職工會議室管理制度

職工會議室管理制度第一章總則

一、為了加強公司內部溝通，提高會議效率，確保會議的嚴肅性和效果，制定本會議室管理制度。

二、本制度適用于公司內部所有使用會議室召開的各類會議，包括但不限于公司級會議、部門級會議、項目組會議等。

三、會議室管理遵循“統(tǒng)一安排、分級負責、高效利用”的原則，確保會議資源得到合理分配和充分利用。

四、公司各部門應嚴格遵守本會議室管理制度，共同維護會議秩序，提高會議質量。

五、會議分為定期會議和臨時會議。定期會議包括年度會議、季度會議、月度會議等，臨時會議根據(jù)工作需要隨時召開。

六、會議組織者應提前做好會議準備工作，確保會議內容充實、目標明確，提高會議效率。

七、與會人員應積極參與會議討論，遵守會議紀律，按時參加會議，不得無故缺席、遲到或早退。

八、會議紀要應詳細記錄會議內容、討論結果和行動計劃，會后及時發(fā)送給相關人員，確保會議決策的落實。

九、公司設立會議室管理部門，負責會議室的日常管理和維護工作，確保會議室設施設備完好，滿足會議需求。

十、本會議室管理制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調整。原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議組織者根據(jù)工作需要，明確會議目的、議題、參與人員、時間等相關信息，提前至少三個工作日向會議室管理部門提出會議申請。

2.會議組織者需在會議申請中詳細說明會議所需設施設備、會場布置及特殊要求，以便會議室管理部門做好相應準備。

3.會議室管理部門在收到會議申請后，根據(jù)會議需求、時間和會議室使用情況，統(tǒng)籌安排會議室，并在會議前兩個工作日內通知會議組織者。

二、會議通知

1.會議組織者應在會議召開前至少兩個工作日，向與會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議題等內容。

2.會議通知應包括會議背景、目的、議程、參會人員名單、預期成果等，以便與會人員提前做好準備。

三、會議簽到

1.會議組織者應在會議開始前15分鐘到達會議室，設置簽到表，并負責與會人員的簽到工作。

2.與會人員應在會議開始前5分鐘完成簽到，未簽到者視為缺席。

四、會議主持

1.會議應由會議組織者或指定主持人主持，主持人負責引導會議討論，確保會議按照預定議程進行。

2.主持人應在會議開始時，簡要介紹會議背景、目的和議程，明確會議紀律和預期成果。

五、會議討論

1.與會人員應圍繞會議議題展開充分討論，積極發(fā)表意見，確保會議取得實際成果。

2.會議討論應遵循“暢所欲言、求同存異”的原則，尊重不同意見，避免激烈爭論。

六、會議決策

1.會議主持人應根據(jù)討論情況，適時提出決策建議，引導與會人員達成共識。

2.會議決策應明確責任人和完成時限，確保會議決策的落實。

七、會議總結

1.會議主持人應在會議結束時，對會議討論成果進行總結，明確下一步行動計劃。

2.會議紀要應詳細記錄會議內容、討論結果、決策事項等，并在會議結束后兩個工作日內發(fā)送給與會人員。

八、會議資料的歸檔

1.會議組織者應將會議通知、簽到表、會議紀要等相關資料整理歸檔，以備查閱。

2.會議室管理部門應定期對會議資料進行匯總，為公司提供決策參考。

九、會后跟進

1.會議組織者應跟蹤督促會議決策的落實，對未按期完成的任務進行催辦。

2.會議室管理部門應協(xié)助會議組織者，對會議效果進行評估，不斷優(yōu)化會議流程。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應由會議組織者或指定專人負責編制，確保內容完整、準確。

2.會議紀要應包括以下內容：會議時間、地點、主持人、與會人員、討論議題、決策事項、責任人和完成時限等。

3.會議紀要編制完成后，應在會議結束后兩個工作日內發(fā)送給與會人員，并抄送相關部門。

二、會議決策的分解與落實

1.會議組織者應根據(jù)會議紀要中的決策事項，進行任務分解，明確責任人和完成時限。

2.責任人應按照會議紀要的要求，制定具體實施方案，并按時推進。

3.會議組織者應定期檢查決策事項的落實情況，對存在的問題及時協(xié)調解決。

三、會議紀要的跟蹤與催辦

1.會議組織者應建立會議紀要跟蹤機制，對會議決策進行持續(xù)關注，確保按期完成。

2.對未按期完成的決策事項，會議組織者應進行催辦，了解原因，協(xié)助解決問題，確保任務順利進行。

四、會議紀要的反饋與評估

1.責任人在完成任務后，應及時向會議組織者反饋落實情況，包括成果、問題和改進措施等。

2.會議組織者應定期對會議紀要的落實情況進行評估，總結經(jīng)驗教訓，為今后類似會議提供借鑒。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應作為公司重要文件進行歸檔，以備日后查閱。

2.會議室管理部門應建立會議紀要查閱制度，確保會議紀要的安全、保密和便捷查閱。

六、會議紀要的改進與優(yōu)化

1.會議組織者應不斷總結會議紀要跟蹤落實過程中的經(jīng)驗教訓，優(yōu)化會議紀要內容和格式。

2.通過對會議紀要的持續(xù)改進，提高會議效率，確保公司決策的貫徹落實。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.需要使用會議室的部門或個人，應提前向會議室管理部門提交會議室預訂申請，明確會議時間、參會人數(shù)、設施設備需求等信息。

2.會議室管理部門根據(jù)申請順序和會議需求，合理調配會議室資源，確保會議室得到高效利用。

二、會議室布置與設施設備

1.會議室管理部門負責會議室的日常布置和維護，確保會議室環(huán)境整潔、設施設備正常運行。

2.會議組織者應根據(jù)會議需求，提前做好會場布置，包括座位安排、投影設備調試等。

3.與會人員應愛護會議室設施設備，不得擅自攜帶會議室物品離開。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議期間，與會人員應遵守會議室紀律，保持安靜，關閉手機或調至靜音狀態(tài)。

2.嚴禁在會議室吸煙、進食，不得在會議室內大聲喧嘩、隨意走動。

3.會議組織者應確保會議按時開始和結束，不得占用會議室進行非會議活動。

四、會議室安全與保密

1.會議室管理部門負責會議室的安全管理，確保會議期間人員和財產的安全。

2.會議涉及敏感信息時，與會人員應遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內容。

3.會議室管理部門應定期檢查會議室的安全設施，如消防器材、監(jiān)控系統(tǒng)等，確保其正常使用。

五、會議室清潔與維護

1.會議室使用結束后，會議組織者應負責清理會場，恢復會議室原狀。

2.會議室管理部門應定期對會議室進行清潔、消毒，確保會議室衛(wèi)生狀況良好。

3.對于損壞的設施設備，會議室管理部門應及時維修或更換，確保會議室正常使用。

六、會議室管理評估與改進

1.會議室管理部門應定期對會議室使用情況進行評估，收集反饋意見，優(yōu)化會議室管理規(guī)定。

2.通過不斷改進，提高會議室管理水平，為公司各類會議的順利召開提供有力保