物資供應管理制度

物資供應管理制度（草案）總則第一條為了加強和規(guī)范公司物資供應管理工作，落實計劃與采購、監(jiān)督與檢查、指導與協(xié)調、服務與管理職能，實現(xiàn)物資供應管理工作的制度化、規(guī)范化、標準化、信息化目標。制定物資供應管理辦法。第二條物資供應管理辦法包括：計劃管理、采購管理、供應商管理、倉庫管理、廢舊物資管理、物資統(tǒng)計報表管理。第二章管理體制及職責第三條管理體制一、實行公司、采購供應部兩級管理體制。二、內部風險控制部負責對物資供應工作給予監(jiān)督、檢查及考核。三、公司成立采購供應部，對供應商實行統(tǒng)一管理。四、公司各部門負責需求計劃的匯總上報工作。第四條采購供應部門工作職責：一、負責貫徹、落實公司物資供應管理工作的方針、政策。二、負責審核匯總各部門物資需求計劃，并報內部風險控制部審批。三、負責設備、配件、材料的統(tǒng)一采購、供應工作，并負責對各部門物資供應工作給予指導、管理，服務生產，保障供應。四、負責定期布置、安排、總結物資供應管理工作。五、負責各部門廢舊物資管理和倉庫管理工作，積極推行代儲代銷工作。六、負責物資統(tǒng)計報表和建立并完善供應管理信息系統(tǒng)。七、完成領導交辦的其它工作。第五條流程一、各部門上報計劃：根據月作業(yè)計劃及材料、配件消耗定額，由各部門材料員和工程技術人員負責編制，并報采購供應部。二、調整匯總：采購供應部門對各部門上報的材料、配件計劃進行審核、調整并匯總。三、利庫調整：采購供應部門匯總各部門使用計劃后，進行利庫，對計劃進行核對，形成匯總計劃。四、審批：采購供應部將各部門上報的物資需求計劃審核匯總后，上報內部風險控制部審批。五、采購計劃：采購供應部按照物資采購權限，確定物資采購方式，編制采購計劃，報內部風險控制部審批。六、招標采購：招標采購物資計劃，經招標辦審批后，實施招標采購。其它物資由采購供應部組織采購。七、簽訂合同：按規(guī)定程序進行招標比價后，與供應商簽訂合同。八、到貨驗收：到貨后，由使用部門組織有關部門或技術人員進行驗收。九、入庫：驗收完畢后，辦理入庫手續(xù)，登帳上卡。十、保管：按照不同物資的保管保養(yǎng)要求，對設備、材料、配件進行保管。十一、出庫：按各部門使用計劃發(fā)放出庫。第三章計劃管理第十條材料配件計劃的編制一、計劃編制的原則：實事求是、保障供應、統(tǒng)籌兼顧、經濟有效，嚴禁錯報、漏報和虛報。二、計劃編制的依據：物資采購計劃要根據年度消耗量、前期庫存量（含代儲代銷物資）結合合理儲備來確定，年度消耗量的確定要依據生產任務、生產條件、消耗定額、工程計劃等綜合要素測定，并與年度各部門生產成本、工程資金計劃中有關預算指標相統(tǒng)一。第十一條物資需求計劃按計劃提報的時間可分以下四種：一、年度物資需求計劃；二、月度物資需求計劃；三、應急物資需求計劃；四、臨時急用物資需求計劃；第十二條計劃編制上報時間一、年度物資需求計劃：是各部門年度物資總需求計劃，需要在上年度11月15日前上報采購供應部，同時要注明具體到貨時間和要求。二、月度物資需求計劃：月度計劃是采購執(zhí)行計劃，要求上月的20日前上報。由于生產任務、工程或計劃變動和計劃不周，使用部門對材料及配件計劃提出補充（追加），應在當月的20日前上報，追加計劃每月最多不超過兩次，補充量不得超出本部門當月正常計劃量的10％。三、應急物資需求計劃：面對突發(fā)性生產安全事件及季節(jié)性災害應急搶險救災物資的需求，使用部門提出申請，經采購供應部核準，先組織到貨再補辦相關手續(xù)。四、臨時急用物資需求計劃：對生產臨時急用的物資，使用部門在急用報告上必須有部門主要負責人簽字，寫清物資的使用地點，急用原因，型號規(guī)格、物資編碼、要求到貨時間等。填寫計劃類別時，報送時間超過當月5號的選擇當月的“追加計劃”，若超過當月的20號的選擇下個月的“正常計劃”。第十三條上報計劃的審核匯總、審批：采購供應部要及時審核匯總各部門申報的物資中請計劃，報內部風險控制部審批。要本著實事求是的原則，既尊重申請部門提報的申請量，又要充分考慮當前庫存結構及特殊物資的儲存情況。在審核過程中，對需求變更或有疑問的申請計劃，采購供應部要在收到計劃后的2個工作日內反饋給上報部門，上報部門確認、修改后，在1個工作日內上報采購供應部。采購供應部審核、匯總物資需求計劃后，上報內部風險控制部審批。第十四條計劃的執(zhí)行：采購供應部要嚴格按照審批后的計劃組織進貨，保證生產物資需求，組織進貨時，材料、備件、小型設備的通用部分10個工作日內到貨，需省外組織貨源的，15個工作日內到貨，特殊材料、大型、非標及加工周期長的設備、備件，根據供需雙方約定的時間供貨。第十五條為保證計劃的準確性和嚴肅性，年度、月度計劃的生產物資（品種、金額）準確率要分別達到80％和90％以上。第十六條為杜絕計劃的盲目性和隨意性，要求年度計劃和月度計劃在規(guī)定上報時間內一次性上報采購供應部。第十七條有下列情況之一的，采購供應部有權不予受理計劃，或視所申報的計劃為無效計劃，由此造成的貽誤生產、人為積壓以及其他經濟損失，由計劃申報部門負責承擔，并追究有關人員的責任：1、上報申請計劃不按規(guī)定期限及拖延時間較長的。2、漏報、錯報、虛報申請計劃的。3、在計劃審核過程中，計劃申報部門對需要變更或有疑問的計劃拒不確認、修改，或確認修改后不按時上報采購供應部的。資料調查表。（二）對備選供應商進行調查，對供應商采取歷史（業(yè)績）評價、樣品評價、現(xiàn)場訂價的方式進行。A、對供應商以往提供的類似產品或其它產品存公司的使用情況及其他情況進行評價；b、將供貨商提供的樣品進行試用，實際驗證評價；c、赴供方所在地對其產品進行評價。合格后填寫新增供應商審批表，經相關人員審批后，確定為合格供應商。四、供應商的建檔新增的合格供應商，實行一廠（公司）一檔具體歸檔資料：1、供應商基本資料調查表；2、供應商營業(yè)執(zhí)照（復印件并加蓋公章）、稅務注冊登記證（復印件并加蓋公章）；3、生產許可證（復印件并加蓋公章）；4、國家規(guī)定的有關入井產品的安全標志等證件（復印件并加蓋公章）；5、質量、環(huán)境、職業(yè)安全健康管理體系認證和其它有關證件（復印件并加蓋公章）；6、其它有關證件（復印件并加蓋公章）；第二十六條供應商的管理建立供應商管理庫和供應商檔案，對供應商庫成員實行動態(tài)監(jiān)督，定期對供應商進行綜合評價，確定資質等級。既要做到對優(yōu)秀供應商的適時準入，還要對不合格供應商進行淘汰，形成競爭機制。一、建立健全供應商檔案，加強供應商基礎信息管理，完善供應商信息數據庫。二、建立對供應商分類管理，根據以往業(yè)績和評價將供應商劃分為長期戰(zhàn)略伙伴、普通客戶及備用客戶，進行分類管理，對長期戰(zhàn)略伙伴優(yōu)先提供招標、比價的機會，普通客戶次之。三、每年對供應商進行評價，對存在質量問題、不能滿足供貨要求的供應商庫成員進行質詢、淘汰更換。對長期評價保持優(yōu)良的可晉升為戰(zhàn)略合作伙伴關系。四、所有的投標商都必須在合格供應商庫中選取，如果供應商庫中確實不能滿足需要時，可以通過網上了解和實地考察增加投標商。五、參于招標、比價的供應商必須資質證件齊全，涉及到井下安全生產的產品必須有相應的生產許可證等。六、選取供應商時，優(yōu)先選取生產廠。如果供應商庫中確實沒有生產廠的，可以選擇代理商，但代理商必須有生產廠代理證書，否則不予選取。七、對供應商實行專業(yè)化管理，明確供應商的供貨范圍，取消“萬能供應商”。第二十七條供應商評價一、供應商評價工作由采購供應部牽頭組織，招標辦、內部風險控制部及使用部門共同參與。二、通過評價劃分長期戰(zhàn)略合作伙伴、普通客戶及備用客戶。長期戰(zhàn)略合作伙伴必須是制造商，免于評價。三、所有中間供應商要進行評價。四、年度內有不良記錄的廠家要進行評價。五、每年進行一次供應商總評，對上年度供貨的合格供應商進行綜合評價，主要評價其產品的質量、合格、履約能力、安全、環(huán)境、售后服務等，評價結果分為四個等級優(yōu)、良、合格、差、經評價，合格的繼續(xù)保留、差的淘汰。第二十八條供應商的退出一、凡因供應商品質不良或交期延誤而造成的損失，由供應商負責賠償，并取消其合格供應商資格。二、評價結果差的供應商直接淘汰。三、凡有下列行為之一者，應立即終止供應商供貨資格。1、產品相關證件無效，未及時補辦的。2、進入合格供應商名單后連續(xù)三年未發(fā)生業(yè)務的。四、凡有下列行為之一者，應立即終止供應商供貨資格，三年內不得進入合格供應商名庫。1、質量管理和技術水平下降，不能保證所供產品質量；2、提供的相關證件及資料有造假現(xiàn)象，所供物資以次充好，以假充真等商業(yè)欺詐行為的；3、代理商用其他產品冒充所供應廠家產品的；4、報價不實事求是，采取低價策略進入后不能履約的；5、涉及各種違法行為，特別是經濟犯罪行為的（包括在其他部門涉案，并列入檢察機關通報的供應商）。第六章倉儲管理第二十九條倉庫布局與建筑倉庫平面布局和貨物流程合理，倉庫建筑堅固適用，符合采光、通風、防塵、防潮、防火要求、庫區(qū)、料棚平整，道路暢通。第三十條物資驗收一、物資驗收依據物資入庫驗收就是依據與供應商簽訂的合同或協(xié)議及供應商所附有關質量證明書、合格證、技術圖紙、裝箱單、磅碼單、發(fā)貨明細表等，按有關驗收標準對物資進行晶名、規(guī)格、質量、數量、性能等指標的檢驗和確認。二、驗收的準備工作（一）熟悉精通驗收標準，驗收憑證等驗收資料。（二）配備、會用并經常保養(yǎng)好驗收需用的器具，對所有的驗收器具，必須事先檢查、校對、保證準確。（三）對驗收人員要定期進行物資驗收知識的培訓，使其熟練掌握應用。（四）確定好物資的存放地點、堆碼形式及保管方法。三、物資驗收的期限物資驗收工作要求及時、準確、要求見物、見單后立即驗收。一般物資最遲不超過三天，大宗材料和大型設備不超過七天，驗收無誤后，要及時簽章、登卡、入賬。機電設備需注明生產廠家和出廠日期。四、數量的驗收根據合同、協(xié)議的規(guī)定，對到貨入庫物資的數量進行清查核實，確保數量準確。驗收方法一般有：檢斤、檢尺、點數、復合驗收（采用兩種或兩種以上的方法）（一）抽樣驗收：所有的物資到貨，必須首先清點件數和數量。凡有下列情況之一者，可采取抽樣驗收。1、證件齊全，數大、件多、包裝完整無疑者；2、驗收易損壞物資或包裝破壞后不易恢復的物資，在抽樣時，件數必須清點，以生產批次或運輸批次抽樣5-10%以簽別質量性能是否合格，數量是否準確。（二）理論換算：按國家規(guī)定和合同要求換算方法，換算驗收。（三）重量檢斤：用國家規(guī)定的標準器具，稱重驗收。（四）檢尺驗收：用國家規(guī)定的標準器具，按國標規(guī)定的檢測方法或合同要求進行驗收。（五）點數計重：統(tǒng)一重量的包裝物資（如水泥）可點數計重驗收。（六）求積驗收：進貨時，可過磅稱重，但驗收盤點時，可堆成一形狀后，大量求積換算重量。（七）數量驗收誤差1、以個數為計量單位的不準有誤差。2、以重量為計量單位的準許有3‰誤差；貴重金屬不準有誤差。3、以長度為計量單位的準許有1%誤差；坑木木材以m3為計量單位的，準許有1%誤差。4、一切物資驗收，均需按合同規(guī)定的計量辦法驗收，在規(guī)定誤差范圍內，按實發(fā)數量收帳。超過上述誤差者，則做為數量不符驗收。五、規(guī)格質量的驗收（一）規(guī)格的驗收：根據技術特征或合同的規(guī)定，對驗收物資要全部進行尺寸規(guī)格的驗收。（二）質量的驗收：根據物資種類和屬性，按有關質量標準和合同要求，對到貨入庫物資進行外觀和內在質量檢驗。1、進行質量驗收首先要對物資外觀質量驗收，驗收人員通過感觀對物資的包裝、外形是否損壞或污染等進行驗收。2、對一些需要進行物理、化學性質進行驗收的物資，驗收人員可通過配備的檢驗設備進行檢驗，如不具備檢驗設備等工具，可送交具備資質的專門或指定的檢驗部門代為檢驗。六、物資驗收責任的劃分（一）一般性材料和小型設備，由倉庫驗收組驗收。（二）大型成套，技術性能較強的機電設備和物資（含進口）到貨后，應由使用部門報請由采購供應部組織驗收。（三）驗收人員對所有物資驗收都要做驗收記錄，并應妥善保管備查。七、驗收中發(fā)現(xiàn)問題的處理（一）貨物與憑證不符的不驗收。（二）發(fā)現(xiàn)數量不符、質量不合格、短缺、損壞、無質量證明和技術資料不全的不驗收。（三）未經驗收或驗收不合格，不能動用。設立“待驗收區(qū)”和“不合格區(qū)”。（四）對上述情況要認真填寫記錄及時通知采購供應部，按有關規(guī)定及時處理。八、物資驗收合格后，由驗收人員或保管員在物資驗收單上簽字，填寫品名、規(guī)格、型號、單價、數量、以及來料部門，編號后登記入帳。九、填寫物資驗收報告進行物資驗收時，要做好驗收記錄，驗收工作完畢，要及時填寫驗收報告，驗收報告包括以下內容：（一）檢驗物資的品名、規(guī)格、數量（應收數量、實收數量）（二）入庫時的包裝情況（三）到庫的日期與檢驗日期（四）供方提供證件情況（五）實物檢驗，如有短缺殘損時，應寫明殘損程度與原因（六）抽驗的數量和標號，抽查結果（七）供貨單位名稱（八）處理意見：驗收記錄應有驗收人簽章，并經倉庫主管審查核準蓋章后，方能生效。第三十一條物資的保管保養(yǎng)一、物資進庫，按不同類別，不同規(guī)格及不同物資化學性質和存放時問長短，分別存放在相應條件的倉庫內保管。在庫內貨架存放的，每項物資都要懸掛標簽和卡片。二、物資擺放要整齊，上架物資按上輕下重，中間常動進行存放。堆放物資，垛與垛之間要留通風道，高度不能超過有關規(guī)定，做到定量包裝，分類存放，五十成行，過目知數。庫存擺放要整齊劃一，“四號定位”，即：庫號、架號、行號、列號?！拔逦鍞[放”，即：上架物資要五五成行、五五成列、五五成垛、便于清查核對。三、庫存物資必須材料不混，品名、規(guī)格不錯、不串，數量準確，做到無差錯、無丟失、無損壞、無霉爛變質和賬、物、卡、資金四相符。四、庫內必須有干濕溫度計，倉庫管理人員根據庫內溫度變化，隨時采取措施調整。必須做到“十不”，即：不銹、不潮、不凍、不腐、不霉、不變、不壞、不丟、不漏、不爆。五、對一些物資的保管要求：（一）鋼材堆放要一頭齊，存放環(huán)境應干燥，通風良好，場地干凈無雜草、雜物，上蓋下墊，避免受雨、露、霜、雪的侵蝕。（二）貴重物資要專柜加鎖保管?；鸸ぎa品、有毒、有害、高腐蝕產品的存放要符合公安部門的規(guī)定和要求。（三）化工產品要控制進貨，定期檢查，儲存條件應滿足化工產品的儲存要求。（四）纖維材料存放在干燥、通風良好的庫房內。（五）水泥碼垛不能超過10層，要存放在通風干燥庫內，按保質期內用量進貨。六、生產基建及代儲代銷物資，要分帳保管，積壓物資單獨建帳，單獨存放，新舊物資要分庫存放管理。第三十二條倉庫保管員的業(yè)務要求一、每個保管員要做到“四懂”，即：物資名稱規(guī)格、物資性能用途、業(yè)務流程、業(yè)務保安規(guī)程?！拔鍟保矗簳R貨會換算，會保管保養(yǎng)，會使用衡器，量具，會使用消防器材?！笆^硬”，即：收發(fā)過硬、識貨過硬、保管保養(yǎng)過硬、四對口五五化過硬、熟悉材料編號過硬、便用衡器和量具過硬、使用消防器材過硬、執(zhí)行制度過硬、換算過硬、帳目日清月結和編報報表過硬。二、賬務處理規(guī)范化，做到“一堅持”，即：堅持日清月結?！拔宀辉S”，即：不許草、不許涂改、不許挖補、不許污損、不許丟失?！鞍藴蚀_”，即：時間、用料部門、名稱、規(guī)格、計量部門、單價、數量、金額要準確。三、收、發(fā)等各種單據要按月整理，裝訂成冊，妥善保管。四、熟悉“四防“知識，即：防火、防汛、防盜、防破壞。第三十三條物資發(fā)放一、發(fā)放出庫要求（一）核對出庫憑證，保管人員在發(fā)貨前必須審核領料單印簽是否齊全，數據是否清楚，核對無誤后方可發(fā)貨。（二）復核。保管人員發(fā)貨計量后，必須進行復核。（三）點交和清理。物資經復核后，將物資和有關證件全部當面交給領料人，辦理交接手續(xù)。（四）將發(fā)貨的有關單據核實后及時交有關部門，辦理結算手續(xù)。二、一般物資的發(fā)放必須堅持先進先出的原則和先發(fā)回收復用物資，后發(fā)新料的原則，充分利用超儲積壓物資。嚴禁白條發(fā)料和無證發(fā)料，要做到“五不”出庫，即：沒有領料單不出庫、超計劃定額不出庫、用途不明不出庫，手續(xù)不全不出庫、發(fā)現(xiàn)疑問不出庫。第三十四條物資的盤點一、物資的盤點以年終清點查庫，定期抽查，永續(xù)盤存三種方式進行。二、每年年末，都要做一次終點盤點，全面進行清倉查庫。三、定期抽查，檢金內容包括庫存物資的賬、卡、物是否相符及保養(yǎng)等有關制度的執(zhí)行情況。四、永續(xù)盤存，庫存物資每發(fā)生一次收支時，保管員核對一次，保證帳、卡、物、資金完全相符。五、年終物資盤點和定期抽查盤點要做到：盤點有記錄，盈虧有原因，問題處理要及時。第三十五條倉庫安全衛(wèi)生一、建立倉庫安全領導機構，定期對安全消防進行檢查，發(fā)現(xiàn)隱患及時處理。二、每個倉庫必須設置消防器材，消防水池要有足夠的水源，建立消防組織，定期培訓，掌握滅火知識，能夠熟練地使用消防器材。三、消防器材要有專人管理，嚴禁挪作他用。庫區(qū)內要有消防道，保證暢通無阻。四、倉庫建立每天巡回檢查制度，保管人員下班時，要拉掉電閘，關好門窗、封好門鎖，上班時檢查門、窗、鎖，無異樣時，方可開鎖進庫，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告。五、安全工作應實行專人專庫負責制，并將姓名和負責區(qū)域用牌板標出。六、經常保持庫內清潔衛(wèi)生，做到“五凈”，即：地面、墻壁、門窗、貨架、貨物干凈?！拔鍩o”，無灰塵雜物雜草、無蟲害、無蛛網、無積水、無污垢。“三條線”即：物資堆碼一條線、料架擺放一條線、料簽懸掛一條線。第七章廢舊物資管理第三十六條廢舊物資的范圍一、凡是經過使用磨損失去原有使用效能或價值及淘汰報廢的物資，統(tǒng)稱廢舊物資，其中包括以舊領新交回的物資和開裝以后的包裝物品及施工加工剩余的金屬邊角料，檢修修理拆下來的纜線材、零配件等。二、以舊領新的品種范圍：（一）對環(huán)境有污染的物資：如電池、電瓶、輪胎等。（二）工具類（三）低值易耗品：礦燈、電鉆等。（四）配件（五）其它不是一次性消耗、不進入產品實體的物資。第三十七條廢舊物資回收方法一、由各部門將回收物資做出記錄，向收存部門辦理移交手續(xù)。二、開展群眾性的回收活動，防止丟失、埋壓等浪費再現(xiàn)發(fā)生。三、建立交舊領新制度，指定交舊領新品種和交舊數額。四、建立廢舊物資回收點，下達廢舊回收任務。五、包裝物的回收，對有押金和有價值的包裝物，要百分之百的回收。第三十八條廢舊物資的管理一、對回收的廢舊物資，要統(tǒng)一歸口，由各部門統(tǒng)一管理。專人負責，單獨建賬，記錄回收和處理收、支、存情況，并逐月上報采購供應部“廢舊物資回收庫存及處理統(tǒng)計報表”。二、廢舊物資回收以后，要有專人進行分類挑選，指定場地或庫房存放，可經過修復后再利用的物資不能作為廢舊物資處理，堅持優(yōu)先復用和先內后外銷售原則。第三十九條廢舊物資的處理一、廢舊物資處理權限：采購供應部負責廢舊物資的處理工作，內部風險控制部、財務部共同參與，各部門不準自行處理。二、機電設備經公司批復報廢后，由機電部門將已拆除有使用價值后的殘體回收全供應科指定地點，統(tǒng)一處理。三、為了防止偏差，合理作價，采取邀請招標和比價會議相結合的方式確定廢舊物資讓售價格。第八章物資統(tǒng)計報表管理第四十條為規(guī)范公司物資供應統(tǒng)計報表工作，完成企業(yè)物資統(tǒng)計任務，統(tǒng)計