展館會(huì)議管理制度

展館會(huì)議管理制度第一章總則

第一條展館會(huì)議管理制度（以下簡(jiǎn)稱“本制度”）旨在規(guī)范展館內(nèi)會(huì)議的組織、召開及管理，確保會(huì)議高效、有序進(jìn)行，提高決策效率，加強(qiáng)各部門間的溝通與合作。

第二條本制度適用于展館內(nèi)舉辦的各類會(huì)議，包括但不限于：董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)等。

第三條會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。定期會(huì)議是指按照規(guī)定周期召開的會(huì)議，如每周、每月、每季度等；臨時(shí)會(huì)議是指根據(jù)工作需要臨時(shí)決定召開的會(huì)議。

第四條會(huì)議分為層級(jí)會(huì)議和跨部門會(huì)議。層級(jí)會(huì)議是指同級(jí)別或上下級(jí)之間的會(huì)議；跨部門會(huì)議是指涉及兩個(gè)或以上部門的會(huì)議。

第五條會(huì)議組織者應(yīng)按照本制度規(guī)定，提前做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，確保會(huì)議議題明確、議程合理、參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加。

第六條參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，積極參與討論，保守會(huì)議秘密，按時(shí)完成會(huì)議紀(jì)要及任務(wù)分配。

第七條展館管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并對(duì)違反本制度的行為進(jìn)行查處。

第八條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充、修改。涉及重大事項(xiàng)調(diào)整的，需提交展館管理層審議通過(guò)。

第九條本制度的解釋權(quán)歸展館管理部門所有。各部門應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行本制度，共同維護(hù)展館會(huì)議管理秩序。

第二章會(huì)議流程

第十條會(huì)議籌備

（一）會(huì)議組織者根據(jù)工作需要，確定會(huì)議議題、議程、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間及地點(diǎn)。

（二）會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開前至少3個(gè)工作日，向參會(huì)人員發(fā)出會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。

（三）會(huì)議通知應(yīng)包括以下內(nèi)容：

1.會(huì)議名稱；

2.會(huì)議目的、議題及議程；

3.參會(huì)人員名單；

4.會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)；

5.是否需要準(zhǔn)備相關(guān)材料或報(bào)告；

6.聯(lián)系人及聯(lián)系方式。

第十一條會(huì)議召開

（一）會(huì)議組織者應(yīng)提前到場(chǎng)，檢查會(huì)議設(shè)備、資料等準(zhǔn)備工作。

（二）會(huì)議開始時(shí)，會(huì)議組織者應(yīng)簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題、議程及目的，明確會(huì)議紀(jì)律。

（三）會(huì)議主持人按照議程逐項(xiàng)組織討論，確保會(huì)議議題充分討論，形成決策。

（四）會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，遵守會(huì)議紀(jì)律，不發(fā)表與會(huì)議主題無(wú)關(guān)的言論。

第十二條會(huì)議記錄

（一）會(huì)議組織者應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

（二）會(huì)議記錄應(yīng)包括以下內(nèi)容：

1.會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員；

2.會(huì)議議題、議程及討論情況；

3.與會(huì)人員的觀點(diǎn)、意見和建議；

4.形成的決策及任務(wù)分配；

5.其他需要記錄的事項(xiàng)。

第十三條會(huì)議紀(jì)要

（一）會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)整理出會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議組織者審核后，發(fā)送給參會(huì)人員。

（二）會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：

1.會(huì)議基本情況；

2.會(huì)議討論的主要內(nèi)容、觀點(diǎn)及決策；

3.任務(wù)分配及責(zé)任人；

4.其他需要明確的事項(xiàng)。

第十四條會(huì)議落實(shí)

（一）參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，認(rèn)真執(zhí)行任務(wù)分配，確保會(huì)議決策得到有效落實(shí)。

（二）會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤督促，并及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展情況。

（三）對(duì)于重大決策事項(xiàng)，會(huì)議組織者應(yīng)定期組織檢查、評(píng)估，確保決策效果。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第十五條跟蹤落實(shí)責(zé)任

（一）會(huì)議紀(jì)要中明確的事項(xiàng)，應(yīng)按照責(zé)任分工，由相應(yīng)責(zé)任人負(fù)責(zé)落實(shí)。

（二）責(zé)任人應(yīng)充分了解會(huì)議決策內(nèi)容，明確工作目標(biāo)和完成時(shí)限，確保任務(wù)按期完成。

（三）會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)情況進(jìn)行定期檢查，對(duì)責(zé)任人進(jìn)行督促，確保決策執(zhí)行到位。

第十六條落實(shí)情況反饋

（一）責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)將任務(wù)落實(shí)情況向會(huì)議組織者進(jìn)行反饋。

（二）會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)收集、整理責(zé)任人的反饋信息，對(duì)落實(shí)情況進(jìn)行評(píng)估。

（三）對(duì)于未按期完成或落實(shí)不到位的事項(xiàng)，會(huì)議組織者應(yīng)分析原因，制定整改措施，并重新明確責(zé)任人及完成時(shí)限。

第十七條跟蹤督促與協(xié)調(diào)

（一）會(huì)議組織者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要落實(shí)過(guò)程的跟蹤督促，確保各項(xiàng)任務(wù)有序推進(jìn)。

（二）在任務(wù)落實(shí)過(guò)程中，如遇到問(wèn)題或困難，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門予以解決。

（三）涉及跨部門協(xié)調(diào)的事項(xiàng)，會(huì)議組織者應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門溝通，確保任務(wù)順利推進(jìn)。

第十八條落實(shí)結(jié)果及應(yīng)用

（一）會(huì)議紀(jì)要落實(shí)完成后，會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)落實(shí)結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，形成書面報(bào)告。

（二）會(huì)議組織者應(yīng)將落實(shí)結(jié)果報(bào)告提交給展館管理層，以便管理層了解決策執(zhí)行情況，并為今后的決策提供參考。

（三）對(duì)于具有借鑒意義的經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)予以總結(jié)并在今后的工作中推廣應(yīng)用。

第十九條責(zé)任追究

（一）對(duì)于未按要求完成會(huì)議紀(jì)要落實(shí)的責(zé)任人，會(huì)議組織者應(yīng)視情況采取通報(bào)批評(píng)、責(zé)令整改等措施，情節(jié)嚴(yán)重的，可提請(qǐng)相關(guān)部門依法依規(guī)進(jìn)行處理。

（二）會(huì)議組織者應(yīng)建立健全責(zé)任追究制度，加強(qiáng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要落實(shí)情況的監(jiān)督，提高決策執(zhí)行效率。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第二十條會(huì)議室預(yù)訂

（一）會(huì)議室使用實(shí)行預(yù)訂制度，各部門需提前向展館管理部門提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)。

（二）預(yù)訂申請(qǐng)應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議名稱、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

（三）展館管理部門根據(jù)預(yù)訂申請(qǐng)，合理安排會(huì)議室，并在會(huì)議前做好準(zhǔn)備工作。

第二十一條會(huì)議室使用

（一）會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，禁止吸煙、進(jìn)食。

（二）使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛護(hù)會(huì)議設(shè)備，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行使用。

（三）會(huì)議結(jié)束后，使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，確保場(chǎng)地干凈、整潔。

第二十二條會(huì)議室設(shè)備管理

（一）展館管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備的日常維護(hù)、保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

（二）使用部門如需增加或調(diào)整會(huì)議設(shè)備，應(yīng)提前向展館管理部門申請(qǐng)。

（三）會(huì)議設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告展館管理部門，以便及時(shí)修復(fù)。

第二十三條會(huì)議室安全保障

（一）會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備消防設(shè)施，并定期檢查，確保安全有效。

（二）會(huì)議組織者應(yīng)了解會(huì)議室的安全通道、消防設(shè)施位置及使用方法，并在會(huì)議開始前向參會(huì)人員說(shuō)明。

（三）展館管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患。

第二十四條會(huì)議室保密工作

（一）會(huì)議室內(nèi)應(yīng)采取措施，確保會(huì)議內(nèi)容的保密性。

（二）會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)督促參會(huì)人員帶走個(gè)人物品，避免遺留涉密資料。

（三）展館管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室的監(jiān)控，防止泄露會(huì)議秘密。

第二十五條會(huì)議室使用費(fèi)用

（一）會(huì)議室使用費(fèi)用根據(jù)實(shí)際情況制定，由展館管理部門負(fù)責(zé)收取。

（二）各部門應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后，按照實(shí)際使用情況支付會(huì)議室費(fèi)用。

（三）展館管理部門應(yīng)定期公布會(huì)議室使用費(fèi)用情況，接受監(jiān)督。

第五章附則

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