醫(yī)管公司會議管理制度

醫(yī)管公司會議管理制度第一章總則

為確保醫(yī)管公司會議的規(guī)范化、高效化，提高決策質量和執(zhí)行力度，特制定本會議管理制度。

一、會議宗旨

醫(yī)管公司會議應圍繞公司戰(zhàn)略發(fā)展、經營管理、業(yè)務提升等方面進行，旨在加強團隊協作，提高工作效率，促進公司持續(xù)健康發(fā)展。

二、會議原則

1.務實高效：會議應注重實際效果，提倡簡潔明了、直擊重點的發(fā)言，避免空談和形式主義。

2.充分準備：會議召開前，應充分準備會議資料，明確會議議題，確保參會人員提前了解會議內容。

3.廣泛參與：鼓勵各部門、各層級員工積極參與會議，充分發(fā)表意見和建議。

4.紀律嚴明：會議期間，參會人員應嚴格遵守會議紀律，保持會場秩序。

三、會議類型

醫(yī)管公司會議分為以下幾種：

1.董事會：研究決定公司發(fā)展戰(zhàn)略、重大事項及經營管理等。

2.總經理辦公會：研究決定公司日常經營管理、業(yè)務拓展、內部管理等。

3.部門例會：各部門負責人組織，研究本部門工作計劃、任務分配、問題解決等。

4.專題會議：針對特定議題召開的會議，如項目評審、問題研討等。

5.臨時會議：根據工作需要，臨時組織的會議。

四、參會人員

1.董事會：公司董事、監(jiān)事、高級管理人員等。

2.總經理辦公會：公司總經理、副總經理、各部門負責人等。

3.部門例會：本部門全體員工及相關部門相關人員。

4.專題會議：與會議議題相關的相關人員。

5.臨時會議：根據會議議題，由組織者確定參會人員。

五、本制度的解釋權歸醫(yī)管公司所有，自發(fā)布之日起實施。如有未盡事宜，可根據實際情況予以補充。各部門應認真貫徹執(zhí)行本制度，確保會議的順利進行。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議發(fā)起人應根據公司業(yè)務需要和各部門工作情況，明確會議議題，并將議題提前通知參會人員。

2.制定議程：會議組織者應根據議題制定會議議程，明確會議時間、地點、參會人員、議題順序等。

3.發(fā)送會議通知：會議組織者應在會議召開前至少三天，向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議議程、時間、地點等。

4.準備會議材料：會議組織者應確保會議材料在會議召開前至少兩天送達參會人員，以便參會人員提前了解會議內容。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應在會議開始前15分鐘到達會場，進行簽到。

2.會議主持人：會議主持人應提前到達會場，檢查會議準備情況，并按時召開會議。

3.會議發(fā)言：會議主持人應按照議程安排，引導參會人員依次發(fā)言，確保會議有序進行。

4.討論與表決：會議主持人應組織參會人員對議題進行充分討論，并在討論結束后進行表決。

三、會議記錄

1.會議記錄人：會議組織者應指定專人擔任會議記錄人，負責記錄會議內容、參會人員發(fā)言等。

2.記錄要求：會議記錄應真實、準確、全面，重點記錄會議決策、意見和建議。

3.會議記錄整理：會議結束后，會議記錄人應盡快整理會議記錄，形成會議紀要。

四、會議總結與反饋

1.會議紀要分發(fā)：會議紀要應在會議結束后三個工作日內發(fā)送給參會人員，以便大家對會議內容進行回顧和落實。

2.落實責任：會議組織者應根據會議決策，明確責任人和完成時限，確保會議決策的執(zhí)行。

3.反饋與跟蹤：會議組織者應定期收集會議決策執(zhí)行情況，并在下次會議上進行通報。

五、會議結束

1.會議主持人應在會議結束時，對會議成果進行簡要總結，并對參會人員表示感謝。

2.會議結束后，會議組織者應負責會場整理，確保會場整潔。

3.會議組織者應將會議紀要、決策執(zhí)行情況等相關材料歸檔保存，以備查閱。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應詳細記錄會議的討論內容、決策結果、責任分配以及后續(xù)行動計劃。

2.會議紀要編制完成后，應由會議主持人或指定負責人進行審核，確保紀要內容的準確性和完整性。

3.審核通過的會議紀要應在會議結束后兩個工作日內發(fā)送給所有參會人員，并在必要時抄送相關部門或人員。

二、會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.會議紀要中明確的行動計劃和責任分配，各責任人應嚴格按照要求和時限執(zhí)行。

2.各責任部門應定期向上級匯報會議決策的執(zhí)行進度，確保決策的落地和問題的及時解決。

3.會議組織者或指定跟蹤人應對會議決策的執(zhí)行情況進行定期檢查，確保各項任務按計劃推進。

三、問題反饋與協調解決

1.在會議決策執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，責任人應及時向上級或相關部門反饋，尋求支持和協調。

2.會議組織者應建立問題反饋機制，確保問題能夠得到及時響應和處理。

3.對于重大問題或跨部門協調事項，會議組織者應召開專題會議，集中討論解決方案。

四、會議紀要的更新與歸檔

1.如會議決策執(zhí)行過程中出現重大調整或變更，會議紀要應相應更新，并及時通知相關人員。

2.更新后的會議紀要應重新發(fā)布，確保所有相關人員了解最新的決策內容。

3.會議紀要及其更新版本應作為公司重要文件歸檔保存，以備未來查詢和使用。

五、跟蹤落實的評價與改進

1.定期對會議紀要的跟蹤落實情況進行評價，分析存在的問題和不足，提出改進措施。

2.根據評價結果，調整和優(yōu)化會議管理制度，提高會議決策的執(zhí)行效率和效果。

3.通過持續(xù)的改進，形成公司內部高效的會議管理和決策執(zhí)行機制。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，由會議組織者提前向行政管理部門或指定人員提交會議室預訂申請。

2.預訂申請應包括會議時間、預計參會人數、所需設備等詳細信息。

3.行政管理部門或指定人員負責統(tǒng)籌安排會議室使用，確保會議需求得到滿足。

二、會議室配置

1.會議室應配置必要的會議設施，如投影儀、音響設備、白板、會議桌椅等。

2.行政管理部門應定期檢查會議室設施，確保設備正常運行，及時更新和維修損壞設備。

3.會議室布置應簡潔大方，符合公司形象，并提供充足的照明和通風。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議召開前，會議組織者應確保會議室整潔，并按照需求調整座位和設備。

2.會議期間，參會人員應保持安靜，遵守會議紀律，不得隨意離開座位或打擾他人。

3.會議結束后，會議組織者應負責清理會議室，恢復原狀，并關閉所有設備電源。

四、會議室安全與保密

1.會議室應設置在易于管理的區(qū)域，確保會議期間的安全。

2.會議涉及敏感信息時，會議組織者應提醒參會人員注意保密，并在必要時采取保密措施。

3.嚴禁在會議室內進行與會議無關的活動，違反規(guī)定者將按公司規(guī)定給予相應處罰。

五、會議室維護與優(yōu)化

1.定期對會議室進行保養(yǎng)和維護，確保設施設備長期處于良好狀態(tài)。

2.根據實際需要和員工反饋，不斷優(yōu)化會議室配置和布局，提高會議室使用效率。

3.鼓勵員工提出會議室管理和使用的改進建議，持續(xù)提升會議環(huán)境。

六、特殊會議室管理

1.對于特殊會議室（如視頻會議室、董事會會議室等），應制定專門的管理規(guī)定，確保專用性和高效性。

2.特殊會議室的使用需經過額外審批，并嚴格按照相關規(guī)定進行操作。

3.定期對特殊會議室的設備進行專業(yè)檢查和保養(yǎng)，確保關鍵時刻的正常使用。

第五章附則

一、本制度的解釋權歸醫(yī)管公司所有，如有爭議，以公司