信息與文檔管理制度

信息與文檔管理制度1.背景和目的為了提高公司信息和文檔的管理效率，保護公司數據的安全性和機密性，確保員工合規(guī)操作，訂立本制度，明確公司對信息和文檔的管理要求。2.適用范圍本制度適用于公司內全部員工、部門和項目組。3.定義信息：包含但不限于電子文件、文檔、郵件、備忘錄、報告、數據庫、合同、會議紀要等形式的數據。文檔：指公司內部使用的各類文件和資料，包含紙質文檔和電子文檔。4.管理原則統(tǒng)一管理：全部信息和文檔必需經過統(tǒng)一的管理系統(tǒng)進行存儲、備份和訪問。完整性：信息和文檔必需完整、準確地記錄和存檔，嚴禁竄改、刪除或泄露。保密性：對于公司機密信息和敏感文檔，必需進行加密或限制訪問權限，以確保保密性。便捷性：員工應能方便地查找、存儲和訪問需要的信息和文檔。責任制：每個員工對其管理的信息和文檔負有相應的責任，包含保證其完整性和保密性。5.信息和文檔分類管理5.1依據緊要性分類依據信息和文檔的緊要性和機密性，分為以下三個等級：—高級：包含公司機密信息和敏感文檔，需要嚴格限制訪問權限?！屑墸喊緝炔渴褂玫姆菣C密信息和文檔，限制訪問權限。—低級：包含一般性的信息和文檔，訪問權限相對寬松。5.2依據形式分類依據信息和文檔的形式，分為以下兩種類別：—電子文檔：包含電子文件、郵件、數據庫等形式的信息和文檔?！堎|文檔：包含紙質文件、備忘錄、合同等紙質形式的信息和文檔。6.信息和文檔管理流程6.1創(chuàng)建與手記員工應依照公司標準的格式和要求，創(chuàng)建和手記信息和文檔。創(chuàng)建和手記的信息和文檔應簽署責任人，確保其真實性和準確性。6.2分類與歸檔依據信息和文檔的緊要性和機密性等級，將其分類歸檔至對應的管理系統(tǒng)中。每個分類應設立相應的文件夾或目錄，便于員工查找和訪問。6.3存儲與備份全部信息和文檔必需存儲在指定的服務器、數據庫或文檔管理系統(tǒng)中。定期進行數據備份，并確保備份數據的完整性和可恢復性。6.4訪問與權限掌控高級信息和文檔的訪問權限需經過上級審批，并記錄訪問日志。中級和低級信息和文檔的訪問權限由部門負責人授權，并定期審計權限。6.5修改與更新對信息和文檔的修改和更新應記錄修改人和修改時間，并保存修改前的版本。修改和更新的信息和文檔需經過相應的審批流程，確保準確性和完整性。6.6銷毀與歸檔對于已經過期或不再使用的信息和文檔，應依照公司規(guī)定的流程進行銷毀或歸檔。銷毀和歸檔的信息和文檔需記錄銷毀人和銷毀時間，并備案存檔。7.員工責任與義務7.1保密義務員工必需保守公司機密信息和敏感文檔，不得私自處理或外泄給未授權人員。在離職或調動崗位時，員工應將其負責的信息和文檔交接給接收人，并確保交接完整。7.2合規(guī)操作員工在管理信息和文檔時，必需遵守相關法律法規(guī)和公司內部規(guī)章制度。嚴禁竄改、刪除或泄露信息和文檔，如有違反，將依據公司的紀律處分規(guī)定予以處理。7.3學習和培訓公司將定期開展信息和文檔管理相關的培訓和學習活動，員工需樂觀參加并更新本身的知識。8.違規(guī)處理對于違反本制度的行為，將按公司的紀律處分規(guī)定予以處理，包含但不限于口頭警告、書面警告、罰款、停職、辭退等，情節(jié)嚴重者將追究法律責任。9.附則本制度的解釋權歸公司負責人全部。本制度自發(fā)布之日起生效。如有后續(xù)修