商務(wù)傳真使用禮儀

商界人員在使用傳真時(shí)，必須牢記維護(hù)個(gè)人和所在單位的形象問題，必須處處不失禮數(shù)。在發(fā)送傳真時(shí)，一般不可缺少必要的與致謝語。發(fā)送文件、書信、資料時(shí)，更是要謹(jǐn)記這一條。出差在外，有必要使用公眾傳真設(shè)備，即付費(fèi)使用電信部門所設(shè)立在營(yíng)業(yè)所內(nèi)的傳真機(jī)時(shí)，除了要辦好手續(xù)、防止泄密之外，對(duì)于工作人員亦須依禮相待。人們?cè)谑褂脗髡嬖O(shè)備時(shí)，最為看重的是它的時(shí)效性。因此在收到他人的傳真后，應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間內(nèi)即刻采用適當(dāng)?shù)姆绞礁嬷獙?duì)方，以免對(duì)方惦念不已。需要辦理或轉(zhuǎn)交、轉(zhuǎn)送他人發(fā)來的傳真時(shí)，千萬不可拖延時(shí)間，耽誤對(duì)方的要事。2、傳真的完整性：在發(fā)送傳真時(shí)，應(yīng)檢查是否注明了本公司的名稱、發(fā)送人姓名、發(fā)送時(shí)間以及自己的聯(lián)絡(luò)電話。同樣地，應(yīng)為對(duì)方寫明收傳真人的姓名、所在公司、部門等信息。所有的注釋均應(yīng)寫在傳真內(nèi)容的上方。在發(fā)送傳真時(shí)即便已經(jīng)給予了口頭說明，也應(yīng)該在傳真上注明以上內(nèi)容，這是良好的工作習(xí)慣，對(duì)雙方的文件管理都非常有利。3、傳真的清晰度：發(fā)送傳真時(shí)應(yīng)盡量使用清晰的原件，避免發(fā)送后出現(xiàn)內(nèi)容看不清楚的情況。4、傳真的使用時(shí)間：如果沒有得到對(duì)方的允許，不要將發(fā)送時(shí)間設(shè)定在下班后，這是非5、傳真回復(fù)問題：如果傳真機(jī)設(shè)定在自動(dòng)接收的狀態(tài)，發(fā)送方應(yīng)盡快通過其他方式與收件人取得聯(lián)系，確認(rèn)其是否收到傳真。收到傳真的一方也應(yīng)給予及時(shí)回復(fù)，避免因任何的疏漏造成傳真丟失。在重要的商務(wù)溝通中，任何信息丟失都可能造成時(shí)間的延誤甚至影響到合作業(yè)務(wù)的成敗，這樣的細(xì)節(jié)不可輕視。正式的傳真必須有首頁，上面注明傳送者與接收者雙方的單位名稱、人員姓名、日期、總頁數(shù)等，這樣就可以讓接收者可以一目了然。如果不是非常正式的，也必須以3—1，3—2，3—3等方式注明，讓接收者一看就知道是三頁。如果其中某一頁不清楚或是未收到時(shí)，可以請(qǐng)對(duì)方再發(fā)一次，這樣可以節(jié)省雙方的時(shí)間。傳真最好使用白色或淺色信紙，有些人喜歡用深色信紙或是信紙上有黑色或深色的條紋，用這些信紙發(fā)傳真會(huì)浪費(fèi)掃描時(shí)間。正式的傳真信件必須像寫信一樣有禮貌，有必要的稱呼、問候語、敬語、致謝語、簽字等均不可缺少，尤其是信尾的簽字非常重要，因?yàn)楹炞执磉@封信是發(fā)信者同意才發(fā)出的，表示傳真信件的嚴(yán)肅性以及對(duì)對(duì)方的尊重。發(fā)送傳真之前可以向?qū)Ψ酵▓?bào)一下，以免發(fā)錯(cuò)。收到傳真后要盡快通知對(duì)方，以免對(duì)方不放心。這既是傳真的工作程序，也是一種文明禮貌。1.按【傳真】鍵3.輸入傳真號(hào)碼4.按【啟動(dòng)】鍵發(fā)送傳真二、接收傳真1.接收模式設(shè)定，可以通過面板的【收傳真自動(dòng)/手動(dòng)】鍵切換至【傳真自動(dòng)】或【傳真?zhèn)髡孀詣?dòng)：在指定的振鈴次數(shù)內(nèi)可以接聽電話(默認(rèn)振鈴4次),然后自動(dòng)給傳真信號(hào)。傳真手動(dòng)：每次都需要接通電話后，再按啟動(dòng)鍵接收傳真。2.如何手動(dòng)給傳真信號(hào)?接通電話后，按面板的綠色啟動(dòng)鍵。三、如何PC發(fā)送傳真(以Win7系統(tǒng)為例)1.正確安裝驅(qū)動(dòng)(可以通過隨機(jī)光盤安裝)2.文件——打印(快捷鍵Ctrl+P)——出現(xiàn)以下對(duì)話框，找到DocuPrintM115fax——點(diǎn)擊“OK”3.撥號(hào)，添加號(hào)碼，然后點(diǎn)擊開始即可。如果需要撥分機(jī)，請(qǐng)使用暫停鍵四、如何PC接收傳真(以win7操作系統(tǒng)為例)PC-Fax接收功能：將接收到的傳真信息存儲(chǔ)到內(nèi)存中，并將它自動(dòng)發(fā)送到計(jì)數(shù)機(jī)中，即使計(jì)算機(jī)關(guān)閉，設(shè)備仍會(huì)接收傳真，并存儲(chǔ)在內(nèi)存中，液晶屏?xí)缦嘛@示存儲(chǔ)傳真的數(shù)量【PC打開計(jì)算機(jī)并運(yùn)行PC-fax接收后，內(nèi)存中的傳真會(huì)自動(dòng)發(fā)到計(jì)算機(jī)中。1.在控制面板打開“PCFax接收”功能功能——向下鍵找到【傳真】——Ok健然后向下健，找到【遠(yuǎn)程傳真選項(xiàng)】——OK健找到【PCFax接收】——將選項(xiàng)改為“開”(如果需要接收PC傳真的同時(shí)收到一份紙質(zhì)傳真，即將【備份打印】改為“開”，否則改為“關(guān)”)。2.在PC端安裝并打開【PCFax接收】，隨機(jī)光盤中有相關(guān)軟件。開始——所有程序——FujiXerox——DocuPrintM115f/fs——PCFax接收——接收3.右擊計(jì)算機(jī)任務(wù)