民航會議管理制度規(guī)范

民航會議管理制度規(guī)范第一章總則

一、為了加強民航會議管理的規(guī)范性和有效性，提高會議質量，確保會議決策的及時性和準確性，根據(jù)我國相關法律法規(guī)，結合我單位實際情況，特制定本制度。

二、本制度適用于民航各級單位、部門召開的工作會議、專題會議、例會等，包括線上和線下會議。

三、會議管理制度應遵循以下原則：

1.高效原則：確保會議內容充實，議程緊湊，時間合理，提高會議效率。

2.民主原則：充分發(fā)揚民主，廣泛聽取與會人員意見，保證決策的民主性和科學性。

3.保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保會議內容和涉密資料的安全。

4.精簡原則：簡化會議程序，減少會議數(shù)量，嚴格控制參會人員，降低會議成本。

四、各單位、部門應按照本制度要求，建立健全會議管理制度，明確會議職責，規(guī)范會議程序，確保會議質量。

五、會議組織者、主持人、記錄人、參會人員等，應嚴格遵守本制度，切實履行職責，共同維護會議秩序。

六、會議管理制度由各級單位、部門負責解釋和監(jiān)督實施。如有違反，應按照相關規(guī)定追究責任。同時，根據(jù)實際情況，本制度可適時進行調整和完善。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)工作需要，明確會議目的和主要議題。

2.制定會議方案：包括會議時間、地點、議程、參會人員、會議形式等。

3.報批程序：會議方案需報請相關負責人審批，重大會議需提交領導集體決策。

4.發(fā)送會議通知：提前向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議主題、時間、地點、議程等內容。

5.準備會議材料：整理與會議議題相關的資料，提前發(fā)送給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應在會議開始前簽到，確保會議出席情況。

2.會議主持人宣布會議開始，并介紹會議主題、議程和參會人員。

3.按照會議議程逐項進行討論，各議題負責人對相關內容進行匯報和說明。

4.參會人員就會議議題充分發(fā)表意見，展開討論，形成共識。

5.會議主持人對討論情況進行總結，對決策事項進行表決。

三、會議記錄

1.會議記錄人應詳細記錄會議內容，包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論情況、決策結果等。

2.會議記錄應客觀、真實、全面，確保記錄的準確性和完整性。

3.會議記錄應在會議結束后及時整理，經會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員。

四、會議總結與反饋

1.會議組織者對會議的召開情況進行總結，分析會議效果，查找不足，為下次會議提供借鑒。

2.參會人員對會議決策的落實情況進行監(jiān)督，對存在的問題及時反饋，確保會議決策的執(zhí)行。

五、會議資料的歸檔

1.會議結束后，會議組織者應將會議資料進行整理，歸檔保存。

2.保密資料應按照相關規(guī)定進行管理，確保資料安全。

六、會議評估與改進

1.定期對會議管理制度進行評估，了解會議組織、召開、執(zhí)行等方面存在的問題。

2.針對存在的問題，制定改進措施，完善會議管理制度，提高會議質量。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應由會議記錄人在會議結束后及時編制，準確反映會議內容、討論情況和決策結果。

2.會議紀要應明確具體任務、責任人和完成時限，確保決策事項的落實。

3.會議紀要編制完成后，需經會議主持人審核批準，再分發(fā)給相關部門和參會人員。

二、會議紀要的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責任單位和個人應根據(jù)會議紀要的要求，按時完成工作任務。

2.會議組織者應對會議決策的執(zhí)行情況進行定期檢查，督促責任人按計劃推進工作。

3.對于會議決策執(zhí)行中存在的問題，應及時采取措施予以解決，確保會議決策的順利實施。

三、會議紀要的跟蹤反饋

1.責任人應定期向會議組織者匯報工作進展情況，反饋會議決策的落實結果。

2.會議組織者應對反饋情況進行匯總，及時向領導報告，以便領導了解決策實施情況。

3.對于重大會議決策，應建立專項跟蹤反饋機制，確保決策落實到位。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應根據(jù)檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保資料的安全、完整和便于查閱。

2.會議紀要的查閱應遵循保密原則，嚴格按照相關規(guī)定辦理。

3.會議紀要的歸檔和查閱工作，應由專人負責，確保會議紀要的規(guī)范管理。

五、會議紀要的評估與改進

1.定期對會議紀要的編制、執(zhí)行、反饋等環(huán)節(jié)進行評估，總結經驗，查找不足。

2.針對評估結果，制定改進措施，優(yōu)化會議紀要跟蹤落實流程，提高會議決策執(zhí)行效率。

3.建立長效機制，持續(xù)關注會議紀要的落實情況，不斷提升會議管理水平。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，各單位、部門需提前向會議室管理部門提交預訂申請。

2.預訂申請應包括會議時間、地點、參會人數(shù)、會議類型等信息，以便會議室管理部門統(tǒng)籌安排。

3.會議室管理部門根據(jù)預訂申請，合理調配會議室資源，確保會議需求得到滿足。

二、會議室配置與維護

1.會議室應配備必要的設施設備，如投影儀、音響、話筒、白板等，以滿足不同類型會議的需求。

2.定期對會議室設施進行檢查、維護，確保設備正常運行。

3.會議室管理部門應定期對會議室進行清潔、整理，保持環(huán)境整潔。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議召開前，參會人員應提前進入會議室，做好會前準備工作。

2.會議期間，參會人員應遵守會議紀律，保持安靜，不得隨意離席。

3.會議結束后，參會人員應將個人物品帶走，恢復會議室原狀。

四、會議室安全管理

1.會議室管理部門應加強會議室安全檢查，確保消防設施、用電安全等方面符合規(guī)定。

2.會議期間，應指定專人負責會議室的安全管理，遇到緊急情況及時處理。

3.保密會議應采取相應措施，如設置密碼、安裝監(jiān)控設備等，確保會議內容不被泄露。

五、會議室資源優(yōu)化

1.會議室管理部門應定期對會議室使用情況進行統(tǒng)計分析，優(yōu)化會議室資源配置。

2.鼓勵采用視頻會議、線上會議等形式，提高會議室使用效率，降低會議成本。

3.積極探索新技術、新方法，不斷提升會議室管理水平，滿足單位、部門日益增長的會議需求。

六、會議室服務改進

1.會議室管理部門應主動了解用戶需求，收集意見和建議，持續(xù)改進會議室服務。

2.加強與相關部門的溝通協(xié)作，共同提高會議質量。

3.定期組織培訓，提升會議室管理人員的服務水平和業(yè)務能力。

第五章附則

一、本制度的解釋權