公安機關會議室管理制度

公安機關會議室管理制度第一章總則

為確保公安機關會議室使用的有序、高效，提高會議質量，明確會議紀律，根據公安機關工作實際，特制定本會議室管理制度。

一、會議室使用原則

1.公安機關會議室主要用于召開與公安工作相關的會議，包括但不限于案情分析、工作部署、業(yè)務培訓等。

2.會議室使用應遵循公開、公平、公正的原則，實行預約制度，確保會議室資源得到合理分配。

二、會議室管理責任

1.公安機關辦公室負責會議室的日常管理、維護及預約工作。

2.會議室使用者應愛護公共設施，遵守會議紀律，保持會議室整潔。

三、會議分類

1.日常會議：包括周例會、月例會等，主要涉及日常工作安排、業(yè)務交流等。

2.專題會議：針對特定主題召開的會議，如案情分析會、專項工作部署會等。

3.緊急會議：因緊急情況需立即召開的會議，如突發(fā)事件應急處置會等。

四、會議紀律

1.與會人員應按時參加，不得遲到、早退。

2.會議期間，與會人員應關閉手機或調至靜音，保持會場安靜。

3.與會人員應嚴格遵守保密紀律，不得泄露會議內容。

4.與會人員應積極參與討論，踴躍發(fā)言，做到言之有物、務實高效。

五、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，由公安機關辦公室負責解釋。

本章內容旨在明確公安機關會議室管理的基本原則和紀律要求，為后續(xù)章節(jié)的具體規(guī)定提供依據。后續(xù)章節(jié)將分別對會議流程、會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定等方面進行詳細闡述。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目的：會議發(fā)起人應根據工作需要，明確會議主題和目的，確保會議的針對性和實效性。

2.擬定會議議程：會議議程應包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論議題等，并在會議召開前至少3天發(fā)送給與會人員。

3.安排會議時間：會議時間應充分考慮與會人員的實際情況，避免與日常工作沖突。

4.預約會議室：會議發(fā)起人需提前向公安機關辦公室預約會議室，并提供會議相關信息。

二、會議通知

1.會議通知應包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員、會議準備等內容。

2.會議通知應在會議召開前至少3天發(fā)送給與會人員，緊急會議除外。

3.會議通知可通過電話、短信、郵件等方式進行。

三、會議召開

1.會議主持人應提前到場，檢查會議設備設施，確保會議順利進行。

2.會議開始時，主持人簡要介紹會議主題、議程和目的，明確會議紀律。

3.會議期間，與會人員應按照議程發(fā)言，會議記錄員要做好會議記錄。

四、會議決策

1.會議討論議題時，與會人員應充分發(fā)表意見，主持人要確保討論充分、民主。

2.會議決策應遵循少數服從多數的原則，對于重大事項，可采取投票表決方式。

3.會議決策結果應記錄在案，并由會議記錄員整理成會議紀要。

五、會議總結

1.會議結束時，主持人應對會議討論情況進行簡要總結，明確會議成果和下一步工作要求。

2.會議紀要應在會議結束后1天內完成，并發(fā)送給與會人員。

六、會議資料的歸檔

1.會議紀要、會議通知、會議議程等相關資料應整理歸檔，以備查閱。

2.歸檔資料應按照時間順序進行編號，保存期限不少于2年。

本章詳細闡述了會議籌備、通知、召開、決策、總結以及資料歸檔等環(huán)節(jié)，旨在規(guī)范會議流程，提高會議效率。后續(xù)章節(jié)將對會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定等方面進行論述。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與審批

1.會議記錄員應根據會議內容，整理會議紀要，確保紀要內容準確、完整。

2.會議紀要應包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、決策結果等。

3.會議紀要完成后，需提交給會議主持人審核，確保紀要內容符合會議實際情況。

4.審核通過的會議紀要，由主持人簽字確認，并進行公示或通知。

二、會議紀要的傳達與執(zhí)行

1.會議紀要應通過郵件、公告等形式傳達給所有與會人員，確保相關人員了解會議決策。

2.與會人員應按照會議紀要的要求，執(zhí)行會議決策，并及時反饋執(zhí)行情況。

3.對于涉及多個部門或人員的任務，應明確責任人和完成時限，確保決策落實到位。

三、會議紀要的跟蹤與監(jiān)督

1.公安機關辦公室應設立專人負責會議紀要的跟蹤管理，確保會議決策的執(zhí)行。

2.跟蹤管理責任人要定期檢查會議決策的執(zhí)行情況，發(fā)現問題及時協(xié)調解決。

3.對于重大決策或長期任務，要制定具體的跟蹤計劃，確保決策落實到位。

四、會議紀要的評估與反饋

1.會議紀要執(zhí)行結束后，應及時進行評估，總結經驗教訓，為今后工作提供借鑒。

2.評估結果應反饋給相關人員，對執(zhí)行情況進行總結，對優(yōu)秀執(zhí)行者給予表彰和獎勵。

3.對于未按會議紀要執(zhí)行的部門或個人，要查明原因，嚴肅處理，并采取措施防止類似問題再次發(fā)生。

本章主要闡述了會議紀要的編制、傳達、跟蹤、評估等環(huán)節(jié)，以確保會議決策的有效落實。后續(xù)章節(jié)將對會議室管理規(guī)定等方面進行詳細論述。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預約與使用

1.會議室預約采用先到先得的原則，使用單位需提前向公安機關辦公室提出申請，并提供會議相關信息。

2.會議室使用時間應按照預定時間進行，如需提前或延時，需提前通知辦公室進行調整。

3.使用單位應確保會議室在使用期間的安全、整潔，遵守會議室管理規(guī)定。

二、會議室設備管理

1.會議室設備由公安機關辦公室負責維護和管理，使用單位應愛護設備，合理使用。

2.使用單位在會議前應檢查設備是否正常，如發(fā)現問題，及時向辦公室報告。

3.會議室設備使用完畢后，使用單位應確保設備關閉，切斷電源，避免浪費。

三、會議室環(huán)境與衛(wèi)生

1.會議室應保持環(huán)境整潔，禁止在會議室內吸煙、進食。

2.使用單位應負責會議期間的衛(wèi)生保潔，確保會議室內外環(huán)境整潔。

3.公安機關辦公室定期對會議室進行衛(wèi)生檢查，對衛(wèi)生狀況良好的使用單位給予表揚。

四、會議室安全與保密

1.使用單位應遵守會議室安全規(guī)定，確保會議室內人員安全。

2.會議室應采取必要的安全措施，如防火、防盜等，使用單位應熟悉并掌握相關安全設施的使用方法。

3.會議涉及保密內容的，使用單位應按照相關規(guī)定進行保密，防止信息泄露。

五、會議室資源合理調配

1.公安機關辦公室應根據實際情況，合理調配會議室資源，確保各類會議需求得到滿足。

2.辦公室應定期對會議室使用情況進行統(tǒng)計分析，為會議室管理提供依據。

3.對于會議室使用高峰期，辦公室可采取預約優(yōu)先級、時間調整等措施，確保資源合理利用。

本章主要闡述了會議室的預約使用、設備管理、環(huán)境與衛(wèi)生、安全保密以及資源調配等方面的規(guī)定，以保障會議室的高效、有序使用。后續(xù)章節(jié)將對附則進行論述。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實施，原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。

二、本管理制度解釋權歸公安機關辦公室所有