會議服務(wù)清單化管理制度

會議服務(wù)清單化管理制度第一章總則

為確保會議的效率與效果，提高會議服務(wù)質(zhì)量，規(guī)范會議管理工作，特制定本制度。會議服務(wù)清單化管理制度（以下簡稱“本制度”）適用于會議的組織、召開、管理及跟蹤落實的全過程。以下內(nèi)容為本制度總則部分，其余章節(jié)將詳細(xì)闡述會議流程、會議紀(jì)要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定及附則等內(nèi)容。

一、目的與原則

1.目的：本制度旨在建立標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的會議管理體系，確保會議的高效、有序進(jìn)行，提升決策效能，促進(jìn)組織內(nèi)部溝通與協(xié)作。

2.原則：

（1）明確會議目的，提倡務(wù)實高效，禁止形式主義；

（2）尊重與會人員，保障發(fā)言權(quán)利，倡導(dǎo)民主決策；

（3）嚴(yán)格控制會議規(guī)模、時間和頻率，減輕與會人員負(fù)擔(dān)；

（4）注重會議紀(jì)要的撰寫與跟蹤落實，確保會議成果的轉(zhuǎn)化。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司（或組織）內(nèi)部各類會議，包括但不限于：董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題協(xié)調(diào)會等；

2.對于特殊會議（如：外部接待、大型活動等），可根據(jù)實際情況在本制度基礎(chǔ)上進(jìn)行調(diào)整，并報請相關(guān)部門審批。

三、責(zé)任主體

1.會議組織者：負(fù)責(zé)會議的籌備、通知、組織、主持等工作；

2.會議紀(jì)要記錄人：負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的記錄、整理、分發(fā)及跟蹤落實；

3.與會人員：按時參加或請假，積極參與會議討論，認(rèn)真履行會議決策；

4.相關(guān)部門：負(fù)責(zé)會議室預(yù)定、設(shè)備維護(hù)、資料準(zhǔn)備等會務(wù)工作。

四、制度執(zhí)行與監(jiān)督

1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定開展會議管理工作；

2.公司（或組織）應(yīng)設(shè)立監(jiān)督機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)對本制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查、評估和改進(jìn)；

3.對于違反本制度規(guī)定，影響會議效率、效果的行為，應(yīng)予以通報批評或紀(jì)律處分。

五、修訂與廢止

1.本制度根據(jù)公司（或組織）業(yè)務(wù)發(fā)展需要，可適時進(jìn)行修訂；

2.本制度的修訂、廢止，由公司（或組織）最高決策機(jī)構(gòu)審批，并予以公告。

第二章會議流程

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，本章將詳細(xì)闡述會議的籌備、召開、進(jìn)行及結(jié)束的整個流程。

一、會議籌備

1.會議主題與目的：會議組織者應(yīng)根據(jù)實際工作需要，明確會議的主題與目的，確保會議的召開具有針對性和必要性。

2.會議通知：會議組織者需提前向與會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點(diǎn)、議程、參會人員、預(yù)期目標(biāo)等內(nèi)容。

3.會議資料準(zhǔn)備：會議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好與會議主題相關(guān)的資料，并在會前分發(fā)給與會人員，以便于大家提前了解會議內(nèi)容。

4.會議室預(yù)訂與布置：根據(jù)會議規(guī)模、形式和需求，提前預(yù)訂合適的會議室，并確保會議室內(nèi)的設(shè)備、設(shè)施正常運(yùn)行。同時，布置會議室，設(shè)置座位牌，確保與會人員有序入場。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，與會人員需簽到，以便于統(tǒng)計參會人數(shù)和人員。

2.會議開幕：會議組織者宣布會議開始，介紹與會人員，明確會議主題、目的和議程。

3.會議議程：按照預(yù)定議程，逐項進(jìn)行會議內(nèi)容。會議組織者應(yīng)確保會議內(nèi)容緊湊、高效，避免跑題和無效討論。

4.會議討論：會議組織者引導(dǎo)與會人員進(jìn)行充分、深入的討論，鼓勵大家發(fā)表意見和建議。

5.會議決策：針對會議議題，形成明確的決策結(jié)論。會議組織者應(yīng)對決策過程進(jìn)行記錄，確保決策結(jié)果的準(zhǔn)確無誤。

三、會議進(jìn)行

1.會議記錄：會議紀(jì)要記錄人應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，特別是決策結(jié)果、工作安排和責(zé)任分配等關(guān)鍵信息。

2.會議時間控制：會議組織者應(yīng)密切關(guān)注會議進(jìn)度，確保會議按時完成各項議程。

3.會議氛圍營造：會議組織者應(yīng)保持會議氛圍輕松、愉快，鼓勵與會人員積極發(fā)言，充分交流。

四、會議結(jié)束

1.會議總結(jié)：會議組織者對會議成果進(jìn)行簡要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)重要事項和下一步工作計劃。

2.散會：會議組織者宣布散會，與會人員有序離開會議室。

3.會議紀(jì)要整理與分發(fā)：會議紀(jì)要記錄人應(yīng)在會后盡快整理會議紀(jì)要，經(jīng)會議組織者審核后，分發(fā)給與會人員和相關(guān)人員。

4.會議跟蹤落實：會議紀(jì)要記錄人應(yīng)跟蹤會議決策的執(zhí)行情況，確保會議成果得到有效落實。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

會議紀(jì)要是會議成果的重要體現(xiàn)，對會議決策的執(zhí)行具有指導(dǎo)作用。本章將重點(diǎn)闡述會議紀(jì)要的整理、分發(fā)、跟蹤落實等環(huán)節(jié)，確保會議決策得到有效執(zhí)行。

一、會議紀(jì)要的整理

1.及時性：會議紀(jì)要記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后盡快整理會議紀(jì)要，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.內(nèi)容要素：會議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：

-會議時間、地點(diǎn)、參會人員；

-會議主題與議程；

-與會人員的發(fā)言摘要及主要觀點(diǎn)；

-會議決策結(jié)果、工作安排及責(zé)任分配；

-會議總結(jié)及下一步工作計劃。

3.格式規(guī)范：會議紀(jì)要應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，便于閱讀與存檔。

二、會議紀(jì)要的分發(fā)

1.范圍：會議紀(jì)要應(yīng)根據(jù)需要，分發(fā)給與會人員、相關(guān)部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

2.時間：會議紀(jì)要應(yīng)在整理完畢后1-2個工作日內(nèi)完成分發(fā)。

3.方式：可采用電子郵件、紙質(zhì)文件等形式分發(fā)會議紀(jì)要。

三、會議紀(jì)要的跟蹤落實

1.責(zé)任分配：會議紀(jì)要中明確的工作任務(wù)和責(zé)任分配，應(yīng)落實具體責(zé)任人。

2.進(jìn)度反饋：責(zé)任人需按照會議紀(jì)要要求，定期向會議紀(jì)要記錄人反饋工作進(jìn)度。

3.協(xié)調(diào)溝通：會議紀(jì)要記錄人應(yīng)主動與責(zé)任人溝通，了解工作進(jìn)展，協(xié)調(diào)解決問題。

4.到期提醒：會議紀(jì)要記錄人應(yīng)在工作任務(wù)到期前，提醒責(zé)任人按時完成工作。

5.跟蹤檢查：會議組織者或指定專人定期對會議紀(jì)要中的工作任務(wù)進(jìn)行跟蹤檢查，確保會議決策得到有效執(zhí)行。

四、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.歸檔：會議紀(jì)要整理完畢后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，便于查閱和追溯。

2.管理：建立會議紀(jì)要管理制度，明確會議紀(jì)要的保存期限、查閱權(quán)限等。

第四章會議室管理規(guī)定

會議室是公司（或組織）召開會議的重要場所，為保障會議的順利進(jìn)行，提高會議室使用效率，本章將詳細(xì)闡述會議室的管理規(guī)定。

一、會議室預(yù)訂

1.預(yù)訂流程：各部門需提前向會議室管理部門提交會議室預(yù)訂申請，注明會議時間、地點(diǎn)、參會人數(shù)等信息。

2.預(yù)訂原則：按照“先申請、先使用”的原則，合理安排會議室的使用。

3.審批權(quán)限：會議室管理部門負(fù)責(zé)審批會議室預(yù)訂申請，并對預(yù)訂情況進(jìn)行統(tǒng)一管理。

二、會議室使用

1.使用規(guī)范：會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，禁止吸煙、亂丟雜物等不文明行為。

2.設(shè)備使用：與會人員應(yīng)熟悉會議室設(shè)備的使用方法，如遇問題，及時聯(lián)系會議室管理部門解決。

3.會議室布置：根據(jù)會議類型和需求，提前布置會議室，確保會議設(shè)施、設(shè)備正常運(yùn)行。

三、會議室設(shè)備管理

1.設(shè)備維護(hù)：會議室管理部門應(yīng)定期檢查、維護(hù)會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.設(shè)備報修：如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時報修，并記錄故障原因、維修情況等信息。

3.設(shè)備更新：根據(jù)實際需要，會議室管理部門可提出設(shè)備更新、更換方案，報請相關(guān)部門審批。

四、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.衛(wèi)生保潔：會議室管理部門負(fù)責(zé)會議室的日常保潔工作，確保會議室環(huán)境整潔、衛(wèi)生。

2.定期消毒：針對會議室內(nèi)的公共物品，如話筒、桌面等，應(yīng)定期進(jìn)行消毒處理。

五、會議室安全管理

1.消防安全：會議室管理部門應(yīng)確保會議室消防安全設(shè)施齊全、有效，定期開展消防安全檢查。

2.人員安全：會議期間，應(yīng)確保會議室入口暢通，禁止無關(guān)人員進(jìn)入，保障與會人員安全。

3.資料保密：會議結(jié)束后，應(yīng)將涉密資料及時收回，防止泄露公司（或組織）內(nèi)部信息。

六、會議室使用反饋

1.使用評價：會議室管理部門應(yīng)收集與會人員對會議室使用情況的反饋意見，不斷改進(jìn)會議室管理工作。

2.問題整改：針對反饋意見，會議室管理部門應(yīng)及時整改，提升會議室服務(wù)質(zhì)量。

第五章附則

為確保本制度的貫徹執(zhí)行，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權(quán)