人事檔案和信息管理制度

人事檔案和信息管理制度第一章總則第一條制度的目的本制度的目的是規(guī)范企業(yè)的人事檔案和信息管理工作，確保人事檔案的完整性、真實性和保密性，提高人力資源管理水平，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)全部部門和員工，包含正式員工、臨時員工和實習(xí)生。全部崗位在企業(yè)工作的員工均應(yīng)遵守本制度的規(guī)定。第三條文件解釋人事檔案：指記錄員工個人信息、工作經(jīng)過、培訓(xùn)記錄等相關(guān)信息的文件。信息管理：指對員工信息的收集、存儲、使用、銷毀等一系列管理工作。第二章人事檔案管理第四條人事檔案的建立和歸檔企業(yè)應(yīng)在員工入職之日起10個工作日內(nèi)建立其人事檔案，并記錄員工的基本信息、合同、身份證件、學(xué)歷證書等相關(guān)資料；檔案管理員應(yīng)負(fù)責(zé)對人事檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案的完整性、正確性和安全性；檔案管理員應(yīng)依據(jù)員工離職或合同停止的情況，依照規(guī)定對檔案進(jìn)行整理、歸檔和封存。第五條檔案保管人事檔案應(yīng)當(dāng)妥當(dāng)保管，存放在特地的人事檔案室中，確保檔案的安全，防止丟失、遺漏和泄露；人事檔案不得帶出企業(yè)，對外供應(yīng)員工個人信息時應(yīng)經(jīng)過檔案管理員的書面審批；檔案管理員應(yīng)定期檢查檔案的完整性，并做好相應(yīng)的記錄。第六條檔案查詢和借閱員工有權(quán)查詢和申請借閱本身的人事檔案，但應(yīng)提前向檔案管理員進(jìn)行書面申請，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案；其他員工如需查閱他人的人事檔案，必需獲得受查員工的書面同意，并由檔案管理員進(jìn)行記錄。第七條檔案報廢和銷毀人事檔案在存檔期限屆滿后，應(yīng)進(jìn)行報廢或銷毀；檔案管理員應(yīng)依照規(guī)定的流程，進(jìn)行報廢或銷毀的審批，并做好相應(yīng)的記錄；檔案的銷毀應(yīng)采取安全可靠的方式，確保檔案信息不被惡意利用。第三章信息管理第八條信息的收集企業(yè)在員工入職時，應(yīng)自動收集員工的個人信息，包含但不限于姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯(lián)系方式等；企業(yè)應(yīng)保證收集的信息真實可靠，遵守相關(guān)法律法規(guī)，不得違反員工的合法權(quán)益。第九條信息的存儲和保護(hù)企業(yè)應(yīng)建立完善的信息系統(tǒng)，對員工的信息進(jìn)行存儲和保護(hù)，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問、修改或泄露；企業(yè)應(yīng)定期備份員工信息，確保信息不會因系統(tǒng)故障或意外事件而丟失；企業(yè)應(yīng)訂立信息安全管理制度，對信息處理過程中的安全風(fēng)險進(jìn)行評估和掌控。第十條信息的使用和共享企業(yè)應(yīng)合法使用員工的個人信息，僅限于與勞動關(guān)系、崗位要求、福利待遇、培訓(xùn)等相關(guān)事宜；企業(yè)應(yīng)在員工的書面同意或法律法規(guī)允許的情況下，與外部機(jī)構(gòu)共享員工的個人信息；企業(yè)應(yīng)對共享的信息進(jìn)行保密，并與外部機(jī)構(gòu)簽訂保密協(xié)議。第十一條信息的銷毀企業(yè)應(yīng)在員工離職后及時銷毀其個人信息，不得擅自保存；信息銷毀應(yīng)經(jīng)過檔案管理員的書面審批，并采取安全可靠的方式進(jìn)行銷毀；企業(yè)應(yīng)定期檢查信息系統(tǒng)，刪除不必需的員工信息，確保信息的及時銷毀。第四章責(zé)任和監(jiān)督第十二條責(zé)任分工企業(yè)應(yīng)明確人事檔案和信息管理的責(zé)任分工，確定具體負(fù)責(zé)人；檔案管理員應(yīng)負(fù)責(zé)人事檔案的管理和信息系統(tǒng)的維護(hù)；各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)搭配檔案管理員，確保檔案的及時歸檔和信息的準(zhǔn)確錄入。第十三條監(jiān)督檢查企業(yè)應(yīng)定期對人事檔案和信息管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行；檢查人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改，并做好相應(yīng)的記錄。第十四條違紀(jì)處理對違反本制度的行為，企業(yè)將依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，包含但不限于警告、停職、辭退等懲罰；經(jīng)濟(jì)和技術(shù)懲罰應(yīng)與違紀(jì)行為的性質(zhì)、情節(jié)相適應(yīng)，并經(jīng)過合法、公正的程序。第五章附則第十五條修改和解釋對本制度的修改和解釋權(quán)歸企業(yè)管理層全部；對本制度的修改，應(yīng)經(jīng)過充分的討論和廣泛征求看法，并以書面形式進(jìn)行公告。第十六條執(zhí)行時間本制度自頒布之日