會議執(zhí)行管理制度

會議執(zhí)行管理制度第一章總則

一、為了加強(qiáng)會議管理，提高會議效率，確保會議決策的貫徹落實(shí)，根據(jù)公司相關(guān)管理制度，特制定本會議執(zhí)行管理制度。

二、本制度適用于公司各類會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會等。

三、會議應(yīng)遵循以下原則：

1.精簡、高效原則：減少會議次數(shù)，縮短會議時間，提倡高效溝通，杜絕形式主義。

2.計(jì)劃性原則：會議應(yīng)提前計(jì)劃，明確議題，確保會議目的明確，議題充分準(zhǔn)備。

3.民主、集中原則：充分發(fā)揚(yáng)民主，廣泛聽取意見，集中討論，形成決策。

4.責(zé)任制原則：會議決策事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任人和完成時間，確保決策落到實(shí)處。

四、會議組織者應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，確保會議的順利進(jìn)行。參會人員應(yīng)積極參與，認(rèn)真履行職責(zé)，共同維護(hù)會議紀(jì)律。

五、會議記錄應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，會議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定程序?qū)徟l(fā)布。

六、違反會議管理制度的行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定予以處理。

七、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如需對本制度進(jìn)行修訂，由公司管理部門提出，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后予以實(shí)施。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目的：會議組織者應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和管理要求，明確會議的主題和目的，確保會議議題具有針對性和實(shí)用性。

2.擬定會議議程：會議組織者應(yīng)制定會議議程，包括會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、各議題的討論順序等。

3.發(fā)送會議通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前至少3個工作日發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點(diǎn)、議程等相關(guān)事項(xiàng)，并要求參會人員做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。

4.準(zhǔn)備會議材料：會議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議所需的各類材料，包括議題背景資料、報(bào)告、方案等，并在會議召開前至少1個工作日發(fā)送給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議組織者負(fù)責(zé)簽到，確保參會人員準(zhǔn)時到會。

2.會議主持人：會議主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)會議進(jìn)程，確保會議按照議程進(jìn)行。

3.議題討論：會議主持人按照議程順序組織參會人員進(jìn)行議題討論，鼓勵大家充分發(fā)表意見，形成決策。

4.會議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

三、會議決策

1.表決：對于需要決策的議題，會議主持人應(yīng)組織參會人員進(jìn)行表決，形成會議決議。

2.決策記錄：會議組織者應(yīng)將會議決策內(nèi)容詳細(xì)記錄，包括決策事項(xiàng)、表決結(jié)果、責(zé)任人和完成時間等。

3.決策公示：會議決策事項(xiàng)應(yīng)在會議紀(jì)要中予以公示，以便全體員工了解和執(zhí)行。

四、會議總結(jié)

1.會議總結(jié)發(fā)言：會議結(jié)束時，由會議主持人對本次會議的成果和不足進(jìn)行總結(jié)，并對下一步工作提出要求。

2.收集會議反饋：會議組織者應(yīng)收集參會人員對會議的意見和建議，不斷改進(jìn)會議組織工作。

五、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要的編制：會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)在24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的編制，并經(jīng)會議組織者審核。

2.會議紀(jì)要的審批：會議紀(jì)要應(yīng)按公司規(guī)定程序進(jìn)行審批，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

3.會議紀(jì)要的發(fā)布：審批通過的會議紀(jì)要應(yīng)在2個工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門，以便落實(shí)會議決策。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的責(zé)任分配

1.會議紀(jì)要中明確的決策事項(xiàng)，應(yīng)明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確保每一項(xiàng)決策都有人負(fù)責(zé)執(zhí)行。

2.會議組織者應(yīng)與責(zé)任人溝通確認(rèn)，確保責(zé)任人理解決策內(nèi)容、目標(biāo)和要求，并具備執(zhí)行決策所需的資源和支持。

二、會議紀(jì)要的執(zhí)行監(jiān)督

1.責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要中的要求，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，包括關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、完成標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)期成果。

2.會議組織者或指定專人負(fù)責(zé)對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤，確保決策事項(xiàng)按計(jì)劃推進(jìn)。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，責(zé)任人應(yīng)及時向會議組織者報(bào)告，并尋求解決方案。

三、會議紀(jì)要的進(jìn)度反饋

1.責(zé)任人應(yīng)定期向會議組織者提供決策執(zhí)行的進(jìn)度報(bào)告，包括已完成的任務(wù)、正在進(jìn)行中的任務(wù)和遇到的問題。

2.會議組織者應(yīng)匯總各責(zé)任人的進(jìn)度報(bào)告，形成會議紀(jì)要執(zhí)行情況的總報(bào)告，并在下一次會議中進(jìn)行通報(bào)。

四、會議紀(jì)要的調(diào)整與優(yōu)化

1.根據(jù)執(zhí)行過程中的實(shí)際情況，會議組織者應(yīng)適時調(diào)整會議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)和執(zhí)行計(jì)劃。

2.對于執(zhí)行效果不佳的決策，應(yīng)分析原因，并提出改進(jìn)措施，以確保會議決策的最終落實(shí)。

五、會議紀(jì)要的閉環(huán)管理

1.會議紀(jì)要的執(zhí)行情況應(yīng)作為下一次會議的議題之一，進(jìn)行回顧和評估。

2.對于已完成的決策事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行總結(jié)，提取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的決策提供參考。

3.對于未完成的決策事項(xiàng)，應(yīng)繼續(xù)跟蹤，直至閉環(huán)，確保會議決策得到有效執(zhí)行。

六、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.審批通過的會議紀(jì)要應(yīng)進(jìn)行歸檔，便于日后查詢和追溯。

2.公司應(yīng)建立會議紀(jì)要的查閱制度，確保員工能夠方便地獲取到與自己工作相關(guān)的會議紀(jì)要信息。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，需提前向行政部門或指定管理人員提出申請，并提供會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等信息。

2.預(yù)訂會議室應(yīng)遵循先到先得的原則，對于沖突的預(yù)訂請求，由行政部門協(xié)調(diào)解決。

3.會議室預(yù)訂成功后，預(yù)訂人應(yīng)按時使用，如需取消或變更，應(yīng)提前通知行政部門。

二、會議室使用

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，嚴(yán)禁吸煙、進(jìn)食。

2.使用會議室時，應(yīng)愛護(hù)室內(nèi)設(shè)施，如遇設(shè)備故障，應(yīng)及時報(bào)告行政部門。

3.會議室內(nèi)不得隨意更改布局，如需調(diào)整，須提前向行政部門申請。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室內(nèi)設(shè)備由行政部門負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，使用前應(yīng)確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.非授權(quán)人員不得隨意操作會議室設(shè)備，以免造成損壞。

3.會議結(jié)束后，使用人員應(yīng)確保設(shè)備關(guān)閉，避免長時間待機(jī)消耗能源。

四、會議室清潔與維護(hù)

1.會議室內(nèi)應(yīng)定期進(jìn)行清潔，保持環(huán)境整潔。

2.使用會議室時，參會人員應(yīng)自覺保持衛(wèi)生，將垃圾放入指定垃圾桶。

3.如會議室內(nèi)設(shè)施損壞，應(yīng)及時報(bào)修，行政部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)維修事宜。

五、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)采取必要的安全措施，如防火、防盜等。

2.會議室內(nèi)涉及公司機(jī)密信息的討論，參會人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露。

3.會議結(jié)束后，應(yīng)確保攜帶個人物品離開會議室，避免遺失或泄露公司信息。

六、會議室使用情況的反饋

1.使用會議室的部門或個人，如有意見和建議，可向行政部門反饋，以便不斷優(yōu)化會議室管理。

2.行政部門應(yīng)定期收集會議室使用情況，對存在的問題進(jìn)行改進(jìn)，提高會議室使用效率。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公司管理部門所有。

二、本制度自發(fā)布之日