物資采購領(lǐng)用管理制度

文件名接待物資管理制度部門總裁辦類型普通編號(hào)16010120101編制審核批準(zhǔn)備注發(fā)公司所有人員學(xué)習(xí)為了進(jìn)一步加強(qiáng)公司接待物資管理，健全物資采購流程，監(jiān)督和控制不必要的開支，保證物資采購工作的正?；?、規(guī)范化，特制定此制度。一、管理范圍：本制度所稱接待物資指經(jīng)公司批準(zhǔn)，由總裁辦直接批量購置或定制的專門用于對(duì)外公關(guān)工作或業(yè)務(wù)交往，以公司名義向有關(guān)單位、個(gè)人饋贈(zèng)的紀(jì)念物品（其他部門因工作需要定制和贈(zèng)送的紀(jì)念物品不含在內(nèi)）、過節(jié)物資、招待用香煙、酒水、茶葉以及董事會(huì)需要采買的其他物品等。二、管理職責(zé)：2.1組織實(shí)施本制度的責(zé)任部門是總裁辦。2.2總裁辦設(shè)置專職倉庫保管員，其職能是對(duì)所采購的物資驗(yàn)收入庫、領(lǐng)用發(fā)放實(shí)施監(jiān)督和管理。三、采購原則3.1根據(jù)公司的實(shí)際情況，結(jié)合所采購的物資用途和范圍，本制度適用范圍內(nèi)的采購業(yè)務(wù)統(tǒng)一由總裁辦負(fù)責(zé)具體辦理，其他部門或人員不得自行采購。所有采購事務(wù)由總裁辦主任統(tǒng)一協(xié)調(diào)、安排。3.2總裁辦在購置、定制物資時(shí)應(yīng)當(dāng)遵循“貨比三家，質(zhì)優(yōu)價(jià)廉”的原則，采購申請(qǐng)＜5000元，必需尋找三家以上供貨方比價(jià)擇優(yōu)選擇，以最大限度地提高資金的使用效率。3.3急用、小金額突發(fā)性采購可以通過“釘釘”管理系統(tǒng)申請(qǐng)后先行購買，購回物品經(jīng)總裁辦驗(yàn)收后再到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。3.4采購物資原則上一律要求供應(yīng)商提供發(fā)票，特殊情況下無法提供發(fā)票者與財(cái)務(wù)人員溝通后遵循財(cái)務(wù)管理制度處理。四、采購程序4.1公司所有采購均須按以下流程完成：收集信息（申請(qǐng)）、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、評(píng)估、索樣、決定、定購、催交、收貨檢驗(yàn)、入庫、整理付款。4.3每月25日，物資保管專員根據(jù)庫存情況，依據(jù)公司接待需求及時(shí)補(bǔ)充庫存。4.4物資采購堅(jiān)持誰需要誰申報(bào)的原則，于每月25日申報(bào)下月物資計(jì)劃，每月10日申報(bào)當(dāng)月補(bǔ)充計(jì)劃，臨時(shí)性采購每月不得超過兩次。4.5采購申請(qǐng)人根據(jù)實(shí)際需要，確定一種或幾種物資，到總裁辦領(lǐng)取“采購申請(qǐng)單”并按照規(guī)定格式認(rèn)真填寫，采購申請(qǐng)單填寫保證清晰可閱讀，內(nèi)容完整。并逐級(jí)遞交公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，由總裁辦指派人員進(jìn)行實(shí)際采購。填寫不規(guī)范，導(dǎo)致無法確認(rèn)請(qǐng)購物資須知信息的，總裁辦有權(quán)拒絕采購。4.6總裁辦在接收申購單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購；需求原因不清晰不采購；通知物資保管專員核查申購物資是否有存庫，已超儲(chǔ)的物資不采購。4.7總裁辦指派專人負(fù)責(zé)具體采購事宜，采購前應(yīng)認(rèn)真審閱申購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱遇到問題應(yīng)及時(shí)的與申購部門/人溝通。對(duì)于申購部門/人需求的物資如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品（但必須與申購部門/人商議）。對(duì)于急需的申購項(xiàng)目總裁辦應(yīng)優(yōu)先處理，無法按時(shí)購置的物資應(yīng)及時(shí)通知申購部門/人。4.8單一、固定或長期合作的采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品由申購部門/人作出書面說明及該供應(yīng)商的詳細(xì)資料，總裁辦對(duì)供應(yīng)方的供貨能力評(píng)估后，與其簽訂購銷合同。4.9總裁辦應(yīng)當(dāng)對(duì)供應(yīng)方的供應(yīng)能力、交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)。所有采購項(xiàng)目必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則上不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)。五、入庫保管5.1總裁辦物資專管人員在物資購置回公司或供應(yīng)商按約定將物資交付公司時(shí)，首先辦理入庫手續(xù)，對(duì)照申請(qǐng)及送貨單檢驗(yàn)貨物的品名、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量、數(shù)量及金額是否一致，并檢查好物品的規(guī)格、質(zhì)量，做到數(shù)量、規(guī)格、品種、價(jià)格準(zhǔn)確無誤，質(zhì)量完好，配套齊全，并在入庫登記簿上共同簽字確認(rèn)。如果驗(yàn)收不合格，不予入庫，并及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商妥善處理。5.2物資入庫，要按照不同的類型、規(guī)格、功能和要求，分類、分別相應(yīng)位置儲(chǔ)存，倉庫物資應(yīng)保證數(shù)量準(zhǔn)確、價(jià)格不串。5.3精密、易碎及貴重貨物要輕拿輕放。嚴(yán)禁擠壓、碰撞，倒置，要做到妥善保存，其中貴重物品應(yīng)入公司內(nèi)小倉庫保存，以防盜竊。5.4物資入庫、出庫應(yīng)如數(shù)登記，注明領(lǐng)用人、領(lǐng)用用途、數(shù)量和金額，并如實(shí)填寫物資出庫臺(tái)賬，做到賬物相符。如因主觀原因出現(xiàn)賬物不符的則按照物品同等價(jià)格進(jìn)行賠償，并做出書面檢查。5.5總裁辦專管人員要每月末對(duì)庫存物資進(jìn)行全面盤點(diǎn)，并將盤點(diǎn)后的物資臺(tái)賬報(bào)總裁辦負(fù)責(zé)人。在物資不足時(shí)應(yīng)及時(shí)向總裁辦負(fù)責(zé)人報(bào)告，及時(shí)提出補(bǔ)充采購需求。5.6總裁辦專管人員換崗或離崗時(shí)，應(yīng)將賬物盤點(diǎn)清楚后隨入庫單、出庫單、出庫臺(tái)賬附表2入庫單供應(yīng)商：日期：序號(hào)貨品編號(hào)貨品名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)金額備注合計(jì)：佰拾萬仟佰拾元角分￥▁▁▁摘要：記賬送貨人收貨人審核人附表3物資領(lǐng)用表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期用途序號(hào)物資類型物資名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量領(lǐng)用人12345備注部門主管：總裁辦主任：董事