法院服務(wù)外包電子卷宗隨案生成掃描服務(wù)方案

第一節(jié)項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃

為保障XX法院檔案整理掃描服務(wù)項(xiàng)目能夠如期按照XX

個(gè)月內(nèi)(稍提前完成),我司計(jì)劃將本項(xiàng)目的實(shí)施分為五個(gè)

階段：第一階段為項(xiàng)目準(zhǔn)備階段、第二階段為項(xiàng)目試運(yùn)行階

段、第三階段為正常運(yùn)行階段、第四階段為項(xiàng)目收尾階段、

第五階段為項(xiàng)目驗(yàn)收階段。詳細(xì)的工期進(jìn)度見(jiàn)工期計(jì)劃安排

表：

一、項(xiàng)目總體工期計(jì)劃安排表

本項(xiàng)目服務(wù)期限為XX個(gè)月，自收到采購(gòu)人書(shū)面通知進(jìn)

場(chǎng)時(shí)間開(kāi)始提供服務(wù)之日起計(jì)算。詳細(xì)工期計(jì)劃安排如下：

項(xiàng)目階段工作描述時(shí)間天數(shù)時(shí)間跨度備注

人員、設(shè)備、場(chǎng)地、需求

合同簽訂后X個(gè)工作

項(xiàng)目準(zhǔn)備階段調(diào)研、實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)、流程、

日內(nèi)

實(shí)施計(jì)劃確定等

合同簽訂后第

項(xiàng)目試運(yùn)行階段法院卷宗檔案整理、掃描

X-XX個(gè)工作日

合同簽訂后第

項(xiàng)目正式運(yùn)行階段法院卷宗檔案整理、掃描

XX-XXX個(gè)工作日

法院卷宗檔案補(bǔ)充整理、合同簽訂后第

項(xiàng)目收尾階段

補(bǔ)充掃描XXX-XXXX個(gè)工作日

合同簽訂后第XX個(gè)

項(xiàng)目驗(yàn)收階段掃描驗(yàn)收

工作日

1

二、項(xiàng)目各階段工作安排

項(xiàng)目階段工作安排時(shí)限責(zé)任人工作描述

項(xiàng)目組組建項(xiàng)目經(jīng)理合理調(diào)配人員

人員的分工協(xié)

項(xiàng)目成員分工項(xiàng)目經(jīng)理

作初安排

工作場(chǎng)地軟、硬件布置項(xiàng)目經(jīng)理場(chǎng)地布置

項(xiàng)目人員專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)項(xiàng)目經(jīng)理知識(shí)培訓(xùn)

項(xiàng)目準(zhǔn)備

保密培訓(xùn)及保密協(xié)議簽

階段項(xiàng)目專家簽訂保密協(xié)議

訂

項(xiàng)目技術(shù)人員調(diào)研項(xiàng)目專家確定工作范圍

項(xiàng)目人員食宿安排項(xiàng)目經(jīng)理做好食宿準(zhǔn)備

項(xiàng)目需求再溝通項(xiàng)目專家確定工作計(jì)劃

項(xiàng)目人員及設(shè)備進(jìn)駐項(xiàng)目經(jīng)理

包括檔案整理、

錄入、掃描、圖

項(xiàng)目試運(yùn)項(xiàng)目試運(yùn)行

項(xiàng)目經(jīng)理像處理、質(zhì)檢、

行階段(流程優(yōu)化)

掛接和刻盤(pán)各

環(huán)節(jié)順利運(yùn)轉(zhuǎn)。

主要優(yōu)化項(xiàng)目

項(xiàng)目正式項(xiàng)目正式運(yùn)行

的人員配置及

運(yùn)行階段(優(yōu)化人員配置)項(xiàng)目經(jīng)理

分工協(xié)作

主要進(jìn)行項(xiàng)目

項(xiàng)目收尾

項(xiàng)目收尾(質(zhì)量核查)項(xiàng)目經(jīng)理內(nèi)部檢查工作，

階段

包括邀請(qǐng)相關(guān)

2

專家協(xié)助內(nèi)部

檢查并完善。

雙方共同對(duì)項(xiàng)

項(xiàng)目驗(yàn)收目掃描成果進(jìn)

項(xiàng)目驗(yàn)收(交接)項(xiàng)目經(jīng)理

階段行總體驗(yàn)收及

總結(jié)

三、詳細(xì)項(xiàng)目工作計(jì)劃及部署

為保障項(xiàng)目整個(gè)過(guò)程的順利進(jìn)行，項(xiàng)目各階段的工作安

排我司做了詳細(xì)的部署和計(jì)劃，主要由以下9點(diǎn)構(gòu)成：

(一)人員設(shè)備準(zhǔn)備

嚴(yán)格執(zhí)行投標(biāo)文件中承諾設(shè)備和人員數(shù)量，同時(shí)參考確

認(rèn)項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃書(shū)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。

(二)項(xiàng)目實(shí)施場(chǎng)地準(zhǔn)備

包括場(chǎng)地水電、空調(diào)、錄像監(jiān)控設(shè)備和防盜門(mén)鎖的專修

工作，還包括場(chǎng)地布置、桌椅板凳和工作崗位卡片制作等工

作。

(三)需求詳細(xì)調(diào)研

我司有著豐富的項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，但是對(duì)于每個(gè)客戶項(xiàng)目

現(xiàn)場(chǎng)情況、檔案類型、檔案現(xiàn)狀、檔案具體數(shù)量、檔案實(shí)際

工作、檔案實(shí)施目的、檔案工作進(jìn)度要求、檔案利用等都有

所不同，所以我司在項(xiàng)目正式開(kāi)始前，會(huì)安排我司有多年項(xiàng)

3

目運(yùn)作和管理經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目需求進(jìn)行詳細(xì)調(diào)研，及

時(shí)與客戶進(jìn)行需求溝通，保障項(xiàng)目正式執(zhí)行的成果符合甚至

超出客戶的預(yù)期和期望。

(四)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)確立

項(xiàng)目實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)的確立，關(guān)系到項(xiàng)目整個(gè)運(yùn)行的狀況和質(zhì)

量，所以，我司非常重視項(xiàng)目實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，在項(xiàng)目正式實(shí)施初

期，我司會(huì)及時(shí)與XX法院就項(xiàng)目實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行溝通交流，

并最終優(yōu)化完善項(xiàng)目的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，保障項(xiàng)目實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)

確性，最終確保項(xiàng)目的進(jìn)程和質(zhì)量。

如有必要，檔案整理及數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)確立可以邀請(qǐng)相關(guān)行

業(yè)專家參與工作標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化工作，標(biāo)準(zhǔn)由三方共同確認(rèn)，我方

將參照確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)做好項(xiàng)目實(shí)施工作。

(五)實(shí)施流程設(shè)立

項(xiàng)目實(shí)施流程的設(shè)定，能夠起到優(yōu)化工作環(huán)節(jié)，提高工

作效率，提升管理質(zhì)量，減輕員工工作強(qiáng)度的作業(yè)。我司安

排專門(mén)的檔案專家(從事檔案工作30年以上)對(duì)項(xiàng)目的流

程進(jìn)行設(shè)定和最終優(yōu)化，有利于提高工作質(zhì)量和效率。

我方參考已確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行項(xiàng)目試運(yùn)行工作，在此過(guò)程中

進(jìn)一步確立和優(yōu)化流程及操作規(guī)范。

(六)項(xiàng)目計(jì)劃制定

根據(jù)項(xiàng)目試運(yùn)行情況，確立各崗位日工作量，核實(shí)總體

4

工作進(jìn)度并最終做出詳盡的可考量的項(xiàng)目計(jì)劃。

(七)項(xiàng)目正式運(yùn)行工作

包括檔案整理、錄入、掃描、圖像處理、質(zhì)檢、掛接和

刻盤(pán)各環(huán)節(jié)順利運(yùn)轉(zhuǎn)。

(八)項(xiàng)目收尾工作

主要進(jìn)行項(xiàng)目?jī)?nèi)部檢查工作，包括邀請(qǐng)相關(guān)專家協(xié)助內(nèi)

部檢查并完善。

(九)項(xiàng)目驗(yàn)收工作

雙方共同對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總體驗(yàn)收及總結(jié)。

四、項(xiàng)目啟動(dòng)

(一)啟動(dòng)程序

5

實(shí)施流程設(shè)定

簽訂保密協(xié)議制定實(shí)施計(jì)劃實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)確立

項(xiàng)目需求調(diào)研

(二)簽訂保密協(xié)議

檔案是客戶的核心資產(chǎn)，保障檔案的安全是我司首要考

慮的工作，我司嚴(yán)格要求檔案管理人員和利用者樹(shù)立保密觀

念，貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華人民共和

國(guó)保守國(guó)家秘密法》,共同保守檔案機(jī)密。在項(xiàng)目正式進(jìn)場(chǎng)

前，我司會(huì)安排專門(mén)的檔案保密培訓(xùn)，同時(shí)與每個(gè)員工就本

項(xiàng)目簽訂項(xiàng)目保密協(xié)議。全面對(duì)客戶的檔案保密進(jìn)行負(fù)責(zé)。

另外，我司也會(huì)與貴方簽訂正式的項(xiàng)目保密協(xié)議，包括但不

限于項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中、實(shí)施后期項(xiàng)目所有商業(yè)秘密。

(三)項(xiàng)目需求調(diào)研

我司有著豐富的項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，但是對(duì)于每個(gè)客戶項(xiàng)目

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現(xiàn)場(chǎng)情況、檔案類型、檔案現(xiàn)狀、檔案具體數(shù)量、檔案實(shí)際

工作、檔案實(shí)施目的、檔案工作進(jìn)度要求、檔案利用等都有

所不同，所以我司在項(xiàng)目正式開(kāi)始前，會(huì)安排我司有多年項(xiàng)

目運(yùn)作和管理經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目需求進(jìn)行詳細(xì)調(diào)研，及

時(shí)與客戶進(jìn)行需求溝通，保障項(xiàng)目正式執(zhí)行的成果符合甚至

超出客戶的預(yù)期和期望。

(四)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)確立

項(xiàng)目實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)的確立，關(guān)系到項(xiàng)目整個(gè)運(yùn)行的狀況和質(zhì)

量，所以，我司非常重視項(xiàng)目實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，在項(xiàng)目正式實(shí)施初

期，我司會(huì)及時(shí)與XX法院就項(xiàng)目實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行溝通交流，

并最終優(yōu)化完善項(xiàng)目的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，保障項(xiàng)目實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)

確性，最終確保項(xiàng)目的進(jìn)程和質(zhì)量。

(五)實(shí)施流程設(shè)定

項(xiàng)目實(shí)施流程的設(shè)定，能夠起到優(yōu)化工作環(huán)節(jié)，提高工

作效率，提升管理質(zhì)量，減輕員工工作強(qiáng)度的作業(yè)。我司安

排專門(mén)的檔案專家(從事檔案工作10年以上)對(duì)項(xiàng)目的流

程進(jìn)行設(shè)定和最終優(yōu)化，有利于提高工作質(zhì)量和效率。

(六)制定實(shí)施計(jì)劃

實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施流程設(shè)定好后，我司項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)根據(jù)項(xiàng)

目的實(shí)際情況制定具體的項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃需與

XX法院進(jìn)行詳細(xì)比對(duì)并確定。項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃一旦雙方簽字確

7

定，我司會(huì)嚴(yán)格按制定好的項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃進(jìn)行項(xiàng)目的實(shí)施工

作，推進(jìn)項(xiàng)目的具體進(jìn)程工作。

五、項(xiàng)目啟動(dòng)工作安排

工作安排時(shí)限責(zé)任人配合人

項(xiàng)目組成立項(xiàng)目經(jīng)理總公司行政

項(xiàng)目成員分工項(xiàng)目經(jīng)理總公司行政

工作場(chǎng)地軟、硬件布置項(xiàng)目經(jīng)理總公司行政

項(xiàng)目人員專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)項(xiàng)目經(jīng)理總公司行政

保密培訓(xùn)及保密協(xié)議簽訂項(xiàng)目經(jīng)理總公司行政

項(xiàng)目技術(shù)人員調(diào)研項(xiàng)目經(jīng)理總公司行政

項(xiàng)目人員食宿安排項(xiàng)目經(jīng)理總公司行政

項(xiàng)目需求再溝通項(xiàng)目經(jīng)理總公司行政

項(xiàng)目人員及設(shè)備進(jìn)駐項(xiàng)目經(jīng)理總公司行政

注：為保障本項(xiàng)目按照招標(biāo)人的時(shí)效要求快速進(jìn)入正常

運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，以上事項(xiàng)可能多個(gè)事項(xiàng)同時(shí)推進(jìn)進(jìn)行。確保項(xiàng)目

組能夠在XX個(gè)工作日內(nèi)完成各項(xiàng)項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)準(zhǔn)備工作。

六、項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議

項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議的內(nèi)容：

1.召集項(xiàng)目有關(guān)人員開(kāi)會(huì)正式宣布項(xiàng)目正式開(kāi)始；

2.介紹項(xiàng)目的背景，目標(biāo)，組織結(jié)構(gòu)；

3.確定項(xiàng)目參與各方的職責(zé)和工作范圍；

4.規(guī)定項(xiàng)目的溝通模式(通常情況/重大事件);

8

5.協(xié)商項(xiàng)目各方的相關(guān)聯(lián)系方式。

七、項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃

根據(jù)招標(biāo)文件的要求，本項(xiàng)目的服務(wù)協(xié)議期限為自合同

簽訂之日起XX個(gè)月內(nèi)。本項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度表中所列時(shí)間從合

同簽訂之日算起。

項(xiàng)目階

工作安排詳細(xì)說(shuō)明工期

段

項(xiàng)目準(zhǔn)人員設(shè)備準(zhǔn)備：嚴(yán)格執(zhí)行投標(biāo)準(zhǔn)備工作包括人員準(zhǔn)

備(合同文件中承諾的時(shí)間和人員數(shù)備和設(shè)備準(zhǔn)備：人員

簽訂后5量，同時(shí)參考確認(rèn)項(xiàng)目實(shí)施計(jì)準(zhǔn)備工作及人員基礎(chǔ)

天內(nèi)完劃書(shū)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。性培訓(xùn)工作。

成人員項(xiàng)目實(shí)施場(chǎng)地準(zhǔn)備：包括場(chǎng)地

配備、培水電、空調(diào)、錄像監(jiān)控設(shè)備和本項(xiàng)工作需要客戶相

訓(xùn)及正防盜門(mén)鎖的專修工作，還包括關(guān)負(fù)責(zé)人給予支持和

式進(jìn)場(chǎng)場(chǎng)地布置、桌椅板凳和工作崗配合。

工作)位卡片制作等工作。

安排檔案專家1名詳

需求詳細(xì)調(diào)研：詳細(xì)調(diào)研XX

細(xì)與XX法院負(fù)責(zé)人

法院對(duì)于項(xiàng)目的期望和目標(biāo)，

進(jìn)行調(diào)研，制定詳細(xì)

項(xiàng)目試工作的內(nèi)容及數(shù)量等

的工作計(jì)劃。

運(yùn)行

實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)確立：檔案整理及數(shù)我方負(fù)責(zé)所邀請(qǐng)專家

字化標(biāo)準(zhǔn)確立邀請(qǐng)相關(guān)行業(yè)的全部費(fèi)用，完全符

專家參與工作標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化工作，合各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)與要求，

9

標(biāo)準(zhǔn)必須由三方共同確認(rèn)，我確保檔案順利移交。

方將參照確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)做好項(xiàng)目

實(shí)施工作。

實(shí)施流程設(shè)立：我方參考已確我方將及時(shí)處理工作

認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行項(xiàng)目試運(yùn)行工作，中的各項(xiàng)問(wèn)題，此階

在此過(guò)程中進(jìn)一步確立和優(yōu)段工作量將處于逐步

化流程及操作規(guī)范。提升工程中。

項(xiàng)目計(jì)劃制定：根據(jù)項(xiàng)目試運(yùn)我方負(fù)責(zé)出本項(xiàng)目的

行情況，確立各崗位日工作工作計(jì)劃，供XX法院

量，核實(shí)總體工作進(jìn)度并最終審核通過(guò)后正式按照

做出詳盡的可考量的項(xiàng)目計(jì)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行項(xiàng)目運(yùn)

劃。行和管理工作

項(xiàng)目正式運(yùn)行工作：包括檔案項(xiàng)目正式運(yùn)行期間須

項(xiàng)目正

整理、錄入、質(zhì)檢各環(huán)節(jié)順利保證每日完成計(jì)劃的

式運(yùn)行

運(yùn)轉(zhuǎn)。工作量。

項(xiàng)目收尾工作：主要進(jìn)行項(xiàng)目項(xiàng)目收尾階段的內(nèi)檢

項(xiàng)目收

內(nèi)檢工作，包括邀請(qǐng)相關(guān)專家工作，進(jìn)一步確保項(xiàng)

尾

協(xié)助內(nèi)檢并完善。目工作的質(zhì)量。

項(xiàng)目驗(yàn)收工作：雙方共同對(duì)項(xiàng)

項(xiàng)目驗(yàn)按照項(xiàng)目整理驗(yàn)收標(biāo)

目進(jìn)行月度驗(yàn)收、總體驗(yàn)收及

收準(zhǔn)進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收。

總結(jié)。

項(xiàng)目管理工作：包括項(xiàng)目各環(huán)項(xiàng)目管理過(guò)程中須及

項(xiàng)目管

節(jié)監(jiān)控、質(zhì)檢管理、人員管理時(shí)做好設(shè)備維護(hù)和人

理

和績(jī)效考核管理。員儲(chǔ)備更換工作。

10

八、其他保障工期的相關(guān)配套措施

任何項(xiàng)目的實(shí)施均存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，為保證本項(xiàng)目的按

照工期進(jìn)度順利完成實(shí)施，我司將從以下五個(gè)方面限制風(fēng)險(xiǎn)

的發(fā)生。

1.XX公司從公司現(xiàn)有工人中，挑選最熟練、最精干的掃

描加工人員，組成一支強(qiáng)勁的檔案整理、掃描加工隊(duì)伍，挑

選對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件精通的技術(shù)人員，保證加工環(huán)境的正常運(yùn)

作。做好和用戶的溝通工作，保證工作協(xié)調(diào)，利于業(yè)務(wù)的開(kāi)

展。

2.XX公司配置性能穩(wěn)定的掃描儀及電腦等硬件，減少由

于硬件問(wèn)題而造成不必要的時(shí)間浪費(fèi)。

3.XX公司在合同簽訂后提交詳細(xì)的工作計(jì)劃，并在工作

過(guò)程中不斷進(jìn)行改進(jìn)，對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排，最大限度

提高工作效率。

4.雙方加強(qiáng)對(duì)工作人員技能培訓(xùn)，每周對(duì)工作進(jìn)行總

結(jié)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，及時(shí)進(jìn)行糾正改進(jìn)。協(xié)調(diào)好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作

進(jìn)度，保證工作環(huán)節(jié)的順利交接，提高工作效率。

5.雙方加強(qiáng)對(duì)工作人員進(jìn)行安全和保密意識(shí)培訓(xùn)，杜絕

意外和泄密事件的發(fā)生。嚴(yán)格按照數(shù)字化加工的各項(xiàng)規(guī)章制

度，對(duì)工作人員進(jìn)行約定。

第二節(jié)歸檔、整理、掃描實(shí)施方案

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一、項(xiàng)目實(shí)施總體思路

實(shí)現(xiàn)XX法院電子卷宗隨案生成掃描工作外包服務(wù)檔案

資料的規(guī)范化整理和掃描，既是一項(xiàng)勞動(dòng)密集型的巨大工

程，也是一項(xiàng)涉及方方面面、各個(gè)環(huán)節(jié)的系統(tǒng)工程。XX法院

檔案整理掃描服務(wù)項(xiàng)目數(shù)量大，工期長(zhǎng)，任務(wù)重。

在本項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，首先我司將派駐一名有10年檔

案工作經(jīng)驗(yàn)以上的檔案專家進(jìn)一步調(diào)研情況，與XX法院溝

通項(xiàng)目的實(shí)際情況，優(yōu)化項(xiàng)目的實(shí)施方案并提供給客戶我司

最終優(yōu)化的項(xiàng)目實(shí)施方案，避免標(biāo)準(zhǔn)不同導(dǎo)致的重復(fù)工作，

充分體現(xiàn)高效工作，實(shí)現(xiàn)邊整理邊鑒定，保護(hù)好紙質(zhì)檔案原

件；其次，我司會(huì)制定出適合項(xiàng)目實(shí)際情況的嚴(yán)格的出入庫(kù)

制度和保密方案，做好檔案電子化流程控制，做好實(shí)物檔案

保管和電子化信息備份工作，保證電子化數(shù)據(jù)及原始檔案資

料的安全；再次，我司嚴(yán)格控制檔案整理、掃描質(zhì)量，做到

加工準(zhǔn)確率為100%。

二、項(xiàng)目實(shí)施服務(wù)原則

按照XX法院電子卷宗隨案生成掃描工作外包服務(wù)項(xiàng)目

工作需遵循如下原則：

1.在充分利用原有基礎(chǔ)，尊重和維護(hù)檔案的本質(zhì)屬性，

保持檔案文件之間

的歷史聯(lián)系；

2.依照XX法院檔案的業(yè)務(wù)程序、遵循文件材料的形成

規(guī)律、保持案卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系；

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3.結(jié)合保管期限劃分，以便于檔案安全保管和提供利

用；

4.充分尊重和利用原有的整理、錄入和掃描結(jié)果。

三、項(xiàng)目依據(jù)及參考標(biāo)準(zhǔn)

1.檔案管理主要法規(guī)

《中華人民共和國(guó)檔案法》;

《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》;

2.業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)規(guī)范

《歸檔文件整理規(guī)則》;

《檔案著錄規(guī)則》;

《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》;

《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》;

《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》;

《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》;

《XX法院業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)范》。

按以上規(guī)范進(jìn)行整理、著錄、掃描后的檔案要達(dá)到XX

市檔案館進(jìn)館質(zhì)量要求。

第三節(jié)歸檔、整理、掃描操作流程

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檔案整理掃描流程圖

檔案接收

全

分類編號(hào)

全程

程

組卷整理協(xié)

助

案卷信息K信息著錄=目錄信息

質(zhì)檔

檔案掃播案

管

量I檢質(zhì)量檢查I檢

監(jiān)理

管裝訂裝盒工

作

客戶抽檢K總體檢查=階段驗(yàn)收

歸檔入庫(kù)

最終驗(yàn)收

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一、檔案接收

本項(xiàng)目招標(biāo)文件要求：要對(duì)檔案資料的完整性進(jìn)行檢

查；登記移交清單：對(duì)檔案實(shí)體內(nèi)容按移交清單逐一進(jìn)行清

點(diǎn)，并登記份數(shù)與頁(yè)數(shù)。

我司將嚴(yán)格按照《歸檔案卷相關(guān)材料接收標(biāo)準(zhǔn)》和XX

市XX法院的相關(guān)歸檔要求接收案卷。

1.對(duì)檔案資料的完整性進(jìn)行檢查，將檔案從XX法院的

檔案庫(kù)房的排、架上，按檔案分類順序填單、下架、清點(diǎn)、

排列裝入有編號(hào)的檔案箱內(nèi)，形成檔案下架清單，清楚記錄

檔案號(hào)和箱號(hào)。保證加工過(guò)程中檔案不離箱，同時(shí)做到檔案

防水、防壓、運(yùn)輸安全，減少檔案的破損和丟失。

2.對(duì)接收的檔案登記移交清單，按分類形成其電子/紙

質(zhì)目錄，根據(jù)需要清點(diǎn)到盒(卷),不出現(xiàn)漏登記或重復(fù)登

記。由XX法院和加工方專人在出庫(kù)移交清單上簽字確認(rèn)。

3.對(duì)檔案實(shí)體內(nèi)容按移交清單逐一進(jìn)行清點(diǎn)，并登記份

數(shù)與頁(yè)數(shù)，對(duì)下架接收的檔案資料進(jìn)行兩人以上交叉核對(duì)、

檢查，與用戶提供的電子/紙質(zhì)的接收清單在加工方的生產(chǎn)

加工管理軟件檔案接收模塊中進(jìn)行比對(duì)，如有錯(cuò)誤之處立即

核查更正，并打印出勘誤表請(qǐng)用戶方確認(rèn)后再進(jìn)行檔案整理

等工作。

我司考慮到XX法院提供的加工場(chǎng)地空間有限，采用定

期分批接收，以便節(jié)省空間并可以保證加工現(xiàn)場(chǎng)加工工作的

有序進(jìn)行。

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二、分類編號(hào)

本項(xiàng)目招標(biāo)文件要求：對(duì)每份業(yè)務(wù)檔案按檔案整理要求

分類編號(hào)，以方便檔案的查詢利用。

我司依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2015)對(duì)每

份業(yè)務(wù)檔案按檔案整理要求分類編號(hào)，以方便檔案的查詢利

用，設(shè)定的大類和子屬類，并根據(jù)本項(xiàng)目的實(shí)際情況設(shè)置，

未合內(nèi)容另增設(shè)新類。大類用英文字母表示，屬類、小類、

案卷號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。并依據(jù)招標(biāo)人的具體相關(guān)要求和

法律法規(guī)做出實(shí)際的調(diào)整。

三、組卷整理

本項(xiàng)目招標(biāo)文件要求組卷整理包括拆釘、粘貼、蓋章、

填寫(xiě)封皮等環(huán)節(jié)。我方應(yīng)嚴(yán)格按照《歸檔文件整理規(guī)則》

(DA/T22-2015)進(jìn)行整理。

我司詳細(xì)工作內(nèi)如下：

(一)原件拆卷

自備拆裝工具，嚴(yán)格遵守相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范，注意保護(hù)原件，

不能損壞；將檔案原件的裝訂線拆除，排好順序，不得出現(xiàn)

任何漏缺頁(yè)及順序差錯(cuò)；根據(jù)需要，進(jìn)行文件的整理；多頁(yè)

粘貼在一起，要分開(kāi)單獨(dú)處理，注意漿糊黏附的位置，小心

處理，嚴(yán)禁破壞檔案原件的行為。工作統(tǒng)計(jì)登記，責(zé)任到人。

(二)案卷分類

依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2015)設(shè)定的大

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類和子屬類，并根據(jù)本項(xiàng)目的實(shí)際情況設(shè)置，未合內(nèi)容另增

設(shè)新類。大類用英文字母表示，屬類、小類、案卷號(hào)用阿拉

伯?dāng)?shù)字表示。并依據(jù)招標(biāo)人的具體相關(guān)要求和法律法規(guī)做出

實(shí)際的調(diào)整。

(三)組卷

在分類的基礎(chǔ)上，將各類(屬類)范圍內(nèi)的文件材料組

成案卷(由互有聯(lián)系的若干個(gè)文件組成的檔案保管單位),

案卷的基本要求是：卷內(nèi)文件材料齊全完整；保持卷內(nèi)文件

材料之間的有機(jī)聯(lián)系；卷內(nèi)文件材料頁(yè)數(shù)適中，案卷便于保

管和利用。

1.卷內(nèi)文件材料齊全完整指每篇文件材料的定稿和印

件、多種文字稿本，每份文件材料的證件和附件及其頁(yè)數(shù)都

應(yīng)齊全完整。

2.保持卷內(nèi)文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系將具有共同特征

的若干份文件材料組合成一個(gè)案卷。文件材料之間的聯(lián)系主

要有以下幾種文件材料在內(nèi)容特征方面的聯(lián)系文件材料在

責(zé)任者特征方面的聯(lián)系文件材料在時(shí)間特征方面的聯(lián)系文

件材料在文種特征方面的聯(lián)系。

3.卷內(nèi)文件材料頁(yè)數(shù)適中，案卷便于保管和利用若案卷

太厚，不便于裝訂、查閱、復(fù)印、保密；若案卷太薄，文件

比較零散、同一問(wèn)題的文件不太集中不便于利用，又浪費(fèi)卷

皮，增加裝訂工作量。所以，案卷厚薄要適中，一般在20

至150頁(yè)之間為適。

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(四)修裱粘貼

為保證XX法院檔案整理掃描項(xiàng)目的順利進(jìn)行，必須對(duì)

部分已破損的檔案進(jìn)行修裱粘貼。檔案修裱的基本流程主要

包括修裱前整理、修裱、修裱后復(fù)原裝訂。

1.修裱前整理檔案修裱前，首先是對(duì)案卷拆開(kāi)、去釘、

除霉、理順頁(yè)碼，對(duì)僅是補(bǔ)洞或需

要整張托裱的紙張進(jìn)行分類。

2.修裱

對(duì)破損較少的檔案進(jìn)行手工補(bǔ)洞；對(duì)破損嚴(yán)重或脆裂的

檔案進(jìn)行整張托裱。

3.修裱后復(fù)原把修裱后的檔案，經(jīng)過(guò)整理加工處理后，

按檔案原樣進(jìn)行裝訂。

(五)重復(fù)頁(yè)的抽離及廢紙?zhí)幚?/p>

檔案整理處理過(guò)程中對(duì)于有重復(fù)頁(yè)的情況，按照實(shí)際情

況取其中較為完整的予以保留，對(duì)于抽離的重復(fù)紙張統(tǒng)一集

中保存，交由招標(biāo)人處理。檔案整理處理過(guò)程中產(chǎn)生的廢紙

必須存放在指定的紙箱內(nèi)，每星期集中清理一次。清理時(shí)要

安排專責(zé)人員對(duì)紙張進(jìn)行仔細(xì)檢查，確保其中沒(méi)有夾帶任何

檔案文件后才清出工作場(chǎng)地。

(六)蓋章

按要求加蓋檔號(hào)章并在合適的地方填寫(xiě)內(nèi)容

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(七)填寫(xiě)封皮

按要求填寫(xiě)封皮

(八)填寫(xiě)盒脊

按要求填寫(xiě)盒脊

(九)打印

依據(jù)各類業(yè)務(wù)項(xiàng)目專業(yè)分類表中規(guī)定的單位代字、科研

代字、項(xiàng)目代號(hào)、專業(yè)代字、順序號(hào)、支號(hào)等。文字材料檔

案編號(hào)結(jié)構(gòu)形式與實(shí)例。圖紙檔案編號(hào)結(jié)構(gòu)形式與實(shí)例。卷

內(nèi)目錄按照統(tǒng)一格式填寫(xiě)，文號(hào)寫(xiě)全稱，需注明年代，提名

單的年月，日期，頁(yè)號(hào)需按標(biāo)準(zhǔn)書(shū)寫(xiě)，頁(yè)面需整潔，附卷內(nèi)

目錄打印模板。確定案卷目錄和案卷封面所有項(xiàng)目是否正

確，檔案封面的紙張和字跡要求符合規(guī)范。

安排專人打印卷內(nèi)目錄、案卷目錄、封面、卷內(nèi)備考表、

封面標(biāo)簽及脊背標(biāo)簽等。

四、信息著錄

本項(xiàng)目要求：在核對(duì)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，對(duì)系統(tǒng)內(nèi)不全

的檔案信息進(jìn)行補(bǔ)錄。我方應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案著錄規(guī)則》

(DA/T18-2022)進(jìn)行著錄。

對(duì)數(shù)據(jù)與實(shí)物進(jìn)行對(duì)比檢查，發(fā)現(xiàn)目錄信息不全，進(jìn)行

補(bǔ)錄入，系統(tǒng)提供了常用項(xiàng)便捷錄入，可直接在常用項(xiàng)上雙

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擊就可完成錄入。若常用項(xiàng)里沒(méi)有也可手動(dòng)在目錄名中進(jìn)行

輸入，然后點(diǎn)擊增加按鈕直接添加。

我司信息著錄方式方法如下：

(一)按原目錄編目、系統(tǒng)錄入

按照國(guó)家檔案局《檔案著錄規(guī)則》和XX市XX法院的要

求(即上述案卷目錄和文件級(jí)目錄要求)進(jìn)行著錄，建立檔

案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。并將檔案條目信息、檔案物理位置一一對(duì)應(yīng)，

形成方便管理查詢的完整的電子檔案。

(二)自擬目錄編目、系統(tǒng)錄入

按照國(guó)家檔案局《檔案著錄規(guī)則》和XX市XX法院的要

求對(duì)無(wú)目錄的檔案進(jìn)行分類、組件、組卷和擬定目錄后再進(jìn)

行著錄。

(三)目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)(一稿雙錄，人機(jī)校驗(yàn))

的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對(duì)著錄項(xiàng)目

是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)

要求進(jìn)行修改或重錄。

(四)一稿雙錄、人機(jī)校驗(yàn)

同一份檔案的目錄數(shù)據(jù)由兩名不同的錄入員分別錄入，

軟件自動(dòng)對(duì)兩名不同的錄入員的數(shù)據(jù)進(jìn)行機(jī)器校驗(yàn)，當(dāng)兩者

一致時(shí)跳過(guò)，若二者不一致時(shí)軟件報(bào)警，并將這些項(xiàng)目標(biāo)識(shí)

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出來(lái)(顯紅),且不讓通過(guò)。軟件提示：“數(shù)據(jù)不一致請(qǐng)確

認(rèn)”。隨后進(jìn)行人工校驗(yàn)，由校驗(yàn)員將軟件標(biāo)識(shí)出的不一致

數(shù)據(jù)項(xiàng)目與檔案原稿進(jìn)行比對(duì)，將數(shù)據(jù)修改正確。

目錄數(shù)據(jù)編目、系統(tǒng)錄入人員，認(rèn)真地逐條核對(duì)，在檔

案館管理人員的指導(dǎo)、監(jiān)督下，進(jìn)行更正，差錯(cuò)率不得超過(guò)

1%;

根據(jù)整理核對(duì)人員的差錯(cuò)報(bào)告，若是目錄室的目錄錯(cuò)

誤，則在檔案館目錄管理人員指導(dǎo)下，進(jìn)行更正，確保目錄

室目錄準(zhǔn)確無(wú)誤。

五、檔案掃描

本項(xiàng)目檔案掃描要求：包括部分檔案的掃描處理、圖像

處理、二校處理、批量上載、合卷處理等環(huán)節(jié)。

我司檔案掃描主要工作有：

(一)檔案掃描

1.采用專業(yè)文件掃描儀和采用A3幅面以內(nèi)的高速、平

板掃描儀，如尺寸超過(guò)A3的，可選用大幅面圖像掃描儀(A0)。

確保在掃描過(guò)程中不對(duì)檔案原件造成二次損傷。

2.嚴(yán)格遵守并達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)：《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》。

3.文件的存儲(chǔ)格式為T(mén)IFF多頁(yè)文檔或者PDF多頁(yè)文檔

格式。

4.黑白頁(yè)面掃描為黑白模式，彩色頁(yè)面掃描為彩色模

式，根據(jù)原件清晰程度，根據(jù)需要，個(gè)別采用灰度或真彩掃

描，分辨率一般為300dpi,對(duì)文字偏小、密集、清晰度較差

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等情況，分辨率為300dpi或更高。對(duì)于紙質(zhì)較差的原件，

不允許采取連續(xù)進(jìn)紙方式掃描，只能單張掃描。差錯(cuò)率不得

超過(guò)1%。

5.掃描質(zhì)量要求以視覺(jué)清晰為準(zhǔn)，頁(yè)面完整，不得漏頁(yè)，

每頁(yè)圖片命名及組成符合相關(guān)規(guī)定及采購(gòu)人的要求，差錯(cuò)率

不得超過(guò)1%。

(二)圖像處理

掃描后的原始圖像需要進(jìn)行優(yōu)化處理，使得成品圖像清

晰、端正。根據(jù)檔案掃描后的具體情況，要進(jìn)行如下圖像處

理：

1.圖像歪斜：采用自動(dòng)或手動(dòng)糾偏功能，調(diào)整圖像角

度。圖像偏斜度不超過(guò)2度，對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋

轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

2.圖像臟點(diǎn)、臟斑：對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)

量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處

理過(guò)程中應(yīng)遵循保持檔案原貌的原則。

3.字跡泅透：采用字跡銳化的功能，清晰字跡筆畫(huà)。

4.圖像深淺不一：采用平衡功能，調(diào)整圖像深淺一致。

5.對(duì)掃描的圖片進(jìn)行加工裁剪、去邊、去污等技術(shù)處理，

不留文字版面外的暗影、無(wú)干擾信息；保證圖像端正、清晰、

無(wú)黑邊，圖像傾斜度不大于2度、對(duì)圖像中的污點(diǎn)進(jìn)行清除

(不對(duì)圖像內(nèi)容進(jìn)行修改),圖像在50%的比例下瀏覽看不

到電子檔案污點(diǎn)。對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖

22

像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案

數(shù)字化圖像的整體性。當(dāng)發(fā)現(xiàn)圖像折疊、變形、不清晰時(shí)必

須對(duì)圖像重新掃描；發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插

入圖像；發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)

及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

對(duì)通過(guò)掃描取得的檔案圖像要進(jìn)行必要的處理，如：旋

轉(zhuǎn)、去噪、去邊、去污、調(diào)整亮度和對(duì)比度等，確保數(shù)字化

圖像資料不重復(fù)、不遺漏、清晰無(wú)邊、不傾斜、無(wú)污點(diǎn)、與

實(shí)物檔案保持實(shí)質(zhì)性一致，適合屏幕顯示和原樣打印的清晰

識(shí)讀。

(三)二校處理

圖像校對(duì)主要是和原件進(jìn)行比較，若發(fā)現(xiàn)掃錯(cuò)、多掃、

少掃等現(xiàn)象，及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)掃。

污漬、黑邊、偏斜、糾偏處理數(shù)字化加工系統(tǒng)會(huì)根據(jù)原

件質(zhì)量的好壞對(duì)污漬的情況進(jìn)行自動(dòng)輕度、中度、高度去污，

對(duì)紙質(zhì)變質(zhì)或掃描時(shí)的黑邊完全自動(dòng)清除、自動(dòng)進(jìn)行偏斜校

正處理。系統(tǒng)支持局部去污、并能對(duì)不能夠自動(dòng)處理的頁(yè)面

進(jìn)行單頁(yè)多次修正。對(duì)圖像進(jìn)行糾偏，圖像偏度不得大于1

度，圖像處理人員在發(fā)現(xiàn)掃描不合格的文件，進(jìn)行登記后交

掃描人員處理，雙方簽字確認(rèn)后的表單留存?zhèn)洳?。使因掃?/p>

造成的不合格圖像及時(shí)返回上一生產(chǎn)流程。

全文頁(yè)面及局部文字的加深和變淺圖像處理人員在進(jìn)

行圖像處理時(shí)，遇到掃描獲取的圖像數(shù)據(jù)因原件存在清晰度

23

欠佳的情況，可提高圖像的清晰度。如遇到原資料的字間距

和行間距過(guò)密的頁(yè)、或文字較深或較淺的復(fù)印件、傳真件、

手寫(xiě)稿等字跡不清楚的資料，所獲取的掃描圖像都可進(jìn)行修

正處理，確保文字及圖像信息清晰可辨。

(四)批量上載

將掃描完成的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，無(wú)誤后將電子檔

案掛接檔案查詢軟件系統(tǒng)。通過(guò)每一份圖像文件的文件名與

檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔案編號(hào)的一致性和唯一性，

建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像

文件的批量掛接提供條件。做到目錄與電子檔案數(shù)據(jù)一一對(duì)

應(yīng)，對(duì)應(yīng)率達(dá)到100%正確。

(五)合卷處理

掃描圖像文件掃描加工過(guò)程中形成的圖像成品，按照實(shí)

體檔案特點(diǎn)進(jìn)行合卷處理，合卷處理需保障合卷的準(zhǔn)確性。

六、質(zhì)量檢查

(一)Ⅱ檢

我司安排專人對(duì)XX法院檔案整理掃描項(xiàng)目成果進(jìn)行質(zhì)

量檢查和把關(guān)。檢查樣本為每份業(yè)務(wù)檔案全部的內(nèi)容。質(zhì)檢

包括以下幾項(xiàng)：

1.按整理單上的記錄，檢查每?jī)?cè)檔案是否符合整理規(guī)

范。

24

2.每?jī)?cè)工程、案卷及卷內(nèi)目錄信息是否正確。

3.每?jī)?cè)內(nèi)容是否齊全，排序、頁(yè)碼是否正確。

4.檔案原件裝訂還原質(zhì)量。

5.掃描圖像質(zhì)量。

6.圖像掛接質(zhì)量

7.對(duì)于工程圖紙折疊是否規(guī)范，是否符合國(guó)家和采購(gòu)人

相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。如質(zhì)檢結(jié)果有一項(xiàng)與標(biāo)準(zhǔn)不符，抽檢結(jié)果標(biāo)記為

“不合格”,打回去給掃描組重新對(duì)檔案進(jìn)行整理或數(shù)字化

掃描。

工作分類質(zhì)檢項(xiàng)目

1.檔案實(shí)體資料完整；

2.案號(hào)；

3.整理文件、裝訂、裝盒順序；

4.頁(yè)碼；

5.保持同一份文件的完整；

整理、裝訂

6.漏裝訂；

7.托裱平整去釘；

8.說(shuō)明、標(biāo)注；

9.圖紙折疊；

10.附件。

數(shù)據(jù)采集、著錄與工作要求保持一致。

(二)II檢(項(xiàng)目抽檢)

經(jīng)過(guò)專業(yè)檔案質(zhì)檢人員質(zhì)檢無(wú)問(wèn)題后，我方安排項(xiàng)目經(jīng)

25

理對(duì)本項(xiàng)目數(shù)字化的成果進(jìn)行抽樣檢查，做好質(zhì)量的把關(guān)。

抽檢樣本必須按照100%的比率進(jìn)行復(fù)核。抽檢包括四方

面：

1.案卷及卷內(nèi)目錄信息核查質(zhì)量；

2.檔案原件裝訂還原質(zhì)量；

3.掃描圖像質(zhì)量；

4.圖像掛接質(zhì)量。

如質(zhì)檢結(jié)果有一項(xiàng)與標(biāo)準(zhǔn)不符，抽檢結(jié)果標(biāo)記為“不合

格",打回去給掃描組重新對(duì)檔案進(jìn)行整理或數(shù)字化掃描。

(三)質(zhì)量檢查通過(guò)客觀軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

以上各級(jí)質(zhì)量檢查人員可以很方便從系統(tǒng)隨機(jī)抽取著

錄檔案信息，核對(duì)是否有誤。

mpaa[

重易員型

罐

國(guó)構(gòu)0礦00

文的是

(四)電子檔案質(zhì)量檢查

點(diǎn)擊校驗(yàn)系統(tǒng)中的“下載”按鍵,將掃描系統(tǒng)

上傳過(guò)來(lái)的掃描圖片資料下載過(guò)來(lái)。

點(diǎn)擊"下載"按鍵，系統(tǒng)會(huì)跳出受理單號(hào)選擇框，選擇

26

好需要下載的受理單號(hào)圖片資料，然后點(diǎn)“確定”鍵下載成

功，如下圖所示：

下第未處理物費(fèi)詞

保存上仿選擇要校驗(yàn)的受理單號(hào))

受理單號(hào)：

硫定取清

下未處得驗(yàn)查詢建出

圖片編輯工具欄

掃描后的

最存上俺紙質(zhì)資料圖片加

圖片

育噸±m(xù)n5

溫馨

990123456719012001正條

000123456789012002正形

000123456789012003正碼

框

000123456789012004正

掃描員根據(jù)下載下來(lái)的掃描圖片的條形碼對(duì)應(yīng)于手中

的紙質(zhì)資料來(lái)檢查圖片內(nèi)容是否一致，掃描效果是否清晰和

完成，如果出現(xiàn)異常情況，掃描人員需將整個(gè)受理單的資料

全部進(jìn)行刪除，進(jìn)行重新掃描，如果無(wú)異常出現(xiàn)，所有資料

國(guó)

都通過(guò)了質(zhì)檢，掃描人員可以點(diǎn)擊“保存上傳”鍵保存上傳，

將整個(gè)受理單內(nèi)的掃描圖片上傳提交。

27

(五)實(shí)物檔案質(zhì)量檢查

在系統(tǒng)的"實(shí)物檔案管理"欄點(diǎn)擊“檔案檢查”,進(jìn)入

歸檔人員對(duì)卷宗進(jìn)行歸檔前的最后檢查操作界面。

在需要?dú)w檔的卷宗號(hào)前“打√”,然后點(diǎn)擊"打開(kāi)卷

宗"鍵，將此卷宗打開(kāi)。

產(chǎn)natAV

*

64b管t

國(guó)

下時(shí)

鎮(zhèn)是

et2042009o

02049

7

mi

000

中排

m

03404

sam04u

200mann2

mnuu2000u

mmmu

6m10204ano2049

4oton02020009n11400

200031an20u

an00230004auin

nt0i

在卷宗的總頁(yè)數(shù)框內(nèi)填入正確的頁(yè)數(shù)，然后點(diǎn)擊下面的

"檢查"鍵，檢查操作完成。

錄入完畢后進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)頁(yè)數(shù)有誤則對(duì)實(shí)物進(jìn)行核

對(duì)后再進(jìn)行修改檢查確認(rèn)。

七、裝訂裝盒

檔案整理掃描成果經(jīng)過(guò)I檢、II檢無(wú)誤后，我司安排專

人對(duì)檔案進(jìn)行裝訂裝盒的工作。檔案整理、掃描完成后，要

進(jìn)行細(xì)致認(rèn)真的裝訂。具體裝訂要求如下：

1.遵循盡可能保持檔案原貌的原則，對(duì)掃描后的檔案進(jìn)

28

行裝訂。

28

2.檔案裝訂應(yīng)按照歷史檔案原有的裝訂方向進(jìn)行，不可

更換裝訂的位置。

3.對(duì)于裝訂時(shí)某些頁(yè)面必須進(jìn)行折疊的情況，應(yīng)以盡可

能地減少折痕數(shù)為原則，能不折疊就盡量不折疊。

八、總體檢查

(一)Ⅲ檢(總體質(zhì)檢)

經(jīng)過(guò)項(xiàng)目經(jīng)理抽檢無(wú)問(wèn)題后，我司對(duì)檔案進(jìn)行蓋盒、裝

訂、裝盒工作。隨后我方安排項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)本項(xiàng)目的成果進(jìn)

行總體檢查，檢查檔案實(shí)體與電子檔案管理系統(tǒng)內(nèi)容是否一

致；檢查接收記錄與入庫(kù)記錄是否一致；檢查檔案整理、著

錄、掃描等各工序是否符合檔案整理、著錄、掃描要求，是

否符合XX市檔案館進(jìn)館要求。

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人總檢的比例不得低于10%,質(zhì)檢結(jié)果有一項(xiàng)

與標(biāo)準(zhǔn)不符，抽檢結(jié)果標(biāo)記為“不合格”,總體檢查無(wú)誤后

再交由XX市XX法院驗(yàn)收專家組成員對(duì)我司數(shù)字化成果進(jìn)行

最終驗(yàn)收工作。

(二)階段驗(yàn)收

XX法院對(duì)我方質(zhì)檢后的掃描圖像進(jìn)行抽檢，抽檢率為

10%。當(dāng)抽檢圖像合格率達(dá)到100%、XX法院可提供下一批次

案卷，但我方需對(duì)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)重新檢查修改，直到合格率達(dá)

100%;如抽檢合格率低于100%,XX法院有權(quán)不予提供錯(cuò)誤

數(shù)據(jù)并且不再提供下一批案卷，XX法院將該批案卷全部退回

29

給我方重新檢查修改，直到質(zhì)檢合格，由此造成的后果由我

方負(fù)責(zé)。

1.驗(yàn)收方式以數(shù)據(jù)抽檢方式，對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行質(zhì)量核

查。抽檢樣本為每個(gè)工程項(xiàng)目總量不得低于10%比率的檔案。

抽檢包括四方面：

(1)案卷及卷內(nèi)目錄信息核查質(zhì)量；

(2)檔案原件裝訂還原質(zhì)量；

(3)掃描圖像質(zhì)量；

(4)圖像掛接質(zhì)量。如抽檢結(jié)果有一項(xiàng)與標(biāo)準(zhǔn)不符，

抽檢結(jié)果標(biāo)記為“不合格”。

2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)以抽檢部分檔案對(duì)應(yīng)的數(shù)量(卷、頁(yè))為基

數(shù)，各項(xiàng)抽檢合格標(biāo)準(zhǔn)如下：

(1)案卷及卷內(nèi)目錄信息核查：保證修改后的信息內(nèi)

容(責(zé)任者、工程名稱、建設(shè)規(guī)模、層數(shù)、棟數(shù)、結(jié)構(gòu)、案

卷名稱、目錄名稱等)差錯(cuò)率≤1‰。

(2)檔案原件還原裝訂：保證檔案原件裝訂規(guī)范，圖

紙排序正確，無(wú)前后顛倒、頁(yè)碼缺失等現(xiàn)象，差錯(cuò)率≤1%。

(3)掃描圖像質(zhì)量：漏掃率≤1‰,圖像的傾斜度<2

度，掃描順序錯(cuò)誤率≤1‰,圖像清晰、完整、無(wú)缺損率

≥0.5‰,圖像命名正確率100%。

(4)圖像掛接：掛接正確率100%。

3.驗(yàn)收審核

(1)采購(gòu)單位每個(gè)月會(huì)按期對(duì)我方提交的數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)

收。數(shù)據(jù)驗(yàn)收以抽檢方式進(jìn)行，我方提交驗(yàn)收的數(shù)據(jù)不論涉

30

及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)哪一條，不合格則全部發(fā)回我方全面自檢。

(2)在驗(yàn)收中檢出的錯(cuò)誤，我方及時(shí)、無(wú)償予以糾正

并再提交重新驗(yàn)收。

(3)全部檔案驗(yàn)收通過(guò)的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、

簽字后方有效。

(4)如全部檔案完成后不能通過(guò)驗(yàn)收的，視為我方違

約。

九、上架入庫(kù)

裝訂裝盒后，我司與XX法院檔案負(fù)責(zé)人辦理檔案移交

手續(xù)，點(diǎn)數(shù)核實(shí)后入庫(kù)，按照檔案類別的檔案順序擺放在檔

案柜相應(yīng)的位置，并做箱柜指引，以方便查詢利用。

同時(shí)，我司派專人1人協(xié)助XX法院進(jìn)行檔案管理工作，

協(xié)助檔案室查檔、庫(kù)房整理及與檔案相關(guān)的其他工作。

十、最終驗(yàn)收

項(xiàng)目全部完成后，由我司負(fù)責(zé)組織XX法院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、

檔案專家、其他相關(guān)專家對(duì)我司最終檔案整理、數(shù)字化成果

進(jìn)行最終驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，由XX法院開(kāi)具《檔案整理掃

描項(xiàng)目驗(yàn)收合格證》及《客戶滿意度評(píng)價(jià)表》;由我司對(duì)項(xiàng)

目運(yùn)營(yíng)情況進(jìn)行最終總結(jié)，提交項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告一份給XX法

院。

第四節(jié)數(shù)字化加工流程管理軟件加工流程及功能概

31

述

卷宗隨案生成主要是將案件的紙質(zhì)卷宗轉(zhuǎn)換為電子卷

宗文件，具有卷宗批量掃描、OCR識(shí)別、卷宗校對(duì)、卷宗自

動(dòng)命名和分類、自動(dòng)歸檔、卷宗和案件自動(dòng)匹配、閱卷輔助

等功能。

電子卷宗隨案生成

高速批量掃描卷宗智能編目要素回填

高精度OCR識(shí)別卷宗智能校對(duì)網(wǎng)上閱卷

二維碼應(yīng)用卷宗智能歸檔卷宗借閱

電子巷宗案件信息檔案管理

同步接口同步接口同步接口

32

設(shè)置[0]幫助[H]

轉(zhuǎn)換預(yù)覽

待轉(zhuǎn)換目錄：H:\檢查\pdf888

轉(zhuǎn)換后目錄：:檢查\pdf分件檢查

立即轉(zhuǎn)換

C單頻合并C多頁(yè)拆分C批量更名C批量分件

C單層PDFG雙層PDFCWord文檔

定時(shí)轉(zhuǎn)換

定時(shí)轉(zhuǎn)換C自掃描隔巨分鐘自動(dòng)掃描

序號(hào)文檔圖像頁(yè)數(shù)狀態(tài)總共：3827

H檢查d8882016UN1127Z000033N112Z7200003300.21

已轉(zhuǎn)換已轉(zhuǎn)：10

H檢查pd8882016UN112ZT7-0033N112ZT7-000033-00..1已轉(zhuǎn)換

H檢查pd8882016UN112Z2-000034V112Z-00003400.9已轉(zhuǎn)換

4H:檢查\pd8882016WN112Z72-000034V112Z2-00003400.10已轉(zhuǎn)換取消轉(zhuǎn)換

5H\檢查\pd8882016VN112-Z72-000035V11272-000035-00.1已轉(zhuǎn)換

6H\檢查\pd8892016VN112Z7-000036V112-Z72-000038-00..18已轉(zhuǎn)換

7H\檢查\pd8982016VN112Z72-000036V112ZT72-000036-00.1已轉(zhuǎn)換

8H:檢查pd8882016NN112Z77000037V112Z72-000037-00.23已轉(zhuǎn)換

9H:檢查pd?882016WN112ZT2000038N11272-000038-00..22已轉(zhuǎn)換

10H\檢查pd?892016MN112Z72-000039V112Z77-000038-001已轉(zhuǎn)換

11H檢查pd8982016VN112Z-000039V112.Z7200003900.41轉(zhuǎn)換…

12H檢查d8882016VN112Z7-000040N112Z2-000040-00.13

13H:檢查\pd8882016WN112Z72-000040N112Z72-000040-00.2

14H檢查\pd8882016MN112Z2-000041V112Z-000041-00.21

15H:檢查\pd8882016MN112Z72-000042N112Z2-00004200.14

16H:檢查\pd8882016MN112Z2-000043N112Z-000043-00.20

U態(tài)000MA112.77.MMMA1112.7MMMAM

一、創(chuàng)建電子卷宗

在立案窗口增配專業(yè)掃描人員和掃描設(shè)備，對(duì)當(dāng)事人提

交的起訴狀、證據(jù)副本、答辯狀、委托書(shū)函等案件材料，進(jìn)

行集中快速掃描。符合技術(shù)要求的，作為電子卷宗自動(dòng)引入，

減少重復(fù)掃描，實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)訴訟文件的掃描采集，并通過(guò)文

本識(shí)別技術(shù)將掃描生成的圖片格式的訴訟材料轉(zhuǎn)換為可選

擇、可復(fù)制的文檔格式，根據(jù)立案庭或辦案庭室的掃描的案

件，對(duì)每個(gè)案件的編號(hào)創(chuàng)建唯一的電子卷宗標(biāo)識(shí)，保證一案

33

一卷。

二、智能掃描識(shí)別

通過(guò)文本識(shí)別技術(shù)將掃描生成或本地引入的圖片進(jìn)行

文本識(shí)別，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)命名，自動(dòng)歸目，并將所有的訴訟材料

轉(zhuǎn)換為可選擇、可復(fù)制的雙層PDF格式。

(一)集中分散雙掃描模式

目前法院的卷宗來(lái)源分為立案階段與審理階段，立案時(shí)

原告或公訴機(jī)關(guān)等提供訴訟材料，審理過(guò)程中，當(dāng)事人提供

答辯狀或證據(jù)材料等。在法院案件流程節(jié)點(diǎn)中也會(huì)涉及不同

的用戶，應(yīng)用場(chǎng)景也不同。

本系統(tǒng)支持集中與分散兩種模式，集中模式是指法院立

案階段的掃描，由立案庭負(fù)責(zé)，分散模式指案件分案后具體

業(yè)務(wù)庭承辦人根據(jù)某一案件當(dāng)事人提供情況進(jìn)行補(bǔ)充掃描，

充分滿足了訴訟中補(bǔ)充材料的隨時(shí)掃描、隨時(shí)上傳，保證常

規(guī)訴訟材料可進(jìn)行有效采集。在實(shí)際工作過(guò)程中，也推薦支

持采用集中+分散的混合模式，立案階段集中，審理階段分

散，零散材料分散，完整材料集中。

(二)圖像處理

在傳統(tǒng)掃描中，僅僅是將紙質(zhì)卷宗通過(guò)掃描儀轉(zhuǎn)換為電

子圖片，在掃描過(guò)程中若沒(méi)有按照正確方式掃描，就會(huì)出現(xiàn)

圖片翻轉(zhuǎn)甚至?xí)霈F(xiàn)噪點(diǎn)，雙面掃描還會(huì)產(chǎn)生空白頁(yè)，大大

降低了掃描質(zhì)量，為法院造成了二次掃描、人工調(diào)整等繁雜

34

性事務(wù)工作。

本系統(tǒng)具有一套圖像預(yù)處理算法，主要包括圖像二進(jìn)制

化，去黑邊、自動(dòng)調(diào)整亮度、對(duì)比度、噪聲去除，傾斜校正

等算法；OCR通過(guò)大量數(shù)據(jù)訓(xùn)練，以及通過(guò)自有的專業(yè)算法

對(duì)識(shí)別圖像進(jìn)行噪聲處理和傾斜矯正，能夠處理大部分場(chǎng)景

的小角度傾斜圖像。

風(fēng)事起通建

民事起評(píng)狀

圖

像uilf

處stieuu

理

前

iiiliti

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uuuilt:…

as

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噪點(diǎn)圖片高拍儀黑邊圖片高拍儀傾斜圖片

民事起訴共

*

圖

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后

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(三)自動(dòng)剔除空白頁(yè)

在法院的日常掃描中，會(huì)接受各種來(lái)源的卷宗材料，除

了常規(guī)的單頁(yè)掃描外，部分材料是雙頁(yè)都有內(nèi)容的，因此掃

35

描時(shí)需要雙頁(yè)掃描，在批量性掃描時(shí)會(huì)產(chǎn)生空白頁(yè)。

本系統(tǒng)采用獨(dú)有的空白頁(yè)識(shí)別算法，通過(guò)OCR識(shí)別的內(nèi)

容、像素級(jí)技術(shù)判斷，將多余的空白頁(yè)自動(dòng)剔除掉，同時(shí)我

們也提供剔除的空白頁(yè)進(jìn)行暫存管理，提供縮略圖的方式快

速查看空白頁(yè)剔除情況。

(四)卷宗高速上傳、斷點(diǎn)上傳

本系統(tǒng)支持掃描后的卷宗可以批量高速上傳至服務(wù)器，

避免了大批卷宗上傳時(shí)長(zhǎng)時(shí)間等待的場(chǎng)景，同時(shí)針對(duì)網(wǎng)絡(luò)異

常情況，還支持卷宗重新上傳以及斷點(diǎn)續(xù)傳功能，并支持法

院自行配置其功能參數(shù)。

(五)高速掃描、高清拍攝

案件的卷宗材料一般包括公訴書(shū)、起訴狀、身份信息、

證據(jù)材料，委托代理、收據(jù)等內(nèi)容，同時(shí)卷宗材料也有是審

36

理中的，也有結(jié)案歸檔的，數(shù)量較多，材料內(nèi)容繁雜。

本系統(tǒng)兼容常見(jiàn)品牌的掃描儀及高拍儀，支持批量快速

掃描與高拍儀高清拍攝，掃描速度達(dá)到了每張小于1秒，掃

描分辨率也達(dá)到了600dpi,并兼容目前各主流操作系統(tǒng)，掃

描結(jié)果可以自定義轉(zhuǎn)換為多種格式，例如JPG、TIFF等。高

速拍照儀可拍攝A3/B4尺寸的卷宗材料，分辨率達(dá)到300dpi,

同時(shí)也具備影像自動(dòng)調(diào)節(jié)功能，包含調(diào)整亮度、曝光度、銳

利度、色彩等。

配獻(xiàn)農(nóng)概類驗(yàn)代表人身份證用距址研妖明用地立

立素紙質(zhì)材目

掃描儀

三、電子卷宗智能編目

電子卷宗人工掃描編目需要編目人員對(duì)電子資料進(jìn)行

識(shí)別拆分、提取文件標(biāo)題并手工輸入文件名，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。電

子卷宗智能標(biāo)注編目，將上述工作交給機(jī)器完成。掃描員將

一疊厚厚的訴訟材料放入掃描儀掃描成電子文件的同時(shí)，即

在后臺(tái)通過(guò)圖文識(shí)別、自然語(yǔ)言處理等技術(shù)，將所有電子文

件自動(dòng)區(qū)分為一份一份的獨(dú)立文件，并根據(jù)文本、圖像判斷

文本的類型及標(biāo)題，將每一份文件命名為如起訴狀、授權(quán)委

37

托書(shū)、身份證一姓名、營(yíng)業(yè)執(zhí)照一公司名稱、合同、發(fā)票、

送貨單、照片、送達(dá)回證、判決書(shū)等文件名。同時(shí)，使得每

一份證據(jù)均被標(biāo)注特定名稱，為電子卷宗的深度應(yīng)用包括

"隨講隨翻"電子質(zhì)證系統(tǒng)實(shí)時(shí)語(yǔ)音喚醒證據(jù)展示、訴訟材

料全文檢索、"左看右寫(xiě)"文書(shū)制作、電子檔案一鍵生成等，

提供了必要的前提和基礎(chǔ)。受人工智能的技術(shù)局限性、新類

型訴訟材料不斷出現(xiàn)以及卷宗材料本身可識(shí)別性等因素影

響，系統(tǒng)采用"人工智能+人工校對(duì)"的方式，提供人工快

速校驗(yàn)功能，確保編目準(zhǔn)確率達(dá)到100%。人工校驗(yàn)的結(jié)果自

動(dòng)反饋到深度學(xué)習(xí)框架，系統(tǒng)通過(guò)對(duì)校驗(yàn)修正結(jié)果進(jìn)行自動(dòng)

學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)自我優(yōu)化，持續(xù)提升文件拆分及標(biāo)題標(biāo)注準(zhǔn)確率。

(一)自動(dòng)編目及命名

傳統(tǒng)的電子卷宗產(chǎn)品，在掃描后還要對(duì)每一份卷宗進(jìn)行

命名與歸類，形成規(guī)范性的文件；或者在掃描的時(shí)候紙質(zhì)卷

宗必須按照一定的擺放順序掃描，極其不方便。

本系統(tǒng)針對(duì)目前正在掃描識(shí)別的文件，采用專有的語(yǔ)義

分析規(guī)則，可以自動(dòng)對(duì)這些卷宗文件進(jìn)行自動(dòng)文本識(shí)別、歸

類及命名，減少用戶進(jìn)行大量煩瑣的手動(dòng)分類工作。

38

當(dāng)前掃描目錄最高院分類按來(lái)源區(qū)分最高院分類

目錄操作目錄檢查

目錄操作目錄檢查

立案審批表

案件流程一覽表案件流程一覽表

第一頁(yè)第一頁(yè)

訴訟費(fèi)用通知單案件排期通知單

第一頁(yè)第一頁(yè)

民事起訴狀起訴書(shū)、上訴狀、抗訴書(shū)、案件移送函等表明案

第一頁(yè)民事起訴狀

第二頁(yè)第一頁(yè)

第二頁(yè)

第三頁(yè)

第三頁(yè)

第四頁(yè)第四頁(yè)

第五頁(yè)第五頁(yè)

第六頁(yè)第六頁(yè)

受理通知書(shū)、應(yīng)訴通知書(shū)及送達(dá)回證或者其他送

營(yíng)業(yè)執(zhí)照

送達(dá)回證