“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校學(xué)籍檔案管理對策研究

【摘

要】“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校學(xué)籍檔案管理不斷地向信息化、數(shù)字化方向發(fā)展，高校學(xué)籍檔案管理體制隨之發(fā)展變革。文章闡述了高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀，指出了學(xué)籍檔案管理存在的問題，提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下符合高校學(xué)籍信息化管理策略，論述了“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校學(xué)籍信息化管理的意義，旨在為高校學(xué)籍檔案在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的管理提供有價值、有意義的參考?！娟P(guān)鍵詞】“互聯(lián)網(wǎng)+”;學(xué)籍檔案管理;信息化高校學(xué)籍管理工作是高校管理工作的重要組成部分，它依據(jù)國家教育方針和政策，以及本科教育自身規(guī)律、切合學(xué)生身心發(fā)展特點，綜合學(xué)生本科階段進行全過程動態(tài)綜合管理。高校學(xué)籍檔案是高校學(xué)生檔案記載的重要資料，在工作開展過程中，始終堅持創(chuàng)新、規(guī)范的理念，為國家經(jīng)濟發(fā)展高素質(zhì)人才提供支撐。然而部分高校的學(xué)籍檔案管理工作尚存在欠缺，如管理制度不健全、內(nèi)容不夠完善等問題，嚴(yán)重影響學(xué)籍管理工作的順利開展。數(shù)字化信息管理學(xué)籍檔案可以增強學(xué)籍管理工作的科學(xué)化、秩序化和規(guī)范化，提高學(xué)籍檔案管理的水平和效率。同時，信息化檔案管理為高校的學(xué)生管理工作提供了更加便捷的途徑，有利于高校的長遠(yuǎn)發(fā)展，為學(xué)生工作開展提供了優(yōu)勢。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，為院校完善學(xué)籍管理體制提供了方便快捷的路徑，學(xué)籍檔案管理工作信息化成為必然趨勢。一、高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀（一）高校學(xué)籍檔案的特點隨著我國教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校學(xué)生數(shù)量逐年攀升，使得學(xué)籍管理工作日益繁瑣、復(fù)雜，且挑戰(zhàn)不斷加大。學(xué)籍檔案記錄學(xué)生在校期間的學(xué)籍詳細(xì)信息，因此在開展工作時需要保障學(xué)籍檔案記錄的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和及時性。高校學(xué)籍檔案貫穿學(xué)生的整個大學(xué)生涯，有效輔助學(xué)生規(guī)劃學(xué)習(xí)，制訂短期和長期計劃，對學(xué)生具有一定的指導(dǎo)意義。學(xué)籍檔案記載了學(xué)生的入學(xué)情況、在校表現(xiàn)等，同時涵蓋學(xué)生思想道德素質(zhì)、學(xué)籍異動情況及畢業(yè)相關(guān)信息。臨近畢業(yè)的學(xué)生通過學(xué)籍檔案查缺補漏，盡快修補達(dá)到畢業(yè)要求，從而順利畢業(yè)。已畢業(yè)學(xué)生的工作單位往往會要求學(xué)校提供在校期間學(xué)籍檔案信息，尤其在近年來的職稱評定中，二十年以上的畢業(yè)生，母校會為其出具相關(guān)在校信息，學(xué)籍管理工作人員則依據(jù)學(xué)籍檔案內(nèi)容開具證明。目前學(xué)籍檔案管理工作已經(jīng)成為社會關(guān)注的焦點，確保準(zhǔn)確、規(guī)范且查詢便捷至關(guān)重要。（二）高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀分析鑒于學(xué)籍檔案之關(guān)鍵性，我國高校皆致力于投入充足的人力與物力，以確保學(xué)籍工作的平穩(wěn)推進。近年來，教育部高度重視學(xué)籍管理工作，學(xué)籍管理工作更加成為重中之重，但在具體管理中還存在一定問題。學(xué)生學(xué)籍是一個動態(tài)的過程，從學(xué)生入學(xué)資格審查注冊學(xué)籍開始，各項學(xué)籍信息就會被詳細(xì)記錄。在校期間，學(xué)生的學(xué)籍會產(chǎn)生異動，例如：休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、留級、身份信息更改、當(dāng)兵保留學(xué)籍等;畢業(yè)季時，學(xué)生可能面臨正常畢業(yè)、延長修業(yè)年限、結(jié)業(yè)等學(xué)籍變動，學(xué)籍管理工作人員，需要對學(xué)生學(xué)籍信息進行及時更新和記錄。高校學(xué)籍檔案管理人員配置通常為一名或者兩名，由于學(xué)籍信息變更需多個部門協(xié)同，且工作內(nèi)容煩瑣、過程冗長，因此工作人員需具備嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的工作態(tài)度。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，加強學(xué)籍檔案信息化管理水平，克服辦事流程的繁瑣、效率低等問題刻不容緩。過去，學(xué)籍檔案信息的記載多采用紙質(zhì)材料，隨著時間的推移，紙質(zhì)材料存在遺失、損壞的風(fēng)險。目前大部分高校采用紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的建檔方式。從學(xué)籍發(fā)生源頭開始建立信息化管理，有助于避免信息錯誤，降低人工審核成本。因此，學(xué)籍信息化管理已成為高校學(xué)籍檔案管理的發(fā)展趨勢。二、高校學(xué)籍檔案管理存在的問題（一）缺乏健全的制度我國尚未確立統(tǒng)一的學(xué)籍檔案保管標(biāo)準(zhǔn)，因此，各大高校根據(jù)自身需求制訂相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。從學(xué)生入學(xué)時的學(xué)籍檔案建立，到學(xué)生生涯中學(xué)籍的持續(xù)補充以及畢業(yè)后檔案的保管，均存在諸多挑戰(zhàn)。這主要源于管理學(xué)籍的部門不統(tǒng)一，分散在教務(wù)處、學(xué)生處、各二級學(xué)院及檔案館，很難做到統(tǒng)一管理。學(xué)生在填寫學(xué)籍檔案時，因態(tài)度不端正而導(dǎo)致檔案不規(guī)范的現(xiàn)象亦存在。學(xué)籍檔案保管過程中，由于工作人員缺乏專業(yè)的檔案管理背景，造成保存的學(xué)籍檔案編號混亂、順序混亂。部分學(xué)籍負(fù)責(zé)人未能按照要求加蓋相關(guān)單位公章，需學(xué)生本人簽名的地方未作簽名、格式填寫錯誤等，皆源于缺乏統(tǒng)一的學(xué)籍檔案管理制度和流程。此外，學(xué)籍工作人員流動性大，學(xué)生逐年增加，若沒有建立健全的管理制度，勢必會出現(xiàn)檔案材料缺失的現(xiàn)象。（二）缺乏檔案意識目前，眾多大學(xué)生缺乏檔案意識，忽視了檔案在個人發(fā)展中的關(guān)鍵作用。在畢業(yè)二十年后的職業(yè)生涯中，許多人在面臨晉升等個人發(fā)展環(huán)節(jié)時，都會需要查閱自己的檔案。部分學(xué)生因為對檔案不夠重視，導(dǎo)致檔案丟失或者缺少必要的材料，不得不回到母校補辦相關(guān)手續(xù)，最后只能通過查閱歷史檔案尋找線索，開具證明。由于部分學(xué)生檔案意識薄弱，在學(xué)籍檔案填寫過程中，敷衍了事、隨意涂改、不認(rèn)真核對。例如，部分學(xué)生在畢業(yè)十幾年后，才發(fā)現(xiàn)在校期間登記用的名字有誤，而這樣的錯誤在大學(xué)四年竟然沒有察覺，直至錄用單位審檔案時出現(xiàn)問題。更有甚者，竟因認(rèn)為畢業(yè)證照片不佳，將照片撕毀，導(dǎo)致急用時只能申請補辦證明書。此外，學(xué)籍檔案工作人員也需加強學(xué)籍檔案收集歸檔意識，理解工作的意義和重要性。（三）檔案利用率低學(xué)籍檔案在歸檔后存儲于檔案館，紙質(zhì)檔案的查閱過程顯得頗為煩瑣。用人單位查閱錄取人員的檔案信息，往往面臨較大困難。通常需要本人接收用人單位提供的資料，并攜帶身份證前往畢業(yè)學(xué)校的檔案管理部門復(fù)印相關(guān)證明材料。當(dāng)前，學(xué)籍檔案缺乏數(shù)字化、信息化形式，無法實現(xiàn)對學(xué)籍信息的匯總整理，難以支持學(xué)校的發(fā)展及教學(xué)管理等方面的數(shù)據(jù)需求。同時，缺乏學(xué)籍檔案管理平臺，無法實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的遠(yuǎn)程操作及智能化。三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校學(xué)籍信息化管理策略（一）建立健全的高校學(xué)籍信息化管理制度和內(nèi)容在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校應(yīng)結(jié)合學(xué)校學(xué)生自身發(fā)展，制訂適應(yīng)學(xué)校自身發(fā)展的學(xué)籍信息化管理的制度和保管方案，嚴(yán)格落實到實際學(xué)籍檔案整個過程，明確各部門職責(zé)。高?？梢灾朴唽W(xué)籍信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)、具體辦法以及信息化管理人員的職責(zé)范圍和管理辦法，對涉及學(xué)籍信息管理的工作部門進行明確分工，防止部門之間相互推諉，提高學(xué)籍管理水平和效率。（二）加強學(xué)籍檔案重要性宣傳鑒于學(xué)籍檔案管理工作者及學(xué)生本身對學(xué)籍檔案價值的認(rèn)識不足，在學(xué)籍檔案的建立和保管過程中易產(chǎn)生忽視現(xiàn)象。因此加大學(xué)籍檔案重要性的宣傳力度至關(guān)重要。例如，學(xué)籍管理相關(guān)工作人員可在新生入學(xué)初期開展專題講座，提高大家對學(xué)籍檔案的重視。學(xué)校宣傳學(xué)籍檔案，應(yīng)從新生抓起，在其填寫學(xué)籍檔案的階段就強調(diào)學(xué)籍的重要性，并強調(diào)學(xué)生畢業(yè)后，學(xué)籍檔案仍具有重大意義。認(rèn)真核對在校的電子檔案信息，發(fā)現(xiàn)問題及時指出更正，力求確保每位學(xué)生的紙質(zhì)版和電子版學(xué)籍檔案準(zhǔn)確無誤。（三）完善高校學(xué)籍信息化管理內(nèi)容高校應(yīng)重視學(xué)籍信息化管理內(nèi)容，確保學(xué)籍信息的完整性和真實性。學(xué)生的電子檔案信息應(yīng)全面包含個人基本信息，包括姓名、性別、出生年月、民族、身份證號、圖像采集、家庭詳細(xì)地址、聯(lián)系方式等，在校期間的學(xué)生成績、參加競賽獲得的獎勵、懲罰處分等都應(yīng)該體現(xiàn)在學(xué)生的電子信息檔案中。學(xué)生在校期間的異動情況都應(yīng)記錄在冊，并需要標(biāo)注異動原因，以便日后查閱檔案。學(xué)生畢業(yè)后的去向也需專門的人員跟蹤，并登記在冊，對學(xué)校自身的發(fā)展考量也可提供一定的數(shù)據(jù)支撐評估。完善的學(xué)籍信息管理內(nèi)容，可以大幅地提高學(xué)籍檔案的利用率，更好地為學(xué)生、學(xué)校以及相關(guān)人員提高便捷高效的服務(wù)。（四）加強學(xué)籍檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)當(dāng)前，部分高校的學(xué)籍管理人員在檔案管理方面缺乏必要的知識儲備，且未經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致在學(xué)籍檔案管理過程中，難以高效履行職責(zé)，不利于學(xué)籍檔案信息化管理的推進。學(xué)校可以安排學(xué)籍管理人員外出學(xué)習(xí)參觀優(yōu)秀學(xué)籍管理案例，多參加學(xué)籍檔案管理相關(guān)會議，了解其他高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀以及方案，不斷提高本校學(xué)籍檔案管理人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而提高高校學(xué)籍管理信息化管理水平。除了專業(yè)知識方面的培訓(xùn)，高校應(yīng)開展學(xué)籍管理人員計算機水平的培訓(xùn)，務(wù)必掌握信息化管理應(yīng)具備的計算機技能。（五）加大學(xué)籍管理信息化設(shè)備投入“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的高校實現(xiàn)學(xué)籍管理信息化，必須加大信息化設(shè)備的投入，匹配相應(yīng)的硬件設(shè)施，例如計算機、服務(wù)器、存儲器等，并且配備相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)人員。建立適合高校發(fā)展的學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)，可以及時、高效、規(guī)范地匯總整理學(xué)生的學(xué)生學(xué)籍信息，實現(xiàn)在校生、畢業(yè)生、學(xué)校之間信息共享。高校學(xué)籍信息富含學(xué)生的基本信息，所以信息的安全性十分重要，必須增強學(xué)籍檔案管理人員的安全和保密意識，嚴(yán)格操作的流程，切實保障學(xué)生學(xué)籍檔案的安全。四、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校學(xué)籍信息化管理意義（一）“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校學(xué)籍信息化管理重要性高校學(xué)籍檔案涵蓋了新生入學(xué)至畢業(yè)生全過程的信息，對學(xué)校、學(xué)生及用人單位而言，通過查詢與驗證學(xué)籍檔案，可確認(rèn)學(xué)生身份及學(xué)習(xí)經(jīng)歷，其重要性不言而喻。此外，學(xué)籍檔案還可作為原始材料，為法律訴訟及用人單位選拔人才等提供依據(jù)。高校學(xué)籍檔案的管理，不僅體現(xiàn)了高校的管理水平，更體現(xiàn)了教育質(zhì)量。為實現(xiàn)高效便捷的管理，高校需投入大量人力、物力和財力建設(shè)學(xué)籍信息化管理系統(tǒng)。學(xué)籍檔案信息化管理是學(xué)校信息化建設(shè)的主要內(nèi)容，是利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)的高速云運算、通訊設(shè)備技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)等，采用規(guī)范、精準(zhǔn)、快速的方法，能大幅度提高學(xué)籍檔案的管理水平，實現(xiàn)高效率管理，是現(xiàn)代學(xué)籍檔案管理的最有效措施。教育部強調(diào)，應(yīng)快速適應(yīng)信息化發(fā)展，構(gòu)建學(xué)生學(xué)籍檔案信息一體化管理，規(guī)范檔案管理的過程，建立健全完整的體系，實現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍內(nèi)容的全方位信息化管理。由此可以看出，需要高度重視“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校學(xué)籍信息化管理，并且需要各大高校投入大量精力，盡可能地發(fā)揮學(xué)籍檔案的經(jīng)濟性和社會性。（二）“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校學(xué)籍信息化管理的意義高校學(xué)籍信息化管理對學(xué)籍檔案的日常維護和管理人員的查詢審閱提供了便捷高效的方法，在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，收集學(xué)生檔案信息并且整合關(guān)聯(lián)相關(guān)信息。信息化檔案管理大幅降低了原始紙質(zhì)檔案的翻閱次數(shù)，減少了多次查閱產(chǎn)生的磨損。信息化管理可以規(guī)避由于環(huán)境、人為等因素導(dǎo)致的原始材料丟失損壞等風(fēng)險，并且在人力、物力方面節(jié)約管理成本。傳統(tǒng)檔案管理，由于采用人員錄入的方式，處理過程中會出現(xiàn)失誤，進而導(dǎo)致信息出現(xiàn)錯誤，繁瑣的學(xué)籍檔案管理流程，也會出現(xiàn)遺漏?；ヂ?lián)網(wǎng)下的信息化關(guān)聯(lián)服務(wù)，可以有效發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤，及時更正，并且學(xué)生可以通過校園指定的教務(wù)系統(tǒng)，查詢核查個人信息，發(fā)現(xiàn)有誤的地方，及時上報糾正。傳統(tǒng)信息管理下，高校對學(xué)籍檔案的利用相對較低，只有到關(guān)鍵時期才會調(diào)取大量的紙質(zhì)檔案去核查，也不會人為地核對糾正錯誤，信息化管理完全可以解決這個問題。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實現(xiàn)學(xué)籍管理檔案的信息化和數(shù)字化，提高學(xué)籍管理效率。由于前期需要投入設(shè)備和軟件開發(fā)，需要花費一定的成本，但是從長遠(yuǎn)考慮，不但減少了人員手動保存的費用，還節(jié)約了大量管理檔案存放的空間，減少紙張的浪費，節(jié)約了人力成本。五、結(jié)語隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，信息科學(xué)技術(shù)的不斷進步，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的高校實現(xiàn)學(xué)籍管理信息化是必然選擇。不斷提高高校的學(xué)籍檔案信息化管理水平，充分發(fā)揮學(xué)籍檔案的重要