。采購管理是對采購行為進(jìn)行的管理活動，它要求采購要滿足最高的效率和最低的成本，來達(dá)到自身經(jīng)營活動的需要。其中包括對供應(yīng)商、原材料等在內(nèi)的相關(guān)影響因素進(jìn)行計(jì)劃、實(shí)施和改進(jìn)等一系列過程，采購管理是高校后勤實(shí)體經(jīng)營管理的核心內(nèi)容。高校食堂原材料的價(jià)格穩(wěn)定、安全衛(wèi)生是采購管理的核心問題，通過實(shí)施高校信息化采購管理可以建立起行之有效的原材料準(zhǔn)入管理模式，提升原材料信息的共享和動態(tài)監(jiān)控，對原材料源頭進(jìn)行追蹤和信息反饋，實(shí)現(xiàn)信息一體化管理，有效提高采購的安全穩(wěn)定性和管理效能。

二、現(xiàn)階段高校后勤采購急需解決的問題

1.后勤管理經(jīng)驗(yàn)不足，管理方案相對落后。傳統(tǒng)的后勤管理對高校后勤采購有著重大影響?，F(xiàn)階段，我國高校雖然在實(shí)踐中摸索出一套自己的管理方案，但與西方資本主義發(fā)達(dá)國家相比，我國后勤物資采購在發(fā)展全局和發(fā)展速度上還是相對落后，在管理方面還有待提高和改善。

2.沒有明確的采購計(jì)劃。目前我國大部分高校在采購物資時(shí)都沒有制定明確的采購計(jì)劃，沒有嚴(yán)格的管理措施。在這樣的條件下高校采購必定是無章可循、混亂不堪，這不僅浪費(fèi)人力，更重要的是對學(xué)校資源和資金的浪費(fèi)，加大高校的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。

3.信息化管理存在嚴(yán)重缺陷。現(xiàn)代采購要求及時(shí)、準(zhǔn)確的采購信息，而原有的信息化管理極易導(dǎo)致采購信息的不準(zhǔn)確，進(jìn)而導(dǎo)致財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性，工作量提高、效率低，嚴(yán)重影響后勤采購的統(tǒng)計(jì)。所以，在采購中要求強(qiáng)化高校的信息化平臺，為采購物資提供及時(shí)、有效的市場信息，避免不必要的損失。

4.采購方式傳統(tǒng)，缺乏創(chuàng)新力度?，F(xiàn)階段大部分高校采用選擇性招標(biāo)，很難實(shí)現(xiàn)在不同的物資采購過程擇優(yōu)選擇，價(jià)格便宜化，達(dá)到節(jié)約成本的目的。因此，要突破傳統(tǒng)，進(jìn)行廣范圍的招標(biāo)，使采購管理開拓更廣的發(fā)展道路[1]。

三、高校后勤物資采購需加強(qiáng)管理措施

搭建新的信息化系統(tǒng)平臺。充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，建立集計(jì)劃、庫存管理、預(yù)警等一系列功能的采購管理信息系統(tǒng)平臺，保證采購信息的及時(shí)準(zhǔn)確，減少隨意、拖沓現(xiàn)象發(fā)生，提高工作效率。通過信息化系統(tǒng)，各個(gè)部門可以隨時(shí)了解庫存情況，制定有效的采購計(jì)劃，避免采購過多或者采購品種不全，提高工作效率，也是對高校采購人員廉潔采購有效措施[2]。

高校信息化采購作為一種全新的商業(yè)模式，不再通過人工采購，而是通過計(jì)算機(jī)來代替原有的買賣方式，通過電子網(wǎng)絡(luò)來聯(lián)系賣家。這種采購方式相比較傳統(tǒng)采購方式主要有以下幾個(gè)方面的優(yōu)勢：

1.采購周期能有效縮減。高?？梢酝ㄟ^信息化采購平臺進(jìn)行競價(jià)采購，沒有繁瑣的采購流程，節(jié)省時(shí)間，有效的縮短采購周期。

2.采購成本能有效節(jié)省。在信息化采購時(shí)，可以通過競價(jià)進(jìn)行選擇，可以獲得更為合理和低廉的價(jià)格。

3.信息化采購提供選擇有效供應(yīng)商的機(jī)會。信息化采購是先建立專業(yè)、可靠的采購物資信息系統(tǒng)平臺，采購高?？梢酝ㄟ^這個(gè)平臺選擇可靠性強(qiáng)、可信賴的合作商家，而且這個(gè)數(shù)據(jù)庫可以基本涵蓋全國范圍的商家，采購方高?？梢圆皇軈^(qū)域、行業(yè)的限制，數(shù)據(jù)庫的資源信息共享，獲得更多供應(yīng)商的資料，為選擇合適的供應(yīng)商提供支持。另一方面，高校不僅可以通過這個(gè)平臺及時(shí)了解市場資源信息，有效整合供應(yīng)商資信和資源，還可以通過這個(gè)平臺了解供應(yīng)商以往交易情況，客戶評價(jià)以及供應(yīng)商的履約情況，找到真正適合的供應(yīng)商[3]。

四、高校信息化采購存在的問題分析

現(xiàn)階段，我國高校食堂在一定程度上實(shí)現(xiàn)了信息化采購，但是由于食堂管理工作的復(fù)雜性，導(dǎo)致目前的信息化與食堂管理呈現(xiàn)低水平對接狀態(tài)，管理信息系統(tǒng)的功能沒有得到充分發(fā)揮。

1.信息化安全校驗(yàn)功能不夠完善

高校食堂需求的產(chǎn)品和原材料種類繁多、數(shù)量巨大且頻次極高，因此與供應(yīng)商的對接過程中產(chǎn)生大量的信息和數(shù)據(jù)。因此，高校食堂采購信息系統(tǒng)或者相應(yīng)的信息模塊需要具有一個(gè)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，從前期的產(chǎn)品產(chǎn)地信息跟蹤到物流配送過程，從入庫監(jiān)管到原材料消耗后的品質(zhì)反饋等各個(gè)方面，應(yīng)該專門設(shè)立一個(gè)信息準(zhǔn)入與查驗(yàn)的功能，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商、食堂和第三方監(jiān)管部門信息實(shí)時(shí)共享，這樣既節(jié)約了管理成本，也真正實(shí)現(xiàn)了對安全風(fēng)險(xiǎn)的防范和控制。

2.信息系統(tǒng)操作人員水平參差不齊

通過對國內(nèi)部分高校食堂的信息化采購調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多食堂的采購信息系統(tǒng)管理和操作人員對信息系統(tǒng)的理解有偏差，認(rèn)為信息化采購系統(tǒng)可有可無，作用不大，處于為了使用而使用的狀態(tài)。有的單位并沒有設(shè)立專人負(fù)責(zé)操作信息采購系統(tǒng)，由其他工作人員兼職負(fù)責(zé)，因此出現(xiàn)了信息漏錄和補(bǔ)錄現(xiàn)象。部分系統(tǒng)操作人員計(jì)算機(jī)操作水平較低，無法實(shí)時(shí)進(jìn)行產(chǎn)品信息的跟蹤錄入。這些問題都直接影響了采購信息化的實(shí)現(xiàn)和系統(tǒng)功能的真正發(fā)揮。

3.缺乏信息化采購的價(jià)格監(jiān)控機(jī)制

食堂信息化采購的功能除了對食品安全的監(jiān)控，同時(shí)優(yōu)化采購流程，節(jié)約采購成本功能也非常重要，通過采購信息系統(tǒng)建立高校供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫可以實(shí)現(xiàn)對供應(yīng)商的管理和篩選。采購信息系統(tǒng)不僅要有供應(yīng)商的基本產(chǎn)品信息，而且要有供應(yīng)商的資質(zhì)信息、營業(yè)執(zhí)照信息和完稅登記信息等基本信息，這些可以保障采購渠道的安全和正規(guī)，但是目前很多高校食堂的信息化系統(tǒng)缺乏這一監(jiān)管機(jī)制。特別是在價(jià)格監(jiān)控環(huán)節(jié)，采購管理系統(tǒng)沒有充分發(fā)揮實(shí)時(shí)跟蹤產(chǎn)品價(jià)格信息功能，并且缺乏價(jià)格的分析和決策支持分析功能設(shè)計(jì)，而有效的價(jià)格分析能夠幫助食堂做出較好的采購方案設(shè)計(jì)，并節(jié)約采購成本。

五、全面提高信息化采購管理的措施

1.樹立科學(xué)的信息管理理念。信息化采購也是由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變的過程，大部分高校在實(shí)踐過程中已經(jīng)有了一套流暢的采購程序。但隨著我國市場經(jīng)濟(jì)競爭越來越激烈，科技技術(shù)越來越發(fā)達(dá)的背景下，高校要跟上時(shí)代的步伐，應(yīng)樹立科學(xué)的信息管理理念，建立集成、快速與高效的采購管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全面高效的信息化采購。

2.加強(qiáng)信息化采購專業(yè)人才的培養(yǎng)。高校要實(shí)施信息化采購，必須招攬信息專業(yè)知識和商務(wù)管理的人才，重點(diǎn)培養(yǎng)。同時(shí)，日常生活中需要加強(qiáng)對采購人員的培訓(xùn)，提高采購效率[4]。

總之，高校實(shí)施信息化采購模式是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，在現(xiàn)代科技發(fā)展迅速的年代，傳統(tǒng)的采購模式已不能滿足時(shí)代的需求。當(dāng)前，高校要全面改善信息化采購管理的方式，與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)造發(fā)展高效率的適應(yīng)新時(shí)代的信息化采購方式，為高校采購開辟新的道路。