商務傳真使用禮儀

商界人員在使用傳真時，必須牢記維護個人和所在單位的形象問題，必須處處不失禮數(shù)。在發(fā)送傳真時，一般不可缺少必要的與致謝語。發(fā)送文件、書信、資料時，更是要謹記這一條。出差在外，有必要使用公眾傳真設備，即付費使用電信部門所設立在營業(yè)所內的傳真機時，除了要辦好手續(xù)、防止泄密之外，對于工作人員亦須依禮相待。人們在使用傳真設備時，最為看重的是它的時效性。因此在收到他人的傳真后，應當在第一時間內即刻采用適當?shù)姆绞礁嬷獙Ψ?，以免對方惦念不已。需要辦理或轉交、轉送他人發(fā)來的傳真時，千萬不可拖延時間，耽誤對方的要事。2、傳真的完整性：在發(fā)送傳真時，應檢查是否注明了本公司的名稱、發(fā)送人姓名、發(fā)送時間以及自己的聯(lián)絡電話。同樣地，應為對方寫明收傳真人的姓名、所在公司、部門等信息。所有的注釋均應寫在傳真內容的上方。在發(fā)送傳真時即便已經給予了口頭說明，也應該在傳真上注明以上內容，這是良好的工作習慣，對雙方的文件管理都非常有利。3、傳真的清晰度：發(fā)送傳真時應盡量使用清晰的原件，避免發(fā)送后出現(xiàn)內容看不清楚的情況。4、傳真的使用時間：如果沒有得到對方的允許，不要將發(fā)送時間設定在下班后，這是非5、傳真回復問題：如果傳真機設定在自動接收的狀態(tài)，發(fā)送方應盡快通過其他方式與收件人取得聯(lián)系，確認其是否收到傳真。收到傳真的一方也應給予及時回復，避免因任何的疏漏造成傳真丟失。在重要的商務溝通中，任何信息丟失都可能造成時間的延誤甚至影響到合作業(yè)務的成敗，這樣的細節(jié)不可輕視。正式的傳真必須有首頁，上面注明傳送者與接收者雙方的單位名稱、人員姓名、日期、總頁數(shù)等，這樣就可以讓接收者可以一目了然。如果不是非常正式的，也必須以3—1，3—2，3—3等方式注明，讓接收者一看就知道是三頁。如果其中某一頁不清楚或是未收到時，可以請對方再發(fā)一次，這樣可以節(jié)省雙方的時間。傳真最好使用白色或淺色信紙，有些人喜歡用深色信紙或是信紙上有黑色或深色的條紋，用這些信紙發(fā)傳真會浪費掃描時間。正式的傳真信件必須像寫信一樣有禮貌，有必要的稱呼、問候語、敬語、致謝語、簽字等均不可缺少，尤其是信尾的簽字非常重要，因為簽字代表這封信是發(fā)信者同意才發(fā)出的，表示傳真信件的嚴肅性以及對對方的尊重。發(fā)送傳真之前可以向對方通報一下，以免發(fā)錯。收到傳真后要盡快通知對方，以免對方不放心。這既是傳真的工作程序，也是一種文明禮貌。1.按【傳真】鍵3.輸入傳真號碼4.按【啟動】鍵發(fā)送傳真二、接收傳真1.接收模式設定，可以通過面板的【收傳真自動/手動】鍵切換至【傳真自動】或【傳真?zhèn)髡孀詣樱涸谥付ǖ恼疋彺螖?shù)內可以接聽電話(默認振鈴4次),然后自動給傳真信號。傳真手動：每次都需要接通電話后，再按啟動鍵接收傳真。2.如何手動給傳真信號?接通電話后，按面板的綠色啟動鍵。三、如何PC發(fā)送傳真(以Win7系統(tǒng)為例)1.正確安裝驅動(可以通過隨機光盤安裝)2.文件——打印(快捷鍵Ctrl+P)——出現(xiàn)以下對話框，找到DocuPrintM115fax——點擊“OK”3.撥號，添加號碼，然后點擊開始即可。如果需要撥分機，請使用暫停鍵四、如何PC接收傳真(以win7操作系統(tǒng)為例)PC-Fax接收功能：將接收到的傳真信息存儲到內存中，并將它自動發(fā)送到計數(shù)機中，即使計算機關閉，設備仍會接收傳真，并存儲在內存中，液晶屏會如下顯示存儲傳真的數(shù)量【PC打開計算機并運行PC-fax接收后，內存中的傳真會自動發(fā)到計算機中。1.在控制面板打開“PCFax接收”功能功能——向下鍵找到【傳真】——Ok健然后向下健，找到【遠程傳真選項】——OK健找到【PCFax接收】——將選項改為“開”(如果需要接收PC傳真的同時收到一份紙質傳真，即將【備份打印】改為“開”，否則改為“關”)。2.在PC端安裝并打開【PCFax接收】，隨機光盤中有相關軟件。開始——所有程序——FujiXerox——DocuPrintM115f/fs——PCFax接收——接收3.右擊計算機任務