棗莊市會議管理制度細則

棗莊市會議管理制度細則第一章總則

為確保棗莊市各級會議的有序進行，提高會議效率，明確會議決策的執(zhí)行力，制定本會議管理制度細則。本細則適用于棗莊市范圍內所有政府機關、企事業(yè)單位的會議管理。

一、會議目的

會議旨在加強溝通、協(xié)調、決策和監(jiān)督，推動各項工作的開展。會議應具有明確的目的和議題，確保參會人員充分發(fā)表意見，提高決策的科學性、民主性和有效性。

二、會議類型

1.定期會議：按照規(guī)定的時間、周期召開的會議，如周例會、月例會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時召集的會議。

3.專題會議：針對某一特定議題召開的會議。

4.聯(lián)席會議：兩個或兩個以上單位共同召開的會議。

三、參會人員

1.會議主持人：負責會議的組織、主持和總結。

2.與會人員：根據(jù)會議議題，與會議內容有關的各部門負責人及相關人員。

3.記錄人員：負責會議紀要的記錄和整理。

四、會議紀律

1.會議期間，與會人員應按時到場，不得遲到、早退。

2.會議期間，與會人員應關閉手機或調至靜音狀態(tài)，保持會議秩序。

3.與會人員應積極參與討論，發(fā)表意見，遵守會議議程。

4.會議內容涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的，與會人員應嚴格保密。

五、本細則自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調整。

六、本細則解釋權歸棗莊市會議管理部門。

第二章會議流程

為確保棗莊市各級會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)職責，本章將詳細闡述會議流程。

一、會議籌備

1.確定會議主題和議題：會議主持人根據(jù)工作需要，明確會議主題，擬定會議議題，并在會議通知中明確。

2.發(fā)送會議通知：會議組織者應在會議召開前至少3個工作日，向與會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議題、參會人員等內容。

3.準備會議材料：會議組織者應根據(jù)議題，提前準備相關會議材料，并在會議召開前至少2個工作日發(fā)送給與會人員。

4.會議室預約與布置：會議組織者應提前預約會議室，并根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進行適當布置。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員應在會議開始前15分鐘到達會議室，進行簽到。

2.會議主持人宣布會議開始：會議主持人介紹與會人員，宣布會議主題和議程，并對會議紀律進行強調。

3.各部門匯報和討論：根據(jù)會議議程，各部門負責人或相關人員匯報相關工作，與會人員進行討論。

4.會議決策：會議主持人根據(jù)討論情況，總結各方意見，形成會議決策。

5.會議總結：會議主持人對會議進行總結，強調會議決策的執(zhí)行和落實。

三、會議紀要

1.會議紀要記錄：記錄人員應詳細記錄會議討論內容、決策結果等。

2.會議紀要整理：會議結束后，記錄人員應在2個工作日內整理完成會議紀要。

3.會議紀要審批：會議紀要經會議主持人審批后，發(fā)送給與會人員。

4.會議紀要歸檔：會議紀要應定期歸檔，以備查閱。

四、會議后續(xù)

1.任務分工：會議決策涉及的具體任務，應明確責任人和完成時間。

2.跟蹤落實：會議組織者應定期對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保落實到位。

3.反饋與匯報：責任人應按時完成工作任務，并向會議組織者反饋執(zhí)行情況。

4.會議效果評估：會議組織者可根據(jù)實際情況，對會議效果進行評估，為下次會議提供改進方向。

本章詳細闡述了棗莊市會議的籌備、召開、紀要和后續(xù)流程，旨在規(guī)范會議管理，提高會議效率。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為確保棗莊市各級會議決策的有效執(zhí)行，本章重點闡述會議紀要的跟蹤落實工作，確保會議成果轉化為實際工作成效。

一、會議紀要的發(fā)布與傳達

1.會議紀要審批通過后，由會議組織者及時發(fā)布給所有與會人員，并抄送相關部門。

2.會議紀要發(fā)布形式包括但不限于電子郵件、紙質文件、內部通訊系統(tǒng)等。

3.會議組織者應確保與會人員收到會議紀要，并對紀要內容進行充分理解和掌握。

二、任務分工與責任落實

1.會議紀要中應明確任務分工，將決策事項分解為具體工作任務，并明確責任人和完成時間。

2.責任人應主動認領任務，并按照會議紀要要求，制定詳細工作計劃。

3.會議組織者應對責任人進行跟蹤督促，確保各項工作任務按期完成。

三、跟蹤檢查與協(xié)調

1.會議組織者應定期對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，了解工作進展和存在的問題。

2.針對工作中出現(xiàn)的問題，會議組織者應及時協(xié)調相關部門和人員，研究解決方案，確保工作順利進行。

3.跟蹤檢查結果應記錄在案，作為評價會議效果和責任人工作績效的依據(jù)。

四、反饋與匯報

1.責任人應按照約定時間，向會議組織者反饋工作任務完成情況，包括工作進度、成果和存在的問題。

2.會議組織者對責任人反饋的信息進行整理，形成匯報材料，向領導匯報會議決策執(zhí)行情況。

3.對于未按期完成的工作任務，責任人應說明原因，并提出整改措施。

五、會議紀要落實情況的評估與問責

1.定期對會議紀要的落實情況進行評估，分析存在的問題，為改進會議管理提供依據(jù)。

2.對未按要求完成工作任務的責任人，根據(jù)情節(jié)嚴重程度，給予相應的問責處理。

3.會議組織者應總結會議紀要落實過程中的經驗教訓，不斷優(yōu)化會議管理流程，提高會議決策執(zhí)行力。

本章明確了棗莊市會議紀要的跟蹤落實工作，旨在確保會議決策得到有效執(zhí)行，推動各項工作的順利開展。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障棗莊市各級會議的有序進行，提高會議室使用效率，本章針對會議室的管理規(guī)定進行詳細闡述。

一、會議室預約

1.各單位需使用會議室時，應提前向會議室管理部門提交預約申請，明確會議時間、參會人數(shù)、會議類型等信息。

2.會議室管理部門根據(jù)預約申請的先后順序和會議室使用情況，統(tǒng)籌安排會議室。

3.預約成功的單位應按時使用會議室，如需取消或變更預約，應提前通知會議室管理部門。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室內應保持安靜、整潔，嚴禁吸煙、大聲喧嘩。

2.會議室內設備使用完畢后，應關閉電源，恢復設備原狀，確保會議室物品完好。

3.會議室內不得擅自搬動設備、損壞公物，如有損壞，應照價賠償。

4.會議期間，與會人員應遵守會議紀律，保持手機靜音或關機，不得隨意進出。

三、會議室設備管理

1.會議室管理部門應定期檢查會議室設備，確保設備正常運行。

2.會議室設備使用前，使用單位應進行測試，如有問題，及時聯(lián)系會議室管理部門進行維修或更換。

3.會議室管理部門可根據(jù)實際情況，對設備進行升級改造，提高會議室使用效果。

四、會議室安全保障

1.會議室管理部門應加強會議室的安全管理，確保會議期間與會人員的人身安全。

2.會議室內應配置消防器材，定期進行消防安全檢查。

3.會議期間，會議室管理部門應安排專人負責會議室的安全巡查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

五、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會議室管理部門應定期對會議室進行清潔、消毒，保持室內環(huán)境衛(wèi)生。

2.會議室內應配備垃圾桶，與會人員應將垃圾放入垃圾桶內，保持會議室整潔。

3.會議室管理部門應定期檢查會議室環(huán)境衛(wèi)生，對不符合衛(wèi)生要求的單位進行提醒和整改。

本章對棗莊市會議室管理規(guī)定進行了詳細闡述，旨在為各級會議提供良好的會議環(huán)境，確保會議的順利進行。

第五章附則

為確保棗莊市會議管理制度細則的貫徹執(zhí)行，本章對相關附則進行規(guī)定。

一、本細則的解釋