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文檔簡介
會議保障人員管理制度第一章總則
第一條目的與依據(jù)
本制度旨在規(guī)范會議保障人員的組織、管理、職責(zé)及行為,以提高會議效率,確保會議質(zhì)量,實現(xiàn)公司決策的科學(xué)化、規(guī)范化。本制度依據(jù)《中華人民共和國公司法》、《中華人民共和國行政監(jiān)察法》以及公司相關(guān)規(guī)章制度制定。
第二條適用范圍
本制度適用于公司內(nèi)部所有層級會議的保障人員,包括但不限于董事會、管理層會議、部門例會等。
第三條會議保障人員定義
會議保障人員是指為會議的順利進行提供必要服務(wù)和支持的各類人員,包括會議組織者、秘書、記錄人、服務(wù)人員等。
第四條基本原則
(一)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分工負(fù)責(zé)。會議保障工作應(yīng)在會議組織者的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進行,各保障人員按照分工承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
(二)規(guī)范操作,高效服務(wù)。保障人員應(yīng)嚴(yán)格按照本制度及工作流程操作,確保會議高效、有序進行。
(三)保守秘密,嚴(yán)守紀(jì)律。保障人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度和會議紀(jì)律,不得泄露會議內(nèi)容和討論情況。
第五條職責(zé)分配
(一)會議組織者負(fù)責(zé)制定會議計劃、確定會議議程、邀請參會人員、安排會議保障工作。
(二)會議秘書負(fù)責(zé)協(xié)助會議組織者進行會議籌備,確保會議資料齊全,指導(dǎo)記錄人完成會議記錄。
(三)會議記錄人負(fù)責(zé)準(zhǔn)確記錄會議內(nèi)容、整理會議紀(jì)要,并在會議結(jié)束后及時提交。
(四)服務(wù)人員負(fù)責(zé)會議室布置、設(shè)備檢查、會議期間的服務(wù)及會后場地清理等工作。
第六條培訓(xùn)與發(fā)展
公司應(yīng)定期對會議保障人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn),提升其專業(yè)技能和服務(wù)水平,同時為其職業(yè)發(fā)展提供通道和機會。
第七條監(jiān)督與考核
會議保障人員的工作應(yīng)接受公司相關(guān)部門的監(jiān)督與考核,對表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予表彰,對違反規(guī)定的人員進行相應(yīng)處罰。
本制度的后續(xù)章節(jié)將詳細闡述會議流程、會議紀(jì)要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定等內(nèi)容,以確保會議保障工作的順利進行。
第二章會議流程
一、會議籌備
1.會議組織者根據(jù)公司工作計劃及實際需要,確定會議主題、時間、地點和參會人員。
2.會議組織者制定會議議程,明確會議討論的重點、解決的問題及預(yù)期目標(biāo)。
3.會議秘書協(xié)助會議組織者進行會議籌備,包括通知參會人員、準(zhǔn)備會議資料、預(yù)定會議室等。
4.會議保障人員提前檢查會議室設(shè)備設(shè)施,確保會議期間正常使用。
二、會議召開
1.會議開始前,服務(wù)人員負(fù)責(zé)簽到、發(fā)放會議資料,并引導(dǎo)參會人員入場。
2.會議組織者宣布會議開始,介紹會議主題、議程和參會人員。
3.會議按照既定議程進行,各議題負(fù)責(zé)人對相關(guān)內(nèi)容進行報告、討論。
4.會議期間,會議記錄人負(fù)責(zé)準(zhǔn)確記錄會議內(nèi)容,特別是會議決策、意見和建議。
三、會議決策
1.會議組織者根據(jù)討論情況,組織參會人員進行決策。
2.決策過程要求充分發(fā)揚民主,尊重不同意見,確保決策的科學(xué)性、合理性。
3.會議決策結(jié)果應(yīng)明確、具體,具備可操作性。
4.會議記錄人將決策結(jié)果詳細記錄,以便會后形成會議紀(jì)要。
四、會議總結(jié)
1.會議組織者在會議結(jié)束時進行簡要總結(jié),強調(diào)會議決策的執(zhí)行和落實。
2.會議組織者指定相關(guān)人員負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的整理和分發(fā)。
3.會議組織者對參會人員表示感謝,并鼓勵大家積極參與公司各項工作。
五、會議結(jié)束
1.會議結(jié)束后,服務(wù)人員負(fù)責(zé)整理會議室,確保場地干凈整潔。
2.會議記錄人在規(guī)定時間內(nèi)完成會議紀(jì)要的整理,提交給會議組織者審核。
3.會議組織者對會議紀(jì)要進行審核,確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤,并將會議紀(jì)要分發(fā)給相關(guān)人員。
本章詳細闡述了會議流程的五個階段,旨在確保會議的順利進行,提高會議效率。后續(xù)章節(jié)將繼續(xù)介紹會議紀(jì)要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定等內(nèi)容。
第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實
一、會議紀(jì)要的整理與分發(fā)
1.會議記錄人根據(jù)會議內(nèi)容和決策結(jié)果,整理會議紀(jì)要,確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。
2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、主要議題、討論情況、決策結(jié)果等關(guān)鍵信息。
3.會議紀(jì)要整理完成后,提交給會議組織者進行審核。
4.會議組織者對會議紀(jì)要進行認(rèn)真審核,確保無誤后,分發(fā)給相關(guān)人員,包括但不限于參會人員、執(zhí)行部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
二、會議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤
1.各執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的決策內(nèi)容,制定具體的實施方案和工作計劃。
2.會議組織者或指定專人負(fù)責(zé)跟蹤會議決策的執(zhí)行情況,定期了解進展,確保決策落實到位。
3.對于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難,應(yīng)及時向會議組織者匯報,尋求解決方案。
4.會議組織者可根據(jù)實際情況,調(diào)整執(zhí)行計劃,確保會議決策的有效實施。
三、會議紀(jì)要的反饋與評估
1.執(zhí)行部門在完成會議決策相關(guān)任務(wù)后,應(yīng)及時向會議組織者反饋執(zhí)行結(jié)果。
2.會議組織者組織相關(guān)人員對會議決策的執(zhí)行效果進行評估,總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn),為今后類似會議提供參考。
3.對于執(zhí)行效果良好的決策,應(yīng)予以表彰和獎勵;對于執(zhí)行不力的情況,應(yīng)分析原因,制定改進措施。
四、會議紀(jì)要的歸檔與查閱
1.會議紀(jì)要經(jīng)過審核、分發(fā)后,應(yīng)由專人負(fù)責(zé)歸檔,以便日后查閱。
2.歸檔時應(yīng)確保會議紀(jì)要的完整性和保密性,嚴(yán)格按照公司檔案管理規(guī)定進行操作。
3.需要查閱會議紀(jì)要的人員,應(yīng)向負(fù)責(zé)歸檔的人員提出申請,并遵循公司保密制度相關(guān)規(guī)定。
本章主要介紹了會議紀(jì)要的整理、跟蹤、反饋、歸檔等環(huán)節(jié),旨在確保會議決策的有效落實。后續(xù)章節(jié)將繼續(xù)闡述會議室管理規(guī)定等內(nèi)容。
第四章會議室管理規(guī)定
一、會議室預(yù)訂
1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度,由會議組織者或秘書提前向行政部門或會議室管理人員提交預(yù)訂申請。
2.預(yù)訂申請應(yīng)包括會議時間、預(yù)計參會人數(shù)、所需設(shè)備等詳細信息。
3.行政部門或會議室管理人員根據(jù)預(yù)訂申請,合理安排會議室,確保會議需求得到滿足。
4.若會議室資源緊張,應(yīng)優(yōu)先保障公司重要會議和緊急會議的需求。
二、會議室布置與設(shè)備管理
1.會議室布置應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進行,確保舒適、實用的會議環(huán)境。
2.會議保障人員負(fù)責(zé)檢查會議室設(shè)備,包括音響、投影儀、白板等,確保設(shè)備正常運行。
3.會議期間,如有設(shè)備故障,應(yīng)及時聯(lián)系技術(shù)人員進行維修,以免影響會議進程。
4.會議結(jié)束后,服務(wù)人員負(fù)責(zé)整理會議室設(shè)備,關(guān)閉電源,確保會議室整潔、安全。
三、會議室使用規(guī)范
1.參會人員應(yīng)遵守會議室使用規(guī)范,保持安靜,不隨意離開座位,不在會議室進食。
2.會議期間,禁止在會議室吸煙、飲酒,遵守公司消防安全規(guī)定。
3.會議組織者應(yīng)確保會議按時開始、結(jié)束,避免影響其他會議的進行。
4.參會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)施,如有損壞,需照價賠償。
四、會議室清潔與維護
1.會議結(jié)束后,服務(wù)人員應(yīng)及時清理會議室,保持場地干凈整潔。
2.定期對會議室進行保潔,包括地面、墻面、家具等,確保會議室環(huán)境衛(wèi)生。
3.會議室管理人員應(yīng)定期檢查會議室設(shè)施,發(fā)現(xiàn)問題及時報修,確保會議室長期處于良好狀態(tài)。
本章對會議室管理規(guī)定進行了詳細闡述,旨在為會議提供良好的環(huán)境和服務(wù)。后續(xù)章節(jié)將繼續(xù)介紹附則等內(nèi)容。
第五章附則
1.
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